Termine einrichten

Mit Termine buchen deine Kunden eine Leistung bei einer Person aus deinem Team, über einen Link, den du selbst kontrollierst: auf deiner Website, in deinem Google-Profil, auf Instagram oder per QR-Code an der Theke. Jeder Termin landet in deinem Kalender und, wenn der Kunde Mitglied ist, auf seiner Treuekarte. Gedacht ist es für Salons, Barbiere, Praxen, Studios und alle, die Zeit verkaufen. Es ist kein Marktplatz: Kunden sehen deinen Namen und deine Farben, sonst niemanden.

So sieht es für deine Kunden aus: Termine.

Termine einschalten

1. Öffne Termine in der Seitenleiste und klicke auf Termine einrichten.
2. Wenn du mehrere Standorte hast, wähle den Standort. Jeder Standort hat sein eigenes Team, seine eigenen Leistungen und seinen eigenen Link.
3. Öffne Team und füge die Personen hinzu, die Termine annehmen (siehe unten).
4. Öffne Leistungen und füge hinzu, was Kunden buchen können.
5. Öffne Wie Kunden buchen und prüfe die Regeln.
6. Klicke auf Aktivieren.

Wo du startest, hängt von deinem Geschäft ab. Ein Salon, eine Praxis oder ein Studio sieht Termine von Anfang an in der Seitenleiste, und der erste Bildschirm bietet gleich Termine einrichten an. Heißt deine Seitenleiste stattdessen Reservierungen, fragt der erste Bildschirm „Wie buchen deine Kunden bei dir?“: Wähle die Kachel Termine und klicke dann auf Termine einrichten. Wurde dein Geschäft als Restaurant eingerichtet, ist der erste Bildschirm der fürs Restaurant; neben seinem Button findest du „Du nimmst stattdessen Termine an?“ und Termine einrichten: Klicke darauf.

Du kannst jederzeit zu Einstellungen zurückkehren und alles ändern. Die Seite öffnet sich danach auf Heute; die drei Tabs heißen Heute, Einstellungen und Teilen. Der Schalter oben in den Einstellungen heißt Termine annehmen: Schalte ihn aus, um keine neuen Termine mehr zu bekommen. Bestehende Termine bleiben.

Dein Team

Klicke unter Team auf Person hinzufügen. Eine Person ist ein Name in deinem Kalender, kein Login: Sie braucht kein Konto und sieht in Passtastic nichts, solange du sie nicht als Teammitglied einlädst.

• Arbeitswoche: Lege für jede Person und jeden Standort die Arbeitstage, die Zeiten und die Pausen fest (Pause hinzufügen).
• Freie Tage: Mit Freien Tag hinzufügen trägst du Urlaub und Krankheitstage ein. Freie Tage gelten an jedem Standort.
• Eine Person kann an mehreren Standorten arbeiten. Füge sie über die Liste der Personen, die an deinen anderen Standorten arbeiten, auch dem anderen Standort hinzu.

Online-Zeiten neben einem anderen Buchungstool

Füllst du einen Teil deiner Zeiten über ein anderes Buchungstool, per Telefon oder mit Laufkundschaft? Dann öffne nicht jede Arbeitsstunde für Kunden. Stelle unter Team bei der Person Online öffnen ein:

• Alle Arbeitszeiten: Kunden können jede freie Zeit buchen.
• Nur einige Zeiten: Du legst einen oder mehrere Zeitbereiche fest, zum Beispiel 10:00 bis 14:00 Uhr. Nur dort können Kunden buchen. Der Rest des Tages bleibt in deinem Kalender für das andere Tool, und der Kalender markiert ihn als „nicht online“.

Für etwas Einmaliges nimmst du stattdessen Zeit blocken: Damit nimmst du die Zeit einer Person aus dem Kalender, etwa für eine Mittagspause oder Anderswo gebucht. Du öffnest es über Termin hinzufügen unter Heute. Mit Sperrzeit entfernen nimmst du die Sperre wieder weg.

Leistungen

Klicke unter Leistungen auf Leistung hinzufügen. Lege für jede fest:

• Name und Dauer.
• Preis (optional). Setze den Haken bei Als „ab“ anzeigen, wenn der Endpreis von der Arbeit abhängt.
• Wer macht es: Wähle die Personen. Kunden sehen nur Personen, die die Leistung machen.
• Pufferzeit danach: Zeit zum Aufräumen oder Vorbereiten. Sie blockiert den Kalender der Person, Kunden sehen sie nicht.
• Wiederkommen nach: die Anzahl Tage oder Wochen, nach denen Kunden ans erneute Buchen erinnert werden (siehe unten). Lass das Feld leer, wenn es keine Erinnerung geben soll.

