De Klanten-pagina gebruiken

De Klanten-pagina (in de zijbalk) is waar iedereen die zich bij je programma's heeft aangesloten samenkomt. Gebruik hem om mensen te vinden, een klant te bekijken en op één of meerdere tegelijk te handelen.

Mensen vinden

• Segmenten — de rij chips bovenaan groepeert je leden automatisch: *Alle klanten*, *Klaar om in te wisselen*, *Inactief (7+ dagen)*, *Actieve loyaliteitsgebruikers*, *Nieuwe klanten*, *Ingewisseld* en meer. Klik op een chip om de lijst tot die groep te filteren. De aantallen naast elke chip worden live bijgewerkt.
• Zoeken — typ een naam of e-mail om naar een lid te springen.
• Filteren — verfijn op kaart/programma en andere kenmerken. Heb je meer dan één zaak, dan kun je in de rij Aangemeld bij een of meerdere kiezen om de lijst te verfijnen — dat is waar de klant zich oorspronkelijk heeft aangemeld, niet waar hij nu koopt. Een vaste klant die zich bij de ene zaak heeft aangemeld en inmiddels elke week een andere bezoekt, blijft dus staan onder de zaak waar hij zich heeft aangemeld. Kies Alle locaties om het filter te wissen. Zolang een locatiefilter actief is, verschijnt er onder de kop een chip die je kunt sluiten.
• Voorwaarde toevoegen — bouw je eigen filter onder de segmentchips, één voorwaarde tegelijk. Bijvoorbeeld Voortgang → Punten tussen: vul Van en Tot in (zeg 500 en 1.000) en klik op Voorwaarde toevoegen, en de lijst toont klanten wier punten in dat bereik vallen, beide getallen inbegrepen. Daarna kun je met Actie voor deze 23 een bericht sturen (Bericht sturen) of een andere bulkactie gebruiken — handig voor een eenmalig bericht aan een groep zoals 500–1.000 punten. Punten tussen is voor puntenprogramma's; op een stempelkaart gebruik je Minstens stempels.
• Nieuw segment — bewaar je eigen segment (bijv. "stil > 30 dagen") om het later opnieuw te gebruiken; heb je meer dan één zaak, dan is Aangemeld bij een van de velden waarop je een regel kunt bouwen, onder *Activiteit*. (Eigen segmenten hangen af van je abonnement.)

Als je een zaak kiest in de locatiekiezer op de Inzichten-pagina en daarna een van de tegels opent, gaat de Klanten-pagina open met hetzelfde filter Aangemeld bij al toegepast (samen met de metriek en de periode die je daar hebt gekozen).

Elke regel toont de naam van het lid, het programma, de status (bijv. *Kaart in wallet*, *Installatie staat open*, *Verwijderd*), bezoeken, voortgang, laatste activiteit en besteding.

Wat "Installatie staat open" betekent

Installatie staat open betekent dat de klant in je lijst staat, maar dat hun wallet Passtastic nog niet heeft laten weten dat de kaart is toegevoegd. Ze hebben zich aangemeld, zijn geïmporteerd of hebben een uitnodigingscode gekregen, en hebben de kaart nog niet toegevoegd aan Apple Wallet of Google Wallet. De status verandert vanzelf in Kaart in wallet zodra de wallet het meldt.

Een klant met deze status kan toch stempels of punten hebben. Het saldo hoort bij hun gegevens, niet bij de kaart op hun telefoon, dus het kan er al zijn voordat de kaart er is:

• Jij of een teamlid heeft een stempel of punten toegevoegd vanaf de Klanten-pagina. Er is geen scan nodig, en je kunt een klant met deze status gewoon belonen — de stempel blijft bij hun gegevens staan en verschijnt op de kaart zodra ze die toevoegen.
• Je hebt ze geïmporteerd met een startsaldo. Ze blijven op deze status staan tot ze hun uitnodigingslink openen en de kaart toevoegen. Zie Importeer je bestaande klanten.
• De kaart staat op hun telefoon, maar de wallet heeft het nog niet gemeld. Passtastic hoort van een installatie pas als Apple Wallet of Google Wallet het zegt, dus een klant die de kaart net heeft toegevoegd, kan nog een tijdje op Installatie staat open staan.

