Zaimportuj swoich obecnych klientów

Do czego to służy

Jeśli masz już listę klientów — w arkuszu, w systemie rezerwacji albo w starym oprogramowaniu lojalnościowym — możesz przenieść ją do Passtastic zamiast zaczynać od zera.

Każda zaimportowana osoba dostaje własną kartę i własny link z zaproszeniem. Klient dotyka linku, karta się instaluje, a on zbiera dalej od miejsca, w którym go ustawisz. Gdy ktoś raz otworzy swój link, działa on, dopóki karta nie zostanie faktycznie zainstalowana, więc klient, któremu coś przerwie, może wrócić do niego później. Link z zaproszeniem z importu nie wygasa: działa, dopóki ta osoba nie doda swojej karty.

Sam import nie instaluje kart na niczyim telefonie. Tylko klient może dodać kartę do swojego portfela — import przygotowuje każdą kartę i daje Ci link do wysłania.

Zanim zaczniesz

Potrzebujesz pliku, w którym każdy klient to jeden wiersz, a na samej górze jest wiersz nagłówka. Działają oba formaty:

• CSV (`.csv`)
• Excel (`.xlsx`)

Starsze pliki Excela (`.xls`) nie są obsługiwane — otwórz plik w Excelu i najpierw zapisz go przez Plik → Zapisz jako jako `.xlsx` albo CSV UTF-8.

Kolumny możesz nazwać dowolnie, byle sensownie — Passtastic sam rozpoznaje typowe nazwy, a dopasowanie poprawisz ręcznie w następnym kroku. Typowy plik wygląda tak:

Każdy wiersz musi mieć co najmniej e-mail albo numer telefonu. Wiersze bez jednego i drugiego są pomijane i pokazywane Ci, zanim cokolwiek zostanie zapisane.

Jeśli Twój eksport zaczyna się od wiersza z tytułem albo datą „wygenerowano dnia” nad właściwym nagłówkiem, w plikach Excela nie ma z tym problemu — Passtastic szuka wiersza, w którym naprawdę są nazwy kolumn.

Krok 1: Wgraj plik

1. Otwórz Klienci w pasku bocznym i kliknij Importuj klientów.

2. Wybierz program, do którego mają dołączyć klienci.

3. Upuść plik na pole wgrywania albo kliknij je, aby przeglądać dysk.

Jeśli pliku nie da się odczytać, zobaczysz komunikat z powodem — zły typ pliku, starszy `.xls` albo brak użytecznych wierszy — i nic nie zostanie zaimportowane.

Krok 2: Dopasuj kolumny

Passtastic sam dopasowuje Twoje kolumny do pól Imię, Nazwisko, E-mail, Telefon oraz kolumny salda. Sprawdź każde z nich i popraw listami rozwijanymi to, co poszło nie tak.

Kolumna salda zależy od typu karty. W kartach na pieczątki nazywa się Pieczątki — wpisz aktualną liczbę pieczątek każdego klienta. Jeśli wartość przekracza cel karty, zostanie ograniczona do tego celu. W kartach na punkty to Punkty / Saldo. Karty członkostwa nie mają kolumny salda do dopasowania.

Są dwie listy dla nazwy: Imię (lub imię i nazwisko) oraz Nazwisko. Jeśli w Twoim pliku imię i nazwisko są w osobnych kolumnach, przypisz obie. Jeśli jest jedna kolumna z pełną nazwą, przypisz ją do Imię (lub imię i nazwisko), a nazwisko zostaw na — Nie importuj — — zostanie podzielona na pierwszej spacji („Ana Novak” to imię Ana, nazwisko Novak).

Wszystko, czego nie chcesz przenosić, ustaw na Nie importuj.

Krok 3: Podgląd

Zobaczysz, ile wierszy jest prawidłowych, a ile ma problemy — wraz z powodem przy każdym. Popraw plik i wgraj go ponownie, jeśli chcesz je naprawić, albo idź dalej — wiersze z błędami są pomijane, a nie importowane w połowie.

Krok 4: Zaimportuj i zaproś

Zaznacz potwierdzenie, że to Twoi obecni klienci i że masz podstawę, aby pisać do nich o ich karcie lojalnościowej. Jest wymagane — to Twój zapis, że naprawdę łączy Cię relacja z osobami z listy.

Potem wybierz sposób wysyłki:

• Rozpocznij import — importuje wszystkich i od razu wysyła im zaproszenie e-mailem, SMS-em albo oboma, zależnie od wybranych kanałów.
• Tylko importuj — zaproś później — importuje wszystkich, nic nie wysyłając. Wybierz to, gdy chcesz najpierw sprawdzić listę albo wysłać zaproszenia w konkretnym momencie.
• Wyślę je sam(a) — importuje wszystkich, nic nie wysyłając, i daje Ci plik z linkiem z zaproszeniem dla każdej osoby, który wyślesz ze swojego narzędzia do e-maili. Zobacz Wyślij zaproszenia ze swojego narzędzia do e-maili poniżej.

Zaprosić możesz w każdej chwili ze strony Klienci — wszystkich, którzy nie dostali jeszcze zaproszenia, albo tylko wybrane osoby. Możesz też skopiować wiadomość z zaproszeniem jednego klienta i wysłać ją własnym kanałem. W polu wiadomości z zaproszeniem kliknij + Imię, aby dodać `[name]`; każdy klient zobaczy swoje własne imię, a klient bez imienia dostanie wiadomość bez niego.

Karty z kuponem powitalnym: importowani klienci domyślnie nie dostają kuponu powitalnego — dołączają jako zwykli członkowie ze swoimi pieczątkami, bo są już istniejącymi klientami. Jeśli chcesz, aby importowani klienci też dostali kupon powitalny, włącz Daj importowanym klientom kupon powitalny w ostatnim kroku importu.

