Cartes réservées aux membres et codes d'invitation

Qu'est-ce qu'une carte réservée aux membres ?

Une carte classique est publique : toute personne qui scanne votre QR code ou ouvre votre lien peut l'installer. Une carte réservée aux membres fonctionne autrement : c'est une liste d'invités, pas une page d'inscription publique. Seules les personnes que vous invitez peuvent l'installer.

Chaque membre reçoit son propre code d'invitation à usage unique. Chaque code appartient à une personne de votre liste et couvre une seule installation de carte : personne ne se retrouve donc sur votre liste sans que vous l'y ayez mis. Les codes ne sont toutefois liés ni à un téléphone ni à une adresse e-mail : traitez un lien d'invitation comme la carte elle-même et demandez à vos membres de ne pas le transmettre. C'est ce qui rend les cartes réservées aux membres idéales pour les clubs privés, les niveaux VIP, les avantages du personnel ou les adhésions payantes, quand vous voulez contrôler précisément qui entre.

Vous hésitez sur le type de carte ? Voir Les types de cartes expliqués. Vous pouvez à tout moment rendre une carte réservée aux membres (ou la repasser en public) avec l'interrupteur Réservé aux membres de son onglet Configuration.

Deux façons d'inviter des membres

La possibilité de générer des codes d'invitation en lot dépend d'un seul réglage : la collecte de données.

Collecte de données activée → générez un lot de codes d'invitation

Si votre carte demande leurs informations aux membres (nom, e-mail, etc.) à l'installation, vous pouvez générer à l'avance un lot de codes d'invitation : une pile de codes uniques qui ne sont encore liés à personne. Les membres renseignent eux-mêmes leurs informations quand ils saisissent leur code et installent la carte.

C'est l'option la plus rapide quand vous distribuez des codes d'un coup : flyers, autocollant QR de comptoir, encart dans un ticket de caisse ou liste de diffusion. Depuis la page Clients : Générer des codes → indiquez le nombre de codes voulu, leur durée de validité et, si vous le souhaitez, une étiquette de lot pour vous y retrouver → Créer les codes. Vous pouvez télécharger le lot en CSV pour l'imprimer ou le partager.

Les codes d'invitation inutilisés, qu'ils viennent d'un lot ou aient été créés un par un, n'apparaissent pas dans votre liste de clients : ce ne sont que des codes, pas encore des personnes. Un membre apparaît comme client dès qu'il utilise son code et installe la carte. D'ici là, le lot (combien de codes sont encore inutilisés, plus le téléchargement CSV) reste dans la vue Générer des codes.

Collecte de données désactivée → ajoutez d'abord chaque membre avec son nom

Si votre carte ne collecte pas d'informations à l'installation, les codes ne peuvent pas être générés à l'aveugle : on ne saurait pas qui est qui. Vous ajoutez donc d'abord chaque membre vous-même, avec au moins son nom, et Passtastic crée son code d'invitation dans la foulée. Vous lui envoyez ensuite le code.

Ce n'est pas une limite : c'est ce qui garde une carte réservée aux membres réellement maîtrisée. Chaque code est déjà lié à une vraie personne de votre liste avant même d'être envoyé, et vous savez donc toujours qui figure sur votre liste d'invités.

Imprimer des flyers avec codes

Si votre carte réservée aux membres est vendue ou remise au comptoir, imprimez des flyers : chacun porte dans son QR son propre code à usage unique. Le client scanne, remplit ses informations et ajoute la carte, sans rien à taper.

1. Ouvrez Établissements, choisissez l'établissement, puis sous Affiches d'inscription ici cliquez sur Affiche sur la carte.

2. Choisissez l'onglet Flyers avec codes. Indiquez la quantité, le format (A6, A5 ou A4) et, si vous le souhaitez, les étapes (modifier, ajouter ou retirer, jusqu'à six), une phrase de bienvenue et une ligne « plus d'infos ».

3. Cliquez sur Télécharger les flyers. Vous obtenez un PDF avec un flyer par page (imprimez seulement les pages dont vous avez besoin) et une feuille A4 de huit flyers par page. Jusqu'à 200 flyers par téléchargement.