Wie Kunden buchen

Unter Wie Kunden buchen:

• Wenn jemand bucht: Sofort bestätigen schickt dem Kunden gleich eine Bestätigung. Bei Ich bestätige jede Anfrage wird jede Buchung zu einer Anfrage, die auf deine Antwort wartet, mit den Buttons Bestätigen und Ablehnen.
• Zeiten, die Kunden wählen können: alle 15 oder alle 30 Minuten.
• Früheste Buchung und Späteste Buchung: wie weit im Voraus Kunden buchen können, in Stunden und Tagen.
• Kunden können ändern oder absagen bis: die Stunden vor dem Termin, ab denen nur noch du ihn ändern kannst.
• Was wir Kunden fragen: Name und E-Mail werden immer abgefragt. Nach medizinischen Angaben fragen wir nie.

Den Tag steuern

Heute ist dein Kalender für den Tag, mit einer Spalte pro Person. Anfragen, die auf eine Antwort warten, stehen oben. Tippe auf einen Termin, um ihn zu öffnen:

• Fertig schließt den Termin ab. Bei einem Mitglied zählt er als Besuch auf der Karte.
• Nicht erschienen markiert einen Kunden, der nicht gekommen ist. Rückgängig holt den Termin zurück.
• Ändern verschiebt ihn auf eine andere Leistung, Person oder Zeit, und der Kunde wird informiert. Stornieren sagt ihn ab und informiert den Kunden.
• Wenn Termine von gestern nie abgeschlossen wurden, bittet dich ein Banner oben, sie als Fertig oder Nicht erschienen zu markieren.

Auf dem Handy zeigt der Kalender jeweils eine Person, mit Alle, um alle zu sehen.

Dein Team kann die Karte des Kunden an der Theke weiterhin scannen. Der Besuch wird nur einmal gezählt, egal ob er von Fertig oder vom Scan kommt, nie doppelt. Punkte auf einer Punktekarte kommen weiterhin vom Scan.

Termin hinzufügen oder Zeit blocken

Klicke auf Termin hinzufügen für einen Anruf oder Laufkundschaft: Wähle die Leistung, die Person, den Tag und die Zeit, dann suche den Kunden oder gib einen Vornamen ein. Liegt die Zeit außerhalb der Arbeitszeiten der Person oder über einem anderen Termin, wirst du gewarnt und kannst sie trotzdem hinzufügen. Im Menü daneben findest du Zeit blocken.

Was Kunden sehen

Auf deiner Buchungsseite gehen Kunden vier Schritte durch: „Was möchtest du?“, „Bei wem?“, „Wann?“ und „Deine Angaben“. Sie können „Egal wer“ wählen, dann darf jede freie Person den Termin übernehmen. Angeboten werden nur die Zeiten, die du online offen gelassen hast. Mitglieder, die deine Karte schon haben, werden beim Buchen erkannt und der Termin wird mit ihr verknüpft. Alle anderen können auch buchen und bekommen danach deine Karte angeboten.

Erinnerungen vor dem Termin

Jeder Kunde bekommt am Tag davor eine E-Mail. Kunden, die deine Karte im Wallet haben, bekommen außerdem am Tag davor und wenige Stunden vorher eine Benachrichtigung auf der Karte. Wenn du Kunden per SMS erinnern einschaltest, bekommen sie am Tag davor auch eine SMS, die SMS-Guthaben verbraucht.

Die Wiederkommen-Erinnerung

Wenn du bei einer Leistung Wiederkommen nach einstellst und den Termin als Fertig markierst, wird der Kunde erinnert, wenn es Zeit ist, wieder zu buchen:

• Eine Wallet-Benachrichtigung auf dem Handy. Auf dem Sperrbildschirm steht nie die Leistung, so erfährt niemand, der mitliest, was gemacht wurde.
• Eine E-Mail, nur an Kunden, die E-Mails zugestimmt haben.
• Bucht der Kunde vorher selbst wieder, wird die Erinnerung abgebrochen.

Das setzt einen Kunden mit deiner Karte voraus: Die Benachrichtigung geht an seine Karte, die E-Mail nur, wenn er E-Mails zugestimmt hat, und ein Kunde ohne Karte bekommt nichts. Sie geht am fälligen Tag um 10:00 Uhr Ortszeit des Standorts raus, nie per SMS.

Neben Wiederkommen nach siehst du eine Vorschau beider Nachrichten, so wie der Kunde sie bekommt.

Teile deinen Link

Im Tab Teilen findest du deinen Buchungslink, bereit zum Kopieren. Setze ihn dorthin, wo Kunden ohnehin schauen:

• Google: Trage ihn als Buchungslink in deinem Google-Profil ein, dann erscheint ein Buchen-Button in deinem Eintrag.
• Instagram: Setze ihn in das Linkfeld deines Profils.
• Deine Website, WhatsApp, deine E-Mail-Signatur und deine Facebook-Seite.
• Das QR-Poster: Drucke es für die Theke aus, den Spiegel oder die Tür aus. Kunden scannen es und landen auf deiner Buchungsseite.

Wer was darf

Inhaber und Administratoren richten Termine ein und ändern die Einstellungen. Bearbeiter steuern den Tag: Sie bestätigen Anfragen, fügen Termine hinzu, blocken Zeit und markieren Fertig oder Nicht erschienen. Betrachter können nur ansehen, nichts ändern. Siehe Teamrollen und Berechtigungen.