Afspraken instellen

Met Afspraken boeken je klanten een behandeling bij iemand uit je team, via een link die jij beheert: je website, je Google-profiel, Instagram of een QR-code bij de balie. Elke afspraak komt in je agenda en, als de klant lid is, op zijn of haar spaarkaart. Het is gemaakt voor salons, barbers, praktijken, studio's en iedereen die tijd verkoopt. Het is geen marktplaats: klanten zien jouw naam en jouw kleuren, niemand anders.

Zo ziet het eruit voor je klanten: Afspraken.

Afspraken aanzetten

1. Open Afspraken in de zijbalk en klik op Afspraken instellen.
2. Heb je meerdere vestigingen, kies dan de vestiging. Elke vestiging heeft een eigen team, eigen behandelingen en een eigen link.
3. Open Team en voeg de mensen toe die afspraken aannemen (zie hieronder).
4. Open Behandelingen en voeg toe wat klanten kunnen boeken.
5. Open Hoe klanten een afspraak maken en controleer de regels.
6. Klik op Aanzetten.

Waar je begint hangt af van je bedrijf. Een salon, praktijk of studio ziet Afspraken vanaf het begin in de zijbalk, en het eerste scherm biedt meteen Afspraken instellen aan. Heet je zijbalk in plaats daarvan Reserveringen, dan vraagt het eerste scherm "Hoe maken klanten een afspraak bij jou?": kies de tegel Afspraken en klik dan op Afspraken instellen. Is je bedrijf ingesteld als restaurant, dan is het eerste scherm dat van het restaurant; naast de knop vind je "Werk je met afspraken?" en Afspraken instellen: klik daarop.

Je kunt altijd terug naar Instellingen om iets te wijzigen. De pagina opent daarna op Vandaag, met de drie tabs Vandaag, Instellingen en Delen. De schakelaar bovenaan Instellingen heet Afspraken aannemen: zet hem uit om geen nieuwe afspraken meer te krijgen. Bestaande afspraken blijven staan.

Je team

Klik onder Team op Persoon toevoegen. Een persoon is een naam in je agenda, geen login: diegene heeft geen account nodig en ziet niets in Passtastic, tenzij je diegene uitnodigt als teamlid.

• Werkweek: stel per persoon en per vestiging de werkdagen, de uren en de pauzes in (Pauze toevoegen).
• Vrije dagen: met Een vrije dag toevoegen noteer je vakantie en ziekte. Vrije dagen gelden voor elke vestiging.
• Een persoon kan op meer dan één vestiging werken. Voeg diegene aan de andere vestiging toe via de lijst met mensen die op je andere vestigingen werken.

Online uren naast een andere boekingstool

Vul je een deel van je uren via een andere boekingstool, telefonisch of met loopklanten? Open dan niet al je werkuren voor klanten. Stel onder Team bij de persoon Online open in:

• Alle werktijden: klanten kunnen elke vrije tijd boeken.
• Alleen bepaalde uren: je voegt een of meer tijdvakken toe, bijvoorbeeld 10:00 tot 14:00. Alleen daarbinnen kunnen klanten boeken. De rest van de dag blijft in je agenda voor de andere tool, en de agenda markeert die als "niet online".

Voor iets eenmaligs gebruik je Tijd blokkeren: dat haalt de tijd van een persoon uit de agenda voor een lunch of iets dat Elders ingepland is. Je opent het via Afspraak toevoegen onder Vandaag. Een blokkade haal je weg met Blokkade verwijderen.

Behandelingen

Klik onder Behandelingen op Behandeling toevoegen. Stel per behandeling in:

• Naam en Duur.
• Prijs (optioneel). Vink Tonen als "vanaf" aan als de eindprijs van het werk afhangt.
• Wie doet het: kies de mensen. Klanten zien alleen mensen die de behandeling doen.
• Extra tijd erna: tijd om op te ruimen of voor te bereiden. Het blokkeert de agenda van de persoon en klanten zien het niet.
• Terugkomen na: het aantal dagen of weken waarna klanten worden herinnerd om opnieuw te boeken (zie hieronder). Laat leeg voor geen herinnering.

Hoe klanten een afspraak maken

Onder Hoe klanten een afspraak maken:

• Als iemand een afspraak maakt: Direct bevestigen stuurt de klant meteen een bevestiging. Bij Ik bevestig elke aanvraag wordt elke boeking een aanvraag die op jouw antwoord wacht, met de knoppen Bevestigen en Weigeren.
• Tijden die klanten kunnen kiezen: elke 15 of elke 30 minuten.
• Vroegste afspraak en Verste afspraak: hoe ver vooruit klanten kunnen boeken, in uren en dagen.
• Klanten kunnen wijzigen of annuleren tot: de uren voor de afspraak waarna alleen jij hem nog kunt wijzigen.
• Wat we klanten vragen: naam en e-mail vragen we altijd. Medische gegevens vragen we nooit.

