Odoo POS koppelen

Wat dit doet

Koppel je Odoo Point of Sale en de kassa's die je kiest doen het loyaliteitswerk voor je. Je personeel rekent af zoals altijd, met één kleine gewoonte erbij: ze zetten de klant op de bon. Passtastic ziet de verkoop en werkt de kaart van de klant bij, meestal binnen enkele seconden — geen apart apparaat om te sparen.

Een beloning die de klant al verdiend heeft werkt ook aan de balie: een volle stempelkaart, een artikel uit je puntencatalogus, een voordeel dat bij zijn niveau hoort. Je personeel kiest het op de verkoop en het gaat eraf, zonder Odoo te verlaten.

Twee zaken, om het concreet te maken:

• Rolling Pin, een bakkerij met een stempelkaart. Elke koffie levert een stempel op. De kassamedewerker zet Marta op de bon, slaat de flat white aan, en haar kaart heeft de stempel nog voordat ze een tafel heeft gevonden. Bij het tiende bezoek staat het gratis croissantje gewoon in de beloningenlijst op de kassa.
• Foglia Verde, een delicatessenzaak met punten. Eén punt per euro, en het potje pesto kost 300 punten. Luca vraagt erom, de kassamedewerker kiest het op de verkoop, het potje gaat van de rekening af en een minuut later laat zijn kaart zien wat er over is.

De koppeling met Odoo is onderdeel van het pakket Koppel je kassa. Ze staat aan tijdens je gratis proefperiode van 14 dagen en wordt per locatie berekend; zie Prijzen. Haal je het pakket weg, dan pauzeert de koppeling: verkopen voegen niet meer vanzelf stempels of punten toe, je personeel scant zoals eerder en er wordt niets verwijderd. Nog op een eerder abonnement? Je abonnement houdt wat het bevatte; zie Abonnementen, limieten en upgraden.

Wat werkt op de kassa — en waarvoor je nog steeds scant

Op de kassa kan je personeel geven:

• de beloning van een volle stempelkaart,
• een artikel uit je puntencatalogus,
• een voordeel dat bij het niveau van de klant hoort.

Een campagne-aanbieding kun je niet op de kassa inwisselen. Een gratis verjaardagskoffie, een "we missen je"-attentie, alles wat je als aanbieding verstuurt: dat geef je zoals je het altijd deed. Je personeel opent de Passtastic Scanner app, scant de kaart van de klant en bevestigt de aanbieding daar. Houd de scanner-app hier precies voor op een telefoon achter de balie.

Welke kaarten kunnen sparen via Odoo-verkopen

• Punten- en niveaukaarten sparen volgens de puntenregel die aan de kaart is gekoppeld, bijvoorbeeld één punt per euro. Een kaart zonder gekoppelde regel spaart niets totdat je er een instelt.
• Stempelkaarten sparen één stempel per betaalde verkoop — of één per meetellend artikel, als je dat zo kiest bij het instellen van het programma.
• Coupons, pakketten (prepaid stempels / prepaid punten) en lidmaatschappen kunnen niet sparen via Odoo-verkopen, dus ze verschijnen niet in de lijst met programma's die je kunt aanzetten.

Voordat je begint

• Odoo met Point of Sale, versie 17, 18 of 19, en de mogelijkheid om een API-sleutel aan te maken. Odoo.sh, eigen server en Community werken allemaal; op een Odoo Online-abonnement zie je bij het koppelen meteen of je database antwoordt.
• Een Odoo-account dat een gebruiker mag aanmaken en rechten mag toekennen.
• Minstens één gepubliceerde punten-, niveau- of stempelkaart in Passtastic. Heb je er nog geen, maak er dan een via Programma's → Nieuw programma.
• De gratis Passtastic Scanner app op een telefoon of tablet — die gebruik je nog steeds voor campagne-aanbiedingen.

Stap 1 — Maak een gebruiker aan in Odoo en haal de API-sleutel op

Geef Passtastic een eigen Odoo-gebruiker in plaats van je eigen account. Zo zie je wat er gedaan is, en hem later uitzetten is één klik.

