Odoo POS verbinden
Was das bewirkt
Verbinde dein Odoo Point of Sale, und die Kassen, die du auswählst, erledigen die Treuearbeit für dich. Dein Team kassiert wie immer, mit einer kleinen zusätzlichen Gewohnheit: Es setzt den Kunden auf den Beleg. Passtastic sieht den Verkauf und aktualisiert die Karte des Kunden, meist innerhalb von Sekunden — kein separates Gerät zum Sammeln nötig.
Eine bereits verdiente Prämie funktioniert ebenfalls an der Theke: eine volle Stempelkarte, ein Artikel aus deinem Punktekatalog, ein Vorteil aus dem Level des Kunden. Dein Team wählt sie auf dem Verkauf aus, und sie geht ab, ohne Odoo zu verlassen.
Zwei Läden, damit es greifbar wird:
- Rolling Pin, eine Bäckerei mit Stempelkarte. Jeder Kaffee bringt einen Stempel. Die Kassenkraft setzt Marta auf den Beleg, bucht den Flat White, und ihre Karte hat den Stempel, bevor sie einen Tisch gefunden hat. Beim zehnten Besuch wartet das kostenlose Croissant in der Prämienliste an der Kasse.
- Foglia Verde, ein Feinkostladen mit Punkten. Ein Punkt pro Euro, und das Glas Pesto kostet 300 Punkte. Luca fragt danach, die Kassenkraft wählt es auf dem Verkauf aus, das Glas geht von der Rechnung ab, und eine Minute später zeigt seine Karte den Rest.
Diese Integration ist in jedem Passtastic-Tarif enthalten: Single Location, Multi-Location und Groups & Brands.
Was an der Kasse funktioniert — und wofür weiterhin gescannt wird
An der Kasse kann dein Team vergeben:
- die Prämie einer vollen Stempelkarte,
- einen Artikel aus deinem Punktekatalog,
- einen Vorteil aus dem Level des Kunden.
Ein Kampagnen-Angebot kann an der Kasse nicht eingelöst werden. Ein kostenloser Geburtstagskaffee, ein „Wir vermissen dich"-Gruß, alles, was du als Angebot verschickst — das wird weiterhin so vergeben wie bisher: Dein Team öffnet die Passtastic Scanner app, scannt die Karte des Kunden und bestätigt das Angebot dort. Halte die Scanner-App genau dafür auf einem Handy hinter der Theke bereit.
Welche Karten aus Odoo-Verkäufen sammeln können
- Punkte- und Level-Karten sammeln gemäß der Punkte-Regel, die der Karte zugewiesen ist, zum Beispiel ein Punkt pro Euro. Eine Karte ohne zugewiesene Regel sammelt nichts, bis du eine einrichtest.
- Stempelkarten sammeln einen Stempel pro bezahltem Verkauf — oder einen pro qualifiziertem Artikel, wenn du das beim Einrichten des Programms so wählst.
- Coupons, Pakete (Prepaid-Stempel / Prepaid-Punkte) und Mitgliedschaften können aus Odoo-Verkäufen nicht sammeln und erscheinen deshalb nicht in der Liste der Programme, die du einschalten kannst.
Bevor du startest
- Odoo mit Point of Sale, Version 17, 18 oder 19, und die Möglichkeit, einen API-Schlüssel zu erstellen. Odoo.sh, On-Premise und Community funktionieren alle; bei einem Odoo-Online-Tarif zeigt dir das Verbinden sofort, ob deine Datenbank antwortet.
- Ein Odoo-Login, das Benutzer anlegen und Zugriffsrechte vergeben darf.
- Mindestens eine veröffentlichte Punkte-, Level- oder Stempelkarte in Passtastic. Wenn du noch keine hast, erstelle sie über Programme → Neues Programm.
- Die kostenlose Passtastic Scanner app auf einem Handy oder Tablet — für Kampagnen-Angebote brauchst du sie weiterhin.
- Optional: ein Barcode-Scanner an der Kasse, damit dein Team einen Kunden durch Scannen seiner Karte aufrufen kann, statt den Namen zu tippen.
Schritt 1 — Lege in Odoo einen Benutzer an und hol dir seinen API-Schlüssel
Gib Passtastic einen eigenen Odoo-Benutzer, statt deinen eigenen Login zu verwenden. So siehst du, was er getan hat, und ihn später abzuschalten ist ein Klick.
