Bestehende Kunden importieren

Was das bringt

Wenn du schon eine Kundenliste führst — in einer Tabelle, in deinem Buchungssystem oder in deiner alten Treue-Software — kannst du sie zu Passtastic holen, statt bei null anzufangen.

Jede Person, die du importierst, bekommt ihre eigene Karte und ihren eigenen Einladungslink. Sie tippt auf den Link, die Karte wird installiert, und sie sammelt ab dem Stand weiter, den du festgelegt hast. Sobald jemand seinen Link geöffnet hat, funktioniert er weiter, bis die Karte tatsächlich installiert ist — wer ihn antippt und dann unterbrochen wird, kann später einfach zurückkehren. Ein Einladungslink aus einem Import hat kein Ablaufdatum: Er funktioniert, bis die Person ihre Karte hinzugefügt hat.

Ein Import installiert von sich aus keine Karten auf den Handys deiner Kunden. Nur der Kunde selbst kann eine Karte in seine Wallet legen — der Import bereitet jede Karte vor und gibt dir einen Link zum Versenden.

Bevor du loslegst

Du brauchst eine Datei mit einer Zeile pro Kunde und einer Kopfzeile ganz oben. Beide Formate funktionieren:

• CSV (`.csv`)
• Excel (`.xlsx`)

Ältere Excel-Dateien (`.xls`) werden nicht unterstützt — öffne die Datei in Excel und speichere sie über Datei → Speichern unter zuerst als `.xlsx` oder CSV UTF-8.

Deine Spalten dürfen sinnvoll benannt sein, wie du magst — Passtastic erkennt gängige Namen automatisch, und du kannst die Zuordnung im nächsten Schritt von Hand korrigieren. Eine typische Datei sieht so aus:

Jede Zeile braucht mindestens eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer. Zeilen ohne beides werden übersprungen und dir angezeigt, bevor irgendetwas gespeichert wird.

Wenn dein Export mit einer Titelzeile oder einem „erstellt am"-Datum über der eigentlichen Kopfzeile beginnt, ist das bei Excel-Dateien kein Problem — Passtastic sucht die Zeile, in der wirklich deine Spaltennamen stehen.

Schritt 1: Datei hochladen

1. Öffne Kunden in der Seitenleiste und klicke auf Kunden importieren.

2. Wähle das Programm, dem die Kunden beitreten sollen.

3. Zieh deine Datei auf das Upload-Feld oder klicke darauf, um sie auszuwählen.

Wenn die Datei nicht gelesen werden kann, bekommst du eine Meldung mit dem Grund — falscher Dateityp, eine ältere `.xls` oder keine brauchbaren Zeilen — und es wird nichts importiert.

Schritt 2: Spalten zuordnen

Passtastic ordnet deine Spalten automatisch Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und einer Guthaben-Spalte zu. Prüfe jede einzelne und korrigiere mit den Auswahlfeldern, was nicht passt.

Die Guthaben-Spalte richtet sich nach deinem Kartentyp. Bei Stempelkarten heißt sie Stempel — trage die aktuelle Stempelzahl jedes Kunden ein. Ist ein Wert höher als das Stempelziel deiner Karte, wird er auf das Ziel begrenzt. Bei Punktekarten heißt sie Punkte / Guthaben. Mitgliedschaftskarten haben keine Guthaben-Spalte zum Zuordnen.

Es gibt zwei Auswahlfelder für den Namen: Vorname (oder vollständiger Name) und Nachname. Stehen Vor- und Nachname in deiner Datei in getrennten Spalten, ordne beide zu. Gibt es nur eine Spalte mit dem vollständigen Namen, ordne sie Vorname (oder vollständiger Name) zu und lass den Nachnamen auf — Nicht importieren — — er wird beim ersten Leerzeichen getrennt („Ana Novak" wird zum Vornamen Ana und Nachnamen Novak).

Setze alles, was du nicht übernehmen möchtest, auf Nicht importieren.

Schritt 3: Prüfen

Du siehst, wie viele Zeilen gültig sind und wie viele Probleme haben, jeweils mit dem Grund. Korrigiere die Datei und lade sie neu hoch, wenn du das bereinigen möchtest, oder mach weiter — Zeilen mit Fehlern werden übersprungen und nicht halbfertig importiert.