De dag runnen

Vandaag is je agenda voor de dag, met een kolom per persoon. Aanvragen die op antwoord wachten staan bovenaan. Tik op een afspraak om hem te openen:

• Klaar sluit de afspraak af. Bij een lid telt het als bezoek op de kaart.
• Niet gekomen markeert een klant die niet kwam. Ongedaan maken zet de afspraak terug.
• Wijzigen verplaatst hem naar een andere behandeling, persoon of tijd, en de klant krijgt bericht. Annuleren annuleert hem en geeft de klant bericht.
• Zijn er afspraken van gisteren nooit afgesloten, dan vraagt een banner bovenaan om ze als Klaar of Niet gekomen te markeren.

Op een telefoon toont de agenda één persoon tegelijk, met Alle om iedereen te zien.

Je medewerkers kunnen de kaart van de klant bij de balie gewoon blijven scannen. Het bezoek wordt één keer geteld, of het nu van Klaar komt of van de scan, nooit twee keer. Punten op een puntenkaart komen nog steeds van de scan.

Een afspraak toevoegen of tijd blokkeren

Klik op Afspraak toevoegen voor een telefoontje of een loopklant: kies de behandeling, de persoon, de dag en een tijd, zoek dan de klant op of voer een voornaam in. Valt de tijd buiten de uren van de persoon of over een andere afspraak, dan krijg je een waarschuwing en kun je hem toch toevoegen. In het menu ernaast staat Tijd blokkeren.

Wat klanten zien

Op je boekingspagina doorlopen klanten vier stappen: "Wat wil je laten doen?", "Bij wie?", "Wanneer?" en "Je gegevens". Ze kunnen "Maakt niet uit" kiezen, dan kan elke vrije persoon de afspraak nemen. Alleen de tijden die je online open liet worden aangeboden. Leden die je kaart al hebben, worden bij het boeken herkend en de afspraak wordt eraan gekoppeld. Anderen kunnen ook boeken en krijgen daarna je kaart aangeboden.

Herinneringen voor het bezoek

Elke klant krijgt de dag ervoor een e-mail. Klanten die je kaart in hun Wallet hebben, krijgen ook de dag ervoor en een paar uur van tevoren een melding op de kaart. Zet je Stuur klanten een sms-herinnering aan, dan krijgen ze de dag ervoor ook een sms, die sms-tegoed gebruikt.

De terugkomherinnering

Als je bij een behandeling Terugkomen na instelt en de afspraak als Klaar markeert, krijgt de klant een herinnering wanneer het tijd is om opnieuw te boeken:

• Een Wallet-melding op de telefoon. Het vergrendelscherm noemt nooit de behandeling, zodat niemand die meekijkt weet wat er is gedaan.
• Een e-mail, alleen voor klanten die e-mails willen.
• Boekt de klant eerder zelf opnieuw, dan vervalt de herinnering.

Dit werkt alleen voor een klant die je kaart heeft: de melding gaat naar zijn of haar kaart, de e-mail alleen als die e-mails wil, en een klant zonder kaart krijgt niets. Het gaat op de dag zelf om 10:00 uur (tijd van de locatie) de deur uit, nooit per sms.

Naast Terugkomen na zie je een voorbeeld van beide berichten, zoals de klant ze krijgt.

Deel je link

Op de tab Delen staat je Afsprakenlink, klaar om te kopiëren. Zet hem waar klanten al kijken:

• Google: voeg hem toe als boekingslink in je Google-profiel en er verschijnt een Boek-knop bij je vermelding.
• Instagram: zet hem in het linkveld van je profiel.
• Je website, WhatsApp, je e-mailhandtekening en je Facebook-pagina.
• De QR-poster: print hem voor de balie, de spiegel of de deur. Klanten scannen hem en komen op je boekingspagina.

Wie wat mag

Eigenaren en beheerders stellen afspraken in en wijzigen de Instellingen. Bewerkers runnen de dag: ze bevestigen aanvragen, voegen afspraken toe, blokkeren tijd en markeren Klaar of Niet gekomen. Lezers kunnen alleen kijken, niets wijzigen. Zie teamrollen en rechten.