Die Kunden-Seite verwenden
Die Kunden-Seite (in der Seitenleiste) ist der Ort, an dem alle leben, die deinen Programmen beigetreten sind. Nutze sie, um Leute zu finden, dir einen Kunden anzusehen und einen oder viele auf einmal zu bearbeiten.
Leute finden
- Segmente — die Reihe von Chips oben gruppiert deine Mitglieder automatisch: *Alle Kunden*, *Einlösebereit*, *Inaktiv (7+ Tage)*, *Aktive Treuenutzer*, *Neue Kunden*, *Eingelöst* und mehr. Klicke auf einen Chip, um die Liste auf diese Gruppe zu filtern. Die Zahlen neben jedem Chip aktualisieren sich live.
- Suchen — gib einen Namen oder eine E-Mail ein, um zu einem Mitglied zu springen.
- Filter — eingrenzen nach Karte/Programm und anderen Attributen. Wenn du mehr als ein Geschäft betreibst, kannst du in der Zeile Beigetreten in eines oder mehrere davon auswählen, um die Liste einzugrenzen — das ist der Ort, an dem der Kunde ursprünglich beigetreten ist, nicht wo er gerade einkauft. Ein Stammkunde, der in einem deiner Geschäfte beigetreten ist und inzwischen jede Woche ein anderes besucht, wird also weiterhin unter dem Geschäft geführt, in dem er beigetreten ist. Wähle Alle Standorte, um den Filter zu leeren. Solange ein Standortfilter aktiv ist, erscheint unter der Kopfzeile ein Chip, den du entfernen kannst.
- Bedingung hinzufügen — baue unter den Segment-Chips deinen eigenen Filter, eine Bedingung nach der anderen. Zum Beispiel Fortschritt → Punkte zwischen: Gib Von und Bis ein (sagen wir 500 und 1.000) und klicke auf Bedingung hinzufügen, und die Liste zeigt Kunden, deren Punkte in diesem Bereich liegen, beide Zahlen eingeschlossen. Mit Aktion für diese 23 kannst du ihnen dann eine Nachricht senden (Nachricht senden) oder jede andere Massenaktion nutzen — praktisch für eine einmalige Nachricht an eine Gruppe wie 500–1.000 Punkte. Punkte zwischen ist für Punkteprogramme; bei einer Stempelkarte nimm Mindestens Stempel.
- Neues Segment — speichere dein eigenes Segment (z. B. „inaktiv > 30 Tage"), um es später wiederzuverwenden; wenn du mehr als ein Geschäft betreibst, ist Beigetreten in eines der Felder, auf denen du eine Regel aufbauen kannst, unter *Aktivität*. (Eigene Segmente hängen von deinem Tarif ab.)
Wenn du auf der Einblicke-Seite im Standort-Auswähler ein Geschäft auswählst und dann eine ihrer Kacheln öffnest, öffnet sich die Kunden-Seite mit dem gleichen Filter Beigetreten in — bereits angewendet, zusammen mit der Kennzahl und dem Zeitraum, die du dort ausgewählt hast.
Jede Zeile zeigt den Namen des Mitglieds, das Programm, den Status (z. B. *Karte in der Wallet*, *Installation ausstehend*, *Entfernt*), Besuche, Fortschritt, letzte Aktivität und Ausgaben.
Was „Installation ausstehend" bedeutet
Installation ausstehend heißt: Der Kunde steht in deiner Liste, aber seine Wallet hat Passtastic noch nicht gemeldet, dass die Karte hinzugefügt wurde. Er hat sich angemeldet, wurde importiert oder hat einen Einladungscode bekommen und die Karte noch nicht zu Apple Wallet oder Google Wallet hinzugefügt. Der Status wechselt von selbst auf Karte in der Wallet, sobald die Wallet es meldet.
Ein Kunde mit diesem Status kann trotzdem Stempel oder Punkte haben. Sein Stand gehört zu seinem Eintrag, nicht zur Karte auf seinem Handy, deshalb kann er schon da sein, bevor die Karte da ist:
- Du oder ein Teammitglied habt einen Stempel oder Punkte vergeben, auf der Kunden-Seite. Dafür ist kein Scan nötig, und du kannst einen Kunden mit ausstehender Installation belohnen — der Stempel bleibt in seinem Eintrag und erscheint auf der Karte, sobald er sie hinzufügt.
- Du hast ihn mit einem Startguthaben importiert. Er bleibt ausstehend, bis er seinen Einladungslink öffnet und die Karte hinzufügt. Siehe Bestehende Kunden importieren.
