Alleen-leden Kaarten & Uitnodigingscodes

Wat is een Alleen-leden kaart?

Een gewone kaart is openbaar — iedereen die je QR-code scant of je link opent kan hem installeren. Een Alleen-leden kaart werkt anders: het is een gastenlijst, geen openbare aanmeldpagina. Alleen de mensen die jij uitnodigt kunnen hem installeren.

Elk lid krijgt zijn eigen eenmalige uitnodigingscode. Elke code hoort bij één persoon op je lijst en is goed voor één kaartinstallatie, dus niemand belandt op je gastenlijst zonder dat jij hem daar zet. Codes zijn echter niet gekoppeld aan een telefoon of e-mailadres — behandel een uitnodigingslink als de kaart zelf en vraag je leden hem niet door te sturen. Daarom zijn Alleen-leden kaarten ideaal voor besloten clubs, VIP-niveaus, personeelsvoordelen of betaalde lidmaatschappen waarbij je precies wilt bepalen wie erbij mag.

Weet je niet welk type kaart bij je past? Bekijk Kaarttypes uitgelegd. Je kunt elke kaart later Alleen-leden maken (of weer openbaar) via de schakelaar Alleen leden op het tabblad Instellen.

Twee manieren om leden uit te nodigen

Of je codes in batch kunt genereren, hangt af van één instelling: gegevensverzameling.

Gegevensverzameling AAN → genereer een batch uitnodigingscodes

Als je kaart bij installatie om de gegevens van het lid vraagt (naam, e-mail, enz.), kun je vooraf een batch uitnodigingscodes genereren — een stapel unieke codes die nog aan niemand gekoppeld zijn. Leden vullen hun eigen gegevens in wanneer ze hun code invoeren en de kaart installeren.

Dit is de snelste optie als je codes in één keer verspreidt — flyers, een QR-sticker op de toonbank, een bonnetje of een mailinglijst. Vanaf de pagina Klanten: Codes aanmaken → stel in hoeveel codes je nodig hebt, hoe lang ze geldig blijven en optioneel een batchlabel om overzicht te houden → Codes aanmaken. Je kunt de batch als CSV downloaden om te printen of te delen.

Ongebruikte uitnodigingscodes — uit een batch of één voor één aangemaakt — verschijnen niet op je lijst met Klanten — het zijn nog maar codes, geen mensen. Een lid verschijnt pas als klant zodra hij zijn code gebruikt en de kaart installeert. Tot die tijd vind je de batch (hoeveel codes er nog ongebruikt zijn, plus de CSV-download) in de weergave Codes aanmaken.

Gegevensverzameling UIT → voeg elk lid eerst toe met zijn naam

Als je kaart geen gegevens verzamelt bij installatie, kunnen codes niet blind gegenereerd worden — er zou geen manier zijn om te weten wie wie is. In plaats daarvan voeg je elk lid zelf eerst toe, met minimaal de naam, en maakt Passtastic daarbij hun uitnodigingscode aan. Daarna stuur je hen de code.

Dit is geen beperking — zo blijft een Alleen-leden kaart écht onder controle: elke code is al aan een echte persoon op je lijst gekoppeld voordat hij ooit wordt verstuurd, zodat je altijd weet wie er op je gastenlijst staat.

Flyers met code printen

Als je Alleen-leden kaart aan de balie wordt verkocht of uitgedeeld, print dan flyers: elke flyer heeft zijn eigen eenmalige code in de QR-code, zodat de klant scant, zijn gegevens invult en de kaart toevoegt — niets om over te typen.

1. Open Locaties, kies de winkel en klik onder Aanmeldposters hier bij de kaart op Poster.

2. Kies het tabblad Flyers met code. Stel in hoeveel, het formaat (A6, A5 of A4) en optioneel de stappen (bewerken, toevoegen of verwijderen, tot zes), een welkomstregel en een inforegel.

3. Klik op Flyers downloaden. Je krijgt één PDF met een flyer per pagina — print alleen de pagina's die je nodig hebt — en een A4-vel met acht flyers per pagina. Tot 200 flyers per download.

