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Collega Odoo POS

Cosa fa

Collega il tuo Odoo Punto Vendita e le casse che scegli fanno il lavoro di fedeltà al posto tuo. Il tuo staff batte lo scontrino come sempre, con una piccola abitudine in più: mette il cliente sullo scontrino. Passtastic vede la vendita e aggiorna la tessera del cliente, di solito in pochi secondi — nessun dispositivo separato per accumulare.

Anche un premio già guadagnato funziona al banco: una tessera a timbri completa, un articolo del tuo catalogo punti, un vantaggio legato al livello del cliente. Il tuo staff lo sceglie sulla vendita e viene scalato, senza uscire da Odoo.

Due negozi, per farla concreta:

  • Rolling Pin, un panificio con tessera a timbri. Ogni caffè vale un timbro. La cassiera mette Marta sullo scontrino, batte il flat white, e la sua tessera guadagna il timbro prima che lei trovi un tavolo. Alla decima visita il cornetto gratis è già nella lista premi della cassa.
  • Foglia Verde, una gastronomia con i punti. Un punto per euro, e il vasetto di pesto costa 300 punti. Luca lo chiede, la cassiera lo sceglie sulla vendita, il vasetto esce dal conto e un minuto dopo la sua tessera mostra quel che resta.

Il collegamento con Odoo fa parte del pacchetto Collega la tua cassa. È attivo durante i 14 giorni di prova gratuita e si paga per sede; vedi Prezzi. Se rimuovi il pacchetto, il collegamento va in pausa: le vendite non aggiungono più timbri o punti da sole, il tuo staff scansiona come prima e non si cancella nulla. Hai ancora un piano precedente? Il tuo piano mantiene ciò che includeva; vedi Piani, limiti e come fare l'upgrade.

Cosa funziona in cassa — e cosa richiede ancora una scansione

In cassa il tuo staff può dare:

  • il premio di una tessera a timbri completa,
  • un articolo del tuo catalogo punti,
  • un vantaggio legato al livello del cliente.

Un'offerta di campagna non si può riscattare in cassa. Un caffè gratis di compleanno, un pensiero «ci manchi», qualsiasi cosa tu invii come offerta: quelle si danno come sempre. Il tuo staff apre la Passtastic Scanner app, scansiona la tessera del cliente e conferma lì l'offerta. Tieni l'app scanner su un telefono dietro al banco proprio per questo.

Quali tessere possono accumulare dalle vendite Odoo

  • Le tessere punti e livelli accumulano secondo la regola punti collegata alla tessera, per esempio un punto per euro. Una tessera senza regola collegata non accumula nulla finché non ne configuri una.
  • Le tessere a timbri accumulano un timbro per ogni vendita pagata — oppure uno per articolo valido, se lo scegli quando configuri il programma.
  • Coupon, pacchetti (timbri prepagati / punti prepagati) e membership non possono accumulare dalle vendite Odoo, quindi non compaiono nell'elenco dei programmi che puoi attivare.

Prima di iniziare

  • Odoo con il Punto Vendita, versione 17, 18 o 19, e la possibilità di creare una chiave API. Odoo.sh, installazione tua e Community funzionano tutti; su un piano Odoo Online, il collegamento ti dice subito se il tuo database risponde.
  • Un accesso Odoo che possa creare un utente e assegnargli i permessi.
  • Almeno una tessera punti, livelli o timbri pubblicata in Passtastic. Se non ne hai ancora una, creala da Programmi → Nuovo programma.
  • La Passtastic Scanner app gratuita su un telefono o tablet — ti servirà ancora per le offerte di campagna.

Passo 1 — Crea un utente in Odoo e ottieni la sua chiave API

Dai a Passtastic un utente Odoo tutto suo invece di usare il tuo. Così vedi cosa ha fatto, e disattivarlo in futuro è un clic.

1. In Odoo crea un nuovo utente — chiamalo per esempio Passtastic Integration — e dagli il permesso di punto vendita Point of Sale: Administrator e il permesso della rubrica Contacts. Serve Administrator perché Passtastic crea nel tuo Odoo i programmi fedeltà, i relativi tag prodotto e la regola del codice a barre per le carte del wallet, e Odoo lo permette solo a un amministratore del punto vendita. Con Point of Sale: User il collegamento non funziona.

