De dienst draaien vanuit je reserveringsboek
Open Reserveringen in de zijbalk. Het opent op Vandaag. Een strook met zeven dagen en pijlen brengt je door de week, de kalenderknop (Kies een datum) springt naar elke datum, en met de keuze Locatie wissel je van zaak als je er meer hebt. Onder de strook geeft één regel de totalen van de dag, bijvoorbeeld "12 reserveringen · 38 gasten · 2 wachten op antwoord".
De dag is gegroepeerd per dienst, zoals lunch en diner. Elke groep heeft een meter die bijvoorbeeld "drukste moment 24 / 30 plaatsen" aangeeft: de meeste plaatsen die tegelijk bezet zijn, tegenover je beschikbare plaatsen. Elke reservering is een kaart met de tijd, de naam en de groepsgrootte, en een regel voor de opmerking van de gast, een dieetwens of telefoon. De gekleurde rand links toont de status in één oogopslag: groen bevestigd, oranje nog niet bevestigd, paars gezeten, rood te laat of niet verschenen.
Op een dag zonder reserveringen biedt het scherm Deel je link aan, zodat je je link naar gasten kunt sturen.
Aanvragen staan bovenaan
Een reservering van een gezelschap dat groter is dan je online limiet, of elke reservering als je Ik bevestig ze stuk voor stuk hebt gekozen, komt binnen als Aanvraag en staat bovenaan vastgepind onder Aanvragen. Ze houdt haar plaatsen vast tot jij antwoordt.
- Accepteren bevestigt de reservering. De gast hoort het meteen.
- Weigeren vraagt één keer bevestiging en laat het de gast daarna weten.
Nieuwe reserveringen horen
Stuur mij hier meldingen op Vandaag toont een melding op deze computer of telefoon wanneer een gast reserveert, een aanvraag stuurt of annuleert, voor de locatie op het scherm en zolang de pagina open staat. Staat er Geblokkeerd in je browser, sta dan meldingen voor de site toe in de browserinstellingen. In browsers zonder meldingen wordt het niet aangeboden, zoals Safari op iPhone buiten een app op het beginscherm.
De avond draaien
Klik op een reservering om het gastenpaneel te openen en gebruik de knoppen die bij de stand passen:
1. Aan tafel zodra ze gaan zitten. Bij een lid wordt zo een bezoek op zijn klantenkaart vastgelegd, zonder scan. Twee keer aan tafel zetten telt niet dubbel. 2. Afronden als ze weggaan. Dat maakt de plaatsen vrij. 3. Niet gekomen als ze nooit kwamen. Het komt in hun geschiedenis, en je ziet het de volgende keer. 4. Annuleren voor een reservering die niet doorgaat. Het vraagt één keer bevestiging en laat het de gast daarna weten. Terugzetten haalt een geannuleerde reservering of een niet-gekomen gast dezelfde dag terug.
De filters Alle, Aanvragen, Bevestigd, Aan tafel, Klaar en Geannuleerd, Niet gekomen beperken de lijst, en het zoekveld vindt naam, telefoon, e-mail of referentie. Ga met de datumpijlen een dag terug om reserveringen die je niet hebt afgesloten te markeren als Afronden of Niet gekomen.
Telefoontjes en walk-ins
Klik op Reservering toevoegen. Kies bij Hoe kwam ze binnen Telefoon of Binnenloper, dan de datum, de gasten en de tijd, en daarna de naam van de gast. Een telefonische reservering heeft een telefoonnummer nodig; het e-mailadres is hier optioneel. Is de tijd vol, dan zie je Deze tijd is vol: klik op Toch toevoegen om haar te houden, of op Andere tijd kiezen. Een reservering die boven de capaciteit is toegevoegd, krijgt het label Boven capaciteit en neemt wel plaatsen in voor online gasten die daarna komen.
Op een telefoon staat Reservering toevoegen in een balk boven de navigatie onderaan, binnen handbereik.
Wie is deze gast
Het paneel toont de contactgegevens, de notitie van de gast en een regel Loyaliteit. Een lid toont zijn kaart, bezoeken, laatste bezoek en niveau. Een gast die Nog geen lid is, heeft geen kaart. Het toont ook zijn staat van dienst, bijvoorbeeld „2× niet gekomen bij 9 reserveringen”, en Klant openen brengt je naar zijn profiel. Je kunt de naam van een tafel en een Notitie voor het team invullen, en de tijd of het aantal wijzigen met Tijd of aantal wijzigen.
"Online geblokkeerd: 2× niet gekomen in de laatste 180 dagen" verschijnt wanneer de regel deze gast zou tegenhouden om online te reserveren. Beheerders en eigenaren kunnen met Zelfde gast als… twee e-mailadressen van één persoon samenvoegen. Hun reserveringen en keren niet gekomen tellen dan als één gast, en elk adres krijgt nog steeds zijn eigen berichten. Scheiden maakt het ongedaan.
Gasten worden via hun e-mailadres aan hun klantenkaart gekoppeld. Een reservering waarbij de gast aan tafel gaat, telt als bezoek, één per reservering, tenzij je Gezeten gasten tellen als bezoek uitzet in Instellingen. Op een kaart waarvan het niveau met bezoeken wordt verdiend, verandert de reservering het niveau niet: dat doet de scan aan tafel.
Wat de gast krijgt en wanneer
- Meteen: een bevestigingsmail met de details, een kaartlink, een agendabestand en een link om te wijzigen of te annuleren. Leden krijgen ook een wallet-pushbericht.
- 24 uur ervoor (alleen als er meer dan 24 uur vooraf is geboekt): een herinnering per e-mail en wallet-push, met een link om te annuleren.
- 3 uur ervoor: een wallet-pushbericht voor leden.
- Sms: alleen als je Stuur gasten een sms-herinnering hebt aangezet en er sms-credits zijn, en nooit naar de VS. Belgische nummers (+32) kunnen nog geen sms ontvangen.
- Ook geaccepteerde, geweigerde, gewijzigde en geannuleerde reserveringen sturen een bericht.
Jij hoort van nieuwe reserveringen op het adres bij Mail me over nieuwe reserveringen, per sms voor reserveringen van dezelfde dag als je een Telefoon voor meldingen hebt ingevuld, en met een ochtendmail als je Mail me elke ochtend de reserveringen van de dag hebt aangezet.