Meerdere lidmaatschappen op één kaart

Voor wie is het

Sommige clubs verkopen hetzelfde lidmaatschap steeds opnieuw. Iemand koopt er een voor zichzelf, daarna nog een voor een partner, een vriend of het volgende seizoen. Elk lidmaatschap heeft een nummer dat je bijhoudt, en elk geeft dezelfde voordelen.

Als Klanten kunnen meerdere lidmaatschappen hebben aanstaat, houdt die persoon één kaart in zijn wallet. Elk lidmaatschap dat hij koopt voegt toe:

• Eén lidnummer extra, het nummer na het hoogste nummer op de kaart.
• De voordelen opnieuw. Een voordeel dat "1 per maand" zegt, wordt 2 per maand voor iemand met twee lidmaatschappen. Een voordeel dat Altijd inbegrepen is, zoals een vaste korting, staat er één keer.

Lidmaatschappen op deze kaarten zijn levenslang. Ze verlopen nooit en de kaart heeft geen datum Geldig tot.

Dit is voor lidmaatschappen met een eenmalige prijs. Reken je maandelijks of jaarlijks af, of lopen je lidmaatschappen na een periode af, lees dan Waarom het niet kan bij maandelijkse of jaarlijkse prijzen.

Zet het aan

Je hebt een Lidmaatschap-kaart nodig die je online verkoopt met een eenmalige prijs. Zie Lidmaatschappen, pakketten & tegoed online verkopen voor de kaart zelf.

1. Open Programma's, selecteer je lidmaatschapsprogramma en ga naar het tabblad Instellen.

2. Kies onder Facturatie Eenmalig. Tot je dat doet, zegt de schakelaar "Alleen voor lidmaatschappen met een eenmalige prijs."

3. Voeg je voordelen toe onder Inbegrepen voordelen en publiceer. De schakelaar vraagt je eerst te publiceren. Elk lidmaatschap geeft deze voordelen opnieuw, en de kaartvoorbeeldweergave toont wat een lid met 2 lidmaatschappen krijgt.

4. Zet Klanten kunnen meerdere lidmaatschappen hebben aan. Je kunt het ook aanzetten wanneer je de kaart voor het eerst aanmaakt.

Om het te wijzigen heb je de rol Bewerker of hoger nodig. Zie Teamrollen en machtigingen.

Zodra een klant meer dan één lidmaatschap heeft, kan de schakelaar niet meer uit ("Kan niet worden uitgezet zolang een klant meer dan één lidmaatschap heeft."). Hij kan ook niet uit terwijl er een import loopt.

Voordat je een kaart verplaatst die al leden heeft

Lees dit eerst als de kaart live is.

• Elk bestaand lid telt als één lidmaatschap. Wie al geïmporteerde nummers heeft, houdt ze. Niemand wordt opnieuw genummerd.
• Vervaldata worden gewist. Lidmaatschappen hier zijn levenslang, dus leden die nog een einddatum hadden, verliezen die en hun kaart in de wallet wordt bijgewerkt. Leden van wie de kaart al verlopen was, blijven verlopen.
• Maandelijkse of jaarlijkse leden worden niet opgezegd. Facturatie op Eenmalig zetten geldt alleen voor nieuwe kopers. Mensen die al maandelijks of jaarlijks betalen, blijven in Stripe op dat abonnement en Stripe blijft ze belasten. Passtastic zegt die abonnementen niet op. Eindigt een oud maandelijks of jaarlijks abonnement, omdat het is opgezegd of de betalingen definitief mislukken, dan eindigt alleen dat ene lidmaatschap. Het lid houdt zijn andere lidmaatschappen en nummers, en de kaart blijft actief. Was het zijn laatste lidmaatschap, dan eindigt de kaart, zoals bij elke lidmaatschapskaart.
• Aanmelden gaat dicht. Vanaf nu kunnen nieuwe leden zich niet meer aanmelden via je aanmeldlink. Zie Online verkopen.

Heb je veel maandelijkse leden, neem dan contact met ons op voordat je overschakelt.

Lidnummers en het volgende nummer verhogen

Een nieuw lidmaatschap krijgt het nummer na het hoogste op de kaart. Daarbij tellen geïmporteerde nummers, nummers uit online verkoop en nummers van lidmaatschappen die je inmiddels hebt verwijderd. Een nummer wordt nooit twee keer uitgegeven.

• Voorloopnullen blijven staan en bepalen de breedte. Na `0042` komt `0043`. Begin je bij `0043`, dan blijven nummers 4 cijfers lang.
• Nummers die niet uit alleen cijfers bestaan, blijven precies zoals geschreven. Ze tellen niet mee voor "hoogste".

