Odoo POS koppelen | Passtastic Help
Passtastic
Explore
Product
Pricing
Use Cases
Customer Stories
Help
No account yet? Sign up free

Odoo POS koppelen

Wat dit doet

Koppel je Odoo Point of Sale en de kassa's die je kiest doen het loyaliteitswerk voor je. Je personeel rekent af zoals altijd, met één kleine gewoonte erbij: ze zetten de klant op de bon. Passtastic ziet de verkoop en werkt de kaart van de klant bij, meestal binnen enkele seconden — geen apart apparaat om te sparen.

Een beloning die de klant al verdiend heeft werkt ook aan de balie: een volle stempelkaart, een artikel uit je puntencatalogus, een voordeel dat bij zijn niveau hoort. Je personeel kiest het op de verkoop en het gaat eraf, zonder Odoo te verlaten.

Twee zaken, om het concreet te maken:

  • Rolling Pin, een bakkerij met een stempelkaart. Elke koffie levert een stempel op. De kassamedewerker zet Marta op de bon, slaat de flat white aan, en haar kaart heeft de stempel nog voordat ze een tafel heeft gevonden. Bij het tiende bezoek staat het gratis croissantje gewoon in de beloningenlijst op de kassa.
  • Foglia Verde, een delicatessenzaak met punten. Eén punt per euro, en het potje pesto kost 300 punten. Luca vraagt erom, de kassamedewerker kiest het op de verkoop, het potje gaat van de rekening af en een minuut later laat zijn kaart zien wat er over is.

Deze koppeling zit in elk Passtastic-abonnement: Single Location, Multi-Location en Groups & Brands.

Wat werkt op de kassa — en waarvoor je nog steeds scant

Op de kassa kan je personeel geven:

  • de beloning van een volle stempelkaart,
  • een artikel uit je puntencatalogus,
  • een voordeel dat bij het niveau van de klant hoort.

Een campagne-aanbieding kun je niet op de kassa inwisselen. Een gratis verjaardagskoffie, een "we missen je"-attentie, alles wat je als aanbieding verstuurt: dat geef je zoals je het altijd deed. Je personeel opent de Passtastic Scanner app, scant de kaart van de klant en bevestigt de aanbieding daar. Houd de scanner-app hier precies voor op een telefoon achter de balie.

Welke kaarten kunnen sparen via Odoo-verkopen

  • Punten- en niveaukaarten sparen volgens de puntenregel die aan de kaart is gekoppeld, bijvoorbeeld één punt per euro. Een kaart zonder gekoppelde regel spaart niets totdat je er een instelt.
  • Stempelkaarten sparen één stempel per betaalde verkoop — of één per meetellend artikel, als je dat zo kiest bij het instellen van het programma.
  • Coupons, pakketten (prepaid stempels / prepaid punten) en lidmaatschappen kunnen niet sparen via Odoo-verkopen, dus ze verschijnen niet in de lijst met programma's die je kunt aanzetten.

Voordat je begint

  • Odoo met Point of Sale, versie 17, 18 of 19, en de mogelijkheid om een API-sleutel aan te maken. Odoo.sh, eigen server en Community werken allemaal; op een Odoo Online-abonnement zie je bij het koppelen meteen of je database antwoordt.
  • Een Odoo-account dat een gebruiker mag aanmaken en rechten mag toekennen.
  • Minstens één gepubliceerde punten-, niveau- of stempelkaart in Passtastic. Heb je er nog geen, maak er dan een via Programma's → Nieuw programma.
  • De gratis Passtastic Scanner app op een telefoon of tablet — die gebruik je nog steeds voor campagne-aanbiedingen.
  • Optioneel: een barcodescanner op de kassa, zodat je personeel een klant oproept door zijn kaart te scannen in plaats van de naam te typen.

Stap 1 — Maak een gebruiker aan in Odoo en haal de API-sleutel op

Geef Passtastic een eigen Odoo-gebruiker in plaats van je eigen account. Zo zie je wat er gedaan is, en hem later uitzetten is één klik.

1. Maak in Odoo een nieuwe gebruiker aan — noem hem bijvoorbeeld *Passtastic Integration* — en geef hem het kassarecht Point of Sale: User en het adresboekrecht Contacts.

2. Log in Odoo in als die gebruiker.

3. Klik rechtsboven op de avatar en daarna op het persoonlijke instellingenmenu Preferences.

4. Open het beveiligingsgedeelte Account Security en klik op New API Key.

5. Als Odoo vraagt hoe lang de sleutel moet gelden, kies dan de optie zonder vervaldatum Persistent Key en kopieer de sleutel.