1. Maak in Odoo een nieuwe gebruiker aan — noem hem bijvoorbeeld Passtastic Integration — en geef hem het kassarecht Point of Sale: Administrator en het adresboekrecht Contacts. Administrator is nodig omdat Passtastic in je Odoo je loyaliteitsprogramma's, hun producttags en de barcoderegel voor wallet-kaarten aanmaakt, en Odoo laat alleen een kassabeheerder dat doen. Met Point of Sale: User mislukt de koppeling.

2. Log in Odoo in als die gebruiker.

3. Klik rechtsboven op de avatar en daarna op het persoonlijke instellingenmenu Preferences.

4. Open het beveiligingsgedeelte Account Security en klik op New API Key.

5. Als Odoo vraagt hoe lang de sleutel moet gelden, kies dan de optie zonder vervaldatum Persistent Key en kopieer de sleutel.

Je hebt ook drie gegevens uit hetzelfde Odoo nodig: je Odoo-adres (het webadres waarop je Odoo opent, bijvoorbeeld `https://jouwbedrijf.odoo.com`), je databasenaam (die staat op je Odoo-inlogscherm) en de login van die gebruiker (het e-mailadres waarmee hij inlogt).

Stap 2 — Odoo aan Passtastic koppelen

1. Open in je Passtastic-dashboard Instellingen en dan Integraties (onder Bedrijf).

2. Zoek Odoo POS en klik op Koppelen.

3. Vul je Odoo-adres, de databasenaam, de login van de integratiegebruiker en de API-sleutel in en klik op Odoo koppelen.

Passtastic controleert de gegevens bij je Odoo en haalt de lijst met je kassa's op.

Stap 3 — Koppel je kassa's aan je locaties

De pagina laat één rij per kassa in je Odoo zien. Kies voor elke kassa de Passtastic-locatie waar hij staat en zet Spaart loyaliteit aan bij de kassa's die mee moeten tellen.

• Kassa's die we op naam kunnen koppelen zijn al ingevuld. Wat we niet kunnen koppelen begint op Niet gebruiken.
• Nog geen locatie ervoor? Gebruik + Nieuwe locatie… in dezelfde lijst om er een aan te maken zonder de pagina te verlaten.
• Een kassa met de melding Aandacht nodig stond niet in de laatste lijst die je Odoo stuurde. Hij spaart nog steeds en gebruikt nog steeds een scanpunt, dus controleer of je hem nog wilt laten meetellen.

Een kassa die spaart gebruikt een scanpunt. Scanpunten zijn hetzelfde tegoed waar de scanner-apps van je personeel uit putten. Je hebt er 2 per bedrijf, plus 1 voor elke extra locatie, en je kunt er meer toevoegen in Pakketten & extra's. De voettekst van deze stap laat zien hoeveel je er gebruikt hebt. Elke locatie met een sparende kassa krijgt er één personeelsscanner gratis bij, dus een kassa uitzetten laat dat getal niet altijd dalen.

Stap 4 — Welke programma's sparen?

Daarna zie je je loyaliteitsprogramma's. Zet de programma's aan die moeten sparen via Odoo-verkopen en beslis per programma:

• Sparen bij — elke verkoop, of alleen verkopen met een artikel uit de Odoo-productcategorieën die je kiest.
• Stempels, bij een stempelkaart — één per verkoop, of één per meetellend artikel tot een grens die jij instelt.
• Wat de kassa teruggeeft, bij een stempelkaart — wat eraf gaat als de kaart vol is: Korting (een vast bedrag of een percentage), Gratis product of Je team regelt het als je team de beloning met de hand geeft. Punten- en niveaukaarten hebben die keuze hier niet: bij een puntenkaart zijn de kassabeloningen de catalogusartikelen die op Aan de kassa staan in Instellingen → Punten- en beloningsregels; bij een niveaukaart de % korting aan de kassa (optioneel) van elk niveau, op het tabblad Instellen van het programma.

Controleer bij punten- en niveaukaarten of er een puntenregel gekoppeld is. Zonder die regel spaart de kaart niets, hoeveel verkopen er ook voorbijkomen.

Zet je een stempelkaart terug op Je team regelt het en klik je hier op Opslaan, of op Publiceren op het tabblad Instellen van de kaart, dan halen we de beloning van de beloningslijst in Odoo. Een kassa die al open staat, blijft de oude beloning aanbieden tot je hem ververst: menu (☰ rechtsboven) → Reload Data → Limited, zoals in stap 7.