1. Lege in Odoo einen neuen Benutzer an — nenne ihn zum Beispiel *Passtastic Integration* — und gib ihm das Kassenrecht Point of Sale: User und das Adressbuchrecht Contacts.
2. Melde dich in Odoo als dieser Benutzer an.
3. Klicke oben rechts auf den Avatar und dann auf den Eintrag für die persönlichen Einstellungen Preferences.
4. Öffne den Sicherheitsbereich Account Security und klicke auf New API Key.
5. Wenn Odoo fragt, wie lange der Schlüssel gelten soll, wähle die nicht ablaufende Option Persistent Key und kopiere den Schlüssel.
Odoo zeigt den Schlüssel genau einmal und nie wieder. Kopiere ihn, bevor du den Bildschirm verlässt; wenn du ihn verlierst, erstelle einen neuen.
Du brauchst außerdem drei Angaben aus demselben Odoo: deine Odoo-Adresse (die Webadresse, unter der du Odoo öffnest, zum Beispiel `https://deinefirma.odoo.com`), deinen Datenbanknamen (er steht auf deinem Odoo-Anmeldebildschirm) und den Login dieses Benutzers (die E-Mail-Adresse, mit der er sich anmeldet).
Schritt 2 — Odoo mit Passtastic verbinden
1. Öffne in deinem Passtastic-Dashboard Einstellungen und dann Integrationen (unter Geschäft).
2. Finde Odoo POS und klicke auf Verbinden.
3. Trage deine Odoo-Adresse, den Datenbanknamen, den Login des Integrationsbenutzers und den API-Schlüssel ein und klicke auf Odoo verbinden.
Passtastic prüft die Angaben gegen dein Odoo und holt die Liste deiner Kassen.
Gesammelt wird ab jetzt, nicht rückwirkend. Verkäufe, die bereits in deinem Odoo liegen, werden nicht nachträglich gutgeschrieben. Alles, was ab diesem Moment kassiert wird, sammelt.
Schritt 3 — Ordne deine Kassen deinen Standorten zu
Die Seite zeigt eine Zeile pro Kasse in deinem Odoo. Wähle für jede den Passtastic-Standort, an dem sie steht, und schalte Sammelt Treuepunkte für die Kassen ein, die zählen sollen.
- Kassen, die wir über den Namen zuordnen können, sind bereits vorausgefüllt. Alles, was wir nicht zuordnen können, startet auf Nicht verwenden.
- Noch kein Standort dafür? Lege über + Neuer Standort… in derselben Liste einen an, ohne die Seite zu verlassen.
- Eine Kasse mit dem Hinweis Bitte prüfen war beim letzten Mal nicht in der Liste aus deinem Odoo. Sie sammelt weiterhin und belegt weiterhin einen Scan-Platz — prüfe also, ob sie noch mitzählen soll.
Eine sammelnde Kasse belegt einen Scan-Platz. Scan-Plätze sind dasselbe Kontingent, aus dem sich auch die Scanner-Apps deines Teams bedienen — drei bei Single Location, neun bei Multi-Location, dreißig bei Groups & Brands. Die Fußzeile dieses Schritts zeigt, wie viele du verbraucht hast. Jeder Standort mit einer sammelnden Kasse enthält einen Team-Scanner kostenlos, deshalb sinkt diese Zahl nicht immer, wenn du eine Kasse ausschaltest.
Schritt 4 — Welche Programme sammeln?
Als Nächstes siehst du deine Treueprogramme. Schalte die ein, die aus Odoo-Verkäufen sammeln sollen, und entscheide für jedes:
- Sammeln bei — jedem Verkauf, oder nur bei Verkäufen mit einem Artikel aus den Odoo-Produktkategorien, die du auswählst.
- Stempel, bei einer Stempelkarte — einer pro Verkauf, oder einer pro qualifiziertem Artikel bis zu einer Obergrenze, die du festlegst.
- Prämien an der Kasse — ob eine Prämie dieses Programms an der Kasse vergeben werden darf.
Prüfe bei Punkte- und Level-Karten, dass eine Punkte-Regel zugewiesen ist. Ohne sie sammelt die Karte nichts, egal wie viele Verkäufe laufen.
