Odoo POS verbinden

Was das bewirkt

Verbinde dein Odoo Point of Sale, und die Kassen, die du auswählst, erledigen die Treuearbeit für dich. Dein Team kassiert wie immer, mit einer kleinen zusätzlichen Gewohnheit: Es setzt den Kunden auf den Beleg. Passtastic sieht den Verkauf und aktualisiert die Karte des Kunden, meist innerhalb von Sekunden — kein separates Gerät zum Sammeln nötig.

Eine bereits verdiente Prämie funktioniert ebenfalls an der Theke: eine volle Stempelkarte, ein Artikel aus deinem Punktekatalog, ein Vorteil aus dem Level des Kunden. Dein Team wählt sie auf dem Verkauf aus, und sie geht ab, ohne Odoo zu verlassen.

Zwei Läden, damit es greifbar wird:

• Rolling Pin, eine Bäckerei mit Stempelkarte. Jeder Kaffee bringt einen Stempel. Die Kassenkraft setzt Marta auf den Beleg, bucht den Flat White, und ihre Karte hat den Stempel, bevor sie einen Tisch gefunden hat. Beim zehnten Besuch wartet das kostenlose Croissant in der Prämienliste an der Kasse.
• Foglia Verde, ein Feinkostladen mit Punkten. Ein Punkt pro Euro, und das Glas Pesto kostet 300 Punkte. Luca fragt danach, die Kassenkraft wählt es auf dem Verkauf aus, das Glas geht von der Rechnung ab, und eine Minute später zeigt seine Karte den Rest.

Die Anbindung an Odoo gehört zum Paket Kasse verbinden. Sie ist in deiner 14-tägigen kostenlosen Testphase eingeschaltet und wird pro Standort berechnet; siehe Preise. Entfernst du das Paket, pausiert die Anbindung: Verkäufe geben nicht mehr von selbst Stempel oder Punkte, dein Team scannt wie bisher, und nichts wird gelöscht. Noch auf einem früheren Tarif? Dein Tarif behält, was er enthielt; siehe Tarife verstehen & upgraden.

Was an der Kasse funktioniert — und wofür weiterhin gescannt wird

An der Kasse kann dein Team vergeben:

• die Prämie einer vollen Stempelkarte,
• einen Artikel aus deinem Punktekatalog,
• einen Vorteil aus dem Level des Kunden.

Ein Kampagnen-Angebot kann an der Kasse nicht eingelöst werden. Ein kostenloser Geburtstagskaffee, ein „Wir vermissen dich"-Gruß, alles, was du als Angebot verschickst — das wird weiterhin so vergeben wie bisher: Dein Team öffnet die Passtastic Scanner app, scannt die Karte des Kunden und bestätigt das Angebot dort. Halte die Scanner-App genau dafür auf einem Handy hinter der Theke bereit.

Welche Karten aus Odoo-Verkäufen sammeln können

• Punkte- und Level-Karten sammeln gemäß der Punkte-Regel, die der Karte zugewiesen ist, zum Beispiel ein Punkt pro Euro. Eine Karte ohne zugewiesene Regel sammelt nichts, bis du eine einrichtest.
• Stempelkarten sammeln einen Stempel pro bezahltem Verkauf — oder einen pro qualifiziertem Artikel, wenn du das beim Einrichten des Programms so wählst.
• Coupons, Pakete (Prepaid-Stempel / Prepaid-Punkte) und Mitgliedschaften können aus Odoo-Verkäufen nicht sammeln und erscheinen deshalb nicht in der Liste der Programme, die du einschalten kannst.

Bevor du startest

• Odoo mit Point of Sale, Version 17, 18 oder 19, und die Möglichkeit, einen API-Schlüssel zu erstellen. Odoo.sh, On-Premise und Community funktionieren alle; bei einem Odoo-Online-Tarif zeigt dir das Verbinden sofort, ob deine Datenbank antwortet.
• Ein Odoo-Login, das Benutzer anlegen und Zugriffsrechte vergeben darf.
• Mindestens eine veröffentlichte Punkte-, Level- oder Stempelkarte in Passtastic. Wenn du noch keine hast, erstelle sie über Programme → Neues Programm.
• Die kostenlose Passtastic Scanner app auf einem Handy oder Tablet — für Kampagnen-Angebote brauchst du sie weiterhin.

