Importeer je bestaande klanten

Wat dit doet

Houd je al een klantenlijst bij — in een spreadsheet, je boekingssysteem of je oude loyaliteitssoftware — dan kun je die in Passtastic zetten in plaats van bij nul te beginnen.

Iedereen die je importeert krijgt een eigen kaart en een eigen uitnodigingslink. Ze tikken op de link, hun kaart wordt geïnstalleerd, en ze sparen verder vanaf het punt waar jij ze hebt gezet. Zodra iemand zijn link heeft geopend, blijft die werken totdat de kaart echt geïnstalleerd is, dus wie erop tikt en wordt gestoord, kan er later gewoon op terugkomen. Een uitnodigingslink uit een import verloopt niet: hij werkt tot die persoon zijn kaart heeft toegevoegd.

Importeren installeert niet vanzelf kaarten op iemands telefoon. Alleen de klant kan een kaart aan zijn eigen wallet toevoegen — de import maakt elke kaart klaar en geeft je een link om te versturen.

Voordat je begint

Je hebt een bestand nodig met één rij per klant en een koptekstrij bovenaan. Beide formaten werken:

• CSV (`.csv`)
• Excel (`.xlsx`)

Oudere Excel-bestanden (`.xls`) worden niet ondersteund — open het bestand in Excel en gebruik Bestand → Opslaan als om het eerst op te slaan als `.xlsx` of CSV UTF-8.

Je kolommen mogen elke logische naam hebben — Passtastic herkent gangbare namen automatisch, en in de volgende stap kun je de koppeling met de hand corrigeren. Een typisch bestand ziet er zo uit:

Elke rij heeft minimaal een e-mailadres of een telefoonnummer nodig. Rijen zonder allebei worden overgeslagen en aan je getoond voordat er iets wordt opgeslagen.

Begint je export met een titelrij of een "gegenereerd op"-datum boven de echte koptekst, dan is dat prima bij Excel-bestanden — Passtastic zoekt de rij die daadwerkelijk je kolomnamen bevat.

Stap 1: Upload het bestand

1. Open Klanten in de zijbalk en klik op Klanten importeren.

2. Kies het programma waar de klanten aan moeten deelnemen.

3. Zet je bestand op het uploadvak, of klik erop om te bladeren.

Kan het bestand niet gelezen worden, dan krijg je een melding met de reden — verkeerd bestandstype, een ouder `.xls`, of geen bruikbare rijen — en wordt er niets geïmporteerd.

Stap 2: Koppel je kolommen

Passtastic koppelt je kolommen automatisch aan Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon en een saldokolom. Controleer ze allemaal en corrigeer met de keuzelijsten wat niet klopt.

De saldokolom volgt je kaarttype. Bij stempelkaarten heet die Stempels — vul het huidige aantal stempels van elke klant in. Is een waarde hoger dan het stempeldoel van je kaart, dan wordt die begrensd op het doel. Bij puntenkaarten is het Punten / Saldo. Lidmaatschapskaarten hebben geen saldokolom om te koppelen.

Er zijn twee keuzelijsten voor de naam: Voornaam (of volledige naam) en Achternaam (optioneel). Staan voornaam en achternaam in je bestand in aparte kolommen, koppel ze dan allebei. Heb je één kolom met de volledige naam, koppel die dan aan Voornaam (of volledige naam) en laat de achternaam op — Niet importeren — staan — de naam wordt bij de eerste spatie gesplitst ("Ana Novak" wordt voornaam Ana, achternaam Novak).

Zet alles wat je niet wilt overnemen op Niet importeren.

Stap 3: Controleer

Je ziet hoeveel rijen geldig zijn en hoeveel er problemen hebben, met bij elke rij de reden. Wil je ze corrigeren, pas dan het bestand aan en upload het opnieuw — of ga gewoon door: rijen met fouten worden overgeslagen, niet half geïmporteerd.

Stap 4: Importeren en uitnodigen

Vink de bevestiging aan dat dit je bestaande klanten zijn en dat je hen mag berichten over hun loyaliteitskaart. Dit is verplicht — het is jouw vastlegging dat je een echte relatie hebt met de mensen op de lijst.

Kies daarna hoe je verstuurt:

• Import starten — importeert iedereen en stuurt hun uitnodiging meteen, per e-mail, SMS of beide, afhankelijk van de kanalen die je hebt gekozen.
• Alleen importeren — later uitnodigen — importeert iedereen zonder iets te versturen. Gebruik dit als je de lijst eerst wilt controleren, of de uitnodigingen op een bepaald moment wilt versturen.
• Ik verstuur ze zelf — importeert iedereen zonder iets te versturen en geeft je een bestand met de uitnodigingslink van iedereen, om te versturen met je eigen e-mailtool. Zie Verstuur de uitnodigingen met je eigen e-mailtool hieronder.

Je kunt later op elk moment vanaf de Klanten-pagina uitnodigen — iedereen die nog niet is uitgenodigd, of een paar geselecteerde mensen. Je kunt ook het uitnodigingsbericht van één klant kopiëren en het via je eigen kanaal versturen. Klik in het uitnodigingsbericht op + Voornaam om `[name]` toe te voegen; elke klant ziet zijn eigen voornaam, en een klant zonder naam krijgt het bericht zonder.

Kaarten met een welkomstcoupon: geïmporteerde klanten krijgen de welkomstcoupon niet standaard — ze starten als gewone leden met hun stempels, omdat het al bestaande klanten zijn. Wil je dat geïmporteerde klanten ook de welkomstcoupon krijgen, zet dan Geef geïmporteerde klanten de welkomstcoupon aan in de laatste stap van de import.