In Instellen zie je onder Lidnummers het Volgend nummer, bijvoorbeeld "Volgend nummer: 2754".

Wil je hoger beginnen, klik dan op Verhogen, typ het nummer en klik op Opslaan. Je kunt alleen omhoog. Onder het hoogste nummer dat in gebruik is, zie je "Mag niet lager zijn dan 2754. Lagere nummers zijn al in gebruik." Op een kaart zonder nummers heet het veld Begin te nummeren bij.

Doe dit voordat je de verkoop opent als je oude systeem nummers heeft die niet in je bestand staan, bijvoorbeeld leden die zijn afgehaakt. Verhoog het volgende nummer tot boven het hoogste nummer van je oude systeem.

Importeer je bestaande leden

Zet eerst de kaart aan en importeer dan. De volledige stappen staan in Importeer je bestaande klanten. Op een kaart met meerdere lidmaatschappen is dit anders:

• Lidnummer is verplicht. Je koppelt het samen met een naam of een e-mailadres.
• Eén rij per lidmaatschap. Heeft je oude systeem een rij per lidmaatschap, herhaal dan het e-mailadres op elke rij. Rijen met hetzelfde e-mailadres worden één klant. Elk nummer is één lidmaatschap, en meerdere nummers in één cel mag.
• Nummers behouden hun exacte tekst, dus `0042` blijft `0042`.
• Importeer hetzelfde bestand opnieuw en er wordt niets dubbel toegevoegd. Nummers die een klant al heeft, worden overgeslagen.

Voordat er iets wordt opgeslagen, toont de voorvertoning het aantal klanten, nieuwe lidmaatschappen, lidmaatschappen die al op de kaart staan en het volgende nummer na de import. Ook staan er rijen in die niet worden geïmporteerd, met het rijnummer uit je spreadsheet:

• een rij met een naam of e-mailadres maar geen lidnummer
• een rij met geen naam en geen e-mail
• een nummer dat bij meer dan één e-mailadres staat, of al bij een andere klant op de kaart hoort

Noemt een regel meer dan 50 rijen, dan toont het voorbeeld de eerste 50 en Lijst downloaden voor de hele lijst. Kan er niets worden geïmporteerd, dan blijft Volgende uit en zegt het voorbeeld dat je de rijen moet corrigeren en het bestand opnieuw moet uploaden. Als de import klaar is, staan de overgeslagen rijen op het resultaatscherm opnieuw, met het rijnummer en de reden.

Leden met alleen een naam en een nummer

Sommige oude lijsten hebben geen e-mailadres. Een rij met alleen een naam en een lidnummer wordt geïmporteerd als eigen klant met één lidmaatschap. Twee van zulke rijen worden nooit samengevoegd, ook niet als de namen overeenkomen.

Deze leden krijgen geen uitnodiging, omdat er niets is om hem naartoe te sturen. Je kunt nog steeds:

• ze vinden bij Klanten op naam of lidnummer
• ze openen, op ⋯ → Gegevens bewerken klikken, een e-mailadres toevoegen en Uitnodiging sturen gebruiken
• ze selecteren en Uitnodigingslinks downloaden kiezen, en iedereen zijn eigen link geven

Hun nummers tellen mee wanneer Passtastic het volgende nummer bepaalt.

Verzamelt de kaart gegevens van leden (bijvoorbeeld een verjaardag), dan wordt een lid dat je hebt geïmporteerd of met de hand hebt toegevoegd alleen gevraagd naar wat nog ontbreekt. Wat ze al hebben opgegeven, wordt niet twee keer gevraagd.

Online verkopen, en wat er gebeurt als iemand opnieuw koopt

Deel je kaart zoals elke betaalde kaart: link, QR-code of website-embed. Wie hem opent, ziet een keuze Hoeveel lidmaatschappen?, van 1 tot 10. De prijs staat per stuk en als totaal, en elk lidmaatschap dat in dezelfde betaling wordt gekocht, krijgt een eigen nummer.

Een nieuw e-mailadres betaalt meteen en krijgt een nieuwe kaart met zijn nummer of nummers.

Een e-mailadres dat deze kaart al heeft, moet bewijzen dat het van hem is:

1. Hij vult zijn e-mailadres in.
2. Wij sturen een code van 6 cijfers naar dat adres.
3. Hij typt de code en betaalt dan.

Na het betalen houdt hij dezelfde walletkaart. Die krijgt per lidmaatschap één nummer extra en de voordelen opnieuw, en de walletkaart wordt vanzelf bijgewerkt. Hij krijgt ook een e-mail met hoeveel lidmaatschappen hij nu heeft. Een paar foute codes pauzeren de code een paar minuten.

