Pakete, Guthaben & Mitgliedschaften selbst verkaufen

Was sind diese Karten?

Mit Passtastic können Sie drei Kartentypen erstellen, die Sie selbst verkaufen und weitergeben. Sie kassieren die Bezahlung so, wie Sie es bereits tun — bar, mit Ihrem eigenen Kartenlesegerät, per Rechnung — und Passtastic stellt nur den digitalen Pass aus und verfolgt, was übrig ist.

• Paket — z. B. „10 Kaffees, jeweils einer pro Besuch abgestempelt." Ein Kontingent an Besuchen oder Nutzungen, einzeln einlösbar.
• Guthaben — z. B. „50 € Guthaben zum Ausgeben" oder „500 Token", wenn Sie in einer eigenen Einheit zählen. Ein Guthaben, das der Kunde nach und nach ausgibt.
• Mitgliedschaft — z. B. „3 Monate Studio-Zugang." Zeitlich begrenzter Zugang, der bei jedem Besuch geprüft wird.

Es ist keine Online-Zahlung im Spiel — Sie legen den Preis fest und entscheiden, wie Sie ihn kassieren. Passtastic verfolgt nur den Kontostand und zeigt die Karte in der Apple oder Google Wallet des Kunden.

Schritt 1: Karte erstellen

1. Öffnen Sie Programme in der Seitenleiste und klicken Sie auf Neues Programm.

2. Wählen Sie einen Kartentyp: Paket, Guthaben oder Mitgliedschaft.

3. Legen Sie fest, was der Kunde erhält:

• Paket: Anzahl Besuche/Nutzungen (z. B. 10 Kaffees, 5 Haarschnitte, 20 Kurse — bis zu 50)
• Guthaben: Währung und Wert — in welcher Währung das Guthaben geführt wird und wie viel der Kunde zum Ausgeben bekommt. Sie verkaufen etwas, das kein Geld ist, etwa Spielhallen-Token oder Spielpunkte? Öffnen Sie Währung, wählen Sie Etwas anderes… und geben Sie Ihre eigene Einheit ein (bis zu 30 Zeichen). Sie wird in ganzen Zahlen gezählt, und genau so sehen Ihre Kunden sie auf der Karte und Ihr Team beim Scannen. Mit ← Währung verwenden wechseln Sie zurück.
• Bei allen drei: Gültig für (Tage) — wie lange der Pass nach der Ausstellung aktiv bleibt. Leer lassen für kein Ablaufdatum.
• Was ist enthalten (bzw. Was Mitglieder bekommen bei Mitgliedschaften) — eine kurze Liste, die auf der Karte angezeigt wird. Bei Mitgliedschaften ist das nur eine kurze Zusammenfassung — die vollständige Vorteilsliste mit Mengen und Wiederholungsplänen richten Sie unter Enthaltene Vorteile hinzufügen weiter unten ein.
• Bedingungen (optional) — wird auf der Rückseite der Karte angezeigt

Hier gibt es keinen Online-Preis: Sie kassieren an Ihrer eigenen Kasse, wie gewohnt, und stellen dann die Karte aus. Wenn Sie dort vorbefüllte Guthaben-Karten verkaufen, zum Beispiel 12 € Guthaben für 10 €, können Sie einen Verkaufspreis festlegen, damit die Summen auf dem Scanner jeden Verkauf mitzählen: siehe Vorbefüllte Karten verkaufen in Das Guthaben von heute auf dem Scanner.

4. Passen Sie Design und Standorte an, genau wie bei jeder anderen Karte.

5. Veröffentlichen Sie.

Schritt 2: An Kunden weitergeben

Wie Sie die Karte weitergeben, hängt davon ab, ob Datenerfassung für diese Karte aktiviert ist (im Setup-Tab).

Datenerfassung AN — Codes erzeugen

Nutzen Sie dies, wenn Sie Codes drucken oder weitergeben möchten, ohne die Daten jedes Kunden selbst zu erfassen — sie tragen ihren Namen selbst bei der Installation ein.

1. Öffnen Sie Kunden in der Seitenleiste und klicken Sie auf Codes erzeugen.