Zet je een programma uit, dan halen we ook de beloning van de lijst in Odoo, zodat je team hem op de kassa niet kan kiezen. Zet het weer aan en klik op Opslaan om hem terug te krijgen. Op een kassa die al open staat: Reload Data → Limited (stap 7).

Stap 5 — Vertel Odoo op welke producten een beloning geldt

Als je bij een programma met een beloning op Opslaan klikt — Wat de kassa teruggeeft bij een stempelkaart, of een catalogusartikel op Aan de kassa bij een puntenkaart —, maken we in je Odoo een tag aan met de naam Passtastic: <naam van je beloning> (bij een stempelkaart toont de rij van het programma op de Odoo-pagina de exacte naam). Een programma zonder beloning krijgt geen tag. Elk van deze beloningen, een gratis artikel en korting allebei, gaat alleen af van producten met die tag, zodat hij nooit per ongeluk de hele rekening korting geeft: ‘10% korting’ is 10% op de getagde producten.

Zet de tag op de producten waarvoor de beloning moet gelden: open in Odoo het product en voeg hem toe bij Product Tags. Eén product is genoeg; voeg er meer toe als de klant mag kiezen.

Geef elk product maar één Passtastic-tag. Draagt een product twee Passtastic-beloningen (zeg een Pakket en de gratis koffie van een lidmaatschap), dan kan de kassa van Odoo geen van beide op dat product toepassen: tik je op Reward, dan komen er alleen meer betaalde artikelen op de bon. Gebruik een apart product per beloning, bijvoorbeeld Koffie (Pakket) en Koffie (lid).

Zolang je dat niet doet, verschijnt de beloning op het kassascherm en haalt er niets af. De enige beloning zonder tag is de % korting aan de kassa van een niveaukaart: die gaat van de hele verkoop af.

Stap 6 — Maak het direct (optioneel)

Passtastic vraagt je Odoo om ons te waarschuwen op het moment dat een verkoop betaald is; daarom komen verkopen meestal binnen enkele seconden binnen. Heeft de gebruiker die je aanmaakte daar geen rechten voor, dan laat Passtastic je vijf korte stappen zien en het adres dat je zelf in Odoo plakt.

Hoe dan ook gaat er niets verloren: we vragen je Odoo ook elke minuut na, dus een verkoop komt binnen een minuut binnen, ook als je deze stap nooit doet.

Stap 7 — Ververs elke kassa één keer zodat beloningen verschijnen

Een kassa bewaart een eigen kopie van je producten en spaarprogramma's, dus een kassa die al openstaat kent een net ingeschakelde beloning nog niet. Open op elke kassa het menu (☰ rechtsboven), kies Reload Data en daarna Limited. Doe dit na het koppelen en telkens als je nog een kaart inschakelt of een beloning wijzigt. Rond eerst een lopende verkoop af: bij het herladen gaat een openstaande bon verloren.

Wat je personeel aan de balie doet

De enige gewoonte: zet de klant op de bon. Je personeel zoekt de klant op naam, e-mailadres of telefoonnummer in Odoo en voegt hem aan de verkoop toe vóór het afrekenen — dezelfde stap als bij elke andere bon. Dát levert de stempel of de punten op. Een verkoop zonder klant erop spaart niets.

Je personeel scant de wallet-kaart van de klant aan de Odoo-kassa (met een barcodescanner op de kassa) en Odoo zet de klant op de verkoop, of zoekt op naam, e-mailadres of telefoonnummer. Eén beperking: Odoo bewaart maar één barcode per klant. Heeft een gast twee van je kaarten, dan haalt alleen de kaart die de gast het vaakst gebruikt de klant op. Toont Odoo bij het scannen van de andere kaart „Unknown Barcode", vraag dan om de andere kaart of zoek op naam. Punten, stempels en beloningen op beide kaarten werken gewoon zodra de klant op de verkoop staat.