Schritt 1 — Lege in Odoo einen Benutzer an und hol dir seinen API-Schlüssel

Gib Passtastic einen eigenen Odoo-Benutzer, statt deinen eigenen Login zu verwenden. So siehst du, was er getan hat, und ihn später abzuschalten ist ein Klick.

1. Lege in Odoo einen neuen Benutzer an — nenne ihn zum Beispiel Passtastic Integration — und gib ihm das Kassenrecht Point of Sale: Administrator und das Adressbuchrecht Contacts. Administrator ist nötig, weil Passtastic in deinem Odoo deine Treueprogramme, deren Produkt-Tags und die Barcode-Regel für Wallet-Karten anlegt, und Odoo erlaubt das nur einem Kassen-Administrator. Mit Point of Sale: User schlägt die Verbindung fehl.

2. Melde dich in Odoo als dieser Benutzer an.

3. Klicke oben rechts auf den Avatar und dann auf den Eintrag für die persönlichen Einstellungen Preferences.

4. Öffne den Sicherheitsbereich Account Security und klicke auf New API Key.

5. Wenn Odoo fragt, wie lange der Schlüssel gelten soll, wähle die nicht ablaufende Option Persistent Key und kopiere den Schlüssel.

Du brauchst außerdem drei Angaben aus demselben Odoo: deine Odoo-Adresse (die Webadresse, unter der du Odoo öffnest, zum Beispiel `https://deinefirma.odoo.com`), deinen Datenbanknamen (er steht auf deinem Odoo-Anmeldebildschirm) und den Login dieses Benutzers (die E-Mail-Adresse, mit der er sich anmeldet).

Schritt 2 — Odoo mit Passtastic verbinden

1. Öffne in deinem Passtastic-Dashboard Einstellungen und dann Integrationen (unter Geschäft).

2. Finde Odoo POS und klicke auf Verbinden.

3. Trage deine Odoo-Adresse, den Datenbanknamen, den Login des Integrationsbenutzers und den API-Schlüssel ein und klicke auf Odoo verbinden.

Passtastic prüft die Angaben gegen dein Odoo und holt die Liste deiner Kassen.

Schritt 3 — Ordne deine Kassen deinen Standorten zu

Die Seite zeigt eine Zeile pro Kasse in deinem Odoo. Wähle für jede den Passtastic-Standort, an dem sie steht, und schalte Sammelt Treuepunkte für die Kassen ein, die zählen sollen.

• Kassen, die wir über den Namen zuordnen können, sind bereits vorausgefüllt. Alles, was wir nicht zuordnen können, startet auf Nicht verwenden.
• Noch kein Standort dafür? Lege über + Neuer Standort… in derselben Liste einen an, ohne die Seite zu verlassen.
• Eine Kasse mit dem Hinweis Bitte prüfen war beim letzten Mal nicht in der Liste aus deinem Odoo. Sie sammelt weiterhin und belegt weiterhin einen Scan-Platz — prüfe also, ob sie noch mitzählen soll.

Eine sammelnde Kasse belegt einen Scan-Platz. Scan-Plätze sind dasselbe Kontingent, aus dem sich auch die Scanner-Apps deines Teams bedienen. Du hast 2 pro Unternehmen plus 1 für jeden zusätzlichen Standort, und weitere fügst du in Pakete & Extras hinzu. Die Fußzeile dieses Schritts zeigt, wie viele du verbraucht hast. Jeder Standort mit einer sammelnden Kasse enthält einen Team-Scanner kostenlos, deshalb sinkt diese Zahl nicht immer, wenn du eine Kasse ausschaltest.

Schritt 4 — Welche Programme sammeln?