- Die Karte ist auf seinem Handy, aber die Wallet hat es noch nicht gemeldet. Passtastic erfährt von einer Installation nur, wenn Apple Wallet oder Google Wallet es meldet. Ein Kunde, der die Karte gerade erst hinzugefügt hat, kann deshalb eine Weile als ausstehend angezeigt werden.
Du musst nichts reparieren, und nichts geht verloren. Wenn ein Kunde noch lange danach als ausstehend angezeigt wird, obwohl er sagt, er habe die Karte hinzugefügt, frag ihn, ob sie in seiner Wallet ist, und kontaktiere uns, falls ja. Bei importierten Kunden öffnest du den Kunden, klickst auf ⋯ und dann auf Einladung senden, um den Link noch einmal zu schicken.
Einen Kunden öffnen
Klicke auf eine beliebige Zeile, um das Detailpanel des Kunden zu öffnen. Darin decken vier Tabs alles über diese Person ab:
- Übersicht — ihr Fortschritt auf der Karte, wichtige Kennzahlen und Schnellaktionen.
- Aktivität — eine Zeitleiste aus Stempeln, Punkten, Einlösungen, Notizen und weiteren Ereignissen. Inhaber und Administratoren sehen außerdem, wer jeden Eintrag vorgenommen hat — siehe Wer hat was geändert.
- Vorteile & Angebote — was in ihrer Karte enthalten ist und welche Angebote sie erhalten hat. Siehe unten.
- Nachrichten — jede Nachricht, die an diesen Kunden gesendet wurde.
Den Namen eines Kunden korrigieren
Falsch geschrieben oder an der falschen Stelle getrennt? Öffne Kunden, klicke auf den Kunden und dann auf ⋯ → Details bearbeiten. Das Fenster öffnet sich mit Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon. Ändere, was nötig ist, und klicke auf Speichern. Der Vorname darf nicht leer bleiben. Um Namen zu ändern, brauchst du mindestens die Rolle Bearbeiter.
Den Stand eines Kunden korrigieren
Versehentlich einen Stempel vergeben oder musst du einen Zählerstand korrigieren? Öffne Kunden, klicke auf den Kunden und nutze die Buttons oben in seinem Panel. Der Button ⋯ (*Weitere Aktionen*) enthält den Rest.
| Kartentyp | So korrigierst du es |
|---|---|
| Stempelkarte | Stempel mit einer negativen Zahl in Stempel anwenden (z. B. −1), oder ⋯ → Stand setzen, um die genaue Anzahl festzulegen |
| Punktekarte / Mitgliedschaftsstufen | Punkte, dann Hinzufügen, Abziehen oder Setzen — oder ⋯ → Punkte abziehen, Guthaben zurücksetzen oder Stand setzen |
| Paket | Einlösen, um Besuche abzuziehen, oder ⋯ → Stand setzen |
| Guthaben | Aufladen oder Abbuchen, oder ⋯ → Stand setzen |
| Mitgliedschaft | Nichts zu korrigieren: Eine Mitgliedschaft hat keinen Stand |
| Coupon | Ein Coupon kann nur als verwendet markiert werden, mit Gutschein einlösen |
Jede Korrektur wird als neuer Eintrag im Tab Aktivität des Kunden gespeichert, sodass du immer siehst, was sich geändert hat. Einträge lassen sich nicht löschen — um einen rückgängig zu machen, nimm eine weitere Korrektur vor. Für Korrekturen brauchst du mindestens die Rolle Bearbeiter.
Besuchszahlen lassen sich im Dashboard nicht verringern. Bei einer Karte mit Mitgliedschaftsstufen, die Kunden nach Besuchen aufsteigen lässt, kann die Stufe dort also nicht wieder heruntergesetzt werden — kontaktiere uns, wenn du das brauchst.
Der Tab „Vorteile & Angebote"
Dieser Tab hat zwei unabhängige Bereiche. Ein Kunde kann beide, nur einen oder keinen haben — der Tab zeigt nur die Bereiche, die zutreffen.
Enthaltene Vorteile listet jeden Vorteil der Mitgliedschafts- oder Treuekarte des Kunden auf, eine Zeile pro Vorteil, genau in dem Zustand, den dein Personal am Scanner sieht:
- Enthalten — ein dauerhaft enthaltener Vorteil, bei dem nichts zu zählen ist, z. B. ein fester Rabatt.
