Налаштування записів

Записи дозволяють вашим клієнтам записуватися на послугу до спеціаліста з вашої команди за посиланням, яке контролюєте ви: на вашому сайті, у профілі Google, в Instagram або за QR-кодом біля каси. Кожен запис потрапляє у ваш календар і, якщо клієнт є учасником, на його картку лояльності. Це для салонів, барбершопів, клінік, студій і всіх, хто продає час. Це не маркетплейс: клієнти бачать вашу назву та ваші кольори, нічиїх інших.

Подивіться, як це бачать ваші клієнти: Записи.

Увімкніть записи

1. Відкрийте Записи на бічній панелі й натисніть Налаштувати записи.
2. Якщо у вас кілька локацій, виберіть локацію. Кожна має власну команду, послуги та посилання.
3. Відкрийте Команда й додайте людей, які приймають клієнтів (див. нижче).
4. Відкрийте Послуги й додайте те, на що клієнти можуть записатися.
5. Відкрийте Як клієнти записуються й перевірте правила.
6. Натисніть Увімкнути.

З чого почати, залежить від вашого бізнесу. Салон, клініка чи студія бачить Записи на бічній панелі від початку, і перший екран одразу пропонує Налаштувати записи. Якщо ваша бічна панель називається Бронювання, перший екран питає «Як клієнти записуються до вас?»: виберіть плитку Записи, потім натисніть Налаштувати записи. Якщо ваш бізнес налаштовано як ресторан, перший екран ресторанний; поруч з його кнопкою ви знайдете «Приймаєте записи замість столів?» і Налаштувати записи: натисніть це.

Ви можете будь-коли повернутися до Налаштувань і щось змінити. Після цього сторінка відкривається на Сьогодні, а три вкладки: Сьогодні, Налаштування та Поширити. Перемикач угорі Налаштувань називається Приймаємо записи: вимкніть його, щоб не отримувати нових записів; ті, що вже є, залишаються.

Ваша команда

У Команді натисніть Додати спеціаліста. Спеціаліст — це ім'я у вашому календарі, а не логін: акаунт не потрібен, і в Passtastic людина нічого не бачить, поки ви не запросите її як учасника команди.

• Робочий тиждень: для кожної людини й кожної локації вкажіть робочі дні, години та перерви (Додати перерву).
• Вихідні: за допомогою Додати вихідний позначайте відпустки й лікарняні. Вихідні діють в усіх локаціях.
• Людина може працювати в кількох локаціях. Додайте її до іншої локації зі списку людей, які працюють у ваших інших локаціях.

Години онлайн поруч з іншим інструментом запису

Частину годин ви заповнюєте через інший інструмент запису, телефоном або клієнтами без запису? Тоді не відкривайте клієнтам усі робочі години. У Команді налаштуйте для людини Відкрити онлайн:

• Усі робочі години: клієнти можуть записатися на будь-який вільний час.
• Лише деякі години: ви додаєте один чи кілька проміжків, наприклад з 10:00 до 14:00. Клієнти можуть записатися лише в них. Решта дня лишається у вашому календарі для іншого інструмента, а календар позначає її як «не онлайн».

Для разової потреби скористайтеся Заблокувати час: це забирає час людини з календаря на обід або на щось Записано деінде. Відкривається воно з Додати запис у Сьогодні. Блок можна зняти через Зняти блок.

Послуги

У Послугах натисніть Додати послугу. Для кожної вкажіть:

• Назву та Тривалість.
• Ціна (необов'язково). Позначте Показувати як «від», якщо остаточна ціна залежить від роботи.
• Хто надає: виберіть людей. Клієнти бачать лише тих, хто надає послугу.
• Додатковий час після: час на прибирання чи підготовку. Він блокує календар спеціаліста, клієнти його не бачать.
• Повернутися через: кількість днів або тижнів, після яких клієнтам нагадають записатися знову (див. нижче). Залиште порожнім, якщо нагадування не потрібне.

