Pakketten, tegoed & lidmaatschappen zelf verkopen
Wat zijn deze kaarten?
Met Passtastic maak je drie soorten kaarten die je zelf verkoopt en uitdeelt. Je int de betaling zoals je al gewend bent — contant, met je eigen pinapparaat, per factuur — en Passtastic geeft alleen de digitale pas uit en houdt bij wat er nog over is.
- Pakket — bijv. "10 koffies, elke keer eentje afgestempeld." Een pakket bezoeken of gebruiken, één voor één in te wisselen.
- Tegoed — bijv. "€ 50 tegoed om te besteden", of "500 tokens" als je in je eigen eenheid telt. Een tegoed dat de klant beetje bij beetje opmaakt.
- Lidmaatschap — bijv. "3 maanden toegang tot de studio." Toegang voor beperkte tijd, gecontroleerd bij elk bezoek.
Er komt geen online betaling bij kijken — jij bepaalt de prijs en hoe je die int. Passtastic houdt alleen het saldo bij en toont de kaart in de Apple of Google Wallet van de klant.
Stap 1: Maak de kaart
1. Open Programma's in de zijbalk en klik op Nieuw programma.
2. Kies een kaarttype: Pakket, Tegoed of Lidmaatschap.
3. Stel in wat de klant krijgt:
- Pakket: Aantal bezoeken/gebruiken (bijv. 10 koffies, 5 knipbeurten, 20 lessen — tot 50)
- Tegoed: Valuta en Waarde — in welke valuta het tegoed staat en hoeveel de klant krijgt om te besteden. Verkoop je iets wat geen geld is, zoals speelhaltokens of spelpunten? Open Valuta, kies Iets anders… en typ je eigen eenheid (maximaal 30 tekens). Die wordt in hele getallen geteld, en dat is wat klanten op hun kaart zien en je personeel bij het scannen. Met ← gebruik een valuta ga je terug.
- Voor alle drie: Geldig voor (dagen) — hoelang de pas actief blijft nadat hij is uitgegeven. Laat leeg voor geen vervaldatum.
- Wat is inbegrepen (of Wat leden krijgen bij lidmaatschappen) — een korte lijst die op de kaart wordt getoond. Bij lidmaatschappen is dit alleen een korte samenvatting — voor de volledige voordelenlijst met aantallen en herhalingsschema's, zie Inbegrepen voordelen toevoegen hieronder.
- Voorwaarden (optioneel) — worden op de achterkant van de kaart getoond
Er is hier geen online prijs: je rekent af aan je eigen balie, zoals je altijd doet, en geeft daarna de kaart uit. Verkoop je daar vooraf opgewaardeerde tegoedkaarten, bijvoorbeeld € 12 tegoed voor € 10, dan kun je een Verkoopprijs instellen zodat de totalen op de scanner elke verkoop meetellen: zie Vooraf opgewaardeerde kaarten verkopen in Het tegoed van vandaag op de scanner.
4. Pas het ontwerp en de locaties aan, net als bij elke andere kaart.
5. Publiceer.
Stap 2: Geef hem aan klanten
Hoe je de kaart uitdeelt, hangt af van of Gegevensverzameling aan staat voor deze kaart (op het tabblad Setup).
Gegevensverzameling AAN — codes aanmaken
Gebruik dit als je codes wilt printen of uitdelen zonder zelf de gegevens van elke klant te verzamelen — zij vullen hun eigen naam in bij het installeren.
1. Open Klanten in de zijbalk en klik op Codes aanmaken.
2. Stel het Aantal codes in, hoelang Codes verlopen na (dagen), de Codelengte en optioneel een Batchlabel (optioneel).
3. Klik op Codes aanmaken en daarna op CSV downloaden, of print de batch.
Elke code is eenmalig te gebruiken. Deel ze uit aan de balie, print ze op bonnetjes of flyers, of maak er QR-stickers van. Wanneer een klant een code inwisselt, installeert hij de kaart al gevuld met de bezoeken, het tegoed of de lidmaatschapsduur die jij hebt ingesteld.
Gegevensverzameling UIT — voeg klanten direct toe
1. Open Klanten in de zijbalk en klik op Klant uitnodigen.
2. Kies het programma en vul dan de naam en het e-mailadres van de klant in (en telefoon als je hem later berichten wilt sturen).
3. Bevestig — Passtastic geeft direct zijn kaart uit met het startsaldo dat jij hebt ingesteld. Laat E-mailuitnodiging versturen aangevinkt en hij krijgt een link per e-mail; vink het uit en jij krijgt zijn uitnodigingscode om zelf door te geven.
Alleen lidmaatschappen — een bestaande lijst importeren
Staan je leden al in een spreadsheet, dan hoef je ze niet één voor één toe te voegen. Open Klanten en klik op Klanten importeren om een CSV- of Excel-bestand te uploaden — iedereen krijgt zijn lidmaatschap met de geldigheidsduur die je hebt ingesteld, plus een eigen uitnodigingslink, die meteen naar het toevoegen aan de wallet leidt en, eenmaal geopend, blijft werken totdat de kaart geïnstalleerd is (een uitnodiging die niemand opent, verloopt samen met de code — stuur dan gewoon een nieuwe). Zie Importeer je bestaande klanten.