Als Nächstes siehst du deine Treueprogramme. Schalte die ein, die aus Odoo-Verkäufen sammeln sollen, und entscheide für jedes:

• Sammeln bei — jedem Verkauf, oder nur bei Verkäufen mit einem Artikel aus den Odoo-Produktkategorien, die du auswählst.
• Stempel, bei einer Stempelkarte — einer pro Verkauf, oder einer pro qualifiziertem Artikel bis zu einer Obergrenze, die du festlegst.
• Was die Kasse zurückgibt, bei einer Stempelkarte — was abgeht, wenn die Karte voll ist: Rabatt (ein fester Betrag oder ein Prozentsatz), Gratisprodukt oder Das Team macht das, wenn dein Team die Prämie von Hand gibt. Punkte- und Level-Karten haben diese Auswahl hier nicht: Bei einer Punktekarte sind die Kassen-Prämien die Katalogartikel, die unter Einstellungen → Punkte- & Prämienregeln auf An der Kasse gestellt sind; bei einer Level-Karte der % Rabatt an der Kasse (optional) jeder Stufe, im Tab Einrichtung des Programms.

Prüfe bei Punkte- und Level-Karten, dass eine Punkte-Regel zugewiesen ist. Ohne sie sammelt die Karte nichts, egal wie viele Verkäufe laufen.

Stellst du eine Stempelkarte zurück auf Das Team macht das und klickst hier auf Speichern oder im Tab Einrichtung der Karte auf Veröffentlichen, nehmen wir ihre Prämie aus der Prämienliste in Odoo. Eine Kasse, die schon geöffnet ist, bietet die alte Prämie weiter an, bis du sie aktualisierst: Menü (☰ oben rechts) → Reload Data → Limited, wie in Schritt 7.

Schaltest du ein Programm aus, nehmen wir auch seine Prämie aus der Prämienliste in Odoo, dein Team kann sie an der Kasse dann nicht mehr auswählen. Schalte es wieder ein und klick auf Speichern, um sie zurückzuholen. An einer Kasse, die schon geöffnet ist: Reload Data → Limited (Schritt 7).

Schritt 5 — Sag Odoo, für welche Produkte eine Prämie gilt

Wenn du bei einem Programm mit Prämie auf Speichern klickst — Was die Kasse zurückgibt bei einer Stempelkarte oder ein Katalogartikel auf An der Kasse bei einer Punktekarte —, legen wir in deinem Odoo ein Tag namens Passtastic: <Name deiner Prämie> an (bei einer Stempelkarte zeigt die Zeile des Programms auf der Odoo-Seite den genauen Namen). Ein Programm ohne Prämie bekommt kein Tag. Jede dieser Prämien, ein Gratisartikel genauso wie ein Rabatt, geht nur von Produkten mit diesem Tag ab, damit sie nie versehentlich die ganze Rechnung rabattiert: „10 % Rabatt“ sind 10 % auf die getaggten Produkte.

Setz das Tag auf die Produkte, für die die Prämie gelten soll: Öffne in Odoo das Produkt und füg es unter Product Tags hinzu. Ein Produkt reicht; nimm mehr, wenn der Kunde wählen darf.

Gib jedem Produkt nur ein Passtastic-Tag. Trägt ein Produkt zwei Passtastic-Prämien (sagen wir ein Paket und den Gratiskaffee einer Mitgliedschaft), kann die Odoo-Kasse keine von beiden darauf anwenden: Ein Tipp auf Reward fügt nur weitere bezahlte Artikel zum Beleg hinzu. Nimm für jede Prämie ein eigenes Produkt, zum Beispiel Kaffee (Paket) und Kaffee (Mitglied).

Solange du das nicht machst, erscheint die Prämie auf dem Kassenbildschirm und zieht nichts ab. Die einzige Prämie ohne Tag ist der % Rabatt an der Kasse einer Level-Karte: Er geht vom ganzen Verkauf ab.

