Configura le prenotazioni dei tavoli
Con Prenotazioni, i tuoi ospiti prenotano un tavolo da un link che controlli tu: sul tuo sito, nel tuo profilo Google, su Instagram o con un codice QR su un volantino. Ogni prenotazione arriva nella tua dashboard e, se l'ospite è un membro, sulla sua carta fedeltà. È incluso in tutti i piani, e non ci sono costi per coperto né per prenotazione.
È pensato per i clienti abituali che hai già. Non è un marketplace: gli ospiti vedono il tuo nome e i tuoi colori, non quelli di altri.
Attiva le prenotazioni
1. Apri Prenotazioni nella barra laterale. Alla prima visita vedi Ricevi prenotazioni dai tuoi clienti. Clicca su Configura le prenotazioni. 2. Se hai più locali, scegli il locale in Sede. Ogni locale ha le sue prenotazioni e il suo link. 3. Controlla il Fuso orario. È già compilato e indicato come suggerito per questa sede. I turni e i promemoria seguono questo orologio. 4. In Servizi, clicca su Aggiungi servizio per ogni parte della giornata in cui accetti prenotazioni, per esempio pranzo e cena. Per ognuno imposta i Giorni, il Primo turno, l'Ultimo turno e il numero di Posti. I posti sono gli ospiti seduti contemporaneamente, non i tavoli. Due servizi dello stesso giorno non possono sovrapporsi. 5. In Dimensioni dei gruppi, anticipo e cancellazioni, imposta il Gruppo più grande che prenota online. I gruppi più grandi, fino al Gruppo più grande che può fare richiesta, inviano una richiesta a cui rispondi tu. In Quando qualcuno prenota scegli Conferma automaticamente oppure Confermo io ogni prenotazione. Una prenotazione in cui l'ospite si siede conta come visita sulla carta di un membro, a meno che tu non disattivi Conta gli ospiti seduti come una visita nella stessa sezione. 6. In Avvisami via email delle nuove prenotazioni, aggiungi l'indirizzo che deve sapere di ogni nuova prenotazione. In Telefono per gli avvisi, aggiungi un cellulare con il prefisso internazionale se vuoi un SMS per le prenotazioni del giorno stesso. 7. Clicca su Attiva.
Poi la pagina si apre su Oggi. Le tre schede Oggi, Impostazioni e Condividi stanno sotto il titolo, con una linea sotto quella in cui ti trovi. La scheda Condividi ha il tuo link, il codice per il sito e la tua card da tavolo. Quando le prenotazioni sono attive, l'interruttore in alto nelle Impostazioni si chiama Prenotazioni attive: spegnilo per non accettare nuove prenotazioni; quelle esistenti restano. Puoi tornare a Impostazioni in qualsiasi momento e cliccare Salva dopo una modifica.
Come orientarti nelle Impostazioni
La barra in alto di Impostazioni contiene il selettore Sede e l'interruttore Prenotazioni attive. Sotto, ogni parte è una sezione che apri e chiudi: Fuso orario, Servizi, Quanto tempo resta riservato un tavolo, Dimensioni dei gruppi, anticipo e cancellazioni, Cosa chiedere agli ospiti, Carta offerta dopo la prenotazione, Giorni di chiusura e orari speciali e Messaggi. Una sezione chiusa mostra un'icona e un riepilogo di due righe di ciò che è impostato ora, così controlli tutto senza aprirla.
- I campi collegati stanno sulla stessa riga, con una frase di esempio sotto, per esempio: «Gli ospiti possono prenotare subito da 1 a 6 persone. I gruppi da 7 a 10 inviano una richiesta che confermi tu. Ai gruppi più grandi viene chiesto di chiamare». Leggila come la leggerebbero i tuoi ospiti.
- Ogni servizio è una riga con Modifica; Aggiungi servizio ne aggiunge un altro.
- Salva si trova in alto nella pagina, accanto all'interruttore Prenotazioni attive. Sul telefono sta nella barra sopra la navigazione in basso. Appena modifichi qualcosa, accanto compare Modifiche non salvate finché non salvi, e uscendo dalla pagina ti viene chiesto prima.
