Tafelreserveringen instellen
Met Reserveringen boeken je eigen gasten een tafel via een link die jij beheert: op je website, in je Google-profiel, op Instagram of met een QR-code op een flyer. Elke reservering komt in je dashboard terecht en, als de gast lid is, op zijn klantenkaart. Het zit in elk abonnement, en er zijn geen kosten per gast of per reservering.
Het is gemaakt voor de vaste gasten die je al hebt. Het is geen marktplaats: gasten zien jouw naam en jouw kleuren, niemand anders.
Reserveringen aanzetten
1. Open Reserveringen in de zijbalk. Bij je eerste bezoek zie je Neem reserveringen aan van je eigen gasten. Klik op Reserveringen instellen. 2. Heb je meerdere zaken, kies dan de zaak bij Locatie. Elke zaak heeft eigen reserveringen en een eigen link. 3. Controleer de Tijdzone. Die is vooraf ingevuld en gemarkeerd als voorgesteld voor deze locatie. Zittingen en herinneringen volgen deze klok. 4. Klik onder Diensten op Dienst toevoegen voor elk deel van de dag waarop je reserveringen aanneemt, bijvoorbeeld lunch en diner. Stel voor elke dienst de Dagen, de Eerste zitting, de Laatste zitting en het aantal Plaatsen in. Plaatsen zijn gasten die tegelijk aan tafel zitten, geen tafels. Twee diensten op dezelfde dag mogen elkaar niet overlappen. 5. Stel onder Groepsgroottes, vooruitboeken en annuleringen het Grootste gezelschap dat online reserveert in. Grotere gezelschappen, tot het Grootste gezelschap dat kan aanvragen, sturen een aanvraag die je zelf beantwoordt. Kies bij Wanneer iemand reserveert tussen Automatisch bevestigen en Ik bevestig ze stuk voor stuk. Een reservering waarbij de gast aan tafel gaat telt als bezoek op de kaart van een lid, tenzij je Gezeten gasten tellen als bezoek in hetzelfde onderdeel uitzet. 6. Vul bij Mail me over nieuwe reserveringen het adres in dat elke nieuwe reservering moet horen. Vul bij Telefoon voor meldingen een mobiel nummer met landcode in als je een sms wilt over reserveringen voor vandaag. 7. Klik op Zet aan.
Daarna opent de pagina op Vandaag. De drie tabs Vandaag, Instellingen en Delen staan onder de kop, met een lijn onder de tab waar je bent. In de tab Delen staan je link, je websitecode en je tafelkaart. Zodra reserveringen aanstaan, heet de schakelaar bovenaan de instellingen Reserveringen aan: zet hem uit om geen nieuwe reserveringen meer aan te nemen; bestaande blijven staan. Je kunt altijd terug naar Instellingen en na een wijziging op Opslaan klikken.
Je weg vinden in de instellingen
De bovenbalk van Instellingen bevat de keuze Locatie en de schakelaar Reserveringen aan. Daaronder is elk onderdeel een sectie die je open- en dichtklapt: Tijdzone, Diensten, Hoe lang een tafel vastgehouden wordt, Groepsgroottes, vooruitboeken en annuleringen, Wat je gasten vraagt, Kaart aangeboden na de reservering, Gesloten dagen en speciale tijden en Berichten. Een gesloten sectie toont een icoon en een samenvatting van twee regels van wat nu is ingesteld, zodat je alles kunt controleren zonder te openen.
- Bij elkaar horende velden staan op één rij, met een voorbeeldzin eronder, bijvoorbeeld: "Gasten kunnen direct boeken met 1 tot 6 personen. Gezelschappen van 7 tot 10 sturen een aanvraag die jij bevestigt. Grotere gezelschappen worden gevraagd te bellen". Lees hem zoals je gasten hem lezen.
- Elke dienst is een rij met Wijzigen; met Dienst toevoegen voeg je er een toe.
- Opslaan staat bovenaan de pagina, naast de schakelaar Reserveringen aan. Op een telefoon staat het in de balk boven de navigatie onderaan. Zodra je iets wijzigt, staat ernaast Niet-opgeslagen wijzigingen tot je opslaat, en bij het verlaten van de pagina wordt eerst gevraagd.
