Configurar citas

Citas permite que tus clientes reserven un servicio con una persona de tu equipo desde un enlace que controlas tú: tu web, tu perfil de Google, Instagram o un código QR en el mostrador. Cada cita llega a tu agenda y, si el cliente es miembro, a su tarjeta de fidelidad. Está pensado para peluquerías, barberías, clínicas, estudios y cualquiera que venda tiempo. No es un marketplace: los clientes ven tu nombre y tus colores, los de nadie más.

Mira cómo lo ven tus clientes: Citas.

Activa las citas

1. Abre Citas en la barra lateral y haz clic en Configurar citas.
2. Si tienes varios locales, elige el local. Cada local tiene su propio equipo, sus servicios y su enlace.
3. Abre Equipo y añade a las personas que atienden citas (mira más abajo).
4. Abre Servicios y añade lo que los clientes pueden reservar.
5. Abre Cómo reservan los clientes y revisa las reglas.
6. Haz clic en Activar.

Dónde empiezas depende de tu negocio. Una peluquería, una clínica o un estudio ve Citas en la barra lateral desde el principio, y su primera pantalla ofrece Configurar citas. Si tu barra lateral se llama Reservas, la primera pantalla pregunta «¿Cómo reservan tus clientes?»: elige la opción Citas y haz clic en Configurar citas. Si tu negocio se configuró como restaurante, la primera pantalla es la de restaurante; junto a su botón encontrarás «¿Das citas en vez de reservas?» y Configurar citas: haz clic ahí.

Puedes volver a Ajustes cuando quieras para cambiar lo que sea. La página se abre entonces en Hoy, y las tres pestañas son Hoy, Ajustes y Compartir. El interruptor de arriba en Ajustes dice Aceptando citas: apágalo para dejar de recibir citas nuevas; las que ya tienes se quedan.

Tu equipo

En Equipo, haz clic en Añadir persona. Una persona es un nombre en tu agenda, no un usuario: no necesita cuenta y no ve nada en Passtastic a menos que la invites como miembro del equipo.

• Semana de trabajo: para cada persona y cada local, indica los días que trabaja, su horario y sus descansos (Añadir descanso).
• Días libres: con Añadir un día libre anotas vacaciones y bajas. Los días libres valen para todos los locales.
• Una persona puede trabajar en más de un local. Añádela al otro local desde la lista de personas que trabajan en tus otros locales.

Horas online junto a otra herramienta de reservas

¿Llenas parte de tus horas con otra herramienta de reservas, por teléfono o con clientes sin cita? Entonces no abras todas las horas de trabajo a los clientes. En Equipo, ajusta Abierto online para la persona:

• Todo el horario de trabajo: los clientes pueden reservar cualquier hora libre.
• Solo algunas horas: añades uno o varios tramos, por ejemplo de 10:00 a 14:00. Los clientes solo pueden reservar dentro de ellos. El resto del día queda en tu agenda para la otra herramienta, y la agenda lo marca como «no online».

Para algo puntual, usa Bloquear tiempo: quita de la agenda el tiempo de una persona para una comida o para algo Reservado en otro sitio. Se abre desde Añadir cita en Hoy. Un bloqueo se puede quitar con Quitar bloqueo.

Servicios

En Servicios, haz clic en Añadir servicio. Para cada uno indica:

• Nombre y Duración.
• Precio (opcional). Marca Mostrar como «desde» si el precio final depende del trabajo.
• Quién lo hace: elige a las personas. Los clientes solo ven a quienes hacen el servicio.
• Tiempo extra después: tiempo para recoger o preparar. Bloquea la agenda de la persona y los clientes no lo ven.
• Volver después de: los días o semanas tras los cuales se recuerda a los clientes que vuelvan a reservar (mira más abajo). Déjalo vacío si no quieres recordatorio.

