Skonfiguruj wizyty

Dzięki Wizytom Twoi klienci umawiają usługę u wybranej osoby z zespołu, z linku, który kontrolujesz Ty: na Twojej stronie, w profilu Google, na Instagramie albo z kodu QR przy ladzie. Każda wizyta trafia do Twojego kalendarza, a jeśli klient jest członkiem, także na jego kartę lojalnościową. To rozwiązanie dla salonów, barberów, gabinetów, studiów i każdego, kto sprzedaje czas. To nie jest marketplace: klienci widzą Twoją nazwę i Twoje kolory, niczyje inne.

Zobacz, jak widzą to Twoi klienci: Wizyty.

Włącz wizyty

1. Otwórz Wizyty w menu bocznym i kliknij Skonfiguruj wizyty.
2. Jeśli masz kilka lokalizacji, wybierz lokalizację. Każda ma własny zespół, usługi i link.
3. Otwórz Zespół i dodaj osoby, które przyjmują wizyty (patrz niżej).
4. Otwórz Usługi i dodaj to, co klienci mogą zarezerwować.
5. Otwórz Jak klienci się umawiają i sprawdź zasady.
6. Kliknij Włącz.

To, od czego zaczniesz, zależy od Twojej działalności. Salon, gabinet lub studio widzi Wizyty w menu bocznym od początku, a pierwszy ekran od razu proponuje Skonfiguruj wizyty. Jeśli Twoje menu boczne nazywa się Rezerwacje, pierwszy ekran pyta „Jak klienci umawiają się u Ciebie?”: wybierz kafelek Wizyty, potem kliknij Skonfiguruj wizyty. Jeśli Twoja działalność została skonfigurowana jako restauracja, pierwszy ekran jest restauracyjny; obok jego przycisku znajdziesz „Przyjmujesz wizyty zamiast tego?” i Skonfiguruj wizyty: kliknij to.

W każdej chwili możesz wrócić do Ustawień i coś zmienić. Strona otwiera się potem na Dziś, a trzy zakładki to Dziś, Ustawienia i Udostępnij. Przełącznik na górze Ustawień nazywa się Przyjmowanie wizyt: wyłącz go, aby przestać przyjmować nowe wizyty. Te, które już masz, zostają.

Twój zespół

W Zespole kliknij Dodaj osobę. Osoba to imię w Twoim kalendarzu, a nie login: nie potrzebuje konta i nie widzi niczego w Passtastic, dopóki nie zaprosisz jej jako członka zespołu.

• Tydzień pracy: dla każdej osoby i każdej lokalizacji ustaw dni pracy, godziny i przerwy (Dodaj przerwę).
• Dni wolne: przez Dodaj dzień wolny wpiszesz urlopy i zwolnienia. Dni wolne obowiązują we wszystkich lokalizacjach.
• Osoba może pracować w więcej niż jednej lokalizacji. Dodaj ją do drugiej lokalizacji z listy osób, które pracują w Twoich innych lokalizacjach.

Godziny online obok innego narzędzia do rezerwacji

Część godzin wypełniasz innym narzędziem do rezerwacji, telefonicznie albo klientami z ulicy? Wtedy nie otwieraj klientom wszystkich godzin pracy. W Zespole ustaw dla osoby Dostępne online:

• Wszystkie godziny pracy: klienci mogą zarezerwować każdy wolny termin.
• Tylko niektóre godziny: dodajesz jeden lub kilka przedziałów, na przykład 10:00–14:00. Tylko w nich klienci mogą się umówić. Reszta dnia zostaje w kalendarzu dla drugiego narzędzia, a kalendarz oznacza ją jako „nie online”.

Do jednorazowych spraw użyj Zablokuj czas: zabiera czas osoby z kalendarza na lunch albo coś Umówione gdzie indziej. Otwierasz to z Dodaj wizytę w Dziś. Blokadę usuniesz przez Usuń blokadę.

Usługi

W Usługach kliknij Dodaj usługę. Dla każdej ustaw:

• Nazwa i Czas trwania.
• Cena (opcjonalnie). Zaznacz Pokaż jako „od”, jeśli cena końcowa zależy od pracy.
• Kto ją wykonuje: wybierz osoby. Klienci widzą tylko osoby, które wykonują usługę.
• Dodatkowy czas po wizycie: czas na posprzątanie lub przygotowanie. Blokuje kalendarz osoby, a klienci go nie widzą.
• Wróć po: liczba dni lub tygodni, po których klienci dostaną przypomnienie o kolejnej wizycie (patrz niżej). Zostaw puste, jeśli nie chcesz przypomnienia.