Odoo laat de sleutel één keer zien en daarna nooit meer. Kopieer hem voordat je dat scherm verlaat; ben je hem kwijt, maak dan een nieuwe aan.

Je hebt ook drie gegevens uit hetzelfde Odoo nodig: je Odoo-adres (het webadres waarop je Odoo opent, bijvoorbeeld `https://jouwbedrijf.odoo.com`), je databasenaam (die staat op je Odoo-inlogscherm) en de login van die gebruiker (het e-mailadres waarmee hij inlogt).

Stap 2 — Odoo aan Passtastic koppelen

1. Open in je Passtastic-dashboard Instellingen en dan Integraties (onder Bedrijf).

2. Zoek Odoo POS en klik op Koppelen.

3. Vul je Odoo-adres, de databasenaam, de login van de integratiegebruiker en de API-sleutel in en klik op Odoo koppelen.

Passtastic controleert de gegevens bij je Odoo en haalt de lijst met je kassa's op.

Sparen begint vanaf nu, niet vanaf vorige maand. Verkopen die al in je Odoo staan worden niet met terugwerkende kracht bijgeschreven. Alles wat vanaf dit moment wordt afgerekend, spaart.

Stap 3 — Koppel je kassa's aan je locaties

De pagina laat één rij per kassa in je Odoo zien. Kies voor elke kassa de Passtastic-locatie waar hij staat en zet Spaart loyaliteit aan bij de kassa's die mee moeten tellen.

  • Kassa's die we op naam kunnen koppelen zijn al ingevuld. Wat we niet kunnen koppelen begint op Niet gebruiken.
  • Nog geen locatie ervoor? Gebruik + Nieuwe locatie… in dezelfde lijst om er een aan te maken zonder de pagina te verlaten.
  • Een kassa met de melding Aandacht nodig stond niet in de laatste lijst die je Odoo stuurde. Hij spaart nog steeds en gebruikt nog steeds een scanpunt, dus controleer of je hem nog wilt laten meetellen.

Een kassa die spaart gebruikt een scanpunt. Scanpunten zijn hetzelfde tegoed waar de scanner-apps van je personeel uit putten: drie op Single Location, negen op Multi-Location, dertig op Groups & Brands. De voettekst van deze stap laat zien hoeveel je er gebruikt hebt. Elke locatie met een sparende kassa krijgt er één personeelsscanner gratis bij, dus een kassa uitzetten laat dat getal niet altijd dalen.

Stap 4 — Welke programma's sparen?

Daarna zie je je loyaliteitsprogramma's. Zet de programma's aan die moeten sparen via Odoo-verkopen en beslis per programma:

  • Sparen bij — elke verkoop, of alleen verkopen met een artikel uit de Odoo-productcategorieën die je kiest.
  • Stempels, bij een stempelkaart — één per verkoop, of één per meetellend artikel tot een grens die jij instelt.
  • Beloningen op de kassa — of een beloning van dit programma vanaf de kassa gegeven mag worden.

Controleer bij punten- en niveaukaarten of er een puntenregel gekoppeld is. Zonder die regel spaart de kaart niets, hoeveel verkopen er ook voorbijkomen.

Stap 5 — Vertel Odoo op welke producten een beloning geldt

Als je een kaart inschakelt, maken we in je Odoo een tag aan met de naam Passtastic: <naam van je beloning>. Een beloning die iets weggeeft — een gratis croissant, een gratis koffie — kan alleen van een product met die tag worden afgetrokken, zodat hij nooit per ongeluk de hele rekening korting geeft.

Zet de tag op de producten die je wilt weggeven: open in Odoo het product en voeg hem toe bij Product Tags. Eén product is genoeg; voeg er meer toe als de klant mag kiezen.

Zolang je dat niet doet, verschijnt de beloning op het kassascherm en haalt er niets af. Beloningen die een percentage van de hele bon afhalen, hebben geen tag nodig.

Stap 6 — Maak het direct (optioneel)

Passtastic vraagt je Odoo om ons te waarschuwen op het moment dat een verkoop betaald is; daarom komen verkopen meestal binnen enkele seconden binnen. Heeft de gebruiker die je aanmaakte daar geen rechten voor, dan laat Passtastic je vijf korte stappen zien en het adres dat je zelf in Odoo plakt.

Hoe dan ook gaat er niets verloren: we vragen je Odoo ook elke minuut na, dus een verkoop komt binnen een minuut binnen, ook als je deze stap nooit doet.

Stap 7 — Ververs elke kassa één keer zodat beloningen verschijnen

Een kassa bewaart een eigen kopie van je producten en spaarprogramma's, dus een kassa die al openstaat kent een net ingeschakelde beloning nog niet. Open op elke kassa het menu (☰ rechtsboven), kies Reload Data en daarna Limited. Doe dit na het koppelen en telkens als je nog een kaart inschakelt of een beloning wijzigt. Rond eerst een lopende verkoop af: bij het herladen gaat een openstaande bon verloren.

