Tavoli e piantina per le prenotazioni
Per impostazione predefinita, Prenotazioni conta i posti: ogni servizio ha un numero di posti, e il tuo staff sistema le persone dove entrano. Se preferisci lavorare con i tavoli che hai davvero, passa un locale a Usa i miei tavoli. Gli ospiti vedono allora solo gli orari in cui un tavolo è adatto al loro gruppo, ogni prenotazione ha un tavolo e lo staff vede la sala in Oggi.
Lo scegli per ogni locale, quindi un locale può contare i posti mentre un altro usa i tavoli.
Passa un locale ai tavoli
- Apri Prenotazioni → Impostazioni → Tavoli. (In Oggi, proprietari e amministratori di un locale che conta i posti vedono anche un suggerimento, Assegna un tavolo a ogni prenotazione, con Imposta i tavoli.)
- Sotto Come decidiamo quando sei al completo?, scegli Usa i miei tavoli. Conta i posti è l'altra scelta e quella predefinita.
- Aggiungi i tuoi tavoli (vedi sotto). Te ne serve almeno uno per poter salvare.
- Leggi l'avviso Cosa cambia quando salvi. Dice come cambiano le prenotazioni in arrivo: quante ottengono un tavolo e quante non entrano ancora in nessun tavolo.
- Clicca Salva.
Non viene annullato nulla. Le prenotazioni che non entrano in nessun tavolo restano confermate e mostrano Nessun tavolo in Oggi, così puoi assegnarle tu. Se il tuo staff aveva scritto una nota su una prenotazione e quella nota corrisponde al nome di un tavolo, per esempio «T4», la prenotazione va a quel tavolo. Le altre note, come «finestra», restano sulla prenotazione com'erano.
Zone e tavoli
I tavoli stanno in zone, come la Sala principale o una terrazza. Clicca + Aggiungi area per aggiungerne una e darle un nome.
Per ogni tavolo imposti:
- Nome del tavolo: breve, fino a 12 caratteri, come T1. Ogni tavolo ha il suo nome.
- Capienza: il minimo e il massimo di persone che ospita, per esempio 2–4. Agli ospiti viene proposto solo un tavolo adatto al loro gruppo.
- Chi può prenotarlo: Ospiti online e staff, oppure Solo staff. Un tavolo solo staff non compare mai nella tua pagina di prenotazione, ma il tuo team può comunque usarlo.
- Si unisce a: un altro tavolo della stessa zona. I tavoli uniti si usano solo quando nessun tavolo singolo è adatto al gruppo. Per esempio, due tavoli da 4 possono ospitare una prenotazione per 6 o 7.
Per aggiungere tavoli in fretta, clicca + Aggiungi più tavoli della stessa misura, indica quanti e clicca Aggiungi. Usa il menu sulla riga di un tavolo per duplicarlo o rimuoverlo. Se un altro locale ha già la disposizione che ti serve, clicca Copia i tavoli da un altro locale.
Una zona può anche essere impostata su Solo senza prenotazione e staff. Gli ospiti non la prenotano mai online, ma lo staff può comunque metterci una prenotazione da Oggi.
Lascia scegliere agli ospiti dove sedersi
Gli ospiti non vedono mai i numeri dei tavoli. Possono però scegliere una zona, se lo permetti.
Quando due o più zone si possono prenotare online, attiva Lascia scegliere agli ospiti dove sedersi. Nella tua pagina di prenotazione gli ospiti vedono allora Dove vuoi sederti? e scelgono Nessuna preferenza o una delle zone. Il nome che vedono è quello che scrivi in Mostrato agli ospiti quando scelgono dove sedersi (per esempio «Dentro, vicino alla finestra»), oppure il nome della zona se lo lasci vuoto. Due zone prenotabili dagli ospiti non possono avere lo stesso nome.
Con una sola zona prenotabile online, gli ospiti scelgono solo un orario e il tavolo lo scegliamo noi.
Se in un giorno nessun tavolo è adatto al gruppo di un ospite, la pagina di prenotazione lo dice e propone di inviare una richiesta, così puoi comunque rispondere di sì.