Schritt 4: Importieren und einladen

Setze das Häkchen bei der Bestätigung, dass es sich um deine bestehenden Kunden handelt und du sie zu ihrer Treuekarte anschreiben darfst. Das ist Pflicht — es ist dein Nachweis, dass du eine echte Beziehung zu den Menschen auf der Liste hast.

Dann wähle, wie versendet wird:

• Import starten — importiert alle und schickt die Einladung sofort raus, per E-Mail, SMS oder beides, je nachdem, welche Kanäle du gewählt hast.
• Nur importieren — später einladen — importiert alle, ohne etwas zu versenden. Nimm das, wenn du die Liste erst prüfen oder die Einladungen zu einem bestimmten Zeitpunkt verschicken willst.
• Ich verschicke sie selbst — importiert alle, ohne etwas zu versenden, und gibt dir eine Datei mit dem Einladungslink jeder Person, die du mit deinem eigenen E-Mail-Tool verschickst. Siehe Verschicke die Einladungen mit deinem eigenen E-Mail-Tool weiter unten.

Du kannst jederzeit von der Kunden-Seite aus nachträglich einladen — entweder alle, die noch keine Einladung bekommen haben, oder einzelne Ausgewählte. Du kannst auch die Einladungsnachricht eines einzelnen Kunden kopieren und über deinen eigenen Kanal verschicken. Klicke im Feld für die Einladungsnachricht auf + Vorname, um `[name]` einzufügen; jeder Kunde sieht seinen eigenen Vornamen, und ein Kunde ohne Namen bekommt die Nachricht ohne Namen.

Karten mit Willkommens-Coupon: Importierte Kunden bekommen den Willkommens-Coupon standardmäßig nicht — sie starten als reguläre Mitglieder mit ihren Stempeln, da sie ja schon bestehende Kunden sind. Möchtest du, dass importierte Kunden auch den Willkommens-Coupon bekommen, aktiviere Importierten Kunden den Willkommens-Coupon geben im letzten Schritt des Imports.

Sprache der Einladung: Wähle die Sprache der Einladungs-E-Mail und -SMS. Voreingestellt ist die Sprache deines Dashboards, und du kannst eine andere wählen, auch Français, obwohl es das Dashboard selbst nicht auf Französisch gibt. Sprechen deine Kunden verschiedene Sprachen, teile deine Liste in eine Datei pro Sprache auf und importiere jede Datei mit ihrer eigenen Einladungssprache. Die Seite, auf der Kunden ihre Karte hinzufügen, folgt der Sprache ihres Handys.

Eine Zeile pro Mitgliedschaft

Manche Systeme exportieren pro Mitgliedschaft eine eigene Zeile, sodass ein Mitglied mit zwei Mitgliedschaften zweimal vorkommt. So übernimmst du das, ohne doppelt zu zählen:

1. Ordne die Spalte mit der Nummer (zum Beispiel 2215 oder 1212) der Mitgliedsnummer zu. Mehrere Nummern in einer Zelle sind in Ordnung.
2. Setze den Haken bei Zeilen mit derselben E-Mail zusammenfassen. Zeilen mit derselben E-Mail werden zu einem Kunden.
3. Jede neue Nummer fügt einen Punkt hinzu. Bei einer Level-Karte bestimmen die Punkte das Level des Kunden. Ein Mitglied mit den Nummern 2215 und 1212 bekommt im Beispiel also zwei Punkte.
4. Importierst du dieselbe Datei zweimal, wird beim zweiten Mal nichts hinzugefügt: Nummern, die ein Kunde schon hat, werden übersprungen.
5. Ein Import nimmt nie Punkte weg. Die Nummern werden im Profil des Kunden unter Mitgliedsnummern gespeichert.

Ohne Spalte Mitgliedsnummer fasst das Zusammenfassen nur die Zeilen zusammen und fügt nichts hinzu. Soll jede Zeile als ein Punkt zählen, setze den Haken bei 1 Punkt für jede Zeile hinzufügen. Ein erneuter Upload derselben Datei würde diese Punkte dann noch einmal hinzufügen. Passtastic warnt dich vor dem Import.