Wat je personeel aan de balie doet

De enige gewoonte: zet de klant op de bon. Je personeel zoekt de klant op naam in Odoo en voegt hem aan de verkoop toe vóór het afrekenen — dezelfde stap als bij elke andere bon. Dát levert de stempel of de punten op. Een verkoop zonder klant erop spaart niets.

Heb je een barcodescanner op de kassa, dan kan je personeel de wallet-kaart van de klant scannen in plaats van de naam te typen; dat geeft dezelfde klant.

Een beloning geven. Met de klant op de bon staan de verdiende beloningen gewoon op de kassa. Je personeel kiest er een en die gaat van de verkoop af — niets te typen, niets te onthouden. Wil de klant hem liever bewaren, dan kiezen ze niets en blijft hij op zijn kaart staan.

Campagne-aanbiedingen lopen nog steeds via de scanner-app. Een verjaardagskoffie of een "tot snel"-attentie bevestig je door de kaart van de klant te scannen in de Passtastic Scanner app, en geef je daarna gewoon aan de balie.

Je leden in je Odoo-contacten

Je leden verschijnen vanzelf in Odoo. Wanneer iemand zich aanmeldt voor je programma, voegt Passtastic hem toe aan je Odoo-contacten met naam, e-mailadres en telefoonnummer, zodat je personeel hem aan de balie met één zoekopdracht vindt. Leden die zich al vóór de koppeling aanmeldden worden in de dagen daarna aangevuld. Iemand die Odoo al kent met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer wordt gekoppeld, niet gedupliceerd.

Eén uitzondering: een lid dat geen e-mailadres en geen telefoonnummer heeft opgegeven, wordt niet aan je contacten toegevoegd — er is niets om hem op te koppelen en niets om op te zoeken. Die klanten help je zoals altijd: scan hun kaart met de Passtastic Scanner app.

Leden worden automatisch toegevoegd — daar is geen schakelaar voor. Contacten die al aangemaakt zijn blijven in Odoo staan, en een lid verwijderen in Passtastic verwijdert nooit zijn Odoo-contact.

Retouren

Boek je een verkoop terug in Odoo, dan neemt Passtastic terug wat die verkoop had opgeleverd, naar rato van wat er is terugbetaald: betaal je de halve bon terug, dan gaat de helft van de punten eraf. Een kaart komt nooit onder nul — heeft de klant die punten al uitgegeven, dan stopt het bij nul. Je kunt dit uitzetten met Punten terugnemen bij retouren op de Odoo-pagina in Passtastic.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn klanten zelf in Odoo zetten?
Nee. Iedereen die zich aanmeldt voor je loyaliteitsprogramma komt vanzelf in je Odoo-contacten, en de leden die je al had worden in de dagen daarna aangevuld. De enigen die je niet ziet zijn leden die geen e-mailadres en geen telefoonnummer hebben opgegeven; voor hen scant je personeel de kaart met de Passtastic Scanner app.
Wat schrijven jullie precies in mijn Odoo?
Vier soorten dingen, allemaal loyaliteit. Je loyaliteitsleden als contacten — naam, e-mailadres, telefoonnummer — elk met een Passtastic-referentiecode. Je loyaliteitsprogramma's en hun beloningen, voor de programma's die je hebt aangezet, plus één kaartrecord per lid met de code die op hun kaart in de wallet staat. Een barcoderegel met de naam *Passtastic pass*, zodat een kassa een wallet-kaart kan lezen. En een automatiseringsregel op betaalde orders, met de webhookactie die daarbij hoort, zodat we weten wanneer een verkoop is betaald. We komen niet aan je producten, je prijzen, je verkopen of aan een contact dat geen lid is, en een contact dat je al had wordt gekoppeld in plaats van overschreven.
Nemen retouren stempels en punten terug?
Ja, naar rato van wat er is terugbetaald en nooit onder nul. Betaal je een derde van de bon terug, dan gaat een derde van de punten eraf. Je kunt het per koppeling uitzetten met Punten terugnemen bij retouren.
Kan mijn personeel de kaart nog met de Passtastic-app scannen — geeft dat dan geen dubbele punten?
Dat kan, en voor campagne-aanbiedingen moet het. Maar een scan en een verkoop worden apart geteld: scant je personeel de kaart én zet het de klant op diezelfde verkoop, dan krijgt de klant het dubbel. Kies aan de balie één manier van sparen — zodra Odoo gekoppeld is, is dat de verkoop — en houd de scanner-app voor campagne-aanbiedingen en voor klanten die niet in je Odoo-contacten staan.
Wat als de klant niet op de bon staat?
Dan spaart die verkoop niets, en achteraf koppelen kan niet meer. Merkt je personeel het terwijl de klant er nog is, dan lost een snelle scan van zijn kaart met de Passtastic Scanner app het op; later kun je de stempel of de punten met de hand toevoegen via de pagina Klanten in je dashboard.
We hebben de verkeerde klant op een verkoop gezet. Kunnen we dat omzetten?
Niet van zichzelf. We wijzen een verkoop met opzet aan niemand anders toe — gokken bij wie een verkoop echt hoorde, is niets wat we achter je rug om moeten doen. Herstel het met de hand op de pagina Klanten in je dashboard: haal de stempels of punten weg bij de klant die ze kreeg, en geef hetzelfde aantal aan de klant die ze had moeten krijgen. Doe het als het kan dezelfde dag, zolang je nog weet om welke verkoop het ging.
We hebben een verkoop terugbetaald waarbij de klant een beloning gebruikte. Wat gebeurt er met de beloning?
Zit de beloningsregel in de terugbetaling, dan komt de beloning terug op de kaart en kan de klant hem opnieuw gebruiken. Heeft de klant het gratis artikel gehouden, laat die regel dan uit de terugbetaling en betaal alleen terug wat er echt is teruggebracht. Eén ding om te weten als je alleen de beloningsregel terugbetaalt en niets anders: de kaart gaat precies terug naar de stand van vóór de beloning, dus wat diezelfde verkoop opleverde blijft niet staan — vul dat met de hand aan op de pagina Klanten als de klant iets op dat bonnetje heeft betaald.
Wat als een nieuw lid niet te vinden is op de kassa?
Wacht even en zoek opnieuw — wie zich net heeft aangemeld staat binnen een paar minuten in je Odoo-contacten. Staat hij er dan nog niet, dan heeft hij zich hoogstwaarschijnlijk zonder e-mailadres en zonder telefoonnummer aangemeld; scan dan zijn kaart met de Passtastic Scanner app.