Taal van de uitnodiging: kies de taal van de uitnodigingsmail en -sms. Standaard is dat de taal van je dashboard, en je kunt een andere kiezen, ook Français, terwijl het dashboard zelf niet in het Frans bestaat. Spreken je klanten verschillende talen? Splits je lijst dan in één bestand per taal en importeer elk bestand met zijn eigen uitnodigingstaal. De pagina waar klanten hun kaart toevoegen volgt de taal van hun telefoon.

Eén rij per lidmaatschap

Sommige systemen exporteren een rij per lidmaatschap, zodat een lid met twee lidmaatschappen twee keer voorkomt. Zo importeer je dat zonder dubbel te tellen:

1. Koppel de kolom met het nummer (bijvoorbeeld 2215 of 1212) aan Lidnummer. Meerdere nummers in één cel is prima.
2. Vink Rijen met hetzelfde e-mailadres samenvoegen aan. Rijen met hetzelfde e-mailadres worden één klant.
3. Elk nieuw nummer voegt één punt toe. Bij een niveaukaart bepalen de punten het niveau van de klant. In het voorbeeld krijgt een lid met de nummers 2215 en 1212 dus twee punten.
4. Importeer je hetzelfde bestand twee keer, dan wordt de tweede keer niets toegevoegd: nummers die een klant al heeft, worden overgeslagen.
5. Een import haalt nooit punten weg. De nummers worden bewaard op het profiel van de klant, onder Lidnummers.

Zonder kolom Lidnummer voegt samenvoegen alleen de rijen samen en voegt het niets toe. Wil je elke rij als één punt tellen, vink dan Voeg 1 punt toe voor elke rij aan. Hetzelfde bestand opnieuw uploaden zou die punten dan opnieuw toevoegen. Passtastic waarschuwt je vóór het importeren.

Kaarten met meerdere lidmaatschappen

Bij een kaart met Klanten kunnen meerdere lidmaatschappen hebben aan is Lidnummer verplicht, rijen met hetzelfde e-mailadres worden automatisch samengevoegd en is elk nummer één lidmaatschap. Een rij met alleen een naam en een lidnummer wordt zonder uitnodiging geïmporteerd: voeg een e-mailadres toe via Gegevens bewerken of gebruik Uitnodigingslinks downloaden. Rijen zonder lidnummer, of zonder naam en zonder e-mail, worden overgeslagen. Ze staan vóór de import in een lijst en nog eens als hij klaar is, met het rijnummer en de reden. Zie Meerdere lidmaatschappen op één kaart.

Verstuur de uitnodigingen met je eigen e-mailtool

Kies dit als je wilt dat de uitnodiging van je eigen adres komt en in je eigen ontwerp, bijvoorbeeld via Brevo of Mailchimp. Passtastic verstuurt niets, en iedereen krijgt nog steeds een eigen, persoonlijke link.

1. Kies in de laatste stap van de import Ik verstuur ze zelf en klik op Import starten.

2. Klik op het resultatenscherm op Uitnodigingslinks downloaden. Je krijgt een CSV-bestand met een rij voor iedereen die zijn kaart nog niet heeft toegevoegd: First name, Last name, Email, Phone, hun punten, stempels of niveau, de extra kolommen uit je eigen bestand en Invite link.

3. Importeer het bestand als contacten in je e-mailtool. Maak in Brevo bij het koppelen van de kolommen een nieuw tekstattribuut aan voor de kolom Invite link, bijvoorbeeld `INVITE_LINK`.

4. Zet in je e-mail een knop en gebruik dat attribuut als link. Gebruik in Brevo de variabelenknop naast het linkveld, of typ `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Stuur jezelf eerst een testmail en tik op de link voordat je hem naar iedereen stuurt.

Als iemand op zijn link tikt, opent zijn kaart met de gegevens uit je bestand al ingevuld. Hij vult alleen aan wat je kaart vraagt en wat je bestand niet had. Tot iemand de kaart heeft toegevoegd, toont de pagina Klanten hem als nog niet geïnstalleerd.

Goed om te weten:

• De links verlopen niet, dus je kunt later een herinnering sturen met dezelfde link.
• Elke link voegt de kaart van die persoon toe voor wie hem opent. Houd het bestand privé en stuur iedereen alleen zijn eigen link.
• Als je het bestand opnieuw downloadt, krijg je dezelfde links. Wie zijn kaart al heeft toegevoegd, staat er niet meer in. Om het later opnieuw te downloaden, bijvoorbeeld voor een herinnering, selecteer je de mensen op de pagina Klanten en kies je Uitnodigingslinks downloaden.
• Als je later op de pagina Klanten Uitnodiging sturen gebruikt voor deze mensen, waarschuwt Passtastic je eerst, zodat niemand per ongeluk een tweede uitnodiging krijgt.
• Voor de download heb je dezelfde rechten nodig als voor het exporteren van klanten: minstens de rol Bewerker, op een abonnement met data-export.

Welke kaarttypes kun je importeren

In de meeste programma's kun je importeren, ook in Lidmaatschappen die je zelf uitgeeft.

Pakketten en Tegoed kun je niet importeren. Die kaarten dragen een saldo — bezoeken of geld — en een spreadsheet kan niet betrouwbaar zeggen of "50" vijftig bezoeken, vijftig punten of vijftig euro betekent. Een fout zou echte waarde weggeven, dus die worden in plaats daarvan uitgegeven met activatiecodes. Zie Pakketten, tegoed & lidmaatschappen zelf verkopen.

Programma's waarin je niet kunt importeren, verschijnen simpelweg niet in de lijst als je Klanten importeren opent.

Veelgestelde vragen