- Se il salvataggio non riesce, la sezione a cui appartiene il problema si apre da sola e mostra cosa correggere.
Servizi, posti e quanto tempo resta riservato un tavolo
Un ospite può prenotare un orario se i tuoi posti sono liberi per tutto il tempo in cui il suo tavolo resta riservato. In Quanto tempo resta riservato un tavolo elenchi le dimensioni dei gruppi dalla più piccola alla più grande, per esempio fino a 2 ospiti 90 minuti e oltre 2 ore. L'Intervallo tra gli orari prenotabili è di 15 o 30 minuti. Il limite facoltativo Prenotazioni per fascia oraria evita che tutti arrivino nello stesso quarto d'ora.
Il tuo staff può sempre aggiungere una prenotazione a mano, anche oltre la capienza. Solo gli ospiti online sono vincolati ai tuoi limiti.
Cosa chiedere agli ospiti
In Cosa chiedere agli ospiti, nome e dimensione del gruppo si chiedono sempre, e per le prenotazioni online l'email è sempre obbligatoria, perché è lì che arriva la conferma ed è così che l'ospite viene collegato alla sua carta fedeltà. Il telefono lo decidi tu: attivo è obbligatorio, togli la spunta a Obbligatorio per renderlo facoltativo, oppure disattivalo per togliere del tutto il campo dal modulo. Puoi chiedere anche l'occasione, il compleanno e le esigenze alimentari. Meno domande significano più prenotazioni. Subito sotto, Carta offerta dopo la prenotazione decide quale carta fedeltà viene offerta agli ospiti a prenotazione fatta: compare nella schermata di conferma e nell'email, e un ospite che ha già una delle tue carte viene collegato a quella, così visite e no-show finiscono sulla carta giusta. Automatica sceglie la carta con un link di iscrizione in questo locale, altrimenti la tua carta a timbri, punti o livelli più vecchia. Scegli un'altra carta dall'elenco per cambiare. Coupon, abbonamenti, carte prepagate e carte con codice di iscrizione non vengono mai offerti, e se la carta scelta viene poi ritirata dalla pubblicazione, la pagina torna ad Automatica senza avvisare.
Messaggi e giorni di chiusura
- Messaggi: gli ospiti ricevono sempre un'email di prenotazione. Attiva Invia agli ospiti un SMS di promemoria solo se vuoi spendere crediti SMS per questo (come funzionano gli SMS); non arriva mai negli Stati Uniti, e i numeri belgi (+32) non possono ancora ricevere SMS. I promemoria via wallet e via email sono gratuiti.
- Condizioni di prenotazione: una frase che gli ospiti vedono mentre prenotano, per esempio la tua regola per chi non si presenta.
- Giorni di chiusura e orari speciali: festivi, eventi privati e giorni con orari propri. In una data di chiusura gli ospiti non possono prenotare, e in un giorno speciale vedono solo gli orari che imposti tu (vedi sotto).
Festivi e orari speciali
In Giorni di chiusura e orari speciali, Aggiungi giorno speciale imposta una data con orari propri. Spunta i servizi attivi, cambia il loro Primo turno, Ultimo turno o Posti e aggiungi una nota come «Capodanno». Un giorno senza alcun servizio spuntato è chiuso. Gli ospiti vedono solo quegli orari, e Oggi mostra «Orari speciali oggi» in quella data. Le prenotazioni già esistenti restano come sono.
Mancate presentazioni ripetute
In Dimensioni dei gruppi, anticipo e cancellazioni, Blocca la prenotazione online dopo ripetute mancate presentazioni impedisce le prenotazioni online di un ospite con 2, 3 o 5 mancate presentazioni negli ultimi 90, 180 o 365 giorni. All'ospite viene chiesto di chiamarti e non gli viene mai detto il motivo. Il tuo staff può sempre aggiungere la prenotazione. Per togliere il blocco, ripristina la mancata presentazione nella sua prenotazione.
Cosa non c'è in questa versione
Non ci sono ancora caparre o garanzie con carta, né piantine dei tavoli: gestisci posti, non tavoli con un nome. Puoi comunque scrivere il nome di un tavolo su una prenotazione.