Weihnachtsfeier für 12 reserviert, nur 7 kommen: Was kann ich tun?

Wie viele deiner Weihnachtsfeiern im Dezember kommen wirklich mit allen, die auf der Liste stehen? Wer legt eigentlich fest, dass es 12 Leute sind: die Person, die angerufen hat, oder die 12, die am Abend tatsächlich kommen? Und wenn an einem Freitag im Dezember 5 Stühle leer bleiben, wer zahlt dann das Essen, das du für sie vorbereitet hast?

Leg die Bedingungen schon bei der Reservierung fest und lass dir die Personenzahl vor dem Abend zweimal bestätigen. Eine Person aus der Gruppe nennt dir 48 Stunden vorher die endgültige Zahl, und genau diese Zahl rechnest du ab. Wenn jemand das ganze Restaurant bucht oder ein vorab bezahltes Menü bestellt, verlangst du zusätzlich eine Anzahlung pro Person.

Hier liest du, wie du das machst, ohne streng zu wirken, und wie du aus den 7, die gekommen sind, Stammgäste machst: mit einer Treuekarte, die deine Gäste aufs Handy laden.

#Warum kommen von 12 Leuten am Ende nur 7?

Große Gruppen fallen selten komplett aus. Im Dezember passiert etwas anderes: Sie schrumpfen.

Für eine Studie aus dem Jahr 2026 hat eine Marketingagentur für Restaurants die Reservierungen von etwa 50 Restaurants zwischen Januar 2025 und August 2026 ausgewertet. Insgesamt waren 3,7 % der Reservierungen No-Shows, weitere 15 % wurden storniert. Bei Gruppen ab 7 Personen lag die No-Show-Quote bei 1,8 %, bei Tischen für eine oder zwei Personen dagegen bei 4,5 % (die Studie von 2026). Die Studie zählt allerdings ganze Tische. Eine Gruppe, die mit fünf Leuten weniger kommt, taucht darin gar nicht auf. Und genau das ist dein Problem im Dezember.

Im Oktober reserviert jemand für das ganze Team. In der zweiten Dezemberwoche sind zwei erkältet, bei einer hat das Kind an dem Abend Schulaufführung, und zwei wollten eigentlich nie so richtig mitkommen. Dir sagt das keiner, weil die Person, die reserviert hat, es selbst nicht weiß.

Deshalb hilft hier etwas anderes als beim üblichen No-Show. Du brauchst eine Person, die für die Zahl geradesteht, einen Tag, ab dem die Zahl feststeht, und einen guten Grund, warum diese Person dir die ehrliche Zahl nennt.

#Was kostet mich eine Gruppe, die nur halb kommt?

Mehr, als auf der Rechnung steht.

Nehmen wir als Beispiel das Bistro Mistelzweig, ein erfundenes Lokal mit 40 Plätzen. Eine Gruppe reserviert für 12 Personen mit dem Weihnachtsmenü zu 50 €.

Und diese 250 € sind nur das Menü. Dazu kommen die Lebensmittel, die du für 12 eingekauft und vorbereitet hast, die Servicekraft, die du für einen größeren Tisch eingeplant hast, und das Paar, das du um 19 Uhr wegschicken musstest, weil die lange Tafel „voll“ war.

Jetzt dieselbe Gruppe mit einer einzigen Regel: Wir rechnen die Personenzahl ab, die ihr uns 48 Stunden vorher bestätigt. Die Organisatorin bestätigt 10. Es kommen 7. Auf der Rechnung stehen 10 × 50 € = 500 €. Du hast für 10 vorbereitet statt für 12, und die zwei Plätze, die früh frei wurden, konntest du noch vergeben.

Das sind 150 € mehr am selben Abend, und es landet weniger Essen im Müll.

#Wie verhindere ich, dass zur Weihnachtsfeier nur die Hälfte kommt?

Geh die Reservierung in fünf Schritten durch, vom Tag der Buchung bis zum Tag nach der Feier. Wenn du Tischreservierungen über deinen eigenen Link annimmst, prüf vorher drei Dinge in deinen Reservierungseinstellungen. Leg fest, bis zu welcher Gruppengröße online gebucht werden kann. Größere Gruppen landen dann als Anfrage bei dir, und du antwortest selbst. Mach die Telefonnummer zum Pflichtfeld. Und sorg dafür, dass für jeden Gast gespeichert wird, ob er schon einmal nicht gekommen ist.