Як клієнти записуються

У Як клієнти записуються:

• Коли хтось записується: Підтверджувати одразу одразу надсилає клієнту підтвердження. З Я підтверджую кожен запит кожен запис стає запитом, що чекає на вашу відповідь, з кнопками Підтвердити та Відхилити.
• Час, який можуть обрати клієнти: кожні 15 або кожні 30 хвилин.
• Найраніший запис і Найдальший запис: наскільки наперед клієнти можуть записуватися, у годинах і днях.
• Клієнти можуть змінити або скасувати запис за: кількість годин до візиту, після якої змінити запис можете лише ви.
• Що питати в клієнтів: ім'я та email запитуємо завжди. Медичних даних ми ніколи не просимо.

Ведіть день

Сьогодні — це ваш календар на день, зі стовпчиком для кожної людини. Запити, що чекають відповіді, угорі. Торкніться запису, щоб відкрити його:

• Виконано закриває запис. Для учасника це рахується як візит на його картці.
• Неявка позначає клієнта, який не прийшов. Відмінити повертає запис.
• Змінити переносить його на іншу послугу, спеціаліста чи час, і клієнт отримує сповіщення. Скасувати скасовує запис і сповіщає клієнта.
• Якщо вчорашні записи не були закриті, банер угорі просить позначити їх як Виконано або Неявка.

На телефоні календар показує одну людину за раз, а Усі показує всіх.

Ваші працівники й надалі можуть сканувати картку клієнта біля каси. Візит рахується один раз, незалежно від того, прийшов він із Виконано чи зі сканування, ніколи двічі. Бали на картці з балами, як і раніше, надходять зі сканування.

Додайте запис або заблокуйте час

Натисніть Додати запис для дзвінка чи клієнта без запису: виберіть послугу, спеціаліста, день і час, потім знайдіть клієнта або введіть ім'я. Якщо час поза годинами роботи спеціаліста або поверх іншого запису, ви побачите попередження, але все одно зможете додати. У меню поруч є Заблокувати час.

Що бачать клієнти

На вашій сторінці запису клієнти проходять чотири кроки: «Що б ви хотіли?», «До кого?», «Коли?» та «Ваші дані». Вони можуть обрати «Будь-хто», і запис може взяти будь-який вільний спеціаліст. Пропонується лише той час, який ви залишили відкритим онлайн. Учасників, які вже мають вашу картку, впізнають під час запису, і запис прив'язується до неї. Інші теж можуть записатися, і після цього їм пропонують вашу картку.

Нагадування перед візитом

Кожен клієнт отримує e-mail за день до візиту. Клієнти, які мають вашу картку в гаманці, також отримують сповіщення на картці за день і за кілька годин до візиту. Якщо ви ввімкнете Надсилати клієнтам SMS-нагадування, вони також отримають SMS за день до візиту, який використовує SMS-кредити.

Нагадування повернутися

Коли ви задаєте для послуги Повернутися через і позначаєте запис як Виконано, клієнт отримує нагадування, коли час записатися знову:

• Сповіщення в гаманці на телефоні. На екрані блокування ніколи не названо послугу, тож ніхто, хто зазирне, не дізнається, що робили.
• Лист на email, лише клієнтам, які погодилися на листи.
• Якщо клієнт запишеться знову раніше, нагадування скасовується.

Для цього клієнт має мати вашу картку: сповіщення надходить на його картку, лист лише якщо він погодився на листи, а клієнт без картки нічого не отримує. Воно надходить о 10:00 за часом локації в потрібний день і ніколи не надходить через SMS.

Поруч з Повернутися через ви бачите попередній перегляд обох повідомлень, у такому вигляді, як їх отримує клієнт.

Поділіться посиланням

На вкладці Поширити є ваше Посилання для запису, готове до копіювання. Розмістіть його там, де клієнти вже шукають:

• Google: додайте як посилання для запису у профілі Google, і у вашій картці з'явиться кнопка запису.
• Instagram: вставте у поле посилання вашого профілю.
• Ваш сайт, WhatsApp, підпис в email і сторінка у Facebook.
• QR-постер: роздрукуйте його для каси, дзеркала чи дверей. Клієнти скануватимуть його й потраплятимуть на вашу сторінку запису.

Хто що може

Власники й адміністратори налаштовують записи та змінюють Налаштування. Редактори ведуть день: підтверджують запити, додають записи, блокують час і позначають Виконано або Неявка. Глядачі можуть лише переглядати. Дивіться ролі й дозволи команди.