Імпорт наявних клієнтів
Що це дає
Якщо ви вже ведете список клієнтів — у таблиці, у системі бронювання або у старій програмі лояльності, — ви можете перенести його в Passtastic, а не починати з нуля.
Кожен, кого ви імпортуєте, отримує власну картку та власне посилання-запрошення. Клієнт натискає посилання, картка встановлюється, і він продовжує накопичувати з того місця, на якому ви його поставили. Щойно хтось відкриє своє посилання, воно працює, доки картку справді не встановлено, тож клієнт, якого щось відволікло, може повернутися до нього пізніше. Посилання-запрошення з імпорту не має терміну дії: воно працює, доки людина не додасть свою картку.
Імпорт сам собою не встановлює картки на телефони клієнтів. Додати картку у власний гаманець може лише сам клієнт — імпорт лише готує кожну картку та дає вам посилання для надсилання.
Перед початком
Вам знадобиться файл, у якому один рядок відповідає одному клієнту, а вгорі є рядок заголовків. Підходять обидва формати:
- CSV (`.csv`)
- Excel (`.xlsx`)
Старіші файли Excel (`.xls`) не підтримуються — відкрийте файл в Excel і скористайтеся Файл → Зберегти як, щоб спочатку зберегти його як `.xlsx` або CSV UTF-8.
Ваші стовпці можуть називатися будь-як у розумних межах — Passtastic автоматично розпізнає поширені назви, а на наступному кроці ви зможете виправити зіставлення вручну. Типовий файл виглядає так:
| Ім'я | Прізвище | Телефон | |
|---|---|---|---|
| Ana | Novak | ana@example.com | +61 400 000 001 |
| Ben | Carter | ben@example.com | +61 400 000 002 |
У кожному рядку має бути щонайменше email або номер телефону. Рядки, у яких немає ні того, ні іншого, пропускаються, і ви побачите їх ще до того, як щось буде збережено.
Якщо ваш експорт починається з рядка з назвою або з датою «створено» над справжнім рядком заголовків, для файлів Excel це не проблема — Passtastic шукає рядок, який справді містить назви ваших стовпців.
Крок 1: Завантажте файл
1. Відкрийте Клієнти на бічній панелі та натисніть Імпортувати клієнтів.
2. Виберіть програму, до якої мають приєднатися клієнти.
3. Перетягніть файл у поле завантаження або натисніть на нього, щоб вибрати файл.
Якщо файл не вдається прочитати, ви отримаєте повідомлення з причиною — неправильний тип файлу, старіший `.xls` або відсутність придатних рядків, — і нічого не буде імпортовано.
Крок 2: Зіставте свої стовпці
Passtastic автоматично зіставляє ваші стовпці з полями Ім'я, Прізвище, Email, Телефон і стовпцем балансу. Перевірте кожне з них і виправте те, що визначено неправильно, за допомогою випадних списків.
Стовпець балансу залежить від типу картки. Для карток на печатки він називається Печатки — вкажіть поточну кількість печаток кожного клієнта. Якщо значення перевищує ціль картки, воно буде обмежено до цієї цілі. Для карток на бали це Бали / Баланс. У картках членства немає стовпця балансу для зіставлення.
Є два випадні списки для імені: Ім'я (або повне ім'я) та Прізвище (необов'язково). Якщо у вашому файлі ім'я та прізвище в окремих стовпцях, зіставте обидва. Якщо є єдиний стовпець із повним ім'ям, зіставте його з Ім'я (або повне ім'я), а для прізвища залиште — Не імпортувати —: його буде розділено за першим пробілом («Ana Novak» стає іменем Ana, прізвищем Novak).
Для всього, що ви не хочете переносити, виберіть Не імпортувати.
Крок 3: Перевірка
Ви побачите, скільки рядків коректні, а скільки мають проблеми, із причиною для кожного. Виправте файл і завантажте його ще раз, якщо хочете їх скоригувати, або продовжуйте — рядки з помилками пропускаються, а не імпортуються наполовину.
Крок 4: Імпорт і запрошення
Поставте позначку підтвердження, що це ваші наявні клієнти і що ви маєте право писати їм про їхню картку лояльності. Це обов'язково — це ваш запис про те, що у вас є справжні відносини з людьми зі списку.
Потім виберіть, як надсилати:
- Почати імпорт — імпортує всіх і одразу надсилає запрошення електронною поштою, SMS або обома способами, залежно від вибраних вами каналів.
- Лише імпорт — запросити пізніше — імпортує всіх, нічого не надсилаючи. Скористайтеся цим, коли хочете спершу перевірити список або надіслати запрошення в конкретний час.
- Я надішлю їх сам(а) — імпортує всіх, нічого не надсилаючи, і дає вам файл з посиланням-запрошенням для кожної людини, щоб надіслати його зі свого сервісу розсилок. Див. Надішліть запрошення зі свого сервісу розсилок нижче.
Ви можете надіслати запрошення пізніше будь-коли зі сторінки Клієнти — або всім, кого ще не запрошено, або кільком вибраним. Ви також можете скопіювати запрошення одного клієнта та надіслати його власним каналом. У полі повідомлення із запрошенням натисніть + Ім'я, щоб додати `[name]`; кожен клієнт бачить своє ім'я, а клієнт без імені отримує повідомлення без нього.