Aanmeldingen via deze flyers tellen voor die winkel. Het tabblad toont hoeveel flyers daar nog ongebruikt zijn; Opnieuw printen downloadt ze nog een keer, Ongebruikte annuleren maakt de codes op een kwijtgeraakt vel ongeldig. Codes op flyers blijven een jaar geldig vanaf het printen.

De waarderegel op de flyer (tegoed, aantal keren of geldigheid) komt van de kaart. Omdat een flyer de kaart met die waarde installeert, bewaar je ongebruikte flyers achter de kassa, net als cadeaubonnen.

Test je eigen kaart

Probeer de uitnodigingsflow eerst zelf uit voordat je iemand anders uitnodigt. Direct nadat je een Alleen-leden kaart publiceert, leidt het activatiescherm je door het jezelf toevoegen als testlid: je voegt jezelf toe als eerste klant, krijgt je eigen uitnodigingscode en gebruikt die om de kaart te installeren — precies wat je leden ook meemaken. Je ziet beide kanten: de code die je zou weggeven, en wat een lid ziet als hij hem invoert.

Een code aan een lid geven

Vanaf de pagina Klanten:

1. Voeg het lid toe (Klant uitnodigen) of genereer een batch codes (Codes aanmaken) — afhankelijk van welke gegevensverzamelingsinstelling hierboven bij jou past.

2. Voor een lid dat je op naam hebt toegevoegd: open zijn rij en gebruik Code kopiëren om alleen de code te pakken, of Uitnodigingslink kopiëren voor een link met de code er al in — kies wat het makkelijkst is voor je kanaal (sms, e-mail, geprinte kaart). Voor een batch haal je de codes en hun uitnodigingslinks uit de CSV-download van de batch in de weergave Codes aanmaken. Een lid dat de link opent, komt meteen bij de stap om de kaart aan de wallet toe te voegen, met de code al toegepast; een lid dat alleen de code heeft, voert die in het veld Uitnodigingscode van je aanmeldpagina in. Wordt de code niet geaccepteerd, dan zegt de pagina dat en vraagt ze de code op de flyer of link te controleren. Zodra ze de link hebben geopend, blijft hij werken totdat de kaart geïnstalleerd is; een uitnodiging die niemand opent, verloopt samen met de code (standaard na 72 uur), dus geef dan gewoon een nieuwe uit.

3. Stuur het zoals jou uitkomt — sms, e-mail, WhatsApp of persoonlijk overhandigd.

4. Gebruik het filter Uitgenodigd op de pagina Klanten om elk op naam toegevoegd lid te zien aan wie je een code hebt gestuurd en dat de kaart nog niet heeft geïnstalleerd — je opvolglijst in één oogopslag. Voor batchcodes zie je in de weergave Codes aanmaken hoeveel codes in elke batch nog ongebruikt zijn.

Veelgestelde vragen

Een lid zegt dat zijn code niet werkt. Codes zijn eenmalig te gebruiken — als de kaart er al mee is geïnstalleerd, is de code gebruikt. Als de uitnodigingslink dan opnieuw wordt geopend, verschijnt Deze kaart staat al in je wallet, met een regel dat een kaart op één telefoon tegelijk werkt: dat hoort zo, het is geen fout, en hij kan de kaart gewoon in zijn wallet-app openen. Is de kaart echt op een andere telefoon nodig, open dan zijn rij en gebruik Opnieuw genereren om een nieuwe uit te geven (de oude vervalt dan meteen).

• Iedereen met je link of QR-code kan de kaart installeren, zonder code.
• Leden die de kaart al hebben, houden hem.
• Codes die je al hebt verstuurd, blijven werken.
• Zolang het uit staat, kun je geen nieuwe uitnodigingscodes maken. Zet het weer aan om ze opnieuw te maken.

"Om een batch uitnodigingscodes te genereren, zet gegevensverzameling aan…" Dit bericht betekent dat je kaart geen ledengegevens verzamelt bij installatie, waardoor Passtastic geen anonieme codes kan genereren. Zet gegevensverzameling aan voor de kaart, of voeg leden één voor één toe met hun naam (zie hierboven).

Mijn abonnement beperkt hoeveel codes ik in één keer kan genereren. Trial- en lagere abonnementen beperken de batchgrootte. Upgrade je abonnement om grotere batches te genereren.