Schritt 6 — Sofort machen (optional)

Passtastic bittet dein Odoo, uns im Moment der Bezahlung Bescheid zu geben — deshalb landen Verkäufe normalerweise binnen Sekunden. Wenn der angelegte Benutzer nicht die Rechte dafür hat, zeigt dir Passtastic fünf kurze Schritte und die Adresse, die du selbst in Odoo einträgst.

So oder so geht nichts verloren: Wir fragen dein Odoo außerdem jede Minute ab, ein Verkauf kommt also auch dann innerhalb einer Minute an, wenn du diesen Schritt nie machst.

Schritt 7 — Jede Kasse einmal aktualisieren, damit Prämien erscheinen

Eine Kasse hält ihre eigene Kopie deiner Produkte und Treueprogramme, deshalb kennt eine bereits geöffnete Kasse eine gerade aktivierte Prämie noch nicht. Öffne an jeder Kasse das Menü (☰ oben rechts), wähle Reload Data und dann Limited. Mach das nach dem Verbinden und immer dann, wenn du eine weitere Karte aktivierst oder eine Prämie änderst. Beende vorher einen laufenden Verkauf: Beim Neuladen geht ein offener Bon verloren.

Was dein Team an der Theke macht

Die eine Gewohnheit: den Kunden auf den Beleg setzen. Dein Team sucht den Kunden in Odoo über Name, E-Mail oder Telefon und fügt ihn vor dem Kassieren dem Verkauf hinzu — derselbe Schritt wie bei jedem anderen Beleg. Genau das bringt den Stempel oder die Punkte. Ein Verkauf ohne Kunden sammelt nichts.

Dein Team scannt die Wallet-Karte des Kunden an der Odoo-Kasse (mit einem Barcode-Scanner an der Kasse) und Odoo setzt ihn auf den Verkauf, oder sucht über Name, E-Mail oder Telefon. Eine Grenze: Odoo speichert pro Kunde nur einen Barcode. Hat ein Gast zwei deiner Karten, ruft nur die auf, die er am häufigsten nutzt. Zeigt Odoo beim Scannen der anderen Karte „Unknown Barcode", frag nach der anderen Karte oder such über den Namen. Punkte, Stempel und Prämien auf beiden Karten funktionieren normal, sobald der Kunde auf dem Verkauf ist.

Eine Prämie vergeben. Dein Team bucht zuerst den Artikel, setzt dann den Kunden auf den Beleg, tippt auf Reward und wählt die Prämie. Bei einem Gratisartikel fügt Odoo meist einen zweiten dieses Artikels hinzu und zieht ihn ab, auf dem Beleg stehen dann zwei: einer bezahlt, einer gratis. Will der Kunde nur den gratis, wählt dein Team die bezahlte Zeile, tippt auf Qty und gibt 1 ein: Die Gratiszeile bleibt und die Summe sinkt auf null. Möchte der Kunde die Prämie lieber aufheben, wählt niemand etwas aus und sie bleibt auf seiner Karte.

Kampagnen-Angebote laufen weiterhin über die Scanner-App. Ein Geburtstagskaffee oder ein „Komm bald wieder"-Gruß wird durch Scannen der Kundenkarte in der Passtastic Scanner app bestätigt und dann wie gewohnt an der Theke ausgegeben.

Deine Mitglieder in deinen Odoo-Kontakten

Deine Mitglieder erscheinen von allein in Odoo. Wenn jemand deinem Programm beitritt, fügt Passtastic ihn mit Name, E-Mail und Telefonnummer zu deinen Odoo-Kontakten hinzu, damit dein Team ihn an der Theke mit einer Suche findet. Mitglieder, die vor dem Verbinden beigetreten sind, werden über die folgenden Tage nachgetragen. Wen Odoo unter derselben E-Mail-Adresse oder Telefonnummer schon kennt, wird verknüpft und nicht doppelt angelegt.

Eine Ausnahme: Ein Mitglied, das weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer angegeben hat, wird nicht zu deinen Kontakten hinzugefügt — es gibt nichts, worüber man es zuordnen oder suchen könnte. Diese Kunden bedienst du wie bisher: Karte mit der Passtastic Scanner app scannen.