Schritt 5 — Sag Odoo, für welche Produkte eine Prämie gilt
Wenn du eine Karte einschaltest, legen wir in deinem Odoo ein Tag namens Passtastic: <Name deiner Prämie> an. Eine Prämie, die etwas verschenkt — ein gratis Croissant, ein gratis Kaffee — kann nur von einem Produkt mit diesem Tag abgezogen werden, damit sie nie versehentlich die ganze Rechnung rabattiert.
Setz das Tag auf die Produkte, die du verschenken willst: Öffne in Odoo das Produkt und füg es unter Product Tags hinzu. Ein Produkt reicht; nimm mehr, wenn der Kunde wählen darf.
Solange du das nicht machst, erscheint die Prämie auf dem Kassenbildschirm und zieht nichts ab. Prämien, die einen Prozentsatz vom ganzen Bon abziehen, brauchen kein Tag.
Schritt 6 — Sofort machen (optional)
Passtastic bittet dein Odoo, uns im Moment der Bezahlung Bescheid zu geben — deshalb landen Verkäufe normalerweise binnen Sekunden. Wenn der angelegte Benutzer nicht die Rechte dafür hat, zeigt dir Passtastic fünf kurze Schritte und die Adresse, die du selbst in Odoo einträgst.
So oder so geht nichts verloren: Wir fragen dein Odoo außerdem jede Minute ab, ein Verkauf kommt also auch dann innerhalb einer Minute an, wenn du diesen Schritt nie machst.
Schritt 7 — Jede Kasse einmal aktualisieren, damit Prämien erscheinen
Eine Kasse hält ihre eigene Kopie deiner Produkte und Treueprogramme, deshalb kennt eine bereits geöffnete Kasse eine gerade aktivierte Prämie noch nicht. Öffne an jeder Kasse das Menü (☰ oben rechts), wähle Reload Data und dann Limited. Mach das nach dem Verbinden und immer dann, wenn du eine weitere Karte aktivierst oder eine Prämie änderst. Beende vorher einen laufenden Verkauf: Beim Neuladen geht ein offener Bon verloren.
Was dein Team an der Theke macht
Die eine Gewohnheit: den Kunden auf den Beleg setzen. Dein Team sucht den Kunden in Odoo über den Namen und fügt ihn vor dem Kassieren dem Verkauf hinzu — derselbe Schritt wie bei jedem anderen Beleg. Genau das bringt den Stempel oder die Punkte. Ein Verkauf ohne Kunden sammelt nichts.
Wenn du einen Barcode-Scanner an der Kasse hast, kann dein Team statt des Namens die Wallet-Karte des Kunden scannen; es kommt derselbe Kunde.
Eine Prämie vergeben. Sobald der Kunde auf dem Beleg steht, stehen seine verdienten Prämien direkt an der Kasse. Dein Team wählt eine aus, und sie geht vom Verkauf ab — nichts zu tippen, nichts zu merken. Möchte der Kunde sie lieber aufheben, wählt niemand etwas aus und sie bleibt auf seiner Karte.
Kampagnen-Angebote laufen weiterhin über die Scanner-App. Ein Geburtstagskaffee oder ein „Komm bald wieder"-Gruß wird durch Scannen der Kundenkarte in der Passtastic Scanner app bestätigt und dann wie gewohnt an der Theke ausgegeben.
Deine Mitglieder in deinen Odoo-Kontakten
Deine Mitglieder erscheinen von allein in Odoo. Wenn jemand deinem Programm beitritt, fügt Passtastic ihn mit Name, E-Mail und Telefonnummer zu deinen Odoo-Kontakten hinzu, damit dein Team ihn an der Theke mit einer Suche findet. Mitglieder, die vor dem Verbinden beigetreten sind, werden über die folgenden Tage nachgetragen. Wen Odoo unter derselben E-Mail-Adresse oder Telefonnummer schon kennt, wird verknüpft und nicht doppelt angelegt.
Eine Ausnahme: Ein Mitglied, das weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer angegeben hat, wird nicht zu deinen Kontakten hinzugefügt — es gibt nichts, worüber man es zuordnen oder suchen könnte. Diese Kunden bedienst du wie bisher: Karte mit der Passtastic Scanner app scannen.
Mitglieder werden automatisch hinzugefügt — dafür gibt es keinen Schalter. Bereits angelegte Kontakte bleiben in Odoo, und ein in Passtastic entferntes Mitglied löscht nie seinen Odoo-Kontakt.