Картки з вітальним купоном: імпортовані клієнти не отримують вітальний купон за замовчуванням — вони приєднуються як звичайні учасники зі своїми печатками, оскільки вже є наявними клієнтами. Якщо хочете, щоб імпортовані клієнти також отримали вітальний купон, увімкніть Надати імпортованим клієнтам вітальний купон на останньому кроці імпорту.
Мова запрошення: оберіть мову листа та SMS із запрошенням. Спочатку вибрано мову вашої панелі, і ви можете обрати іншу, зокрема Français, хоча сама панель французькою недоступна. Якщо ваші клієнти говорять різними мовами, розділіть список на окремий файл для кожної мови та імпортуйте кожен файл із власною мовою запрошення. Сторінка, де клієнти додають картку, відкривається мовою їхнього телефону.
Один рядок на одне членство
Деякі системи експортують окремий рядок для кожного членства, тож учасник із двома членствами з’являється двічі. Ось як імпортувати це без подвійного підрахунку:
- Зіставте стовпець із номером (наприклад, 2215 або 1212) з полем Номер учасника. У одній клітинці може бути кілька номерів.
- Позначте Об’єднати рядки з однаковою електронною поштою. Рядки з однаковою поштою стають одним клієнтом.
- Кожен новий номер додає один бал. На картці рівнів бали визначають рівень клієнта. У нашому прикладі учасник із номерами 2215 і 1212 отримає два бали.
- Якщо імпортувати той самий файл двічі, удруге нічого не додасться: номери, які клієнт уже має, пропускаються.
- Імпорт ніколи не забирає бали. Номери зберігаються в профілі клієнта, у розділі Номери учасника.
Без стовпця Номер учасника об’єднання лише зливає рядки й нічого не додає. Щоб кожен рядок рахувався як один бал, позначте Додати 1 бал за кожен рядок. Повторне завантаження того самого файлу тоді додало б ці бали знову. Passtastic попередить вас перед імпортом.
Картки з кількома членствами
На картці з увімкненим перемикачем Клієнти можуть мати кілька членств Номер учасника обов’язковий, рядки з однаковою електронною поштою об’єднуються автоматично, а кожен номер — це одне членство. Рядок лише з іменем і номером учасника імпортується без запрошення: додайте електронну пошту в Редагувати дані або скористайтеся Завантажити посилання-запрошення. Рядки без номера учасника, а також без імені й електронної пошти, до імпорту не потрапляють. Їх показано перед імпортом і ще раз після його завершення, з номером рядка та причиною. Див. Кілька членств на одній картці.
Надішліть запрошення зі свого сервісу розсилок
Оберіть це, коли хочете, щоб запрошення прийшло з вашої власної адреси і у вашому власному дизайні, наприклад через Brevo або Mailchimp. Passtastic нічого не надсилає, а кожна людина все одно отримує своє особисте посилання.
1. На останньому кроці імпорту оберіть Я надішлю їх сам(а) і натисніть Почати імпорт.
2. На екрані результатів натисніть Завантажити посилання-запрошення. Ви отримаєте файл CSV з рядком для кожної людини, яка ще не додала картку: First name, Last name, Email, Phone, її бали, печатки або рівень, додаткові колонки з вашого файлу та Invite link.
3. Імпортуйте файл у свій сервіс розсилок як контакти. У Brevo під час зіставлення колонок створіть новий текстовий атрибут для колонки Invite link, наприклад `INVITE_LINK`.
4. У листі додайте кнопку і використайте цей атрибут як її посилання. У Brevo скористайтеся кнопкою змінних поруч із полем посилання або введіть `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Перш ніж надсилати всім, надішліть собі тестовий лист і натисніть посилання.
Коли людина натискає своє посилання, її картка відкривається з уже заповненими даними з вашого файлу. Вона додає лише те, що запитує ваша картка і чого не було у файлі. Доки людина не додасть картку, сторінка «Клієнти» показує, що вона ще очікує встановлення.
Варто знати:
- Посилання не втрачають чинності, тож пізніше ви можете надіслати нагадування з тим самим посиланням.
- Кожне посилання додає картку цієї людини тому, хто його відкриє. Не передавайте файл іншим і надсилайте кожній людині лише її власне посилання.
- Якщо завантажити файл ще раз, ви отримаєте ті самі посилання. Тих, хто вже додав картку, у ньому немає. Щоб завантажити його знову пізніше, наприклад для нагадування, виберіть цих людей на сторінці «Клієнти» і натисніть Завантажити посилання-запрошення.
- Якщо пізніше ви скористаєтеся Надіслати запрошення на сторінці «Клієнти» для цих людей, Passtastic спершу попередить вас, щоб ніхто випадково не отримав друге запрошення.
- Для завантаження потрібен той самий дозвіл, що й для експорту клієнтів: роль Редактор або вища і тариф з експортом даних.
Які типи карток можна імпортувати
Імпортувати можна в більшість програм, зокрема в Членства, які ви видаєте самостійно.
Пакети та Баланс імпортувати не можна. Ці картки мають залишок — візити або кошти, — а таблиця не може достовірно вказати, чи «50» означає п'ятдесят візитів, п'ятдесят балів чи п'ятдесят євро. Помилка роздала б реальну цінність, тому такі картки видаються через коди активації. Див. Продаж пакетів, балансу та членства самостійно.
Програми, у які не можна імпортувати, просто не з'являться у списку, коли ви відкриєте «Імпортувати клієнтів».