Bij lidmaatschappen kan dat omdat er geen saldo over te zetten is — alleen een start- en einddatum. Pakketten en tegoed kun je niet importeren: een spreadsheet kan niet betrouwbaar zeggen of "50" vijftig bezoeken, vijftig punten of vijftig euro betekent, en een fout zou echte waarde weggeven. Gebruik daarvoor codes of voeg klanten direct toe.
Stap 3: Houd het gebruik bij
Open Klanten, zoek de klant op en open zijn kaart. Bovenaan zie je hoeveel er nog over is:
- Pakket — resterende bezoeken van het totaal (bijv. "3 / 10 stempels")
- Tegoed — het resterende tegoed
- Lidmaatschap — wanneer het verloopt, of "Geen vervaldatum" als je de geldigheid leeg hebt gelaten
Een bezoek inwisselen of tegoed besteden
- Pakket: de primaire actieknop bij de klant heet Inwisselen — tik erop bij elk gebruik.
- Tegoed: de primaire actieknoppen heten Opwaarderen en Afschrijven. Opwaarderen — voegt het tegoed toe dat de klant net heeft betaald; dit wordt geregistreerd bij de vestiging die is geselecteerd onder Werkt bij. Afschrijven — tik erop en voer het af te trekken bedrag in.
- Lidmaatschappen hebben geen saldo om in te wisselen — die worden alleen bijgehouden via de vervaldatum, dus daarvoor is er geen inwissel-/bestedingsknop.
Een saldo corrigeren
Open het menu met meer opties (⋯) bij de klant:
- Afschrijven — trek af van een tegoedsaldo
- Saldo instellen — corrigeer het saldo naar een exacte waarde
- Saldo resetten — zet het terug naar nul
Elke wijziging verschijnt op het tabblad Activiteit van de klant, zodat je altijd kunt zien wat er is toegevoegd, ingewisseld of gecorrigeerd — en, voor Eigenaren en Beheerders, wie het deed.
Prijzen (alleen tegoed)
Verkoop je meerdere verschillende dingen via één tegoedkaart — potjes in een speelhal, wasbeurten bij een wasstraat — in plaats van één vast saldo? Geef de kaart een prijslijst: de klant of je personeel kiest waarvoor ze betalen, en het juiste bedrag gaat automatisch van het saldo af.
1. Open het tabblad Instellen van het programma → Prijzen.
2. Klik onder Prijzen op + Prijs toevoegen. Zoek een bestaand item of typ een nieuwe naam — een nieuwe naam wordt bij publiceren toegevoegd aan je gedeelde Items-catalogus, net als de beloningen van een puntenkaart. Zie Items & beloningen.
3. Stel de prijs in de eenheid van de kaart in. Een eigen eenheid (zoals "Speelkrediet") accepteert alleen hele getallen; een valuta accepteert tot 2 decimalen.
4. Voeg zoveel prijzen toe als de kaart verkoopt, en verwijder prijzen die niet meer gelden.
5. Beloningen op de achterkant van de kaart tonen (standaard uit) — zet aan om elke prijs op de achterkant van de wallet-pas te tonen. Dit blijft actueel zodra je een prijs wijzigt.
6. Publiceren — de prijzen gaan live, net als elke andere kaartwijziging.
Aan de balie: met prijzen ingesteld toont de scanner de prijslijst boven de handmatige bedraginvoer. Personeel tikt op een prijs en het bedrag gaat er automatisch af — zonder typen. Niet genoeg tegoed? Dan gaat er niets af.
Beperken welke prijzen een scanner toont: open Locaties → de winkel → het tandwiel-icoon van de scanner → Producten op deze scanner → Alleen deze en vink de prijzen aan die die scanner moet tonen, onder Inwisselen. Vink er precies één aan en de scanner vervangt de lijst door één grote knop. Kan manageracties gebruiken moet voor dat apparaat ook aan staan, anders kan het personeel geen eigen bedrag intypen in plaats van op een prijs te tikken. Zie Scannertoegang wijzigen.
Voorbeeld: een speelhal draait op één kaart „Arcade-tegoed" voor alle automaten — „1 potje" voor 3 credits, „Lasergamen" voor 5 credits. De scanner bij het lasergamen heeft alleen Lasergamen aangevinkt onder Inwisselen, dus het personeel daar ziet één knop en tikt erop. Een wasstraat met een tegoedkaart in euro's kan hetzelfde doen — Basiswas (€ 8) bij de ene baan, Volledige detailing (€ 25) bij de andere.
Vanuit het dashboard: open Klanten, zoek de klant op en tik op Afschrijven (of Van saldo aftrekken in het menu met meer opties). Heeft de kaart prijzen, dan worden die getoond om uit te kiezen, plus Ander bedrag… voor alles wat niet op de lijst staat.
Teamleden die beperkt zijn tot bepaalde winkels zien „De prijzen van deze kaart worden ingesteld door de accounteigenaar" in plaats van de prijslijst — prijzen beheren kan alleen een Eigenaar, Beheerder, of een lid zonder winkelbeperking.
Inbegrepen voordelen toevoegen (alleen lidmaatschappen)
Lidmaatschappen die je zelf uitgeeft, kunnen ook inbegrepen voordelen hebben — een lijst met voordelen zoals "elke dag een gratis koffie," een vast aantal gastenpassen of een vaste korting. Stel dit in na publicatie, via het tabblad Instellen van het programma → Inbegrepen voordelen. Zie Inbegrepen voordelen: wat je krijgt bij een lidmaatschaps- of loyaliteitskaart.