Wie met een ander e-mailadres koopt, krijgt een aparte kaart. Je ziet beide bij Klanten.

Aanmelden is dicht op deze kaarten

Op een kaart met meerdere lidmaatschappen is er geen gratis aanmelding. Opent iemand een aanmeldlink, een aanmeldformulier of een downloadlink voor een nieuw persoon, dan gaat hij naar de koopspagina. Nieuwe leden kunnen alleen:

• online kopen, of
• door jou worden toegevoegd of uitgenodigd (zie hieronder).

Leden die je hebt geïmporteerd, gebruiken de uitnodiging die je ze stuurt.

Medewerkers in de app

Medewerkers scannen de kaart zoals altijd in de Passtastic Scanner-app. Het resultaat toont de naam van het lid, "3 lidmaatschappen" met de nummers, en elk voordeel met wat er in deze periode nog over is, bijvoorbeeld "Nog 2 van 3 over in november". Ze tikken voor elk gebruikt voordeel één keer op Inwisselen, en het aantal gaat met één omlaag. Zie Inbegrepen voordelen.

Wat de klant ziet

• Walletkaart: op de voorkant een regel Lidnummers (de eerste drie, daarna "+2" als er meer zijn), en op de achterkant de volledige lijst, het aantal Lidmaatschappen en elk voordeel met zijn vermenigvuldigde aantal.
• Pagina van de klant: het aantal lidmaatschappen, de nummers en hoeveel van elk voordeel er nog over zijn.
• Een afbeelding bij een voordeel: onder Instellen → Inbegrepen voordelen heeft elk voordeel Afbeelding (optioneel) met Afbeelding toevoegen. Ze wordt bij dat voordeel getoond in je klantenportaal. Op de walletkaart verschijnt ze niet.

Bericht nadat een voordeel is gebruikt

Je kunt een kort bedankje sturen wanneer medewerkers een voordeel als gebruikt markeren, en zo een reden geven om terug te komen en te kopen.

1. Open het programma en ga naar Campagnes → Nieuwe campagne.
2. Kies Nadat een voordeel is gebruikt.
3. Kies Elk voordeel op deze kaart, of één voordeel.
4. Schrijf het bericht en kies eventueel hoeveel uur na het gebruik het wordt verstuurd (Versturen na). Je kunt tot 168 uur (7 dagen) wachten. Standaard gaat het meteen.
5. Klik op Zet het aan.

Een voorbeeld: "Bedankt voor je bezoek, [name]. Het voordeel van volgende maand staat op de 1e voor je klaar. Tot dan."

Goed om te weten:

• Het gaat naar het lid dat het voordeel heeft gebruikt, alleen voor die kaart.
• Maximaal één bericht per 4 uur per lid. Gebruikt iemand drie voordelen in één bezoek, dan krijgt hij één bericht, geen drie.
• Het is alleen een bericht. Er kan geen aanbieding bij en je kunt het publiek niet beperken.
• Het hoort bij één programma, dus je maakt het aan vanuit dat programma. Een campagne voor al je programma's kan het niet hebben.
• Je kunt geen voordeel kiezen dat Altijd inbegrepen is, omdat het nooit opraakt.
• Het wordt alleen verstuurd wanneer medewerkers een voordeel als gebruikt markeren. Een voordeel dat via een kassakoppeling, de Developer API of de oudere inwisselactie in eerdere versies van de app is gebruikt, verstuurt het niet.
• Het is een automatische campagne, dus hoort bij het pakket Klanten terug laten komen op het abonnement Klantenkaart, reserveringen + app. Zie Berichten en campagnes.

Met de hand toevoegen en verwijderen

Open Klanten, klik op een klant en zoek Lidmaatschappen. Elke rij toont het nummer, hoe het binnenkwam (Geïmporteerd, Online gekocht of Handmatig toegevoegd) en de datum. Verwijderde lidmaatschappen blijven in de lijst staan met Verwijderd en de datum.

Een lidmaatschap toevoegen. Klik op Lidmaatschap toevoegen. De klant krijgt het volgende nummer en nog een set voordelen. Er wordt niets in rekening gebracht, dus gebruik het voor een verkoop aan je eigen balie.

Een lidmaatschap verwijderen. Klik op Verwijderen op de rij. Voordelen die al zijn gebruikt, blijven gebruikt en het nummer wordt nooit opnieuw uitgegeven. Was het het laatste lidmaatschap van de klant, dan werkt zijn kaart niet meer, en je wordt eerst gewaarschuwd.

