Tafels en plattegrond voor reserveringen
Standaard telt Reserveringen plaatsen: elke dienst heeft een aantal plaatsen en je team zet gasten waar ze passen. Werk je liever met de tafels die je echt hebt, zet de locatie dan op Mijn tafels gebruiken. Gasten zien dan alleen tijden waarop een tafel past voor hun gezelschap, elke reservering krijgt een tafel en je team ziet de zaal onder Vandaag.
Je kiest dit per locatie, dus de ene locatie kan plaatsen tellen terwijl een andere tafels gebruikt.
Een locatie op tafels zetten
- Open Reserveringen → Instellingen → Tafels. (Onder Vandaag zien eigenaren en beheerders van een locatie die plaatsen telt ook een tip, Geef elke reservering een tafel, met Tafels instellen.)
- Kies onder Hoe bepalen we wanneer je vol zit? voor Mijn tafels gebruiken. Plaatsen tellen is de andere keuze en de standaard.
- Voeg je tafels toe (zie hieronder). Je hebt er minstens één nodig voordat je kunt opslaan.
- Lees de melding Wat er verandert als je opslaat. Daar staat wat er met je komende reserveringen gebeurt: hoeveel een tafel krijgen en hoeveel nog op geen enkele tafel passen.
- Klik op Opslaan.
Er wordt niets geannuleerd. Reserveringen die op geen enkele tafel passen, blijven staan en tonen Geen tafel onder Vandaag, zodat je ze zelf kunt plaatsen. Heeft je team eerder een tafelnotitie bij een reservering getypt, dan zet een notitie die overeenkomt met een tafelnaam, zoals "T4", de reservering aan die tafel. Andere notities, zoals "raam", blijven bij de reservering staan zoals ze waren.
Ruimtes en tafels
Tafels staan in ruimtes, zoals de Hoofdzaal of een terras. Klik op + Ruimte toevoegen om er een toe te voegen en geef hem een naam.
Voor elke tafel stel je in:
- Naam van de tafel: kort, maximaal 12 tekens, zoals T1. Elke tafel heeft een eigen naam nodig.
- Past voor: het minimum en het maximum aantal personen dat er zit, bijvoorbeeld 2–4. Gasten krijgen alleen een tafel aangeboden die past voor hun gezelschap.
- Wie kan reserveren: Gasten online en team of Alleen team. Een tafel voor alleen het team verschijnt nooit op je reserveringspagina, maar je team kan hem wel gebruiken.
- Kan samen met: één andere tafel in dezelfde ruimte. Samengevoegde tafels worden alleen gebruikt als geen enkele losse tafel past voor het gezelschap. Twee tafels voor 4 kunnen bijvoorbeeld een reservering voor 6 of 7 aan.
Om snel tafels toe te voegen klik je op + Meerdere tafels van één formaat toevoegen, geef je aan hoeveel, en klik je op Toevoegen. Met het menu op een tafelrij dupliceer of verwijder je een tafel. Heeft een andere locatie al de indeling die je nodig hebt, klik dan op Tafels kopiëren van een andere locatie.
Een ruimte kan ook op Alleen binnenlopers en team staan. Gasten reserveren die ruimte nooit online, maar je team kan er vanuit Vandaag wel een reservering neerzetten.
Laat gasten kiezen waar ze zitten
Gasten zien nooit tafelnummers. Ze kunnen wel een ruimte kiezen, als je dat toestaat.
Zijn twee of meer ruimtes online te reserveren, zet dan Laat gasten kiezen waar ze zitten aan. Op je reserveringspagina zien gasten dan Waar wil je zitten? en kiezen ze Geen voorkeur of een van de ruimtes. De naam die ze zien is de naam die je invult bij Getoond aan gasten als ze kiezen waar ze zitten (bijvoorbeeld "Binnen, bij het raam"), of de naam van de ruimte als je dat veld leeg laat. Twee ruimtes die gasten kunnen reserveren mogen niet dezelfde naam hebben.
Is er maar één ruimte online te reserveren, dan kiezen gasten alleen een tijd en kiezen wij de tafel.
Past op een dag geen enkele tafel voor het gezelschap van een gast, dan zegt de reserveringspagina dat en biedt ze aan een aanvraag te sturen, zodat jij nog ja kunt zeggen.