Język zaproszenia: wybierz język e-maila i SMS-a z zaproszeniem. Domyślnie to język Twojego panelu, a możesz wybrać inny, także Français, choć sam panel nie jest dostępny po francusku. Jeśli Twoi klienci mówią różnymi językami, podziel listę na osobny plik dla każdego języka i zaimportuj każdy plik z jego własnym językiem zaproszenia. Strona, na której klienci dodają kartę, wyświetla się w języku ich telefonu.

Jeden wiersz na jedno członkostwo

Niektóre systemy eksportują osobny wiersz dla każdego członkostwa, więc osoba z dwoma członkostwami pojawia się dwa razy. Tak zaimportujesz to bez podwójnego liczenia:

1. Przypisz kolumnę z numerem (na przykład 2215 lub 1212) do Numer członka. W jednej komórce może być kilka numerów.
2. Zaznacz Połącz wiersze z tym samym adresem e-mail. Wiersze z tym samym adresem e-mail stają się jednym klientem.
3. Każdy nowy numer dodaje jeden punkt. Na karcie poziomów punkty decydują o poziomie klienta. W przykładzie osoba z numerami 2215 i 1212 dostaje dwa punkty.
4. Jeśli zaimportujesz ten sam plik dwa razy, za drugim razem nic się nie doda: numery, które klient już ma, są pomijane.
5. Import nigdy nie odbiera punktów. Numery zapisują się w profilu klienta, w Numery członka.

Bez kolumny Numer członka łączenie tylko scala wiersze i niczego nie dodaje. Aby każdy wiersz liczył się jako jeden punkt, zaznacz Dodaj 1 punkt za każdy wiersz. Ponowne wgranie tego samego pliku dodałoby wtedy te punkty jeszcze raz. Passtastic ostrzega Cię przed importem.

Karty z kilkoma członkostwami

Na karcie z włączoną opcją Klienci mogą mieć kilka członkostw Numer członka jest wymagany, wiersze z tym samym e-mailem są łączone automatycznie, a każdy numer to jedno członkostwo. Wiersz z samym imieniem i numerem członkowskim jest importowany bez zaproszenia: dodaj e-mail w Edytuj dane albo użyj Pobierz linki z zaproszeniem. Wiersze bez numeru członkowskiego oraz bez imienia i e-maila są pomijane. Są wymienione przed importem i ponownie po jego zakończeniu, z numerem wiersza i powodem. Zobacz Kilka członkostw na jednej karcie.

Wyślij zaproszenia ze swojego narzędzia do e-maili

Wybierz to, gdy chcesz, żeby zaproszenie przyszło z Twojego adresu i w Twoim wyglądzie, np. przez Brevo lub Mailchimp. Passtastic nic nie wysyła, a każda osoba i tak dostaje swój osobisty link.

1. W ostatnim kroku importu wybierz Wyślę je sam(a) i kliknij Rozpocznij import.

2. Na ekranie wyników kliknij Pobierz linki z zaproszeniem. Dostajesz plik CSV z jednym wierszem dla każdej osoby, która jeszcze nie dodała karty: First name, Last name, Email, Phone, jej punkty, pieczątki lub poziom, dodatkowe kolumny z Twojego pliku i Invite link.

3. Zaimportuj plik do swojego narzędzia do e-maili jako kontakty. W Brevo, przy dopasowywaniu kolumn, utwórz nowy atrybut tekstowy dla kolumny Invite link, np. `INVITE_LINK`.

4. W e-mailu dodaj przycisk i użyj tego atrybutu jako linku. W Brevo użyj przycisku zmiennych obok pola linku albo wpisz `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Zanim wyślesz e-mail do wszystkich, wyślij sobie wiadomość testową i dotknij linku.

Gdy ktoś dotknie swojego linku, jego karta otwiera się z danymi z Twojego pliku już uzupełnionymi. Dodaje tylko to, o co pyta Twoja karta, a czego nie było w pliku. Dopóki nie doda karty, strona Klienci pokazuje go jako oczekującego na instalację.

Warto wiedzieć:

• Linki nie wygasają, więc możesz później wysłać przypomnienie z tym samym linkiem.
• Każdy link dodaje kartę tej osoby temu, kto go otworzy. Nie udostępniaj pliku i wysyłaj każdemu tylko jego własny link.
• Ponowne pobranie pliku daje te same linki. Osób, które już dodały kartę, w nim nie ma. Żeby pobrać go ponownie później, np. do przypomnienia, zaznacz te osoby na stronie Klienci i wybierz Pobierz linki z zaproszeniem.
• Jeśli później użyjesz Wyślij zaproszenie na stronie Klienci dla tych osób, Passtastic najpierw Cię ostrzeże, żeby nikt przez pomyłkę nie dostał drugiego zaproszenia.
• Pobranie wymaga tych samych uprawnień co eksport klientów: roli Edytor lub wyższej i planu z eksportem danych.

Które typy kart można importować

Do większości programów da się importować, w tym do Członkostw, które wydajesz samodzielnie.

Pakietów i Salda nie da się zaimportować. Te karty niosą saldo — wizyty albo pieniądze — a arkusz nie powie jednoznacznie, czy „50” oznacza pięćdziesiąt wizyt, pięćdziesiąt punktów czy pięćdziesiąt euro. Pomyłka rozdałaby przez przypadek realną wartość, więc te karty wydaje się kodami aktywacyjnymi. Zobacz Sprzedaż pakietów, salda i członkostw samodzielnie.

Programy, do których nie można importować, po prostu nie pojawią się na liście, gdy otworzysz Importuj klientów.

Najczęstsze pytania