2. Accedi a Odoo con quell'utente.

3. Clicca sull'avatar in alto a destra, poi sulla voce delle impostazioni personali Preferences.

4. Apri la sezione di sicurezza Account Security e clicca su New API Key.

5. Quando Odoo chiede quanto deve durare la chiave, scegli l'opzione senza scadenza Persistent Key, poi copia la chiave.

Odoo mostra la chiave una volta sola e mai più. Copiala prima di lasciare quella schermata; se la perdi, creane una nuova.

Ti servono anche tre dati dallo stesso Odoo: il tuo indirizzo Odoo (l'indirizzo web con cui apri Odoo, per esempio `https://tuaazienda.odoo.com`), il nome del database (è scritto nella schermata di accesso a Odoo) e il login di quell'utente (l'indirizzo email con cui accede).

Passo 2 — Collega Odoo a Passtastic

1. Nella tua dashboard Passtastic apri Impostazioni, poi Integrazioni (sotto Attività).

2. Trova Odoo POS e clicca su Collega.

3. Compila l'indirizzo Odoo, il nome del database, il login dell'utente dell'integrazione e la chiave API, poi clicca su Collega Odoo.

Passtastic verifica i dati sul tuo Odoo e riporta l'elenco delle tue casse.

Si accumula da adesso, non dal mese scorso. Le vendite già presenti nel tuo Odoo non vengono accreditate all'indietro. Tutto quello che si batte da questo momento accumula.

Passo 3 — Abbina le tue casse alle tue sedi

La pagina mostra una riga per ogni cassa del tuo Odoo. Per ciascuna, scegli la sede Passtastic in cui si trova e attiva Accumula fedeltà sulle casse che devono contare.

  • Le casse che riusciamo ad abbinare dal nome sono già compilate. Quello che non riusciamo ad abbinare parte da Non usare.
  • Non hai ancora una sede per quella cassa? Usa + Nuova sede… nello stesso elenco per crearla senza lasciare la pagina.
  • Una cassa segnata come Da controllare non era nell'ultimo elenco inviato dal tuo Odoo. Continua ad accumulare e continua a occupare un punto di scansione, quindi controlla se vuoi ancora che conti.

Una cassa che accumula occupa un punto di scansione. I punti di scansione sono la stessa disponibilità da cui attingono le app scanner del tuo staff. Ne hai 2 per attività, più 1 per ogni sede in più, e puoi aggiungerne altri in Pacchetti ed extra. Il piè di pagina di questo passo mostra quanti ne hai usati. Ogni sede con una cassa che accumula include uno scanner per lo staff gratis, quindi spegnere una cassa non fa sempre scendere quel numero.

Passo 4 — Quali programmi accumulano?

Poi vedi i tuoi programmi fedeltà. Attiva quelli che devono accumulare dalle vendite Odoo e per ciascuno decidi:

  • Accumula su — ogni vendita, oppure solo le vendite che contengono un articolo delle categorie di prodotto Odoo che scegli.
  • Timbri, su una tessera a timbri — uno per vendita, oppure uno per articolo valido fino a un limite che imposti tu.
  • Cosa restituisce la cassa, su una tessera a timbri — cosa viene scontato quando la tessera è completa: Sconto (un importo fisso o una percentuale), Prodotto gratis oppure Se ne occupa il personale se il tuo staff dà il premio a mano. Le tessere punti e livelli qui non hanno questa scelta: su una tessera punti, i premi in cassa sono gli articoli del catalogo impostati su Alla cassa in Impostazioni → Regole punti e premi; su una tessera livelli, la % di sconto alla cassa (opzionale) di ogni livello, nella scheda Configurazione del programma.

Per le tessere punti e livelli, controlla che ci sia una regola punti collegata. Senza, la tessera non accumula nulla, per quante vendite passino.