Rückerstattungen
Erstattest du einen Verkauf in Odoo, nimmt Passtastic das Gesammelte anteilig zurück: Erstattest du den halben Beleg, gehen die Hälfte der Punkte weg. Eine Karte fällt nie unter null — hat der Kunde die Punkte schon ausgegeben, stoppt es bei null. Du kannst das mit Punkte bei Rückerstattungen zurücknehmen auf der Odoo-Seite in Passtastic abschalten.
Häufige Fragen
Muss ich meine Kunden selbst in Odoo anlegen?
Was genau schreibt ihr in mein Odoo?
Nehmen Rückerstattungen Stempel und Punkte zurück?
Kann mein Team die Karte weiterhin mit der Passtastic-App scannen — gibt das dann doppelte Punkte?
Was ist, wenn der Kunde nicht auf dem Beleg steht?
Wir haben den falschen Kunden auf einen Verkauf gesetzt. Können wir das umbuchen?
Wir haben einen Verkauf erstattet, bei dem der Kunde eine Belohnung eingelöst hat. Was passiert mit der Belohnung?
Was ist, wenn ein neues Mitglied an der Kasse nicht gefunden wird?
Fehlerbehebung
„Dieser Schlüssel wurde von Odoo nicht akzeptiert." Der Schlüssel, der Login oder beides stimmt nicht. Der Schlüssel muss zu dem Login gehören, den du eingetragen hast — prüfe also, ob du den ganzen Schlüssel kopiert hast und ob der Login die E-Mail-Adresse ist, mit der sich dieser Benutzer anmeldet. Im Zweifel erstelle in Odoo unter Account Security einen frischen Schlüssel und füge diesen ein.
„Wir konnten dein Odoo unter dieser Adresse nicht erreichen." Nimm die Adresse, unter der du Odoo öffnest, inklusive `https://` und ohne alles nach der Domain. Liegt dein Odoo auf deinem eigenen Server, prüfe, ob er online und aus dem Internet erreichbar ist.
„Wir sehen in deinem Odoo keine Kassen." Entweder ist in Odoo noch keine Kasse eingerichtet, oder der angelegte Benutzer sieht sie nicht. Gib diesem Benutzer das Recht Point of Sale: User und versuche es erneut.
„Dieses Odoo ist bereits mit Passtastic verbunden." Diese Datenbank ist mit einem anderen Passtastic-Geschäft verbunden. Trenne sie dort zuerst und verbinde sie dann hier.
„Wir erkennen diese Odoo-Datenbank, aber sie antwortet unter einer anderen Adresse." Dein Odoo ist umgezogen — neue Domain oder von Odoo Online auf deinen eigenen Server. Trenne zuerst die alte Verbindung und verbinde dann unter der neuen Adresse. Ist das eine Kopie deines Odoo neben dem produktiven System, verbinde stattdessen das produktive.
Ein Hinweis sagt, dieser Odoo-Benutzer darf keine Kontakte anlegen. Das Sammeln läuft weiter, aber neue Mitglieder erscheinen nicht in deinen Odoo-Kontakten. Gib dem Benutzer in Odoo das Recht Contacts und verbinde auf der Odoo-Seite neu; ab dann werden die Mitglieder nachgetragen.
Punkte oder Stempel sind nicht angekommen. Meistens stand der Kunde nicht auf dem Beleg. Es kann auch Timing sein: Gib ihm eine Minute. Kommt immer noch nichts an, prüfe auf der Odoo-Seite, ob die Kasse zum Sammeln eingeschaltet und dem richtigen Standort zugeordnet ist und ob das Programm selbst eingeschaltet ist.
Die Prämie ist nicht an der Kasse. Schließe diese Kasse einmal und öffne sie neu — Odoo übernimmt Prämien nur beim Öffnen einer Kasse. Fehlt sie danach immer noch, prüfe, ob Prämien an der Kasse für dieses Programm eingeschaltet ist und ob der Kunde sie tatsächlich verdient hat.
Wie Treue ganz ohne Kassensystem läuft oder wie du andere Tools anbindest, steht unter Kassensysteme & Integrationen. Einen Überblick, was Odoo und Passtastic zusammen leisten, findest du auf der Odoo-Integrationsseite.