Configura gli appuntamenti

Appuntamenti permette ai tuoi clienti di prenotare un servizio con una persona del tuo team da un link che controlli tu: il tuo sito, il profilo Google, Instagram o un codice QR al banco. Ogni appuntamento finisce nel tuo calendario e, se il cliente è un membro, sulla sua carta fedeltà. È pensato per saloni, barbieri, studi medici, centri estetici e chiunque venda tempo. Non è un marketplace: i clienti vedono il tuo nome e i tuoi colori, non quelli di altri.

Guarda come lo vedono i tuoi clienti: Appuntamenti.

Attiva gli appuntamenti

1. Apri Appuntamenti nella barra laterale e clicca su Configura gli appuntamenti.
2. Se hai più sedi, scegli la sede. Ogni sede ha il proprio team, i propri servizi e il proprio link.
3. Apri Team e aggiungi le persone che ricevono appuntamenti (vedi sotto).
4. Apri Servizi e aggiungi ciò che i clienti possono prenotare.
5. Apri Come prenotano i clienti e controlla le regole.
6. Clicca su Attiva.

Da dove parti dipende dalla tua attività. Un salone, uno studio medico o un centro vede Appuntamenti nella barra laterale fin dall'inizio, e la prima schermata propone subito Configura gli appuntamenti. Se la tua barra laterale si chiama invece Prenotazioni, la prima schermata chiede «Come prenotano i tuoi clienti?»: scegli la scheda Appuntamenti e poi clicca su Configura gli appuntamenti. Se la tua attività è stata impostata come ristorante, la prima schermata è quella del ristorante; accanto al suo pulsante trovi «Prendi appuntamenti invece?» e Configura gli appuntamenti: cliccaci.

Puoi tornare in Impostazioni quando vuoi per cambiare qualsiasi cosa. La pagina si apre poi su Oggi, con le tre schede Oggi, Impostazioni e Condividi. L'interruttore in alto in Impostazioni dice Ricevi appuntamenti: spegnilo per non ricevere nuovi appuntamenti; quelli che hai già restano.

Il tuo team

In Team, clicca su Aggiungi persona. Una persona è un nome nel tuo calendario, non un accesso: non ha bisogno di un account e non vede nulla in Passtastic, a meno che tu non la inviti come membro del team.

• Settimana lavorativa: per ogni persona e ogni sede, imposta i giorni di lavoro, gli orari e le pause (Aggiungi pausa).
• Giorni liberi: con Aggiungi un giorno libero segni ferie e malattie. I giorni liberi valgono per tutte le sedi.
• Una persona può lavorare in più sedi. Aggiungila all'altra sede dall'elenco delle persone che lavorano nelle tue altre sedi.

Orari online accanto a un altro strumento di prenotazione

Riempi una parte degli orari con un altro strumento di prenotazione, per telefono o con clienti senza appuntamento? Allora non aprire tutte le ore di lavoro ai clienti. In Team, imposta Aperto online per la persona:

• Tutto l'orario di lavoro: i clienti possono prenotare qualsiasi orario libero.
• Solo alcune ore: aggiungi una o più fasce, per esempio dalle 10:00 alle 14:00. I clienti possono prenotare solo lì dentro. Il resto della giornata resta nel calendario per l'altro strumento, e il calendario lo segna come «non online».

Per qualcosa di occasionale usa invece Blocca orario: toglie dal calendario il tempo di una persona per una pausa pranzo o per qualcosa Prenotato altrove. Lo apri da Aggiungi appuntamento in Oggi. Un blocco si toglie con Rimuovi blocco.

Servizi

In Servizi, clicca su Aggiungi servizio. Per ognuno imposta:

• Nome e Durata.
• Prezzo (facoltativo). Spunta Mostra come "da" se il prezzo finale dipende dal lavoro.
• Chi lo svolge: scegli le persone. I clienti vedono solo chi svolge il servizio.
• Tempo extra dopo: tempo per riordinare o preparare. Blocca il calendario della persona e i clienti non lo vedono.
• Torna dopo: il numero di giorni o settimane dopo cui ricordare ai clienti di prenotare di nuovo (vedi sotto). Lascialo vuoto se non vuoi un promemoria.