Se rimetti una tessera a timbri su Se ne occupa il personale e fai clic su Salva qui, oppure su Pubblica nella scheda Configurazione della tessera, togliamo il suo premio dall'elenco dei premi di Odoo. Una cassa già aperta continua a offrire il vecchio premio finché non la aggiorni: menu (☰ in alto a destra) → Reload Data → Limited, come nel passo 7.

Se disattivi un programma, togliamo anche il suo premio dall'elenco di Odoo, quindi il tuo staff non può sceglierlo alla cassa. Riattivalo e fai clic su Salva per riaverlo. Su una cassa già aperta, fai Reload Data → Limited (passo 7).

Passo 5 — Di' a Odoo su quali prodotti si può usare un premio

Quando fai clic su Salva su un programma con un premio — Cosa restituisce la cassa su una tessera a timbri, oppure un articolo del catalogo impostato su Alla cassa su una tessera punti —, creiamo nel tuo Odoo un tag chiamato Passtastic: <nome del tuo premio> (su una tessera a timbri, la riga del programma nella pagina Odoo mostra il nome esatto). Un programma senza premio non riceve nessun tag. Ognuno di questi premi, sia un articolo gratis sia uno sconto, viene scontato solo dai prodotti con quel tag, così non sconta mai per errore tutto lo scontrino: «10% di sconto» è il 10% sui prodotti taggati.

Metti il tag sui prodotti a cui deve applicarsi il premio: in Odoo apri il prodotto e aggiungilo in Product Tags. Basta un prodotto; aggiungine altri se il cliente può scegliere.

Dai a ogni prodotto un solo tag Passtastic. Se un prodotto ha due premi Passtastic (per esempio un Pacchetto e il caffè gratis di un abbonamento), la cassa Odoo non può applicarne nessuno: toccando Reward aggiunge solo altri articoli a pagamento allo scontrino. Usa un prodotto separato per ogni premio, per esempio Caffè (Pacchetto) e Caffè (abbonato).

Finché non lo fai, il premio compare sullo schermo della cassa e non toglie nulla. L'unico premio che non ha bisogno del tag è la % di sconto alla cassa di una tessera livelli: viene scontata da tutta la vendita.

Passo 6 — Rendilo istantaneo (facoltativo)

Passtastic chiede al tuo Odoo di avvisarci nel momento in cui una vendita viene pagata: per questo le vendite di solito arrivano in pochi secondi. Se l'utente che hai creato non ha i permessi per impostarlo, Passtastic ti mostra cinque passaggi brevi e l'indirizzo da incollare tu in Odoo.

In ogni caso non si perde nulla: controlliamo il tuo Odoo anche ogni minuto, quindi una vendita arriva entro un minuto anche se non fai mai questo passo.

Passo 7 — Aggiorna ogni cassa una volta perché i premi compaiano

Una cassa conserva una propria copia dei tuoi prodotti e programmi fedeltà, quindi una cassa già aperta non conosce ancora un premio appena attivato. Su ogni cassa apri il menu (☰ in alto a destra), scegli Reload Data e poi Limited. Fallo dopo la connessione e ogni volta che attivi un'altra carta o cambi un premio. Prima concludi una vendita in corso: ricaricando si perde uno scontrino aperto.

Cosa fa il tuo staff al banco

L'unica abitudine: mettere il cliente sullo scontrino. Il tuo staff cerca il cliente per nome, email o telefono in Odoo e lo aggiunge alla vendita prima di incassare — lo stesso passaggio di quando si mette un cliente su qualsiasi scontrino. È questo che fa guadagnare il timbro o i punti. Una vendita senza nessuno sopra non accumula nulla.

Il tuo staff scansiona la tessera nel wallet del cliente alla cassa Odoo (con un lettore di codici a barre in cassa) e Odoo lo mette sulla vendita, oppure lo cerca per nome, email o telefono. Un limite: Odoo conserva un solo codice a barre per cliente, quindi se un ospite ha due delle tue tessere, solo quella che usa di più lo richiama. Se scansionando l'altra tessera Odoo mostra «Unknown Barcode», chiedi l'altra tessera o cerca per nome. Punti, timbri e premi di entrambe le tessere funzionano normalmente una volta che il cliente è sulla vendita.