Je hoeft niets te herstellen en er gaat niets verloren. Staat een klant nog lang nadat hij zei de kaart te hebben toegevoegd op Installatie staat open, vraag dan of de kaart echt in zijn wallet staat, en neem contact met ons op als dat zo is. Voor geïmporteerde klanten: open de klant, klik op ⋯ en daarna op Uitnodiging sturen om de link opnieuw te sturen.

Een klant openen

Klik op een willekeurige regel om het detailpaneel van de klant te openen. Daarbinnen dekken vier tabbladen alles over die persoon:

• Overzicht — hun voortgang op de kaart, belangrijke statistieken en snelle acties.
• Activiteit — een tijdlijn van stempels, punten, inwisselingen, notities en andere gebeurtenissen. Eigenaren en Beheerders zien ook wie elke gebeurtenis heeft uitgevoerd — zie Wie heeft wat gewijzigd.
• Voordelen & aanbiedingen — wat er bij hun kaart inbegrepen is en welke aanbiedingen ze hebben ontvangen. Zie hieronder.
• Berichten — elk bericht dat naar deze klant is gestuurd.

Klanten met meer dan één kaart

Als hetzelfde e-mailadres zich bij meer dan één van je programma's heeft aangesloten (of twee keer bij hetzelfde programma), toont de lijst Klanten die persoon één keer. De kolom Programma toont dan Coffee card +1 of Beer for Life ×3; houd de muis erboven om alle kaarten te zien. Een klant met één kaart ziet er hetzelfde uit als altijd.

• Openen. Hun kaarten verschijnen als tabbladen bovenaan de pagina, en de pagina opent op de kaart waarop je hebt geklikt. Alles onder de tabbladen (stempels of punten, inwisselen, saldo instellen, geschiedenis, aanbiedingen) hoort bij de kaart van het geselecteerde tabblad, en elke kaartactie geldt alleen voor die kaart.
• Handelen vanuit de lijst. Kies je een kaartactie voor een klant met meerdere kaarten, dan vraagt Passtastic welke kaart. Bij meerdere mensen tegelijk vraagt het welk programma, laat het zien hoeveel van hen dat hebben en hoeveel er worden overgeslagen, en gaat het dan door. Kan maar één van de kaarten van een klant de actie krijgen, dan wordt die kaart automatisch gebruikt.
• Niet dezelfde persoon. Een gezin dat één e-mailadres deelt, kan samen gegroepeerd worden. Open de klant, klik op ⋯ → Niet dezelfde persoon, vink de kaarten aan die van iemand anders zijn en klik op Splitsen. Ze worden een aparte klant. Saldo's verhuizen nooit en de klant krijgt geen bericht. Een kaart die later met hetzelfde e-mailadres meedoet, komt bij de hoofdklant. Hiervoor heb je de rol Bewerker of hoger nodig, en het is niet beschikbaar voor medewerkers die tot bepaalde zaken beperkt zijn.
• Gegevens bewerken. Bij twee of meer kaarten staat Gegevens bewerken in het menu ⋯ bovenaan de pagina en wordt het op al hun kaarten tegelijk opgeslagen. Alleen de velden die je wijzigt worden opgeslagen. Een telefoonnummer of e-mailadres kan niet van alle kaarten tegelijk worden verwijderd; laat het zoals het is, of vul een nieuw in.
• Definitief verwijderen geeft je twee keuzes: alleen deze kaart, of de persoon en al hun kaarten. Zie Een klant definitief verwijderen.
• Exporteren. Elke kaart blijft één rij in het bestand; met de kolom Person Key kun je ze groeperen. Zie Klantgegevens exporteren.

