Importa tus clientes existentes
Qué hace esto
Si ya tienes una lista de clientes — en una hoja de cálculo, en tu sistema de reservas o en tu antiguo software de fidelidad — puedes traerla a Passtastic en lugar de empezar de cero.
Cada persona que importes recibe su propia tarjeta y su propio enlace de invitación. Tocan el enlace, su tarjeta se instala y siguen acumulando desde donde tú los dejes. Una vez que alguien ha abierto su enlace, sigue funcionando hasta que la tarjeta se instala de verdad, así que quien lo toque y se distraiga puede volver a él más tarde. Un enlace de invitación de una importación no caduca: funciona hasta que esa persona añade su tarjeta.
Importar no instala tarjetas en el teléfono de nadie por sí solo. Solo el cliente puede añadir una tarjeta a su propio wallet — la importación prepara cada tarjeta y te da un enlace para enviar.
Antes de empezar
Necesitas un archivo con una fila por cliente y una fila de encabezado arriba. Funcionan los dos formatos:
- CSV (`.csv`)
- Excel (`.xlsx`)
Los archivos de Excel más antiguos (`.xls`) no son compatibles — abre el archivo en Excel y usa Archivo → Guardar como para guardarlo primero como `.xlsx` o CSV UTF-8.
Tus columnas pueden llamarse como quieras — Passtastic reconoce los nombres habituales automáticamente y puedes corregir la correspondencia a mano en el siguiente paso. Un archivo típico se ve así:
| Nombre | Apellido | Correo electrónico | Teléfono |
|---|---|---|---|
| Ana | Novak | ana@example.com | +61 400 000 001 |
| Ben | Carter | ben@example.com | +61 400 000 002 |
Cada fila necesita al menos un correo electrónico o un número de teléfono. Las filas que no tengan ninguno de los dos se omiten y te las mostramos antes de guardar nada.
Si tu exportación empieza con una fila de título o una fecha de "generado el" por encima del encabezado real, no pasa nada con los archivos de Excel — Passtastic busca la fila que realmente contiene los nombres de tus columnas.
Paso 1: Sube el archivo
1. Abre Clientes en la barra lateral y haz clic en Importar clientes.
2. Elige el programa al que se unirán los clientes.
3. Arrastra tu archivo a la zona de subida, o haz clic para buscarlo.
Si el archivo no se puede leer, verás un mensaje explicando por qué — tipo de archivo incorrecto, un `.xls` antiguo o ninguna fila utilizable — y no se importa nada.
Paso 2: Relaciona tus columnas
Passtastic relaciona tus columnas con Nombre, Apellido, Correo electrónico, Teléfono y una columna de saldo automáticamente. Revisa cada una y corrige con los desplegables lo que haya salido mal.
La columna de saldo depende del tipo de tarjeta. En las tarjetas de sellos se llama Sellos — indica el número actual de sellos de cada cliente. Si un valor supera el objetivo de sellos de la tarjeta, se limitará a ese objetivo. En las tarjetas de puntos es Puntos / Saldo. Las tarjetas de membresía no tienen columna de saldo que asignar.
Hay dos desplegables de nombre: Nombre (o nombre completo) y Apellido. Si tu archivo tiene columnas separadas para el nombre y el apellido, asigna las dos. Si tiene una sola columna con el nombre completo, asígnala a Nombre (o nombre completo) y deja el apellido en No importar — se divide en el primer espacio ("Ana Novak" pasa a ser nombre Ana, apellido Novak).
Marca como No importar todo lo que no quieras traer.
Paso 3: Revisa
Verás cuántas filas son válidas y cuántas tienen problemas, con el motivo de cada una. Corrige el archivo y vuelve a subirlo si quieres arreglarlas, o continúa — las filas con errores se omiten, no se importan a medias.
Paso 4: Importa e invita
Marca la confirmación de que estos son tus clientes existentes y de que tienes permiso para enviarles mensajes sobre su tarjeta de fidelidad. Es obligatorio — es tu constancia de que tienes una relación real con las personas de la lista.
Luego elige cómo enviar:
- Iniciar importación — importa a todos y envía su invitación de inmediato, por correo electrónico, SMS o ambos, según los canales que hayas elegido.
- Solo importar — invitar después — importa a todos sin enviar nada. Úsalo cuando quieras revisar la lista primero, o enviar las invitaciones en un momento concreto.
- Los enviaré yo — importa a todos sin enviar nada y te da un archivo con el enlace de invitación de cada persona para enviarlo desde tu propia herramienta de email. Consulta Envía las invitaciones desde tu propia herramienta de email más abajo.
Puedes invitar más tarde en cualquier momento desde la página de Clientes, ya sea a todos los que aún no han recibido invitación o solo a unos cuantos. También puedes copiar el mensaje de invitación de un cliente y enviarlo por tu propio canal. En el cuadro del mensaje de invitación, haz clic en + Nombre para añadir `[name]`; cada cliente ve su propio nombre, y un cliente sin nombre recibe el mensaje sin él.