Cómo reservan los clientes

En Cómo reservan los clientes:

• Cuando alguien reserva: Confirmar al instante envía al cliente una confirmación enseguida. Con Confirmo cada solicitud, cada reserva se convierte en una solicitud que espera tu respuesta, con los botones Confirmar y Rechazar.
• Horas que pueden elegir los clientes: cada 15 o cada 30 minutos.
• Reserva más próxima y Reserva más lejana: con cuánta antelación pueden reservar los clientes, en horas y días.
• Los clientes pueden modificar o cancelar hasta: las horas antes de la cita a partir de las cuales solo puedes cambiarla tú.
• Qué pedir a los clientes: el nombre y el email siempre se piden. Nunca pedimos datos médicos.

Lleva el día

Hoy es tu agenda del día, con una columna por persona. Las solicitudes que esperan respuesta están arriba. Toca una cita para abrirla:

• Completada cierra la cita. Si es un miembro, cuenta como visita en su tarjeta.
• No se presentó marca a un cliente que no vino. Deshacer devuelve la cita a su estado.
• Cambiar la pasa a otro servicio, persona u hora, y se avisa al cliente. Cancelar la cancela y avisa al cliente.
• Si quedaron citas de ayer sin cerrar, un aviso arriba te pide marcarlas como Completada o No se presentó.

En el móvil la agenda muestra una persona cada vez, con Todos para ver a todas.

Tu equipo puede seguir escaneando la tarjeta del cliente en el mostrador. La visita se cuenta una sola vez, venga de Completada o del escaneo, nunca dos. Los puntos de una tarjeta de puntos siguen viniendo del escaneo.

Añade una cita o bloquea tiempo

Haz clic en Añadir cita para una llamada o un cliente sin cita: elige el servicio, la persona, el día y la hora, y busca al cliente o escribe un nombre. Si la hora queda fuera del horario de la persona o encima de otra cita, se te avisa y aun así puedes añadirla. En el menú de al lado está Bloquear tiempo.

Lo que ven los clientes

En tu página de reservas, los clientes siguen cuatro pasos: «¿Qué te apetece?», «¿Con quién?», «¿Cuándo?» y «Tus datos». Pueden elegir «Cualquiera» y cualquier persona libre puede atenderles. Solo se ofrecen las horas que dejaste abiertas online. Los miembros que ya tienen tu tarjeta se reconocen al reservar y la cita queda vinculada a ella. Los demás también pueden reservar y después se les ofrece tu tarjeta.

Recordatorios antes de la cita

Todos los clientes reciben un email el día anterior. Los clientes que tienen tu tarjeta en su cartera reciben además una notificación en la tarjeta el día anterior y unas horas antes. Si activas Enviar un SMS recordatorio a los clientes, también reciben un SMS el día anterior, que usa créditos de SMS.

El recordatorio para volver

Cuando pones Volver después de en un servicio y marcas la cita como Completada, se recuerda al cliente cuándo toca reservar de nuevo:

• Una Notificación de la cartera en su móvil. La pantalla de bloqueo nunca nombra el servicio, así nadie que mire de reojo sabe qué se hizo.
• Un email, solo para clientes que aceptaron recibir emails.
• Si el cliente reserva de nuevo antes, el recordatorio se cancela.

Hace falta un cliente que tenga tu tarjeta: la notificación llega a su tarjeta, el email solo si aceptó recibir emails, y un cliente sin tarjeta no recibe nada. Sale a las 10:00 (hora del local) del día en que toca, y nunca por SMS.

Junto a Volver después de verás una vista previa de los dos mensajes, tal como los recibe el cliente.

Comparte tu enlace

En la pestaña Compartir está tu Enlace de reservas, listo para copiar. Ponlo donde tus clientes ya miran:

• Google: añádelo como enlace de reservas en tu perfil de Google y aparecerá un botón de reservar en tu ficha.
• Instagram: ponlo en el campo de enlace de tu perfil.
• Tu web, WhatsApp, la firma de tu email y tu página de Facebook.
• El Póster con QR: imprímelo para el mostrador, el espejo o la puerta. Los clientes lo escanean y llegan a tu página de reservas.

Quién puede hacer qué

Los propietarios y administradores configuran las citas y cambian los Ajustes. Los editores llevan el día: confirman solicitudes, añaden citas, bloquean tiempo y marcan Completada o No se presentó. Los lectores pueden mirar, pero no cambiar nada. Mira roles y permisos del equipo.