De naam van een klant corrigeren

Verkeerd gespeld, of een naam die op de verkeerde plek is gesplitst? Open Klanten, klik op de klant en daarna op ⋯ → Gegevens bewerken. Het venster opent met Voornaam, Achternaam, E-mail en Telefoon. Pas aan wat nodig is en klik op Opslaan. De voornaam mag niet leeg blijven. Heeft de klant twee of meer kaarten, dan staat Gegevens bewerken in het menu ⋯ bovenaan de pagina, niet onder een kaart, en wordt het op al hun kaarten opgeslagen. Om namen te wijzigen heb je de rol Bewerker of hoger nodig.

Het saldo van een klant corrigeren

Per ongeluk een stempel toegevoegd, of moet je een aantal rechtzetten? Open Klanten, klik op de klant en gebruik de knoppen bovenaan het paneel. De knop ⋯ (*Meer acties*) bevat de rest.

Elke correctie wordt opgeslagen als een nieuwe regel op het tabblad Activiteit van de klant, zodat je altijd kunt zien wat er is veranderd. Regels kunnen niet worden verwijderd — om er een ongedaan te maken, doe je een nieuwe correctie. Voor correcties heb je de rol Bewerker of hoger nodig.

Het aantal bezoeken kan niet worden verlaagd vanuit het dashboard. Op een kaart met Lidmaatschapsniveaus waarop klanten via bezoeken een niveau omhoog gaan, kan het niveau daar dus niet terug omlaag — neem contact met ons op als je dat nodig hebt.

Het tabblad Voordelen & aanbiedingen

Dit tabblad heeft twee onafhankelijke secties. Een klant kan beide, maar één, of geen van beide hebben — het tabblad toont alleen de secties die van toepassing zijn.

Inbegrepen voordelen toont elk voordeel op de lidmaatschaps- of loyaliteitskaart van de klant, één regel per voordeel, precies in de status die je personeel bij de scanner ziet:

• Inbegrepen — een altijd inbegrepen voordeel zonder iets te tellen, zoals een vaste korting.
• "2 van 3 over" — een eenmalig of terugkerend voordeel dat nog gebruiken over heeft.
• "Gebruikt", aangevuld met "vernieuwt {datum}" voor een terugkerend voordeel dat volgens een schema terugkeert.

Deze sectie verschijnt alleen voor kaarten met ingestelde Inbegrepen voordelen — zie Inbegrepen voordelen: wat je kaart bevat voor hoe je ze instelt en hoe je personeel ze aan de balie inwisselt.

Campagnebeloningen toont elke beloning die je campagnes naar deze klant hebben verzonden, nieuwste eerst, elk met een statusbadge:

• Beschikbaar — geleverd, nog niet ingewisseld.
• Ingewisseld — ingewisseld.
• Verlopen — het venster van de aanbieding sloot voordat hij werd ingewisseld.

Elke regel toont wanneer hij is ontvangen en, indien ingewisseld, wanneer. Aanbiedingen die vóór levering zijn geannuleerd, verschijnen hier nooit. Deze sectie verschijnt voor elke klant die minstens één campagneaanbieding heeft ontvangen — zie Berichten en campagnes (automatische meldingen) voor hoe je ze instelt.

Geschikte regels in beide secties — een inbegrepen voordeel met resterende gebruiken, of een beschikbare campagnebeloning — tonen een kleine knop Inwisselen. Klik erop en bevestig in het dialoogvenster dat verschijnt; dit heeft hetzelfde effect als inwisselen bij de scanner, en de kaart van de klant wordt automatisch bijgewerkt.

Als een klant nog geen inbegrepen voordelen en geen campagnebeloningen heeft, toont het tabblad in plaats daarvan een korte lege status.

Op meerdere tegelijk handelen (bulkacties)

1. Vink het selectievakje aan op elke regel die je wilt (of gebruik Alles op pagina selecteren), of open een segment om op iedereen daarin te handelen.