Een beloning geven. Tik eerst het artikel in, zet dan de klant op de bon, tik op Reward en kies de beloning. Bij een gratis artikel voegt Odoo meestal een tweede exemplaar toe en haalt dat er gratis weer af, dus op de bon staan er twee: één betaald, één gratis. Wil de klant alleen het gratis artikel, selecteer dan de betaalde regel, tik op Qty en typ 1: de gratis regel blijft staan en het totaal gaat naar nul. Wil de klant de beloning liever bewaren, dan kiest je personeel niets en blijft hij op zijn kaart staan.

Campagne-aanbiedingen lopen nog steeds via de scanner-app. Een verjaardagskoffie of een "tot snel"-attentie bevestig je door de kaart van de klant te scannen in de Passtastic Scanner app, en geef je daarna gewoon aan de balie.

Je leden in je Odoo-contacten

Je leden verschijnen vanzelf in Odoo. Wanneer iemand zich aanmeldt voor je programma, voegt Passtastic hem toe aan je Odoo-contacten met naam, e-mailadres en telefoonnummer, zodat je personeel hem aan de balie met één zoekopdracht vindt. Leden die zich al vóór de koppeling aanmeldden worden in de dagen daarna aangevuld. Iemand die Odoo al kent met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer wordt gekoppeld, niet gedupliceerd.

Eén uitzondering: een lid dat geen e-mailadres en geen telefoonnummer heeft opgegeven, wordt niet aan je contacten toegevoegd — er is niets om hem op te koppelen en niets om op te zoeken. Die klanten help je zoals altijd: scan hun kaart met de Passtastic Scanner app.

Leden worden automatisch toegevoegd — daar is geen schakelaar voor. Contacten die al aangemaakt zijn blijven in Odoo staan, en een lid verwijderen in Passtastic verwijdert nooit zijn Odoo-contact.

Pakketten en lidmaatschappen aan de kassa

Gasten kunnen ook een Pakket of een voordeel van een lidmaatschap gebruiken aan de Odoo-kassa: een vooruitbetaalde koffie, of de gratis proeverij die bij het lidmaatschap hoort.

Zet het aan. Zoek op de Odoo-pagina onder Welke programma's sparen? de kaart van het Pakket of lidmaatschap en zet Inwisselen aan de kassa aan. Zet daarna in Odoo de tag uit die rij onder Product Tags op de producten die het Pakket of elk voordeel gratis geeft, net als in stap 5. Ververs ten slotte elke kassa: menu (☰ rechtsboven) → Reload Data → Limited, zoals in stap 7.

Aan de kassa. Je personeel tikt het artikel in, zet de gast op de verkoop door te zoeken op naam, e-mailadres of telefoonnummer, tikt op Reward en kiest het Pakket of het voordeel. Net als bij elk gratis artikel voegt Odoo meestal een tweede exemplaar toe en haalt dat er gratis weer af; wil de gast alleen het gratis artikel, zet de betaalde regel dan terug op 1 (Qty, dan 1). Het gebruik van het Pakket of het voordeel gaat van de rekening af en de pas wordt binnen ongeveer een minuut bijgewerkt. Elk product mag maar één Passtastic-tag dragen (zie stap 5), anders kan de kassa geen van beide beloningen toepassen. Ook een Pakket dat de gast nog niet op zijn telefoon heeft geïnstalleerd, kan gebruikt worden. Je personeel moet per bon maar één voordeel geven; Odoo houdt een tweede niet tegen.

Retouren. Retourneer de verkoop in Odoo en het gebruik komt terug op de pas. Alleen een gebruik dat echt is afgeboekt, komt terug.

Als een gast meer gebruikt dan hij heeft. Dat gebeurt als een kassa offline was of twee kassa's tegelijk werden gebruikt. De verkoop wordt nooit geweigerd: de gast houdt wat hij gekregen heeft, er wordt niets van zijn andere kaarten afgehaald, het extra gebruik staat in de geschiedenis van de klant en je krijgt een melding in het belletje in je dashboard.

Tegoed kan nog niet aan de Odoo-kassa worden ingewisseld. Voorlopig wisselt je personeel het in met de Passtastic Scanner-app.

Retouren

Boek je een verkoop terug in Odoo, dan neemt Passtastic terug wat die verkoop had opgeleverd, naar rato van wat er is terugbetaald: betaal je de halve bon terug, dan gaat de helft van de punten eraf. Een kaart komt nooit onder nul — heeft de klant die punten al uitgegeven, dan stopt het bij nul. Je kunt dit uitzetten met Punten terugnemen bij retouren op de Odoo-pagina in Passtastic.