Teken je plattegrond
De plattegrond is optioneel. Zolang je hem niet tekent, toont Zaal onder Vandaag je tafels in rijen.
- Sla eerst je tafels op.
- Klik in Instellingen → Tafels op Plattegrond tekenen (later Plattegrond bewerken).
- Voeg toe wat er in de zaal staat: Ronde tafel, Vierkante tafel, Lange tafel, Muur, Toog of bar, Deur.
- Sleep elke tafel naar de plek waar hij staat. Het hoeft niet precies. Je kunt een geselecteerde tafel ook met de pijltjestoetsen verplaatsen.
- Tik op een tafel om de naam, de plaatsen of de Vorm te wijzigen, of om hem te draaien met 90° draaien.
- Klik op Klaar.
Weer op een rij zetten zet alle tafels terug in rijen. Er wordt eerst gevraagd, want je tekening gaat verloren.
Tekenen gaat makkelijker op een tablet of computer dan op een telefoon. Waar tafels staan, wordt opgeslagen terwijl je ze verplaatst; nieuwe, hernoemde of verwijderde tafels worden opgeslagen als je op Klaar klikt.
Draai de dag vanuit de zaal
Zet onder Vandaag de keuze Lijst | Zaal op Zaal. Elke tafel toont zijn status in woorden:
- Vrij
- Komt zo
- Aan tafel
- Over tijd
- Te laat, nog niet hier
- Aanvraag (?): een open aanvraag stelt deze tafel voor; de tafel blijft vrij tot je hem accepteert.
De tijdchips onder Toon de zaal om zijn Nu en de volgende tijden van de services van vandaag; alle andere tijden staan onder Andere tijd. De zaal opent altijd op Nu, zodat je meteen reserveringen kunt plaatsen en walk-ins kunt laten zitten; voor de service laat een vrije tafel zien wanneer de reservering is, bijvoorbeeld tot 20:00. Kies een latere tijd om te zien wie dan waar zit; Terug naar nu toont de zaal zoals hij nu is. Aanvragen die op een antwoord wachten staan op één regel boven de zaal, bijvoorbeeld 2 aanvragen wachten: Tonen opent ze.
Tik op een tafel om een reservering daar aan tafel te zetten, af te ronden of te verplaatsen. De reserveringslijst helpt ook:
- Tafel kiezen (of Tik om hier te plaatsen) zet een reservering met Geen tafel op een vrije tafel.
- Zet hier een binnenloper aan tafel zet gasten aan tafel die net binnenkwamen: kies met hoeveel ze zijn en bevestig. Dit werkt terwijl er een dienst loopt. Na de laatste zitting voeg je de binnenloper toe vanuit de Scanner-app.
- Niet gekomen kun je markeren vanaf 15 minuten na de reserveringstijd.
In de weergave Lijst heeft elke reservering een tafelchip. Tik erop om de tafel te wijzigen. Kies je een tafel die al bezet is, dan meldt de reservering dat, en met Toch gebruiken ga je door. Bij een aanvraag staat op de knop Bevestigen aan T8 (met de naam van de tafel): zo accepteer en plaats je met één tik. Een aanvraag met een voorgestelde tafel toont Voorstel: T8; tik erop, of op Andere tafel, om een andere te kiezen.
Meer over de dag zelf: De dienst draaien vanuit je reserveringsboek.
Wie wat kan doen
- Eigenaren en beheerders kiezen tussen plaatsen tellen en tafels gebruiken, wijzigen tafels en ruimtes en tekenen de plattegrond.
- Editors zetten gasten aan tafel, verplaatsen reserveringen tussen tafels en plaatsen reserveringen met Geen tafel.
- Kijkers kunnen meekijken, maar niets wijzigen.
In de Scanner-app kan iedereen met de toestemming Kan reserveringen beantwoorden en toevoegen de dag draaien.
Terug naar Plaatsen tellen
Je kunt een locatie op elk moment terugzetten op Plaatsen tellen. Je tafels en plattegrond blijven bewaard, dus als je later weer Mijn tafels gebruiken kiest, komen ze terug. Bestaande reserveringen houden hun tafel als label. Gasten zien dan weer tijden op basis van je plaatsen per dienst.