Bevor du loslegst, schau dir deine eigenen Zahlen an. Zähl die Gruppenreservierungen vom letzten Dezember: Wie viele Leute waren angemeldet, und wie viele saßen dann am Tisch? Notier dir, an welchen Abenden und bei welchen Tischgrößen Leute gefehlt haben. Dann weißt du, wo sich die folgenden Regeln für dich lohnen.

Schritt 1: Die Bedingungen festlegen, wenn die Gruppe reserviert

Sag der Person, die reserviert, gleich bei der Zusage in einfachen Worten, am Telefon oder in einer kurzen Nachricht:

• welches Menü es gibt und was es pro Person kostet;
• bis wann die endgültige Personenzahl feststehen muss (48 Stunden vorher geben dir genug Zeit, alles anzupassen);
• dass du die bestätigte Personenzahl abrechnest;
• wie lange du den Tisch freihältst, wenn die Gruppe zu spät kommt (15 Minuten sind üblich).

Große Gruppen sollten sich nicht ohne dich in deinen Reservierungskalender eintragen können. Stell es so ein, dass ab etwa 8 Personen eine Anfrage bei dir ankommt, die du selbst beantwortest. Dann kannst du die Person anrufen und die Bedingungen vorher absprechen.

Schritt 2: Name und Nummer von einer Ansprechperson notieren

Eine Reservierung für 12 braucht eine Person, die für die Zahl verantwortlich ist. Frag nach ihrer Handynummer und E-Mail-Adresse und schreib beides zur Reservierung.

Unterscheide zwischen neuen und bekannten Ansprechpersonen. Wer zum ersten Mal bei dir reserviert, bekommt einen kurzen Anruf, in dem ihr die Bedingungen absprecht. Ein Stammgast, der schon öfter mit Gruppen da war und immer die bestätigte Zahl bezahlt hat, bekommt einfach die Nachricht eine Woche vorher.

Schritt 3: Eine Woche vorher nach der Personenzahl fragen

Sieben Tage vor der Feier schickst du der Ansprechperson selbst eine kurze Nachricht, per SMS oder E-Mail. Diese hier kannst du übernehmen:

“

Hallo Jonas, wir freuen uns schon auf eure Feier am Freitag, 11. Dezember. Reserviert sind 12 Personen um 19:30 Uhr mit unserem Weihnachtsmenü. Kannst du die Zahl noch einmal mit deiner Gruppe abklären und uns bis Mittwoch, 9. Dezember, Bescheid geben? Abgerechnet wird dann die Personenzahl, die du uns bestätigst. Falls jemand etwas nicht verträgt, schick uns das gern gleich mit. Danke! Dein Team vom Bistro Mistelzweig

“

Diese Nachricht nimmt dir den Großteil der Arbeit ab. Jonas fragt in der Gruppe nach, und die zwei, die sowieso nie kommen wollten, sagen jetzt ab. Heb seine Antwort auf: Damit hat er der Regel schriftlich zugestimmt.

Schritt 4: 48 Stunden vorher die Zahl festmachen

Zwei Tage vorher gilt: Die Zahl, die du jetzt bekommst, ist die Zahl, die du abrechnest. Pass die Reservierung und die Vorbereitung in der Küche an und biete die frei gewordenen Plätze den Leuten auf deiner Warteliste oder Gästen ohne Reservierung an.

Schritt 5: Am Abend selbst und am Tag danach

Rechne am Abend wie abgesprochen die bestätigte Zahl ab. Wenn ein paar Leute nicht gekommen sind, reicht eine höfliche Zeile auf der Rechnung: „Bestätigt für 10 Personen.“ Diskutiert die Ansprechperson, zeig ihr die Antwort aus Schritt 3. Wenn eine Gruppe trotzdem diskutiert, verlang beim nächsten Mal eine Anzahlung oder ein vorab bezahltes Menü. Am nächsten Tag schickst du der Ansprechperson ein kurzes Dankeschön. Und wenn die ganze Gruppe nicht gekommen ist und auch nicht angerufen hat, trag das als No-Show ein, damit du es beim nächsten Mal siehst, wenn sie reserviert.

#Sollte ich für Weihnachtsfeiern eine Anzahlung verlangen?

Ja, wenn jemand das ganze Restaurant oder einen separaten Raum bucht, bei sehr großen Gruppen und bei Abenden mit vorab bezahltem Menü. Bei einer normalen Gruppe von 8 oder 10 Leuten reicht meistens die Regel mit der bestätigten Personenzahl von oben.