Mitglieder werden automatisch hinzugefügt — dafür gibt es keinen Schalter. Bereits angelegte Kontakte bleiben in Odoo, und ein in Passtastic entferntes Mitglied löscht nie seinen Odoo-Kontakt.

Pakete und Mitgliedschaften an der Kasse

Gäste können auch ein Paket oder einen Vorteil einer Mitgliedschaft an der Odoo-Kasse einlösen: einen vorausbezahlten Kaffee oder die Gratis-Verkostung, die zur Mitgliedschaft gehört.

Einschalten. Such auf der Odoo-Seite unter Welche Programme sammeln? die Paket- oder Mitgliedschaftskarte und schalte An der Kasse einlösen ein. Setz dann in Odoo das Tag aus dieser Zeile unter Product Tags auf die Produkte, die das Paket oder der jeweilige Vorteil gratis gibt, so wie in Schritt 5. Aktualisiere zum Schluss jede Kasse: Menü (☰ oben rechts) → Reload Data → Limited, wie in Schritt 7.

An der Kasse. Dein Team bucht den Artikel, setzt den Gast über die Suche nach Name, E-Mail oder Telefon auf den Verkauf, tippt auf Reward und wählt das Paket oder den Vorteil. Wie bei jedem Gratisartikel fügt Odoo meist einen zweiten hinzu und zieht ihn ab; will der Gast nur den gratis, setz die bezahlte Zeile zurück auf 1 (Qty, dann 1). Die Paket-Einlösung oder der Vorteil geht von der Rechnung ab, und der Pass aktualisiert sich innerhalb von etwa einer Minute. Jedes Produkt sollte nur ein Passtastic-Tag tragen (siehe Schritt 5), sonst kann die Kasse keine der beiden Prämien anwenden. Auch ein Paket, das der Gast noch nicht auf seinem Handy installiert hat, lässt sich einlösen. Dein Team sollte pro Beleg nur einen Vorteil geben; Odoo verhindert einen zweiten nicht.

Rückerstattungen. Erstatte den Verkauf in Odoo zurück, und die Einlösung wird dem Pass wieder gutgeschrieben. Es kommt nur zurück, was auch wirklich abgezogen wurde.

Wenn ein Gast mehr einlöst, als er hat. Das passiert, wenn eine Kasse offline war oder zwei Kassen im selben Moment benutzt wurden. Der Verkauf wird nie abgelehnt: Der Gast behält, was er bekommen hat, von seinen anderen Karten wird nichts abgezogen, die zusätzliche Einlösung steht im Verlauf des Kunden, und du bekommst eine Benachrichtigung in der Glocke in deinem Dashboard.

Guthaben lässt sich an der Odoo-Kasse noch nicht einlösen. Vorerst löst dein Team es mit der Passtastic Scanner-App ein.

Rückerstattungen

Erstattest du einen Verkauf in Odoo, nimmt Passtastic das Gesammelte anteilig zurück: Erstattest du den halben Beleg, gehen die Hälfte der Punkte weg. Eine Karte fällt nie unter null — hat der Kunde die Punkte schon ausgegeben, stoppt es bei null. Du kannst das mit Punkte bei Rückerstattungen zurücknehmen auf der Odoo-Seite in Passtastic abschalten.

Häufige Fragen

Fehlerbehebung

„Dieser Schlüssel wurde von Odoo nicht akzeptiert." Der Schlüssel, der Login oder beides stimmt nicht. Der Schlüssel muss zu dem Login gehören, den du eingetragen hast — prüfe also, ob du den ganzen Schlüssel kopiert hast und ob der Login die E-Mail-Adresse ist, mit der sich dieser Benutzer anmeldet. Im Zweifel erstelle in Odoo unter Account Security einen frischen Schlüssel und füge diesen ein.

