Configurar agendamentos

Com Agendamentos, seus clientes agendam um serviço com uma pessoa da sua equipe, por um link que você controla: seu site, seu perfil do Google, o Instagram ou um QR code no balcão. Cada agendamento cai na sua agenda e, se o cliente for membro, no cartão fidelidade dele. É feito para salões, barbearias, clínicas, estúdios e qualquer um que venda tempo. Não é um marketplace: os clientes veem o seu nome e as suas cores, de mais ninguém.

Veja como seus clientes enxergam isso: Agendamentos.

Ative os agendamentos

1. Abra Agendamentos na barra lateral e clique em Configurar agendamentos.
2. Se você tem vários locais, escolha o local. Cada local tem sua própria equipe, seus serviços e seu link.
3. Abra Equipe e adicione as pessoas que atendem (veja abaixo).
4. Abra Serviços e adicione o que os clientes podem agendar.
5. Abra Como os clientes agendam e confira as regras.
6. Clique em Ativar.

Por onde você começa depende do seu negócio. Um salão, uma clínica ou um estúdio vê Agendamentos na barra lateral desde o início, e a primeira tela já oferece Configurar agendamentos. Se a sua barra lateral se chama Reservas, a primeira tela pergunta "Como os clientes reservam com você?": escolha o cartão Agendamentos e depois clique em Configurar agendamentos. Se o seu negócio foi configurado como restaurante, a primeira tela é a do restaurante; ao lado do botão dela você encontra "Recebe agendamentos em vez disso?" e Configurar agendamentos: clique nisso.

Você pode voltar em Configurações quando quiser para mudar qualquer coisa. A página abre então em Hoje, e as três abas são Hoje, Configurações e Compartilhar. O interruptor no topo de Configurações diz Recebendo agendamentos: desligue para parar de receber novos; os que você já tem continuam.

Sua equipe

Em Equipe, clique em Adicionar pessoa. Uma pessoa é um nome na sua agenda, não um login: ela não precisa de conta e não vê nada no Passtastic, a menos que você a convide como membro da equipe.

• Semana de trabalho: para cada pessoa e cada local, defina os dias de trabalho, os horários e as pausas (Adicionar pausa).
• Folgas: com Adicionar uma folga você registra férias e atestados. As folgas valem para todos os locais.
• Uma pessoa pode trabalhar em mais de um local. Adicione-a ao outro local pela lista de pessoas que trabalham nos seus outros locais.

Horários online ao lado de outra ferramenta de agendamento

Você preenche parte dos horários por outra ferramenta de agendamento, por telefone ou com clientes sem hora marcada? Então não abra todas as horas de trabalho aos clientes. Em Equipe, ajuste Aberto online para a pessoa:

• Todo o horário de trabalho: os clientes podem agendar qualquer horário livre.
• Só alguns horários: você adiciona uma ou mais faixas, por exemplo das 10:00 às 14:00. Os clientes só agendam dentro delas. O resto do dia fica na sua agenda para a outra ferramenta, e a agenda o marca como "fora do online".

Para algo pontual, use Bloquear horário: tira da agenda o tempo de uma pessoa para um almoço ou algo Agendado em outro lugar. Você abre a partir de Adicionar agendamento em Hoje. Um bloqueio sai com Remover bloqueio.

Serviços

Em Serviços, clique em Adicionar serviço. Para cada um, defina:

• Nome e Duração.
• Preço (opcional). Marque Mostrar como "a partir de" se o preço final depende do trabalho.
• Quem faz: escolha as pessoas. Os clientes só veem quem faz o serviço.
• Tempo extra depois: tempo para arrumar ou preparar. Bloqueia a agenda da pessoa, e os clientes não veem.
• Voltar depois de: o número de dias ou semanas depois do qual os clientes são lembrados de agendar de novo (veja abaixo). Deixe vazio se não quiser lembrete.