- „2 von 3 übrig" — ein einmaliger oder wiederkehrender Vorteil, der noch Nutzungen übrig hat.
- „Verwendet", ergänzt um „erneuert {Datum}" bei einem wiederkehrenden Vorteil, der nach Zeitplan zurückkehrt.
Dieser Bereich erscheint nur bei Karten, für die Enthaltene Vorteile eingerichtet sind — siehe Enthaltene Vorteile: Was zu deiner Karte gehört für die Einrichtung und wie dein Personal sie an der Theke einlöst.
Kampagnenbelohnungen listet jede Belohnung auf, die deine Kampagnen an diesen Kunden gesendet haben, neueste zuerst, jeweils mit einem Status-Abzeichen:
- Verfügbar — geliefert, noch nicht eingelöst.
- Eingelöst — eingelöst.
- Abgelaufen — das Zeitfenster des Angebots ist abgelaufen, bevor es eingelöst wurde.
Jede Zeile zeigt, wann es erhalten wurde, und, falls eingelöst, wann. Angebote, die vor der Zustellung storniert wurden, tauchen hier nie auf. Dieser Bereich erscheint für jeden Kunden, der mindestens ein Kampagnenangebot erhalten hat — siehe Nachrichten und Kampagnen (automatische Benachrichtigungen) für die Einrichtung.
Berechtigte Zeilen in beiden Bereichen — ein enthaltener Vorteil mit übrigen Nutzungen oder eine verfügbare Kampagnenbelohnung — zeigen eine kleine Schaltfläche Einlösen. Klicke darauf und bestätige im sich öffnenden Dialog; das hat denselben Effekt wie das Einlösen am Scanner, und die Karte des Kunden aktualisiert sich automatisch.
Hat ein Kunde weder enthaltene Vorteile noch Kampagnenbelohnungen, zeigt der Tab stattdessen einen kurzen Leerzustand.
Viele auf einmal bearbeiten (Massenaktionen)
1. Setze das Häkchen bei jeder gewünschten Zeile (oder nutze Alle auswählen), oder öffne ein Segment, um alle darin zu bearbeiten.
2. Klicke in der erscheinenden Leiste auf Aktionen.
3. Wähle, was du tun möchtest:
- Belohnen — den ausgewählten Mitgliedern Stempel oder Punkte gutschreiben.
- Nachricht senden — eine einmalige Benachrichtigung an die Auswahl pushen.
- Notiz hinzufügen — eine interne Notiz zu den ausgewählten Mitgliedern speichern.
- Plus kartenspezifische Aktionen (Guthaben korrigieren, Stand setzen), je nach Auswahl.
Wenn alle ausgewählten Mitglieder in einem Programm sind, dessen Punkteregel Scanner auf Betragseingabe beschränken aktiviert hat, wird Belohnen nicht angeboten: Punkte gibt es dort nur über den an der Kasse eingegebenen Betrag. Bei einer gemischten Auswahl werden die anderen belohnt und diese Mitglieder übersprungen; die Zusammenfassung am Ende zeigt, wie viele.
Massenaktionen erfordern die Rolle Bearbeiter oder höher. Als Betrachter kannst du weiterhin Zeilen auswählen und Aktionen öffnen, aber alle Aktionen darin sind ausgegraut — siehe Teamrollen & Berechtigungen.
Aktionen im Kopfbereich
Am oberen Rand der Seite:
- Kunde einladen — hol eine einzelne Person dazu. Wähle das Programm, und sie bekommt entweder einen persönlichen Einladungscode (nur für Mitglieder) oder einen Link zur Anmeldung (offenes Programm).
- Codes erstellen — erstelle einen Stapel Einladungscodes für ein Programm nur für Mitglieder.
- Nachrichtenverlauf — sieh, was du gesendet hast.
- Export — lade deine Kundendaten herunter (siehe Kundendaten exportieren).
Wenn du mehr als einen Standort betreibst, erscheint hier oben zusätzlich eine Auswahl namens Arbeitsort — wähle den Shop, in dem du gerade bist, und jeder Stempel, Punkt oder jede Notiz, die du hinzufügst, wird dort erfasst. Bei nur einem Standort gibt es nichts auszuwählen: Alles wird automatisch dort erfasst. Sie ist standardmäßig auf deinen Standard-Standort eingestellt, also prüfe sie vor deiner ersten Aktion des Tages — die vollständige Erklärung findest du unter Deine Standorte verwalten.