Karten mit mehreren Mitgliedschaften

Bei einer Karte mit eingeschaltetem Kunden können mehrere Mitgliedschaften haben ist die Mitgliedsnummer Pflicht, Zeilen mit derselben E-Mail werden automatisch zusammengelegt, und jede Nummer ist eine Mitgliedschaft. Eine Zeile nur mit Name und Mitgliedsnummer wird ohne Einladung importiert: Ergänze eine E-Mail unter Details bearbeiten oder nutze Einladungslinks herunterladen. Zeilen ohne Mitgliedsnummer oder ohne Namen und E-Mail werden ausgelassen. Sie werden vor dem Import und noch einmal danach aufgelistet, mit Zeilennummer und Grund. Siehe Mehrere Mitgliedschaften auf einer Karte.

Verschicke die Einladungen mit deinem eigenen E-Mail-Tool

Wähle das, wenn die Einladung von deiner eigenen Adresse und in deinem eigenen Design kommen soll, zum Beispiel über Brevo oder Mailchimp. Passtastic verschickt nichts, und jede Person bekommt trotzdem ihren eigenen, persönlichen Link.

1. Wähle im letzten Schritt des Imports Ich verschicke sie selbst und klicke auf Import starten.

2. Klicke auf der Ergebnisseite auf Einladungslinks herunterladen. Du bekommst eine CSV-Datei mit einer Zeile für jede Person, die ihre Karte noch nicht hinzugefügt hat: First name, Last name, Email, Phone, ihre Punkte, Stempel oder Stufe, die zusätzlichen Spalten aus deiner Datei und Invite link.

3. Importiere die Datei als Kontakte in dein E-Mail-Tool. Lege in Brevo beim Zuordnen der Spalten für die Spalte Invite link ein neues Textattribut an, zum Beispiel `INVITE_LINK`.

4. Füge in deiner E-Mail einen Button ein und nimm dieses Attribut als Link. Nutze in Brevo den Variablen-Button neben dem Link-Feld oder tippe `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Schick dir zuerst eine Test-E-Mail und tippe auf den Link, bevor du sie an alle verschickst.

Wenn jemand auf seinen Link tippt, öffnet sich seine Karte mit den Angaben aus deiner Datei, schon ausgefüllt. Die Person ergänzt nur, was deine Karte abfragt und in deiner Datei fehlte. Bis sie die Karte hinzugefügt hat, zeigt die Kundenseite sie als noch nicht installiert.

Gut zu wissen:

• Die Links verfallen nicht, du kannst also später mit demselben Link eine Erinnerung schicken.
• Jeder Link fügt die Karte dieser Person für alle hinzu, die ihn öffnen. Behalte die Datei für dich und schick jeder Person nur ihren eigenen Link.
• Wenn du die Datei erneut herunterlädst, bekommst du dieselben Links. Wer seine Karte schon hinzugefügt hat, ist nicht mehr drin. Um sie später noch einmal herunterzuladen, zum Beispiel für eine Erinnerung, wähle die Personen auf der Kundenseite aus und nimm Einladungslinks herunterladen.
• Wenn du später auf der Kundenseite Einladung senden für diese Personen nutzt, warnt Passtastic dich vorher, damit niemand aus Versehen eine zweite Einladung bekommt.
• Für den Download brauchst du dieselbe Berechtigung wie für den Kundenexport: mindestens die Rolle Bearbeiter und einen Tarif mit Datenexport.

Welche Kartentypen sich importieren lassen

In die meisten Programme lässt sich importieren, auch in Mitgliedschaften, die du selbst ausstellst.

Pakete und Guthaben lassen sich nicht importieren. Diese Karten tragen einen Stand — Besuche oder Geld — und eine Tabelle kann nicht zuverlässig sagen, ob „50" fünfzig Besuche, fünfzig Punkte oder fünfzig Euro bedeutet. Ein Fehler würde echten Wert verschenken, deshalb werden sie stattdessen mit Aktivierungscodes ausgegeben. Siehe Pakete, Guthaben & Mitgliedschaften selbst verkaufen.

Programme, in die du nicht importieren kannst, tauchen in der Liste gar nicht erst auf, wenn du Kunden importieren öffnest.

Häufige Fragen