Les inscriptions faites depuis ces flyers comptent pour cet établissement. L'onglet indique combien de flyers y sont encore inutilisés ; Réimprimer les télécharge à nouveau, Annuler les non utilisés annule les codes d'une feuille perdue. Les codes des flyers restent valables un an à partir de l'impression.

La ligne de valeur du flyer (crédit, utilisations ou validité) vient de la carte. Comme un flyer installe la carte avec cette valeur, gardez les flyers inutilisés derrière le comptoir, comme des cartes cadeaux.

Tester votre propre carte

Essayez vous-même le parcours d'invitation avant d'inviter qui que ce soit. Juste après la publication d'une carte réservée aux membres, l'écran d'activation vous guide pour vous ajouter comme membre de test : vous vous ajoutez comme premier client, obtenez votre propre code d'invitation et l'utilisez pour installer la carte, exactement comme vos membres. Vous voyez les deux côtés : le code que vous distribueriez et ce que voit un membre qui le saisit.

Remettre un code à un membre

Depuis la page Clients :

1. Ajoutez le membre (Inviter un client) ou générez un lot de codes (Générer des codes), selon votre réglage de collecte de données ci-dessus.

2. Pour un membre ajouté avec son nom, ouvrez sa ligne et utilisez Copier le code pour récupérer le code seul, ou Copier le lien d'invitation pour récupérer un lien qui contient déjà le code : choisissez le plus pratique selon votre canal (SMS, e-mail, carte imprimée). Pour un lot, récupérez les codes et leurs liens d'invitation dans le téléchargement CSV du lot, dans la vue Générer des codes. Un membre qui ouvre le lien arrive directement à l'ajout au Wallet, avec le code déjà appliqué ; un membre qui n'a que le code le saisit dans le champ Code d'invitation de votre page d'inscription. Si le code est refusé, la page le dit et lui demande de vérifier le code sur le flyer ou sur le lien. Une fois le lien ouvert, il continue de fonctionner jusqu'à l'installation de la carte ; une invitation que personne n'ouvre expire avec son code (72 heures par défaut) : émettez-en simplement une nouvelle.

3. Envoyez-le comme vous préférez : SMS, e-mail, WhatsApp ou en main propre.

4. Utilisez le filtre Invité de la page Clients pour voir tous les membres nommés à qui vous avez envoyé un code et qui n'ont pas encore installé la carte : votre liste de relance en un coup d'œil. Pour les codes d'un lot, la vue Générer des codes indique combien de codes de chaque lot sont encore inutilisés.

Questions fréquentes

Un membre dit que son code ne fonctionne pas. Les codes sont à usage unique : s'il a déjà installé la carte une fois, le code est consommé. Dans ce cas, rouvrir le lien d'invitation affiche Cette carte est déjà dans votre Wallet, avec une ligne précisant qu'une carte ne fonctionne que sur un téléphone à la fois : c'est normal, pas une panne, et il doit l'ouvrir depuis son application Wallet. S'il a vraiment besoin de la carte sur un autre téléphone, ouvrez sa ligne et utilisez Régénérer pour émettre un nouveau code (l'ancien est invalidé immédiatement).

• Toute personne qui a votre lien ou votre QR code peut installer la carte, sans code.
• Les membres qui ont déjà la carte la gardent.
• Les codes déjà envoyés fonctionnent toujours.
• Vous ne pouvez pas créer de nouveaux codes d'invitation tant que l'option est désactivée. Réactivez-la pour en créer de nouveau.

« Pour générer un lot de codes d'invitation, activez la collecte de données… » Ce message signifie que votre carte ne collecte pas d'informations sur les membres à l'installation : Passtastic ne peut donc pas générer de codes anonymes. Activez la collecte de données pour la carte, ou ajoutez les membres un par un avec leur nom (voir plus haut).

Ma formule limite le nombre de codes que je peux générer à la fois. Votre formule plafonne le nombre de codes générables à la fois. Générez des lots plus petits, ou écrivez-nous dans le chat si vous en avez besoin de plus.