Dare un premio. Batti prima l'articolo, poi metti il cliente sullo scontrino, tocca Reward e scegli il premio. Per un articolo gratis, Odoo di solito ne aggiunge un secondo e lo toglie dal conto, quindi lo scontrino ne mostra due: uno a pagamento, uno gratis. Se il cliente vuole solo quello gratis, seleziona la riga a pagamento, tocca Qty e scrivi 1: la riga gratis resta e il totale scende a zero. Se il cliente preferisce tenere il premio da parte, il tuo staff non sceglie nulla e resta sulla sua tessera.

Le offerte di campagna usano ancora l'app scanner. Un caffè di compleanno o un pensiero «torna presto» si conferma scansionando la tessera del cliente nella Passtastic Scanner app, e poi si consegna al banco come sempre.

I tuoi membri nei tuoi contatti Odoo

I tuoi membri compaiono in Odoo da soli. Quando qualcuno entra nel tuo programma, Passtastic lo aggiunge ai tuoi contatti Odoo con nome, email e telefono, così il tuo staff lo trova al banco con una sola ricerca. I membri iscritti prima del collegamento vengono inseriti nei giorni successivi. Chi Odoo ha già con la stessa email o lo stesso telefono viene collegato, non duplicato.

Un'eccezione: un membro che non ha lasciato né email né numero di telefono non viene aggiunto ai tuoi contatti — non c'è nulla con cui abbinarlo né nulla da cercare. Quei clienti si servono come sempre: scansiona la loro tessera con la Passtastic Scanner app.

I membri vengono aggiunti automaticamente: non c'è nessun interruttore per disattivarlo. I contatti già creati restano in Odoo, e rimuovere un membro in Passtastic non cancella mai il suo contatto Odoo.

Pacchetti e abbonamenti alla cassa

Gli ospiti possono usare alla cassa Odoo anche un Pacchetto o un vantaggio di un abbonamento: un caffè prepagato, o la degustazione gratuita inclusa nell'abbonamento.

Attivalo. Nella pagina Odoo, sotto Quali programmi accumulano?, trova la tessera del Pacchetto o dell'abbonamento e attiva Riscatta alla cassa. Poi, in Odoo, metti il tag indicato in quella riga sui prodotti che il Pacchetto o ogni vantaggio regala, in Product Tags, come nel passo 5. Infine aggiorna ogni cassa: menu (☰ in alto a destra) → Reload Data → Limited, come nel passo 7.

Alla cassa. Il tuo staff batte l'articolo, mette l'ospite sulla vendita cercandolo per nome, email o telefono, tocca Reward e sceglie il Pacchetto o il vantaggio. Come per ogni articolo gratis, Odoo di solito ne aggiunge un secondo e lo toglie dal conto; se l'ospite vuole solo quello gratis, riporta la riga a pagamento a 1 (Qty, poi 1). L'uso del Pacchetto o il vantaggio viene tolto dal conto e il pass si aggiorna entro circa un minuto. Ogni prodotto deve avere un solo tag Passtastic (vedi il passo 5), altrimenti la cassa non può applicare nessuno dei due premi. Si può usare anche un Pacchetto che l'ospite non ha ancora installato sul telefono. Il tuo staff deve dare un solo vantaggio per scontrino; Odoo non ne impedisce un secondo.

Resi e rimborsi. Rimborsa la vendita in Odoo e l'uso torna sul pass. Torna solo un uso che è stato davvero tolto.

Se un ospite usa più di quanto ha. Succede quando una cassa era offline o due casse sono state usate nello stesso momento. La vendita non viene mai rifiutata: l'ospite tiene ciò che gli è stato dato, dalle sue altre tessere non viene tolto nulla, l'uso in più resta registrato nella cronologia del cliente e ricevi una notifica nella campanella della tua dashboard.

Il credito prepagato non si può ancora riscattare alla cassa Odoo. Per ora lo staff lo riscatta con l'app Passtastic Scanner.