Come prenotano i clienti

In Come prenotano i clienti:

• Quando qualcuno prenota: Conferma immediata manda subito una conferma al cliente. Con Confermo io ogni richiesta, ogni prenotazione diventa una richiesta che aspetta la tua risposta, con i pulsanti Conferma e Rifiuta.
• Orari tra cui i clienti possono scegliere: ogni 15 o ogni 30 minuti.
• Prenotazione più vicina e Prenotazione più lontana: con quanto anticipo i clienti possono prenotare, in ore e giorni.
• I clienti possono modificare o annullare fino a: le ore prima dell'appuntamento dopo le quali solo tu puoi cambiarlo.
• Cosa chiedere ai clienti: nome ed email vengono sempre chiesti. Non chiediamo mai dettagli medici.

Gestisci la giornata

Oggi è il tuo calendario del giorno, con una colonna per persona. Le richieste in attesa di risposta stanno in alto. Tocca un appuntamento per aprirlo:

• Completato chiude l'appuntamento. Per un membro conta come visita sulla sua carta.
• Non presentato segna un cliente che non è venuto. Annulla azione rimette a posto l'appuntamento.
• Modifica lo sposta a un altro servizio, persona od orario, e il cliente viene avvisato. Annulla lo cancella e avvisa il cliente.
• Se ci sono appuntamenti di ieri mai chiusi, un avviso in alto ti chiede di segnarli come Completato o Non presentato.

Sul telefono il calendario mostra una persona alla volta, con Tutti per vedere tutti.

Il tuo staff può continuare a scansionare la carta del cliente al banco. La visita viene contata una sola volta, che arrivi da Completato o dalla scansione, mai due. I punti di una carta a punti arrivano ancora dalla scansione.

Aggiungi un appuntamento o blocca orario

Clicca su Aggiungi appuntamento per una telefonata o un cliente senza prenotazione: scegli il servizio, la persona, il giorno e l'orario, poi cerca il cliente o scrivi un nome. Se l'orario è fuori dall'orario della persona o sopra un altro appuntamento, vieni avvisato e puoi aggiungerlo comunque. Nel menu accanto trovi Blocca orario.

Cosa vedono i clienti

Sulla tua pagina di prenotazione i clienti seguono quattro passi: «Cosa desideri?», «Con chi?», «Quando?» e «I tuoi dati». Possono scegliere «Chiunque» e qualsiasi persona libera può prenderli. Vengono proposti solo gli orari che hai lasciato aperti online. I membri che hanno già la tua carta vengono riconosciuti quando prenotano e l'appuntamento viene collegato alla carta. Anche gli altri possono prenotare, e dopo gli viene proposta la tua carta.

Promemoria prima della visita

Ogni cliente riceve un'email il giorno prima. I clienti che hanno la tua carta nel wallet ricevono anche una notifica sulla carta il giorno prima e alcune ore prima. Se attivi Manda un SMS di promemoria ai clienti, ricevono anche un SMS il giorno prima, che usa crediti SMS.

Il promemoria di ritorno

Quando imposti Torna dopo su un servizio e segni l'appuntamento come Completato, al cliente arriva un promemoria quando è ora di prenotare di nuovo:

• Una Notifica nel wallet sul telefono. La schermata di blocco non nomina mai il servizio, così chi sbircia non scopre cosa è stato fatto.
• Un'email, solo ai clienti che hanno accettato le email.
• Se il cliente prenota di nuovo prima, il promemoria viene annullato.

Serve un cliente che abbia la tua carta: la notifica arriva sulla sua carta, l'email solo se ha accettato le email, e un cliente senza carta non riceve nulla. Parte alle 10:00 (ora della sede) del giorno previsto, e mai via SMS.

Accanto a Torna dopo vedi un'anteprima dei due messaggi, come li riceve il cliente.

Condividi il tuo link

Nella scheda Condividi trovi il tuo Link di prenotazione, pronto da copiare. Mettilo dove i clienti guardano già:

• Google: aggiungilo come link di prenotazione nel tuo profilo Google e sulla scheda compare un pulsante Prenota.
• Instagram: mettilo nel campo link del tuo profilo.
• Il tuo sito, WhatsApp, la firma delle email e la tua pagina Facebook.
• Il Poster con QR: stampalo per il banco, lo specchio o la porta. I clienti lo scansionano e arrivano alla tua pagina di prenotazione.

Chi può fare cosa

Proprietari e amministratori configurano gli appuntamenti e cambiano le Impostazioni. Gli editor gestiscono la giornata: confermano le richieste, aggiungono appuntamenti, bloccano orari e segnano Completato o Non presentato. I visualizzatori possono guardare, non cambiare nulla. Vedi ruoli e permessi del team.