Jak klienci się umawiają

W Jak klienci się umawiają:

• Gdy ktoś się umawia: Potwierdzaj od razu wysyła klientowi potwierdzenie natychmiast. Przy Potwierdzam każdą prośbę każda rezerwacja staje się prośbą czekającą na Twoją odpowiedź, z przyciskami Potwierdź i Odrzuć.
• Terminy do wyboru dla klientów: co 15 albo co 30 minut.
• Najwcześniejsza wizyta i Najdalsza wizyta: jak daleko naprzód klienci mogą się umawiać, w godzinach i dniach.
• Klienci mogą zmieniać i anulować do: liczba godzin przed wizytą, po której zmienić ją możesz już tylko Ty.
• O co pytać klientów: zawsze pytamy o imię i e-mail. Nigdy nie pytamy o dane medyczne.

Prowadź dzień

Dziś to Twój kalendarz na dany dzień, z kolumną dla każdej osoby. Prośby czekające na odpowiedź są na górze. Dotknij wizyty, aby ją otworzyć:

• Zakończona zamyka wizytę. Dla członka liczy się jako wizyta na jego karcie.
• Nieobecność oznacza klienta, który nie przyszedł. Cofnij przywraca wizytę.
• Zmień przenosi ją na inną usługę, osobę lub godzinę, a klient dostaje powiadomienie. Anuluj odwołuje ją i powiadamia klienta.
• Jeśli wczorajsze wizyty nie zostały zamknięte, baner na górze prosi o oznaczenie ich jako Zakończona albo Nieobecność.

Na telefonie kalendarz pokazuje jedną osobę naraz, a Wszyscy pokazuje wszystkich.

Twój zespół nadal może skanować kartę klienta przy ladzie. Wizyta jest liczona raz, niezależnie od tego, czy pochodzi z Zakończona, czy ze skanu, nigdy dwa razy. Punkty na karcie punktowej nadal pochodzą ze skanu.

Dodaj wizytę albo zablokuj czas

Kliknij Dodaj wizytę dla telefonu albo klienta z ulicy: wybierz usługę, osobę, dzień i godzinę, potem znajdź klienta albo wpisz imię. Jeśli godzina wypada poza godzinami pracy osoby albo na inną wizytę, dostaniesz ostrzeżenie i nadal możesz ją dodać. W menu obok jest Zablokuj czas.

Co widzą klienci

Na Twojej stronie rezerwacji klienci przechodzą cztery kroki: „Na co masz ochotę?”, „U kogo?”, „Kiedy?” i „Twoje dane”. Mogą wybrać „Dowolna osoba”, wtedy wizytę może wziąć każda wolna osoba. Oferowane są tylko godziny otwarte online. Członkowie, którzy mają już Twoją kartę, są rozpoznawani przy rezerwacji, a wizyta łączy się z kartą. Pozostali też mogą się umówić i dostają potem propozycję Twojej karty.

Przypomnienia przed wizytą

Każdy klient dostaje e-mail dzień wcześniej. Klienci, którzy mają Twoją kartę w portfelu, dostają też powiadomienie na karcie dzień wcześniej i kilka godzin przed wizytą. Jeśli włączysz Wysyłaj klientom SMS-owe przypomnienie, dostaną też SMS dzień wcześniej, który zużywa kredyty SMS.

Przypomnienie o powrocie

Gdy ustawisz przy usłudze Wróć po i oznaczysz wizytę jako Zakończona, klient dostanie przypomnienie, kiedy pora umówić się znowu:

• Powiadomienie w portfelu na telefonie. Ekran blokady nigdy nie podaje nazwy usługi, więc nikt, kto zerknie, nie dowie się, co było robione.
• E-mail, tylko do klientów, którzy wyrazili zgodę na maile.
• Jeśli klient umówi się ponownie wcześniej, przypomnienie jest anulowane.

Potrzebny jest klient, który ma Twoją kartę: powiadomienie trafia na jego kartę, e-mail tylko jeśli wyraził zgodę na maile, a klient bez karty nie dostaje nic. Wychodzi o 10:00 czasu lokalizacji w dniu, na który przypada, i nigdy SMS-em.

Obok Wróć po zobaczysz podgląd obu wiadomości, tak jak dostaje je klient.

Udostępnij swój link

W zakładce Udostępnij jest Twój Link do umawiania, gotowy do skopiowania. Umieść go tam, gdzie klienci i tak patrzą:

• Google: dodaj go jako link do rezerwacji w profilu Google, a w Twojej wizytówce pojawi się przycisk rezerwacji.
• Instagram: wstaw go w pole linku w profilu.
• Twoja strona, WhatsApp, stopka e-mail i strona na Facebooku.
• Plakat z kodem QR: wydrukuj go na ladę, lustro albo drzwi. Klienci skanują go i trafiają na Twoją stronę rezerwacji.

Kto co może

Właściciele i administratorzy konfigurują wizyty i zmieniają Ustawienia. Edytorzy prowadzą dzień: potwierdzają prośby, dodają wizyty, blokują czas i oznaczają Zakończona lub Nieobecność. Przeglądający mogą tylko oglądać. Zobacz role i uprawnienia w zespole.