Disegna la piantina
La piantina è facoltativa. Finché non la disegni, Sala in Oggi mostra i tuoi tavoli in file.
- Salva prima i tuoi tavoli.
- In Impostazioni → Tavoli, clicca Disegna la piantina (poi, Modifica la piantina).
- Aggiungi ciò che c'è nella sala: Tavolo rotondo, Tavolo quadrato, Tavolo lungo, Parete, Bancone o bar, Porta.
- Trascina ogni tavolo dove si trova. Non deve essere preciso. Puoi anche spostare un tavolo selezionato con i tasti freccia.
- Tocca un tavolo per cambiarne il nome, i posti o la Forma, oppure per girarlo con Ruota di 90°.
- Clicca Fatto.
Rimetti in fila rimette tutti i tavoli in file. Prima chiede conferma, perché il tuo disegno va perso.
Disegnare è più facile su un tablet o un computer che su un telefono. La posizione dei tavoli si salva mentre li sposti; i tavoli nuovi, rinominati o rimossi si salvano quando clicchi Fatto.
Gestisci il servizio dalla sala
In Oggi, passa Elenco | Sala su Sala. Ogni tavolo mostra il suo stato a parole:
- Libero
- In arrivo a breve
- Al tavolo
- Oltre l'orario
- In ritardo, non ancora arrivato
- Richiesta (?): una richiesta in attesa propone questo tavolo; il tavolo resta libero finché non la accetti.
Le fasce orarie sotto Mostra la sala alle sono Ora e i prossimi orari dei servizi di oggi; tutti gli altri sono in Altro orario. La sala si apre sempre su Ora, così puoi subito assegnare le prenotazioni e far sedere chi arriva senza prenotare; prima del servizio, un tavolo libero mostra quando c'è la sua prenotazione, per esempio fino alle 20:00. Scegli un orario più tardi per vedere chi siede dove; Torna a ora mostra la sala com'è in questo momento. Le richieste in attesa di risposta stanno in una riga sopra la sala, per esempio 2 richieste in attesa: Mostra le apre.
Tocca un tavolo per far accomodare, concludere o spostare lì una prenotazione. Aiuta anche l'elenco delle prenotazioni:
- Assegna (o Tocca per assegnare qui) mette una prenotazione con Nessun tavolo su un tavolo libero.
- Fai accomodare qui chi è senza prenotazione fa sedere gli ospiti appena arrivati: scegli quante persone e conferma. Funziona mentre un servizio è in corso. Dopo l'ultimo turno, aggiungi chi è senza prenotazione dall'app Scanner.
- Non presentato si può segnare da 15 minuti dopo l'orario della prenotazione.
Nella vista Elenco, ogni prenotazione ha un chip del tavolo. Toccalo per cambiare tavolo. Se scegli un tavolo già occupato, la prenotazione lo dice, e Usa comunque ti lascia andare avanti. Su una richiesta, il pulsante dice Conferma al T8 (con il nome del tavolo), così la accetti e la assegni con un tocco. Una richiesta con un tavolo consigliato mostra Consigliato: T8; toccalo, o tocca Altro tavolo, per sceglierne un altro.
Di più sulla giornata stessa: Gestisci il servizio dal tuo libro prenotazioni.
Chi può fare cosa
- Proprietari e amministratori scelgono tra contare i posti e usare i tavoli, cambiano tavoli e zone e disegnano la piantina.
- Editor fanno accomodare gli ospiti, spostano le prenotazioni tra i tavoli e assegnano le prenotazioni con Nessun tavolo.
- Chi ha solo visualizzazione può guardare, ma non cambiare nulla.
Nell'app Scanner, chi ha il permesso Può rispondere e aggiungere prenotazioni può gestire la giornata.
Tornare a Conta i posti
Puoi riportare un locale a Conta i posti in qualsiasi momento. I tuoi tavoli e la piantina restano salvati, quindi tornare a Usa i miei tavoli più avanti li riporta indietro. Le prenotazioni esistenti tengono il loro tavolo come etichetta. Gli ospiti vedono di nuovo gli orari basati sui tuoi posti per servizio.