Problemen oplossen

"Die sleutel is niet geaccepteerd door Odoo." De sleutel, de login, of allebei kloppen niet. De sleutel moet bij de login horen die je hebt ingevuld, dus controleer of je de hele sleutel hebt gekopieerd en of de login het e-mailadres is waarmee die gebruiker inlogt. Twijfel je, maak dan in Odoo onder Account Security een nieuwe sleutel aan en plak die.

"We konden je Odoo op dat adres niet bereiken." Gebruik het adres waarop je Odoo opent, inclusief `https://` en zonder iets achter het domein. Staat je Odoo op je eigen server, controleer dan of die online en vanaf internet bereikbaar is.

"We zien geen kassa's in je Odoo." Of er is in Odoo nog geen kassa ingericht, of de gebruiker die je aanmaakte ziet hem niet. Geef die gebruiker het recht Point of Sale: User en probeer het opnieuw.

"Dit Odoo is al gekoppeld aan Passtastic." Die database is gekoppeld aan een ander Passtastic-bedrijf. Ontkoppel hem daar eerst en koppel hem dan hier.

"We herkennen deze Odoo-database, maar hij antwoordt op een ander adres." Je Odoo is verhuisd: een nieuw domein, of van Odoo Online naar je eigen server. Ontkoppel eerst de oude koppeling en koppel daarna op het nieuwe adres. Is dit een kopie van je Odoo die naast de echte draait, koppel dan de echte.

Een melding zegt dat deze Odoo-gebruiker geen contacten kan aanmaken. Sparen blijft werken, maar nieuwe leden verschijnen niet in je Odoo-contacten. Geef de gebruiker het recht Contacts in Odoo en koppel opnieuw op de Odoo-pagina; vanaf dan worden de leden aangevuld.

Punten of stempels zijn niet aangekomen. Meestal stond de klant niet op de bon. Het kan ook timing zijn: geef het een minuut. Komt er nog steeds niets binnen, controleer dan op de Odoo-pagina of de kassa aanstaat om te sparen en aan de juiste locatie gekoppeld is, en of het programma zelf aanstaat.

De beloning staat niet op de kassa. Sluit die kassa en open hem één keer opnieuw — Odoo haalt beloningen alleen op bij het openen van een kassa. Ontbreekt hij daarna nog, controleer dan of Beloningen op de kassa aanstaat voor dat programma en of de klant hem echt verdiend heeft.

Voor loyaliteit zonder kassasysteem, of het koppelen van andere tools, zie Kassasystemen & integraties. Een overzicht van wat Odoo en Passtastic samen doen staat op de Odoo-integratiepagina.