Importeer je bestaande klanten

Wat dit doet

Houd je al een klantenlijst bij — in een spreadsheet, je boekingssysteem of je oude loyaliteitssoftware — dan kun je die in Passtastic zetten in plaats van bij nul te beginnen.

Iedereen die je importeert krijgt een eigen kaart en een eigen eenmalige uitnodigingslink. Ze tikken op de link, hun kaart wordt geïnstalleerd, en ze sparen verder vanaf het punt waar jij ze hebt gezet.

Importeren installeert niet vanzelf kaarten op iemands telefoon. Alleen de klant kan een kaart aan zijn eigen wallet toevoegen — de import maakt elke kaart klaar en geeft je een link om te versturen.

Voordat je begint

Je hebt een bestand nodig met één rij per klant en een koptekstrij bovenaan. Beide formaten werken:

• CSV (`.csv`)
• Excel (`.xlsx`)

Oudere Excel-bestanden (`.xls`) worden niet ondersteund — open het bestand in Excel en gebruik Bestand → Opslaan als om het eerst op te slaan als `.xlsx` of CSV UTF-8.

Je kolommen mogen elke logische naam hebben — Passtastic herkent gangbare namen automatisch, en in de volgende stap kun je de koppeling met de hand corrigeren. Een typisch bestand ziet er zo uit:

Elke rij heeft minimaal een e-mailadres of een telefoonnummer nodig. Rijen zonder allebei worden overgeslagen en aan je getoond voordat er iets wordt opgeslagen.

Begint je export met een titelrij of een "gegenereerd op"-datum boven de echte koptekst, dan is dat prima bij Excel-bestanden — Passtastic zoekt de rij die daadwerkelijk je kolomnamen bevat.

Stap 1: Upload het bestand

1. Open Klanten in de zijbalk en klik op Klanten importeren.

2. Kies het programma waar de klanten aan moeten deelnemen.

3. Zet je bestand op het uploadvak, of klik erop om te bladeren.

Kan het bestand niet gelezen worden, dan krijg je een melding met de reden — verkeerd bestandstype, een ouder `.xls`, of geen bruikbare rijen — en wordt er niets geïmporteerd.

Stap 2: Koppel je kolommen

Passtastic koppelt je kolommen automatisch aan Naam, E-mail, Telefoon en Punten. Controleer ze allemaal en corrigeer met de keuzelijsten wat niet klopt.

Staan voornaam en achternaam in je bestand in twee aparte kolommen, koppel ze dan allebei — ze worden samengevoegd tot één naam.

Zet alles wat je niet wilt overnemen op Niet importeren.

Stap 3: Controleer

Je ziet hoeveel rijen geldig zijn en hoeveel er problemen hebben, met bij elke rij de reden. Wil je ze corrigeren, pas dan het bestand aan en upload het opnieuw — of ga gewoon door: rijen met fouten worden overgeslagen, niet half geïmporteerd.

Stap 4: Importeren en uitnodigen

Vink de bevestiging aan dat dit je bestaande klanten zijn en dat je hen mag berichten over hun loyaliteitskaart. Dit is verplicht — het is jouw vastlegging dat je een echte relatie hebt met de mensen op de lijst.

Kies daarna hoe je verstuurt:

• Import starten — importeert iedereen en stuurt hun uitnodiging meteen, per e-mail, SMS of beide, afhankelijk van de kanalen die je hebt gekozen.
• Alleen importeren — later uitnodigen — importeert iedereen zonder iets te versturen. Gebruik dit als je de lijst eerst wilt controleren, of de uitnodigingen op een bepaald moment wilt versturen.

Je kunt later op elk moment vanaf de Klanten-pagina uitnodigen — iedereen die nog niet is uitgenodigd, of een paar geselecteerde mensen. Je kunt ook het uitnodigingsbericht van één klant kopiëren en het via je eigen kanaal versturen.

Welke kaarttypes kun je importeren

In de meeste programma's kun je importeren, ook in Lidmaatschappen die je zelf uitgeeft.

Pakketten en Tegoed kun je niet importeren. Die kaarten dragen een saldo — bezoeken of geld — en een spreadsheet kan niet betrouwbaar zeggen of "50" vijftig bezoeken, vijftig punten of vijftig euro betekent. Een fout zou echte waarde weggeven, dus die worden in plaats daarvan uitgegeven met activatiecodes. Zie Pakketten, tegoed & lidmaatschappen zelf verkopen.

Programma's waarin je niet kunt importeren, verschijnen simpelweg niet in de lijst als je Klanten importeren opent.

Veelgestelde vragen