Een klant definitief verwijderen

Wat "Definitief verwijderen" doet

Definitief verwijderen is bedoeld voor wanneer een klant je vraagt hun gegevens volledig te wissen — een AVG/GDPR "recht op vergetelheid"-verzoek, bijvoorbeeld.

• Het verwijdert de klant en hun geschiedenis permanent uit Passtastic: hun profiel, bezoeken, punten en scans worden helemaal gewist. Een paar records blijven wel bewaard, maar ontdaan van alles wat persoonlijk is, omdat we verplicht zijn ze te bewaren: verzendlogs van berichten houden alleen bij dát er een bericht is verstuurd, zonder de tekst, en betalingsgegevens houden de transactie bij voor de belasting, zonder het e-mailadres.
• Het maakt hun wallet-pas ongeldig. De kaart blijft in hun Apple Wallet of Google Wallet staan, maar werkt niet meer en verhuist naar het gedeelte met verlopen passen — Apple en Google geven ons geen enkele manier om een pas van iemands telefoon te verwijderen.
• Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Er is geen weg terug — eenmaal gedaan, zijn de gegevens weg.
• Om te bevestigen moet je `DELETE` typen in hoofdletters. Deze wrijving is bewust — het voorkomt dat een ongelukkige klik iemands gegevens wist. In het venster staat wie je op het punt staat te verwijderen, dus controleer dat eerst.

Gebruik dit alleen wanneer een klant specifiek vraagt om hun gegevens te wissen.

Wanneer een klant het vanaf zijn eigen pagina vraagt

Een lid kan je vragen zijn kaart te verwijderen via Mijn gegevens op zijn pagina: Mijn kaart verwijderen. Hij ziet wat er zou worden verwijderd (zijn kaart en het saldo, zijn bezoekgeschiedenis, en zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer en verjaardag), en na zijn bevestiging ziet hij "Je verzoek is verstuurd naar" de naam van je bedrijf. Eerst moet hij de code van 6 cijfers uit zijn e-mail invoeren, zodat een vreemde met de telefoon in handen er geen kan versturen.

Op dat moment wordt er niets verwijderd. Het verzoek zet een markering Verwijdering aangevraagd bij de klant in de lijst Klanten en een melding "heeft gevraagd de eigen kaart te verwijderen" met twee knoppen op de pagina van de klant:

• Verwijderen opent dit zelfde hulpmiddel, Definitief verwijderen, voor die klant. Het is het onomkeerbare wissen dat hierboven staat, en het beëindigt ook de sessies van de klant, zodat zijn pagina niet meer opent.
• Negeren haalt de markering weg en niets anders: er worden geen gegevens verwijderd en de kaart blijft werken. Gebruik het als het verzoek een vergissing was of je iets anders met de klant hebt afgesproken.

Heeft de klant kaarten in meer dan één van je programma's, dan markeert één verzoek ze allemaal. Verwijderen werkt per kaart; Negeren haalt de markering van één kaart tegelijk weg, dus controleer de andere kaarten.

Iedereen die Klanten kan openen, ziet de markering. Negeren vraagt de rol Bewerker of hoger; Verwijderen vraagt Beheerder of Eigenaar, dus een bewerker die een verzoek ziet, geeft het door aan een beheerder.

Voor het alledaagse opruimen: "Markeren als inactief"

Wil je iemand gewoon niet langer belonen — een verlopen lidmaatschap, een dubbel item, een klant die verhuisd is — gebruik dan Markeren als inactief.

• Het blokkeert de voordelen bij de scanner zonder hun geschiedenis of saldo aan te raken.
• Hun pas toont een grijze status "MEMBERSHIP INACTIVE".
• Het is volledig terug te draaien met Klant heractiveren.

Zie Een klant als inactief markeren voor de volledige uitleg.

Waar je "Definitief verwijderen" vindt

1. Open Klanten in de zijbalk en klik op de klant om het detailpaneel te openen.

2. Open het ⋯-menu.

3. Kies Definitief verwijderen.

4. Heeft de klant meer dan één kaart, kies dan wat je verwijdert: Alleen deze kaart verwijderen (de kaart die je open hebt) of Deze klant en alle kaarten verwijderen. Die laatste verwijdert elke kaart die de klant bij je heeft. Voor beide geldt dezelfde bevestiging hieronder.

5. Lees de waarschuwing, controleer in het venster wie je verwijdert, typ `DELETE` ter bevestiging en klik op Voor altijd verwijderen.

Meerdere klanten tegelijk verwijderen

Beheerders en Eigenaars kunnen een hele groep klanten in één keer verwijderen in plaats van één voor één. Het doet hetzelfde als Definitief verwijderen bij één klant, maar dan voor iedereen die je aanvinkt.

1. Open Klanten en vink de gewenste rijen aan. In de lijst met personen is elke aangevinkte rij één persoon, en al hun kaarten gaan mee. Toont je lijst losse kaarten, dan is elke aangevinkte rij één kaart.

2. Klik in de balk die verschijnt op Definitief verwijderen. Die staat naast Acties (op een telefoon is het de prullenbakknop in de balk).

3. Passtastic telt eerst wat er verdwijnt en laat dat zien, bijvoorbeeld: *3 personen en 5 kaarten verwijderen, waarvan 1 niet meer in gebruik.* Kaarten die niet meer in gebruik zijn, worden ook meegeteld. De waarschuwing herhaalt dezelfde gevolgen als bij één klant: kaarten op hun telefoons werken dan niet meer en dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

4. Typ `DELETE` en klik op Voor altijd verwijderen.

5. Een voortgangsbalk toont *Verwijderen… 2 van 3*. Met Stoppen breek je eerder af: wat bezig is wordt afgemaakt, er wordt niets meer verstuurd en wat al is verwijderd, blijft verwijderd.

Aan het eind zie je een overzicht van hoeveel personen en kaarten zijn verwijderd. Klanten die al verwijderd waren (bijvoorbeeld in een ander tabblad) tellen als *al verwijderd* en geven geen fout. Wat niet verwijderd kon worden, staat in de lijst zodat je het opnieuw kunt proberen; heeft iemand te veel kaarten om in één keer te verwijderen, dan zegt het overzicht dat je contact met support moet opnemen.

De knop wordt niet aangeboden als je een heel segment hebt gekozen in plaats van rijen aan te vinken, en hij wordt niet getoond aan teamleden die beperkt zijn tot bepaalde winkels.

Wie dit kan doen

Definitief verwijderen is beperkt tot de rollen Beheerder en Eigenaar — voor alle anderen staat de optie helemaal niet in het ⋯-menu. Markeren als inactief is beschikbaar vanaf de rol Bewerker.

Zie Teamrollen en machtigingen voor het volledige overzicht van wat elke rol kan doen.