Importa i tuoi clienti esistenti
Cosa fa
Se hai già una lista clienti — in un foglio di calcolo, nel tuo sistema di prenotazioni o nel tuo vecchio software fedeltà — puoi portarla in Passtastic invece di ripartire da zero.
Ogni persona che importi riceve la propria carta e il proprio link di invito. Tocca il link, la carta si installa e continua a raccogliere dal punto in cui l'hai impostata. Una volta che qualcuno ha aperto il proprio link, continua a funzionare finché la carta non viene davvero installata, così chi lo tocca e viene interrotto può tornarci più tardi. Un link di invito da un’importazione non ha scadenza: funziona finché quella persona non aggiunge la sua carta.
L'importazione non installa da sola le carte sul telefono di nessuno. Solo il cliente può aggiungere una carta al proprio wallet — l'importazione prepara ogni carta e ti dà un link da inviare.
Prima di iniziare
Ti serve un file con una riga per cliente e una riga di intestazione in alto. Funzionano entrambi i formati:
- CSV (`.csv`)
- Excel (`.xlsx`)
I file Excel meno recenti (`.xls`) non sono supportati — apri il file in Excel e usa File → Salva con nome per salvarlo prima come `.xlsx` o CSV UTF-8.
Le tue colonne possono avere qualsiasi nome sensato — Passtastic riconosce automaticamente i nomi più comuni e nel passo successivo puoi correggere a mano l'abbinamento. Un file tipico è così:
| Nome | Cognome | Telefono | |
|---|---|---|---|
| Ana | Novak | ana@example.com | +61 400 000 001 |
| Ben | Carter | ben@example.com | +61 400 000 002 |
Ogni riga deve avere almeno un'email o un numero di telefono. Le righe che non hanno né l'una né l'altro vengono saltate e ti vengono mostrate prima che venga salvato qualcosa.
Se la tua esportazione inizia con una riga di titolo o con una data tipo "generato il" sopra l'intestazione vera, per i file Excel non è un problema — Passtastic cerca la riga che contiene davvero i nomi delle tue colonne.
Passo 1: Carica il file
1. Apri Clienti nella barra laterale e clicca su Importa clienti.
2. Scegli il programma a cui i clienti devono iscriversi.
3. Trascina il tuo file nel riquadro di caricamento, oppure cliccalo per sfogliare.
Se il file non può essere letto, ricevi un messaggio che ne spiega il motivo — tipo di file sbagliato, un vecchio `.xls`, o nessuna riga utilizzabile — e non viene importato nulla.
Passo 2: Abbina le tue colonne
Passtastic abbina automaticamente le tue colonne a Nome, Cognome, Email, Telefono e a una colonna del saldo. Controllale una per una e correggi con i menu a tendina quello che ha sbagliato.
La colonna del saldo dipende dal tipo di carta. Per le carte a timbri si chiama Timbri — inserisci il numero attuale di timbri di ciascun cliente. Se un valore supera l'obiettivo di timbri della carta, viene limitato all'obiettivo. Per le carte a punti è Punti / Saldo. Le carte abbonamento non hanno una colonna saldo da abbinare.
Ci sono due menu a tendina per il nome: Nome (o nome completo) e Cognome. Se il tuo file ha colonne separate per nome e cognome, abbinale entrambe. Se ha una sola colonna con il nome completo, abbinala a Nome (o nome completo) e lascia il cognome su Non importare — viene diviso al primo spazio ("Ana Novak" diventa nome Ana, cognome Novak).
Imposta su Non importare tutto ciò che non vuoi portare.
Passo 3: Controlla
Vedi quante righe sono valide e quante hanno problemi, con il motivo per ciascuna. Correggi il file e ricaricalo se vuoi sistemarle, oppure vai avanti — le righe con errori vengono saltate, non importate a metà.
Passo 4: Importa e invita
Spunta la conferma che questi sono i tuoi clienti esistenti e che hai il permesso di scrivere loro riguardo alla loro carta fedeltà. È obbligatorio — è la tua prova di avere un rapporto reale con le persone nella lista.
Poi scegli come inviare:
- Avvia importazione — importa tutti e invia subito il loro invito, via email, SMS o entrambi, a seconda dei canali che hai scelto.
- Solo importa — invita dopo — importa tutti senza inviare nulla. Usalo quando vuoi prima controllare la lista, o inviare gli inviti in un momento preciso.
- Li invio io — importa tutti senza inviare nulla e ti dà un file con il link di invito di ogni persona da inviare con il tuo strumento email. Vedi Invia gli inviti con il tuo strumento email più sotto.
Puoi invitare più tardi in qualsiasi momento dalla pagina Clienti, sia tutti quelli non ancora invitati sia solo alcuni selezionati. Puoi anche copiare il messaggio di invito di un singolo cliente e inviarlo tramite il tuo canale. Nel campo del messaggio di invito, clicca + Nome per aggiungere `[name]`; ogni cliente vede il proprio nome e chi non ha un nome riceve il messaggio senza.