2. Legen Sie Anzahl Codes, Ablauf (Tage), Codelänge und optional ein Batch-Label (optional) fest.

3. Klicken Sie auf Codes erstellen und dann auf CSV herunterladen oder drucken Sie den Batch aus.

Jeder Code ist einmalig verwendbar. Geben Sie ihn an der Theke weiter, drucken Sie ihn auf Quittungen oder Flyer, oder machen Sie QR-Aufkleber daraus. Wenn ein Kunde einen Code einlöst, installiert er die Karte bereits mit den Besuchen, dem Guthaben oder der Mitgliedschaftsdauer, die Sie festgelegt haben.

Datenerfassung AUS — Kunden direkt hinzufügen

1. Öffne Kunden in der Seitenleiste und klicke auf Kunde einladen.

2. Wähle das Programm und gib dann Name und E-Mail des Kunden ein (und Telefon, wenn du ihm später Nachrichten senden möchtest).

3. Bestätige — Passtastic stellt die Karte sofort mit dem festgelegten Startguthaben aus. Lass E‑Mail-Einladung senden aktiviert, und der Kunde bekommt einen Link per E‑Mail; deaktiviere es, und du bekommst seinen Einladungscode zum Weitergeben.

Nur Mitgliedschaften — bestehende Liste importieren

Wenn deine Mitglieder schon in einer Tabelle stehen, musst du sie nicht einzeln anlegen. Öffne Kunden und klicke auf Kunden importieren, um eine CSV- oder Excel-Datei hochzuladen — alle erhalten ihre Mitgliedschaft mit der von dir festgelegten Gültigkeitsdauer und einen eigenen Einladungslink, der direkt zum Hinzufügen ins Wallet führt und, einmal geöffnet, funktioniert, bis die Karte installiert ist (eine Einladung, die niemand öffnet, verfällt mit ihrem Code — schick dann einfach eine neue). Siehe Bestehende Kunden importieren.

Bei Mitgliedschaften geht das, weil es kein Guthaben zu übertragen gibt — nur ein Start- und ein Ablaufdatum. Pakete und Guthaben lassen sich nicht importieren: Eine Tabelle kann nicht zuverlässig sagen, ob „50" fünfzig Besuche, fünfzig Punkte oder fünfzig Euro bedeutet, und ein Fehler würde echten Wert verschenken. Nutze dafür Codes oder lege Kunden direkt an.

Am Tresen als Geschenk verkaufen

Wenn ein Kunde eine Karte für jemand anderen kauft, öffne Kunden, klicke auf Kunde einladen, wähle das Programm und setze den Haken bei Das ist ein Geschenk. Trage die Angaben der Person und eine Nachricht ein, wähle, wann es ankommen soll, und klicke auf Geschenk senden. Wiederkehrende Mitgliedschaften können nicht verschenkt werden. Details in Geschenke verkaufen und verschicken.

Schritt 3: Nutzung verfolgen

Öffnen Sie Kunden, suchen Sie den Kunden und öffnen Sie seine Karte. Oben sehen Sie, wie viel übrig ist:

• Paket — verbleibende Besuche von der Gesamtzahl (z. B. „3 / 10 Stempel")
• Guthaben — das verbleibende Guthaben
• Mitgliedschaft — wann sie abläuft, bzw. „Kein Ablauf", wenn Sie die Gültigkeit leer gelassen haben

Einen Besuch einlösen oder Guthaben ausgeben

• Paket: Die primäre Aktionsschaltfläche beim Kunden heißt Einlösen — tippen Sie sie bei jeder Nutzung an.
• Guthaben: Die primären Aktionsschaltflächen heißen Aufladen und Abbuchen. Aufladen — fügt das Guthaben hinzu, das der Kunde gerade bezahlt hat; es wird beim Standort erfasst, der unter Arbeitsort ausgewählt ist. Abbuchen — tippen Sie sie an und geben Sie den abzuziehenden Betrag ein.
• Bei Mitgliedschaften gibt es kein Guthaben zum Einlösen — sie werden ausschließlich über das Ablaufdatum verfolgt, daher gibt es dafür keine Einlösen/Umsatz-Schaltfläche.