Veelgestelde vragen

Problemen oplossen

"Die sleutel is niet geaccepteerd door Odoo." De sleutel, de login, of allebei kloppen niet. De sleutel moet bij de login horen die je hebt ingevuld, dus controleer of je de hele sleutel hebt gekopieerd en of de login het e-mailadres is waarmee die gebruiker inlogt. Twijfel je, maak dan in Odoo onder Account Security een nieuwe sleutel aan en plak die.

"We konden je Odoo op dat adres niet bereiken." Gebruik het adres waarop je Odoo opent, inclusief `https://` en zonder iets achter het domein. Staat je Odoo op je eigen server, controleer dan of die online en vanaf internet bereikbaar is. Klopt het adres, controleer dan of de gebruiker die je aanmaakte het recht Point of Sale: Administrator heeft (stap 1): Odoo weigert een gebruiker met minder, en dat verschijnt voorlopig als deze melding.

"We zien geen kassa's in je Odoo." Of er is in Odoo nog geen kassa ingericht, of de gebruiker die je aanmaakte ziet hem niet. Geef die gebruiker het recht Point of Sale: Administrator en probeer het opnieuw.

"Dit Odoo is al gekoppeld aan Passtastic." Die database is gekoppeld aan een ander Passtastic-bedrijf. Ontkoppel hem daar eerst en koppel hem dan hier.

"We herkennen deze Odoo-database, maar hij antwoordt op een ander adres." Je Odoo is verhuisd: een nieuw domein, of van Odoo Online naar je eigen server. Ontkoppel eerst de oude koppeling en koppel daarna op het nieuwe adres. Is dit een kopie van je Odoo die naast de echte draait, koppel dan de echte.

Een melding zegt dat deze Odoo-gebruiker geen contacten kan aanmaken. Sparen blijft werken, maar nieuwe leden verschijnen niet in je Odoo-contacten. Geef de gebruiker het recht Contacts in Odoo en koppel opnieuw op de Odoo-pagina; vanaf dan worden de leden aangevuld.

Punten of stempels zijn niet aangekomen. Meestal stond de klant niet op de bon. Het kan ook timing zijn: geef het een minuut. Komt er nog steeds niets binnen, controleer dan op de Odoo-pagina of de kassa aanstaat om te sparen en aan de juiste locatie gekoppeld is, en of het programma zelf aanstaat.

De beloning staat niet op de kassa. Ververs die kassa: menu (☰ rechtsboven) → Reload Data → Limited, zoals in stap 7. Sluiten en opnieuw openen is niet genoeg — een kassa houdt een eigen kopie van je loyaliteitsprogramma's bij. Ontbreekt de beloning daarna nog, controleer dan of het programma een beloning heeft (Wat de kassa teruggeeft bij een stempelkaart, een catalogusartikel op Aan de kassa bij een puntenkaart, een % korting aan de kassa (optioneel) bij een niveau), of je daarna op de Odoo-pagina op Opslaan hebt geklikt en of de klant hem echt verdiend heeft.

Bij het programma staat dat Odoo de beloning niet kon aanmaken. Odoo heeft de beloning bij het opslaan geweigerd, en het bericht toont de reden van Odoo. Controleer of Odoo nog gekoppeld is en klik bij dat programma opnieuw op Opslaan. Staat er in plaats daarvan dat de beloning niet compleet is, vul dan Wat de kassa teruggeeft in die rij aan en sla opnieuw op.

Bij het programma staat: ‘We konden deze beloning niet uit Odoo verwijderen, dus je team kan hem op de kassa nog steeds kiezen.’ Tot dit is opgelost, kan je team de oude beloning op de kassa nog steeds kiezen. Controleer of Odoo nog gekoppeld is en klik bij dat programma opnieuw op Opslaan. Ververs daarna elke kassa die al open staat: menu (☰ rechtsboven) → Reload Data → Limited, zoals in stap 7.

Voor loyaliteit zonder kassasysteem, of het koppelen van andere tools, zie Kassasystemen & integraties. Een overzicht van wat Odoo en Passtastic samen doen staat op de Odoo-integratiepagina.