Carte con coupon di benvenuto: i clienti importati non ricevono il coupon di benvenuto per impostazione predefinita — entrano come membri normali con i loro timbri, dato che sono clienti già esistenti. Se vuoi che i clienti importati ricevano anche il coupon di benvenuto, attiva Dai il coupon di benvenuto ai clienti importati nell'ultimo passo dell'importazione.
Lingua dell'invito: scegli la lingua dell'email e dell'SMS di invito. Parte dalla lingua della tua dashboard, e puoi sceglierne un'altra, compreso il Français, anche se la dashboard non è disponibile in francese. Se i tuoi clienti parlano lingue diverse, dividi la lista in un file per lingua e importa ogni file con la sua lingua di invito. La pagina in cui i clienti aggiungono la carta segue la lingua del loro telefono.
Una riga per ogni iscrizione
Alcuni sistemi esportano una riga per ogni iscrizione, quindi un socio con due iscrizioni compare due volte. Per importarlo senza contare doppio:
- Associa la colonna con il numero (per esempio 2215 o 1212) a Numero tessera. Puoi inserire più numeri nella stessa cella.
- Spunta Unisci le righe con la stessa email. Le righe con la stessa email diventano un solo cliente.
- Ogni nuovo numero aggiunge un punto. Su una carta a livelli, i punti decidono il livello del cliente. Nell’esempio, un socio con i numeri 2215 e 1212 riceve due punti.
- Se importi due volte lo stesso file, la seconda volta non viene aggiunto nulla: i numeri che il cliente ha già vengono saltati.
- Un’importazione non toglie mai punti. I numeri vengono salvati nel profilo del cliente, in Numeri tessera.
Senza una colonna Numero tessera, unire le righe le fonde soltanto e non aggiunge nulla. Per contare ogni riga come un punto, spunta Aggiungi 1 punto per ogni riga. Caricare di nuovo lo stesso file aggiungerebbe poi di nuovo quei punti. Passtastic ti avvisa prima di importare.
Carte con più abbonamenti
Su una carta con I clienti possono avere più abbonamenti attivo, il Numero socio è obbligatorio, le righe con la stessa email vengono unite automaticamente e ogni numero è un abbonamento. Una riga con solo un nome e un numero socio viene importata senza invito: aggiungi un'email in Modifica dati oppure usa Scarica i link di invito. Le righe senza numero socio, o senza nome e senza email, vengono lasciate fuori. Sono elencate prima dell'importazione e di nuovo alla fine, con il numero di riga e il motivo. Vedi Più abbonamenti su una carta.
Invia gli inviti con il tuo strumento email
Scegli questa opzione quando vuoi che l’invito parta dal tuo indirizzo e con il tuo design, per esempio con Brevo o Mailchimp. Passtastic non invia nulla, e ogni persona riceve comunque il suo link personale.
1. Nell’ultimo passo dell’importazione, scegli Li invio io e clicca su Avvia importazione.
2. Nella schermata dei risultati, clicca su Scarica i link di invito. Ricevi un file CSV con una riga per ogni persona che non ha ancora aggiunto la sua carta: First name, Last name, Email, Phone, i suoi punti, timbri o livello, le colonne extra del tuo file e Invite link.
3. Importa il file nel tuo strumento email come contatti. In Brevo, quando abbini le colonne, crea un nuovo attributo di testo per la colonna Invite link, per esempio `INVITE_LINK`.
4. Nella tua email, aggiungi un pulsante e usa quell’attributo come link. In Brevo, usa il pulsante delle variabili accanto al campo del link, oppure scrivi `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Mandati un’email di prova e tocca il link prima di inviarla a tutti.
Quando qualcuno tocca il suo link, la sua carta si apre con i dati del tuo file già compilati. Aggiunge solo quello che la tua carta chiede e il tuo file non aveva. Finché non aggiunge la carta, la pagina Clienti la mostra come ancora da installare.
Buono a sapersi:
- I link non scadono, quindi puoi mandare un promemoria più tardi con lo stesso link.
- Ogni link aggiunge la carta di quella persona a chiunque lo apra. Tieni il file riservato e manda a ogni persona solo il suo link.
- Se scarichi di nuovo il file, ottieni gli stessi link. Chi ha già aggiunto la sua carta non c’è. Per scaricarlo di nuovo più tardi, per esempio per un promemoria, seleziona le persone nella pagina Clienti e scegli Scarica i link di invito.
- Se più avanti usi Invia invito nella pagina Clienti per queste persone, Passtastic ti avvisa prima, così nessuno riceve un secondo invito per errore.
- Il download richiede lo stesso permesso dell’esportazione dei clienti: un ruolo di Editor o superiore, con un piano che include l’esportazione dei dati.
Quali tipi di carta si possono importare
Nella maggior parte dei programmi puoi importare, inclusi gli Abbonamenti che emetti tu.
I Pacchetti e il Saldo non si possono importare. Quelle carte portano un saldo — visite o denaro — e un foglio di calcolo non può dire con certezza se "50" significa cinquanta visite, cinquanta punti o cinquanta euro. Sbagliare vorrebbe dire regalare valore reale per errore, quindi vengono emessi con codici di attivazione. Vedi Vendere pacchetti, saldo e abbonamenti da solo.
I programmi in cui non puoi importare semplicemente non compaiono nell'elenco quando apri Importa clienti.