„Wir konnten dein Odoo unter dieser Adresse nicht erreichen." Nimm die Adresse, unter der du Odoo öffnest, inklusive `https://` und ohne alles nach der Domain. Liegt dein Odoo auf deinem eigenen Server, prüfe, ob er online und aus dem Internet erreichbar ist. Stimmt die Adresse, prüfe, ob der angelegte Benutzer das Recht Point of Sale: Administrator hat (Schritt 1): Odoo lehnt einen Benutzer mit weniger ab, und das zeigt sich vorerst als diese Meldung.

„Wir sehen in deinem Odoo keine Kassen." Entweder ist in Odoo noch keine Kasse eingerichtet, oder der angelegte Benutzer sieht sie nicht. Gib diesem Benutzer das Recht Point of Sale: Administrator und versuche es erneut.

„Dieses Odoo ist bereits mit Passtastic verbunden." Diese Datenbank ist mit einem anderen Passtastic-Geschäft verbunden. Trenne sie dort zuerst und verbinde sie dann hier.

„Wir erkennen diese Odoo-Datenbank, aber sie antwortet unter einer anderen Adresse." Dein Odoo ist umgezogen — neue Domain oder von Odoo Online auf deinen eigenen Server. Trenne zuerst die alte Verbindung und verbinde dann unter der neuen Adresse. Ist das eine Kopie deines Odoo neben dem produktiven System, verbinde stattdessen das produktive.

Ein Hinweis sagt, dieser Odoo-Benutzer darf keine Kontakte anlegen. Das Sammeln läuft weiter, aber neue Mitglieder erscheinen nicht in deinen Odoo-Kontakten. Gib dem Benutzer in Odoo das Recht Contacts und verbinde auf der Odoo-Seite neu; ab dann werden die Mitglieder nachgetragen.

Punkte oder Stempel sind nicht angekommen. Meistens stand der Kunde nicht auf dem Beleg. Es kann auch Timing sein: Gib ihm eine Minute. Kommt immer noch nichts an, prüfe auf der Odoo-Seite, ob die Kasse zum Sammeln eingeschaltet und dem richtigen Standort zugeordnet ist und ob das Programm selbst eingeschaltet ist.

Die Prämie ist nicht an der Kasse. Aktualisiere diese Kasse: Menü (☰ oben rechts) → Reload Data → Limited, wie in Schritt 7. Schließen und neu öffnen reicht nicht — eine Kasse hält ihre eigene Kopie deiner Treueprogramme. Fehlt die Prämie danach immer noch, prüfe, ob das Programm eine Prämie hat (Was die Kasse zurückgibt bei einer Stempelkarte, ein Katalogartikel auf An der Kasse bei einer Punktekarte, ein % Rabatt an der Kasse (optional) bei einer Stufe), ob du danach auf der Odoo-Seite auf Speichern geklickt hast und ob der Kunde sie tatsächlich verdient hat.

Beim Programm steht, dass Odoo die Einrichtung der Prämie abgelehnt hat. Odoo hat die Prämie beim Speichern abgelehnt, und die Meldung nennt den Grund von Odoo. Prüf, ob Odoo noch verbunden ist, und klick bei diesem Programm erneut auf Speichern. Steht dort stattdessen, dass die Prämie noch nicht vollständig ist, vervollständige Was die Kasse zurückgibt in dieser Zeile und speichere erneut.

Beim Programm steht: „Wir konnten diese Prämie nicht aus Odoo entfernen, dein Team kann sie an der Kasse also weiterhin auswählen.“ Bis das behoben ist, kann dein Team die alte Prämie an der Kasse weiter auswählen. Prüf, ob Odoo noch verbunden ist, und klick bei diesem Programm erneut auf Speichern. Aktualisiere danach jede Kasse, die schon geöffnet ist: Menü (☰ oben rechts) → Reload Data → Limited, wie in Schritt 7.

Wie Treue ganz ohne Kassensystem läuft oder wie du andere Tools anbindest, steht unter Kassensysteme & Integrationen. Einen Überblick, was Odoo und Passtastic zusammen leisten, findest du auf der Odoo-Integrationsseite.