Verwijderen betaalt niets terug. Heeft de persoon online betaald, betaal dan terug in Stripe.

Voor beide heb je de rol Bewerker of hoger nodig.

Nieuwe klanten. Gebruik Klant uitnodigen en vul hun e-mailadres in. Een nieuw e-mailadres krijgt één lidmaatschap met het volgende nummer, en een e-mail met hun link om de kaart toe te voegen. Heeft het e-mailadres de kaart al, dan wordt er niets toegevoegd: open die klant en gebruik Lidmaatschap toevoegen. Klanten zijn ook te vinden op lidnummer in de zoekbalk van Klanten.

Terugbetalingen

Betaal terug in Stripe zoals gewoonlijk. Passtastic houdt de terugbetaling in de gaten:

• Een volledige terugbetaling verwijdert het bijbehorende lidmaatschap. Kocht iemand er 3 in één betaling en betaal je de hele betaling terug, dan gaan alle 3 weg. De hoogste nummers van die betaling gaan eerst.
• Een terugbetaling van de prijs van één lidmaatschap verwijdert er één, een terugbetaling van twee verwijdert er twee, enzovoort.
• Een terugbetaling van minder dan de prijs van één lidmaatschap verwijdert er geen. Verwijder het zelf op de klantpagina als je het weg wilt hebben.
• Een volledige terugbetaling van een verkoop van voordat je dit aanzette verwijdert één lidmaatschap.

De andere lidmaatschappen op de kaart blijven. Voordelen die al zijn gebruikt, worden niet teruggehaald.

Inloggen vereisen en doorgestuurde uitnodigingen

Staat Inloggen vereisen vóór de eerste download aan, dan kan een uitnodigingslink of -code de pas niet zelf overhandigen. Het lid moet inloggen met een code die wordt gestuurd naar het adres waarmee hij is uitgenodigd, en dat adres is op de pagina ingevuld en vergrendeld. Een doorgestuurde uitnodiging is nutteloos voor iemand anders, omdat die de inlogcode niet kan ontvangen. Een lid dat een ander adres typt dan waarmee je hem uitnodigde, ziet "Deze uitnodiging is naar een ander adres gestuurd. Gebruik het adres dat het bedrijf van je heeft, of vraag het om dit te corrigeren." Oude links werken hetzelfde: ze brengen het lid naar inloggen, niet naar de pas.

Een lid kan het e-mailadres op zijn kaart niet zelf wijzigen, niet op de aanmeldpagina en niet in zijn klantenportaal ("Deze kaart houdt het e-mailadres waarmee ze is uitgegeven. Vraag de zaak om het te wijzigen."). Klopt een adres niet, open dan de klant, klik op ⋯ → Gegevens bewerken en corrigeer het. Passtastic weigert dat alleen als een andere klant op deze kaart dat adres al heeft. De andere kaarten van dezelfde persoon tellen niet mee. Een lid zonder e-mailadres op zijn kaart kan er ook niet zelf een toevoegen: hij vraagt het aan jou, en jij voegt het toe via Gegevens bewerken. De kaart kan hij gewoon aan zijn wallet toevoegen, en je team vindt hem op naam of lidnummer.

De pdf van een lid bevat de huidige code van de kaart, dus op deze kaarten krijg je die nooit alleen met een link, of die nu uit een aankoop of een doorgestuurde e-mail komt. Wie op PDF downloaden tikt, ook direct na de aankoop, bevestigt eerst met een code van 6 cijfers die we naar het e-mailadres op de kaart sturen dat hij het is. Staat er geen e-mailadres op de kaart, open dan de klant, kies Kaart downloaden als pdf in het ⋯-menu en print de pdf of stuur hem door. Dit kunnen editors, admins en eigenaren.

Waarom het niet kan bij maandelijkse of jaarlijkse prijzen

Stripe factureert een maandelijks of jaarlijks lidmaatschap per abonnement. Het kan niet "twee van de drie" verlengen. Meerdere lidmaatschappen op één kaart werkt alleen als elk lidmaatschap één keer wordt betaald en levenslang duurt.

Daarom is de schakelaar er niet als:

• de kaart een prijs Maandelijks of Jaarlijks heeft (kies eerst Eenmalig onder Facturatie)
• je de kaart zelf uitgeeft (Persoonlijk, ik geef de kaart uit)
• je lidmaatschappen wilt die verlopen. Aanzetten wist vervaldata.

Als het aanstaat, is Facturatie vergrendeld op Eenmalig en kun je niet overschakelen naar persoonlijk verkopen. Zet eerst de schakelaar uit, wat alleen kan zolang niemand meer dan één lidmaatschap heeft.

Veelgestelde vragen