Der Grund: Laut der Studie von 2026 waren Gruppen ab 7 Personen die zuverlässigsten Reservierungen überhaupt. Sie warnt davor, dass Anzahlungen speziell für große Gruppen genau die Gäste abschrecken, die am ehesten kommen. Kreditkartengarantien empfiehlt sie nur für Buchungen des ganzen Restaurants an Feiertagen und für große Veranstaltungen. Die Studie zählt aber nur ganze Tische, die gar nicht erst auftauchen. Eine Gruppe, die mit fünf Leuten weniger kommt, erfasst sie nicht. Genau diese Lücke schließt die Abrechnung nach bestätigter Zahl, ganz ohne Geld im Voraus.

Eine Anzahlung wirkt, weil die Kosten dann bei der Person liegen, die sie verhindern kann. Ein Leitfaden eines Reservierungsanbieters schlägt 10 bis 25 Dollar pro Kopf vor, die mit der Rechnung verrechnet und zurückgezahlt werden, wenn die Gruppe mindestens 24 Stunden vorher absagt (ein Leitfaden zu Restaurant-Reservierungen von 2026). Derselbe Leitfaden beschreibt auch die Alternative: Bei der Reservierung wird eine Kreditkarte hinterlegt, und eine Gebühr pro Person, oft 25 bis 50 Dollar, wird nur fällig, wenn die Gäste nicht kommen. Eine solche Gebühr sorgt außerdem dafür, dass Gruppen früher Bescheid sagen, wenn weniger Leute kommen (ein Leitfaden eines Anbieters von Reservierungssoftware).

Nicht jedes Reservierungssystem kann Anzahlungen kassieren, auch das von Passtastic nicht. In dem Fall kassierst du die Anzahlung selbst, sobald die Ansprechperson zusagt, per Überweisung oder an deinem Kartenterminal, und vermerkst sie bei der Reservierung.

Der Haken: Eine Anzahlung kann Gäste abschrecken, und du musst dich um Erstattungen und Diskussionen kümmern. Verlang sie deshalb nur bei Reservierungen, bei denen leere Stühle richtig wehtun:

• das ganze Restaurant oder ein separater Raum;
• sehr große Gruppen, sagen wir ab 20 Personen;
• Menüabende, für die du pro Person einkaufst und vorbereitest;
• die beiden Freitage und Samstage vor Weihnachten, wenn du weißt, dass sie voll werden.

Menüabende und Veranstaltungen verkaufst du am einfachsten im Voraus, wie Eintrittskarten.

#Wie erkläre ich Gästen meine No-Show-Regel, ohne unhöflich zu wirken?

Erklär in einem Satz, warum es die Regel gibt, und bleib freundlich im Ton.

Die meisten Gäste sehen eine Reservierung als etwas, das man still und leise ausfallen lassen kann. Ein Satz wie „Wir kaufen ein und kochen für die Zahl, die du uns bestätigst, deshalb rechnen wir auch genau diese Zahl ab“ macht aus deiner Regel etwas, das jeder nachvollziehen kann.

Sag es dreimal: wenn du die Reservierung annimmst, in der Nachricht eine Woche vorher und wenn du 48 Stunden vorher die Zahl festmachst. So hört niemand am Abend selbst zum ersten Mal davon.

#Helfen Erinnerungen wirklich gegen No-Shows?

Ja, solange das Absagen einfach ist. Die Erinnerung hilft bei denen, die es vergessen haben. Der Link zum Absagen hilft bei denen, die längst wissen, dass sie nicht kommen, aber keine Lust hatten anzurufen.

Schick die Erinnerung am Tag vorher, und zwar so, dass man mit einem Fingertipp absagen oder umbuchen kann. Ein Gast, der am Vortag um 18 Uhr absagt, lässt dir Zeit, den Tisch neu zu vergeben. Bei einem No-Show bleibt der Tisch einfach leer.

In der Studie von 2026 endeten Online-Reservierungen etwas häufiger als No-Show als telefonische (3,9 % gegenüber 3,0 %). Die Erinnerung ist also vor allem bei den Tischen wichtig, die Leute um Mitternacht mit ein paar Fingertipps über einen Link reservieren.