- Mislukt het opslaan, dan opent de sectie waar het probleem bij hoort vanzelf en zie je wat je moet aanpassen.
Diensten, plaatsen en hoe lang een tafel vastgehouden wordt
Een gast kan een tijd boeken als je plaatsen vrij zijn voor de hele tijd dat zijn tafel vastgehouden wordt. Onder Hoe lang een tafel vastgehouden wordt zet je de groepsgroottes op van klein naar groot, bijvoorbeeld tot 2 gasten 90 minuten en alles daarboven 2 uur. De Tijd tussen boekbare tijdstippen is 15 of 30 minuten. De optionele limiet Reserveringen per tijdvak voorkomt dat iedereen in hetzelfde kwartier aankomt.
Je team kan altijd met de hand een reservering toevoegen, ook boven de capaciteit. Alleen online gasten zijn aan je limieten gebonden.
Wat je gasten vraagt
Onder Wat je gasten vraagt worden naam en groepsgrootte altijd gevraagd, en voor online reserveringen is een e-mailadres altijd verplicht, want daar gaat de bevestiging heen en zo wordt een gast aan zijn klantenkaart gekoppeld. Het telefoonnummer bepaal je zelf: aan is het verplicht, haal het vinkje bij Verplicht weg om het optioneel te maken, of zet het uit en het veld verdwijnt helemaal uit het formulier. Je kunt ook naar de gelegenheid, een verjaardag en dieetwensen vragen. Minder vragen betekent meer reserveringen. Direct daaronder bepaalt Kaart aangeboden na de reservering welke klantenkaart gasten na de reservering krijgen aangeboden: hij staat op het bevestigingsscherm en in de e-mail, en een gast die al een van je kaarten heeft, wordt eraan gekoppeld, zodat bezoeken en no-shows op de juiste kaart terechtkomen. Automatisch kiest de kaart met een aanmeldlink op deze locatie, anders je oudste stempel-, punten- of levelkaart. Kies een andere kaart uit de lijst om dat te veranderen. Coupons, lidmaatschappen, prepaidkaarten en kaarten met een aanmeldcode worden nooit aangeboden, en als de gekozen kaart later niet meer gepubliceerd is, valt de pagina stilletjes terug op Automatisch.
Berichten en gesloten dagen
- Berichten: gasten krijgen altijd een reserveringsmail. Zet Stuur gasten een sms-herinnering alleen aan als je er sms-credits aan wilt uitgeven (hoe sms werkt); het bereikt nooit de VS, en Belgische nummers (+32) kunnen nog geen sms ontvangen. De herinneringen via wallet en e-mail zijn gratis.
- Reserveringsvoorwaarden: een zin die gasten zien terwijl ze reserveren, bijvoorbeeld je regel voor gasten die niet komen opdagen.
- Gesloten dagen en speciale tijden: feestdagen, besloten evenementen en dagen met eigen tijden. Op een gesloten datum kunnen gasten niet reserveren, en op een speciale dag zien ze alleen de tijden die jij instelt (zie hieronder).
Feestdagen en speciale tijden
In Gesloten dagen en speciale tijden stel je met Speciale dag toevoegen één datum in met eigen tijden. Vink de diensten aan die doorgaan, pas hun Eerste zitting, Laatste zitting of Plaatsen aan en voeg een notitie toe, zoals "Oudejaarsavond". Een dag zonder aangevinkte dienst is gesloten. Gasten zien alleen die tijden, en Vandaag toont op die datum "Bijzondere openingstijden vandaag". Bestaande reserveringen blijven zoals ze zijn.
Herhaald niet komen opdagen
Onder Groepsgroottes, vooruitboeken en annuleringen voorkomt Online reserveren blokkeren na herhaalde no-shows dat een gast online reserveert na 2, 3 of 5 keer niet gekomen in de laatste 90, 180 of 365 dagen. De gast wordt gevraagd je te bellen en hoort nooit waarom. Je team kan de reservering altijd zelf toevoegen. Om het op te heffen zet je het niet-gekomen terug op zijn reservering.
Wat er in deze versie nog niet in zit
Er is nog geen aanbetaling of kaartgarantie en er zijn nog geen plattegronden van tafels: je beheert plaatsen, geen tafels met een naam. Je kunt wel de naam van een tafel bij een reservering zetten.