Resi e rimborsi

Se rimborsi una vendita in Odoo, Passtastic riprende quello che quella vendita aveva dato, in proporzione a quanto è stato rimborsato: rimborsi metà scontrino e se ne va metà dei punti. Una tessera non scende mai sotto zero — se il cliente ha già speso quei punti, si ferma a zero. Puoi disattivarlo con Riprendi i punti sui rimborsi nella pagina Odoo dentro Passtastic.

Domande frequenti

Devo inserire io i miei clienti in Odoo?
No. Chi entra nel tuo programma fedeltà finisce da solo nei tuoi contatti Odoo, e i membri che avevi già vengono inseriti nei giorni successivi. Gli unici che non vedrai sono i membri che non hanno lasciato né email né telefono; per quelli il tuo staff scansiona la tessera con la Passtastic Scanner app.
Cosa scrivete esattamente nel mio Odoo?
Quattro tipi di cose, tutte legate alla fedeltà. I tuoi membri fedeltà come contatti — nome, email, telefono — ognuno con un codice di riferimento Passtastic. I tuoi programmi fedeltà e i loro premi, per i programmi che hai attivato, più una scheda carta per ogni membro con il codice che sta sulla sua carta nel wallet. Una regola di codice a barre chiamata Passtastic pass, perché una cassa possa leggere la carta. E una regola di automazione sugli ordini pagati, con l'azione webhook che le serve, così sappiamo nel momento in cui una vendita viene pagata. Non tocchiamo i tuoi prodotti, i tuoi prezzi, le tue vendite né alcun contatto che non sia un tuo membro, e un contatto che avevi già viene collegato invece che sovrascritto.
I rimborsi riprendono timbri e punti?
Sì, in proporzione a quanto è stato rimborsato e mai sotto zero. Rimborsi un terzo dello scontrino e torna indietro un terzo dei punti. Puoi disattivarlo per quel collegamento con Riprendi i punti sui rimborsi.
Il mio staff può ancora scansionare la tessera con l'app Passtastic — non dà punti due volte?
Può, e per le offerte di campagna deve farlo. Ma una scansione e una vendita si contano separatamente: se il tuo staff scansiona la tessera e mette anche il cliente sulla stessa vendita, al cliente viene accreditato due volte. Scegli un solo modo di accumulare al banco — una volta collegato Odoo, la vendita — e tieni l'app scanner per le offerte di campagna e per i clienti che non sono nei tuoi contatti Odoo.
E se il cliente non è sullo scontrino?
Quella vendita non accumula nulla, e non si può collegare dopo. Se il tuo staff se ne accorge mentre il cliente è ancora lì, basta una scansione veloce della sua tessera con la Passtastic Scanner app; più tardi puoi aggiungere il timbro o i punti a mano dalla pagina Clienti della tua dashboard.
Abbiamo messo il cliente sbagliato su una vendita. Possiamo spostarla?
Non da sola. Di proposito non riassegniamo nessuna vendita: indovinare a chi appartenesse davvero non è una cosa che dovremmo fare alle tue spalle. Correggila a mano dalla pagina Clienti della tua dashboard: togli i timbri o i punti al cliente che li ha ricevuti e aggiungi la stessa quantità a quello che avrebbe dovuto riceverli. Fallo lo stesso giorno se puoi, finché ricordi di quale vendita si trattava.
Abbiamo rimborsato una vendita in cui il cliente ha usato un premio. Che fine fa il premio?
Se il rimborso include la riga del premio, il premio torna sulla carta e il cliente può usarlo di nuovo. Quindi, se ha tenuto l'articolo gratuito, lascia quella riga fuori dal rimborso e rimborsa solo ciò che ha davvero riportato. Una cosa da sapere se rimborsi solo la riga del premio e nulla d'altro: la carta torna esattamente a com'era prima che il premio fosse applicato, quindi quello che la stessa vendita aveva fatto guadagnare non viene mantenuto — aggiungilo a mano dalla pagina Clienti se il cliente ha pagato qualcosa su quello scontrino.
E se un nuovo membro non si trova in cassa?
Aspetta un attimo e cerca di nuovo — chi si è appena iscritto arriva nei tuoi contatti Odoo in pochi minuti. Se ancora non c'è, molto probabilmente si è iscritto senza email e senza telefono: scansiona la sua tessera con la Passtastic Scanner app.