Bei großen Gruppen schickst du der Ansprechperson zusätzlich zur Erinnerung die Nachricht eine Woche vorher. Erst dadurch erfährst du die echte Zahl.

#Sollte ich im Dezember überbuchen, um die Lücken zu füllen?

Wenn, dann vorsichtig und nur bei kleinen Tischen.

Überbuchen funktioniert nur, wenn du deine eigene No-Show-Quote für diesen Abend und diese Art von Tisch kennst. In der Studie von 2026 häuften sich die No-Shows bei kleinen Tischen und an Sonntagen und Montagen. Ein, zwei zusätzliche Zweiertische an einem vollen Abend können sinnvoll sein. Bei einer 12er-Gruppe zu überbuchen ist dagegen ein Glücksspiel: Wenn alle kommen, weißt du nicht, wohin mit den zusätzlichen Gästen.

Ein besserer Puffer ist eine kurze Warteliste. Schreib dir Namen und Nummern der Leute auf, die du wegschicken musstest, und ruf sie an, wenn bei der Abfrage 48 Stunden vorher Plätze frei werden.

#Was mache ich mit Gästen, die immer wieder nicht kommen?

Halte fest, wer nicht gekommen ist, und reagier beim zweiten Mal.

Die meisten No-Shows haben einen Grund, und einmal kann auch ein echter Notfall dahinterstecken. Ein freundliches „Wir haben dich vermisst, hoffentlich ist alles in Ordnung“ ist deshalb der richtige erste Schritt. Zwei- oder dreimal in ein paar Monaten ist kein Zufall mehr. Dann verlangst du von diesem Gast eine Anzahlung oder nimmst seine Reservierungen nur noch telefonisch an.

Sei vorsichtig mit einer schwarzen Liste. Laut der Studie von 2026 gehen schwarze Listen und Anzahlungen nach hinten los, wenn sie die falschen Gäste treffen. Entscheidend sei, zu wissen, wer da reserviert, bevor er kommt. Wenn Wiederholungstäter nur noch telefonisch reservieren können, bleibt die Tür offen: Du sprichst mit ihnen, und sie können trotzdem bei dir essen.

Dafür musst du es aber auch sehen. Ein Reservierungsbuch aus Papier merkt sich so etwas nicht. Ein Reservierungssystem, das jede Reservierung mit der Historie des Gastes verknüpft, zeigt dir „2 No-Shows bei 9 Reservierungen“, bevor du die nächste annimmst.

Und belohne die Gäste, die kommen. Ein Stempel auf der Treuekarte bei jedem Besuch oder ein paar Worte vom Chef, wenn die Gruppe eines Stammgasts vollzählig erscheint, zeigen ihnen, dass du es bemerkt hast. Das sind deine besten Gäste im Januar, wenn die Feiern vorbei sind.

#Wie bringe ich die 7, die gekommen sind, im Januar wieder zu mir?

Weihnachtsfeiern bringen Leute zu dir, die noch nie bei dir gegessen haben. Sieben neue Gesichter an einem Tisch sind sieben Chancen auf einen neuen Stammgast im Januar.

Gib ihnen einen Grund, sich vor dem Gehen deine Treuekarte zu holen: ein QR-Code auf dem Tisch oder auf der Rechnung und ein Satz von der Servicekraft. Die Karte liegt dann in der Wallet auf ihrem Handy. Im Januar, wenn es ruhig ist, kannst du allen, die deine Karte haben, eine Nachricht mit einem Grund zum Wiederkommen schicken. Hier erfährst du, was in einer Wallet-Benachrichtigung stehen kann.

Zwei weitere Ideen für die Saison: Verkauf vor Weihnachten Gutscheine: Dann verschenken deine Gäste im Dezember Besuche, die im Januar eingelöst werden. Und wenn der Trubel vorbei ist, lies nach, wie du Kunden zurückgewinnst, die nicht mehr kommen.

Eins ist aber klar: Nichts davon rettet einen schlechten Abend. Wenn die Gruppe 40 Minuten auf den Hauptgang wartet, holt sie keine Karte und keine Nachricht zurück.

Der Passtastic-Tarif für 19 $ im Monat enthält Tischreservierungen über deinen eigenen Link, mit der No-Show-Historie jedes Gastes, großen Gruppen als Anfragen, die du bestätigst, und Erinnerungen mit Link zum Absagen. Anzahlungen sind nicht dabei; die kassierst du so, wie du auch sonst Zahlungen annimmst.