2. Klik in de balk die verschijnt op Acties.

3. Kies wat je wilt doen:

• Belonen — geef de geselecteerde leden stempels of punten.
• Bericht sturen — stuur een eenmalige notificatie naar de selectie.
• Notitie toevoegen — bewaar een interne notitie bij de geselecteerde leden.
• Plus kaartspecifieke acties (een saldo corrigeren, een saldo instellen) afhankelijk van de selectie.

Als alle geselecteerde leden in een programma zitten waarvan de puntenregel Scanner beperken tot bedrag invoer aan heeft staan, wordt Belonen niet aangeboden: punten komen daar alleen uit het bedrag dat aan de kassa wordt ingevoerd. Bij een gemengde selectie worden de anderen beloond en worden die leden overgeslagen; de samenvatting aan het eind laat zien hoeveel.

Beheerders en Eigenaars zien Definitief verwijderen ook in de balk als er rijen zijn aangevinkt. Zie Een klant definitief verwijderen.

Acties in de koptekst

Bovenaan de pagina:

• Klant uitnodigen — haal één persoon binnen. Kies het programma en die krijgt een persoonlijke uitnodigingscode (programma alleen voor leden) of een link om zich aan te melden (open programma).
• Codes aanmaken — maak een reeks uitnodigingscodes voor een programma alleen voor leden.
• Berichtgeschiedenis — bekijk wat je hebt verstuurd.
• Exporteren — download je klantgegevens (zie Klantgegevens exporteren).

Als je meer dan één locatie hebt, verschijnt hier ook een kiezer Werkt bij — kies de zaak waar je bent, en elke stempel, punt of notitie die je toevoegt wordt daar vastgelegd. Bij één locatie is er niets te kiezen: alles wordt daar automatisch vastgelegd. Hij staat standaard op je standaardlocatie, dus controleer hem voor je eerste actie van de dag — zie Je locaties beheren voor de volledige uitleg.

Een klant een nieuwe ledenlink sturen

Elke klant heeft een link Mijn beloningen op de achterkant van zijn kaart die zijn eigen pagina opent. Heeft een klant zijn telefoon verloren, de link doorgestuurd naar iemand anders of hem nooit gekregen, open dan de klant en klik in de kaart Ledenlink op Nieuwe ledenlink versturen:

• Per e-mail versturen of Per sms versturen bezorgt de nieuwe link op het adres of nummer dat op de kaart staat. Per sms versturen verschijnt als je bedrijf sms verstuurt en de klant een telefoonnummer heeft. Heeft de klant geen e-mailadres, kopieer de link dan en stuur hem zelf.
• Link kopiëren zet hem op je klembord, zodat je hem in een chat kunt plakken. Is versturen voor je bedrijf niet ingesteld, dan toont het venster de link om te kopiëren in plaats van te zeggen dat hij is verstuurd.

De oude link werkt niet meer zodra de nieuwe bestaat, dus een link die iemand heeft doorgestuurd opent de pagina van de klant niet meer, en de klant is uitgelogd op de pagina op zijn eigen telefoon tot hij de nieuwe link opent. De walletkaart van de klant krijgt de nieuwe link bij zijn volgende update.

Bewerkers, beheerders en eigenaren kunnen dit; lezers niet. Het bezoekverloop en de berichten van de klant maken nooit deel uit van de link.

Wanneer een klant vraagt zijn kaart te verwijderen

Een klant die vanaf zijn eigen pagina vraagt zijn kaart te verwijderen, krijgt een label Verwijdering aangevraagd in de lijst, en hetzelfde verzoek verschijnt bovenaan zijn pagina met Verwijderen en Negeren. Er wordt niets verwijderd tot jij handelt. Verwijderen is het onomkeerbare wissen uit Een klant definitief verwijderen; Negeren haalt het label weg en niets anders. Bewerkers kunnen negeren; wissen is voor beheerders en eigenaren.

Veelgestelde vragen