Einen Stand korrigieren

Öffnen Sie das Menü mit weiteren Optionen (⋯) beim Kunden:

• Abbuchen — vom Guthaben abziehen
• Stand setzen — den Stand auf einen exakten Wert korrigieren
• Guthaben zurücksetzen — auf null zurücksetzen

Jede Änderung erscheint im Aktivitäts-Tab des Kunden, sodass Sie immer nachvollziehen können, was hinzugefügt, eingelöst oder korrigiert wurde — und, für Inhaber und Administratoren, wer es getan hat.

Preise (nur Guthaben)

Verkaufst du mehrere verschiedene Dinge über eine Guthabenkarte — Spiele in einer Spielhalle, Waschpakete in einer Waschanlage — statt eines einzigen Guthabens? Gib der Karte eine Preisliste: Kunden oder dein Personal wählen, wofür sie bezahlen, und der passende Betrag wird automatisch vom Guthaben abgezogen.

1. Öffne den Einrichtung-Tab des Programms → Preisgestaltung.

2. Klicke unter Preise auf + Preis hinzufügen. Suche nach einem vorhandenen Artikel oder tippe einen neuen Namen ein — ein neuer Name wird beim Veröffentlichen zu deinem gemeinsamen Artikel-Katalog hinzugefügt, genau wie bei den Prämien einer Punktekarte. Siehe Artikel & Prämien.

3. Lege den Preis in der Einheit der Karte fest. Eine eigene Einheit (wie „Spiel-Credits") nimmt nur ganze Zahlen; eine Währung erlaubt bis zu 2 Nachkommastellen.

4. Füge so viele Preise hinzu, wie die Karte verkauft, und entferne alle, die nicht mehr gelten.

5. Prämien auf der Rückseite der Karte zeigen (standardmäßig aus) — schalte es ein, um jeden Preis auf der Rückseite des Wallet-Passes aufzulisten. Es bleibt aktuell, sobald du einen Preis änderst.

6. Veröffentlichen — die Preise gehen live, wie jede andere Kartenänderung.

An der Theke: Sind Preise gesetzt, zeigt der Scanner die Preisliste über der manuellen Betragseingabe. Mitarbeiter tippen einen Preis an, und er wird abgebucht — ohne Tippen einer Zahl. Reicht das Guthaben nicht, wird nichts abgebucht.

Preise pro Scanner einschränken: Öffne Standorte → den Shop → das Zahnrad-Symbol des Scanners → Produkte auf diesem Scanner → Nur diese und hake die Preise an, die dieser Scanner anbieten soll, unter Einlösen. Hakst du genau einen an, ersetzt der Scanner die Liste durch einen einzigen großen Button. Für dieses Gerät muss außerdem Kann Manager-Aktionen nutzen an sein, damit Mitarbeiter statt eines Tipps auf einen Preis einen eigenen Betrag eintippen können. Siehe Scanner-Berechtigungen ändern.

Über das Dashboard: Öffne Kunden, finde den Kunden und tippe auf Abbuchen (oder im Menü mit weiteren Optionen auf Vom Guthaben abziehen). Hat die Karte Preise, werden sie zur Auswahl angezeigt, plus Anderer Betrag… für alles, was nicht auf der Liste steht.

Teammitglieder, die auf bestimmte Shops beschränkt sind, sehen „Die Preise dieser Karte legt der Kontoinhaber fest" statt der Preisliste — Preise verwalten können nur Inhaber, Administratoren oder ein Mitglied ohne Shop-Beschränkung.

Enthaltene Vorteile hinzufügen (nur Mitgliedschaften)

Selbst ausgestellte Mitgliedschaften können außerdem enthaltene Vorteile tragen — eine Liste von Vorteilen wie „ein Gratiskaffee jeden Tag", eine festgelegte Anzahl Gästepässe oder ein dauerhafter Rabatt. Richten Sie sie nach der Veröffentlichung ein, im Einrichtung-Tab des Programms → Enthaltene Vorteile. Siehe Enthaltene Vorteile: Was zu einer Mitgliedschafts- oder Treuekarte gehört.

Häufige Fragen