Risoluzione dei problemi

«Odoo non ha accettato quella chiave.» La chiave, il login, o entrambi non tornano. La chiave deve appartenere al login che hai scritto, quindi controlla di aver copiato tutta la chiave e che il login sia l'email con cui quell'utente accede. Nel dubbio crea una chiave nuova in Odoo da Account Security e incolla quella.

«Non siamo riusciti a raggiungere il tuo Odoo a quell'indirizzo.» Usa l'indirizzo con cui apri Odoo, `https://` compreso e senza nulla dopo il dominio. Se il tuo Odoo è su un tuo server, verifica che sia acceso e raggiungibile da internet. Se l'indirizzo è giusto, controlla che l'utente che hai creato abbia il permesso Point of Sale: Administrator (passo 1): Odoo rifiuta un utente con permessi inferiori e per ora il risultato è questo messaggio.

«Non vediamo nessuna cassa nel tuo Odoo.» O in Odoo non c'è ancora nessuna cassa configurata, oppure l'utente che hai creato non la vede. Dai a quell'utente il permesso Point of Sale: Administrator e riprova.

«Questo Odoo è già collegato a Passtastic.» Quel database è collegato a un'altra attività Passtastic. Scollegalo prima lì, poi collegalo qui.

«Riconosciamo questo database Odoo, ma risponde a un indirizzo diverso.» Il tuo Odoo si è spostato: un nuovo dominio, o da Odoo Online a un tuo server. Scollega prima il collegamento vecchio, poi collega al nuovo indirizzo. Se questa è una copia del tuo Odoo che gira accanto a quello vero, collega quello vero.

Un avviso dice che questo utente Odoo non può creare contatti. L'accumulo continua a funzionare, ma i nuovi membri non compariranno nei tuoi contatti Odoo. Dai all'utente il permesso Contacts in Odoo e ricollega dalla pagina Odoo: da lì i membri vengono inseriti.

Punti o timbri non sono arrivati. Quasi sempre il cliente non era sullo scontrino. Può anche essere questione di tempi: lascia passare un minuto. Se ancora non arriva, controlla nella pagina Odoo che la cassa sia attivata per accumulare e abbinata alla sede giusta, e che il programma stesso sia attivo.

Il premio non c'è in cassa. Aggiorna quella cassa: menu (☰ in alto a destra) → Reload Data → Limited, come nel passo 7. Chiuderla e riaprirla non basta — una cassa tiene una propria copia dei tuoi programmi fedeltà. Se il premio manca ancora, controlla che il programma abbia un premio (Cosa restituisce la cassa su una tessera a timbri, un articolo del catalogo su Alla cassa su una tessera punti, una % di sconto alla cassa (opzionale) su un livello), che dopo tu abbia fatto clic su Salva nella pagina Odoo e che il cliente lo abbia davvero guadagnato.

Il programma dice che Odoo ha rifiutato di creare il premio. Odoo ha rifiutato il premio al salvataggio, e il messaggio riporta il motivo dato da Odoo. Controlla che Odoo sia ancora collegato e fai di nuovo clic su Salva su quel programma. Se invece dice che il premio non è completo, completa Cosa restituisce la cassa in quella riga e salva di nuovo.

Il programma dice: «Non siamo riusciti a togliere questo premio da Odoo, quindi il tuo staff può ancora sceglierlo alla cassa.» Finché non è risolto, il tuo staff può ancora scegliere il vecchio premio alla cassa. Controlla che Odoo sia ancora collegato e fai di nuovo clic su Salva su quel programma. Poi aggiorna ogni cassa già aperta: menu (☰ in alto a destra) → Reload Data → Limited, come nel passo 7.

Per gestire la fedeltà senza un POS, o per collegare altri strumenti, consulta Sistemi POS e integrazioni. Trovi una panoramica di cosa fanno insieme Odoo e Passtastic nella pagina dell'integrazione Odoo.