Como os clientes agendam

Em Como os clientes agendam:

• Quando alguém agenda: Confirmar na hora envia ao cliente uma confirmação imediatamente. Com Eu confirmo cada pedido, cada agendamento vira um pedido que espera sua resposta, com os botões Confirmar e Recusar.
• Horários que os clientes podem escolher: a cada 15 ou a cada 30 minutos.
• Agendamento mais próximo e Agendamento mais distante: com quanta antecedência os clientes podem agendar, em horas e dias.
• Os clientes podem alterar ou cancelar até: as horas antes do atendimento a partir das quais só você pode mudá-lo.
• O que perguntar aos clientes: nome e e-mail sempre são pedidos. Nunca pedimos dados médicos.

Conduza o dia

Hoje é a sua agenda do dia, com uma coluna por pessoa. Os pedidos que aguardam resposta ficam no topo. Toque num agendamento para abri-lo:

• Concluído encerra o agendamento. Para um membro, conta como visita no cartão.
• Não compareceu marca um cliente que não veio. Desfazer devolve o agendamento.
• Alterar muda para outro serviço, pessoa ou horário, e o cliente é avisado. Cancelar cancela e avisa o cliente.
• Se agendamentos de ontem ficaram sem encerrar, um aviso no topo pede para marcá-los como Concluído ou Não compareceu.

No celular, a agenda mostra uma pessoa por vez, com Todos para ver todas.

Sua equipe pode continuar escaneando o cartão do cliente no balcão. A visita é contada uma só vez, venha de Concluído ou do escaneamento, nunca duas. Os pontos de um cartão de pontos continuam vindo do escaneamento.

Adicione um agendamento ou bloqueie horário

Clique em Adicionar agendamento para uma ligação ou um cliente sem hora marcada: escolha o serviço, a pessoa, o dia e o horário, depois procure o cliente ou digite um nome. Se o horário cair fora do expediente da pessoa ou sobre outro agendamento, você é avisado e ainda pode adicioná-lo. No menu ao lado está Bloquear horário.

O que os clientes veem

Na sua página de agendamento, os clientes passam por quatro etapas: "O que você gostaria?", "Com quem?", "Quando?" e "Seus dados". Podem escolher "Qualquer pessoa", e qualquer pessoa livre pode atender. Só são oferecidos os horários que você deixou abertos online. Membros que já têm seu cartão são reconhecidos ao agendar e o agendamento fica vinculado a ele. Os demais também podem agendar e recebem depois a oferta do seu cartão.

Lembretes antes da visita

Todo cliente recebe um e-mail no dia anterior. Os clientes que têm o seu cartão na carteira recebem também uma notificação no cartão no dia anterior e algumas horas antes. Se você ativar Enviar um lembrete por SMS aos clientes, eles também recebem um SMS no dia anterior, que usa créditos de SMS.

O lembrete de retorno

Quando você define Voltar depois de num serviço e marca o agendamento como Concluído, o cliente é lembrado quando for hora de agendar de novo:

• Uma Notificação da carteira no celular. A tela de bloqueio nunca cita o serviço, então ninguém que dê uma olhada descobre o que foi feito.
• Um e-mail, só para clientes que aceitaram receber e-mails.
• Se o cliente agendar de novo antes, o lembrete é cancelado.

É preciso um cliente que tenha o seu cartão: a notificação vai para o cartão dele, o e-mail só se ele aceitou e-mails, e um cliente sem cartão não recebe nada. Sai às 10:00 (horário do local) no dia em que vence, e nunca por SMS.

Ao lado de Voltar depois de você vê uma prévia das duas mensagens, como o cliente as recebe.

Compartilhe seu link

Na aba Compartilhar está o seu Link de agendamento, pronto para copiar. Coloque onde os clientes já olham:

• Google: adicione como link de agendamento no seu perfil do Google e um botão de agendar aparece na sua ficha.
• Instagram: coloque no campo de link do seu perfil.
• Seu site, o WhatsApp, a assinatura do seu e-mail e a sua página do Facebook.
• O Pôster com QR: imprima para o balcão, o espelho ou a porta. Os clientes escaneiam e caem na sua página de agendamento.

Quem pode fazer o quê

Proprietários e administradores configuram os agendamentos e mudam as Configurações. Editores cuidam do dia: confirmam pedidos, adicionam agendamentos, bloqueiam horários e marcam Concluído ou Não compareceu. Visualizadores podem olhar, mas não mudar nada. Veja papéis e permissões da equipe.