Tarjetas con cupón de bienvenida: los clientes importados no reciben el cupón de bienvenida por defecto — se unen como miembros normales con sus sellos, ya que son clientes existentes. Si quieres que los clientes importados también reciban el cupón de bienvenida, activa Dar el cupón de bienvenida a los clientes importados en el último paso de la importación.
Idioma de la invitación: elige el idioma del correo y del SMS de invitación. Empieza en el idioma de tu panel, y puedes elegir otro, incluido el Français, aunque el panel no está disponible en francés. Si tus clientes hablan idiomas distintos, divide tu lista en un archivo por idioma e importa cada archivo con su propio idioma de invitación. La página donde tus clientes añaden su tarjeta sigue el idioma de su móvil.
Una fila por membresía
Algunos sistemas exportan una fila por cada membresía, así que un socio con dos membresías aparece dos veces. Para importarlo sin contar doble:
- Asigna la columna que tiene el número (por ejemplo 2215 o 1212) a Número de socio. Puedes poner varios números en una misma celda.
- Marca Combinar las filas con el mismo correo electrónico. Las filas con el mismo correo pasan a ser un solo cliente.
- Cada número nuevo suma un punto. En una tarjeta de niveles, los puntos deciden el nivel del cliente. En el ejemplo, un socio con los números 2215 y 1212 recibe dos puntos.
- Si importas el mismo archivo dos veces, la segunda vez no se suma nada: los números que el cliente ya tiene se omiten.
- Una importación nunca quita puntos. Los números se guardan en el perfil del cliente, en Números de socio.
Sin una columna de Número de socio, combinar solo une las filas y no suma nada. Para que cada fila cuente como un punto, marca Sumar 1 punto por cada fila. Entonces, subir el mismo archivo otra vez volvería a sumar esos puntos. Passtastic te avisa antes de importar.
Tarjetas con varias membresías
En una tarjeta con Los clientes pueden tener varias membresías activado, el Número de socio es obligatorio, las filas con el mismo email se combinan automáticamente y cada número es una membresía. Una fila con solo un nombre y un número de socio se importa sin invitación: añade un email en Editar datos o usa Descargar enlaces de invitación. Las filas sin número de socio, o sin nombre ni email, se dejan fuera. Se listan antes de importar y otra vez al terminar, con el número de fila y el motivo. Consulta Varias membresías en una sola tarjeta.
Envía las invitaciones desde tu propia herramienta de email
Elige esta opción cuando quieras que la invitación salga de tu propia dirección y con tu propio diseño, por ejemplo desde Brevo o Mailchimp. Passtastic no envía nada, y cada persona sigue recibiendo su propio enlace personal.
1. En el último paso de la importación, elige Los enviaré yo y haz clic en Iniciar importación.
2. En la pantalla de resultados, haz clic en Descargar enlaces de invitación. Recibes un archivo CSV con una fila por cada persona que aún no ha añadido su tarjeta: First name, Last name, Email, Phone, sus puntos, sellos o nivel, las columnas extra de tu propio archivo e Invite link.
3. Importa el archivo en tu herramienta de email como contactos. En Brevo, al relacionar las columnas, crea un nuevo atributo de texto para la columna Invite link, por ejemplo `INVITE_LINK`.
4. En tu email, añade un botón y usa ese atributo como enlace. En Brevo, usa el botón de variables junto al campo del enlace, o escribe `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Envíate un email de prueba y toca el enlace antes de enviarlo a todos.
Cuando alguien toca su enlace, su tarjeta se abre con los datos de tu archivo ya rellenados. Solo añade lo que tu tarjeta pide y tu archivo no tenía. Hasta que añada la tarjeta, la página de Clientes la muestra como pendiente de instalar.
Es bueno saber:
- Los enlaces no caducan, así que puedes enviar un recordatorio más tarde con el mismo enlace.
- Cada enlace añade la tarjeta de esa persona a quien lo abra. Guarda el archivo en privado y envía a cada persona solo su propio enlace.
- Si vuelves a descargar el archivo, obtienes los mismos enlaces. Quien ya ha añadido su tarjeta no aparece. Para descargarlo de nuevo más tarde, por ejemplo para un recordatorio, selecciona a las personas en la página de Clientes y elige Descargar enlaces de invitación.
- Si más adelante usas Enviar invitación en la página de Clientes para estas personas, Passtastic te avisa antes, para que nadie reciba una segunda invitación por error.
- La descarga necesita el mismo permiso que exportar clientes: un rol de Editor o superior, en un plan que incluya la exportación de datos.
Qué tipos de tarjeta se pueden importar
Se puede importar en la mayoría de los programas, incluidas las Membresías que emites tú mismo.
Las tarjetas de Paquete y Saldo a favor no se pueden importar. Esas tarjetas llevan un saldo — visitas o dinero — y una hoja de cálculo no puede decir de forma fiable si "50" significa cincuenta visitas, cincuenta puntos o cincuenta euros. Equivocarse supondría regalar valor real por error, así que se emiten con códigos de activación. Consulta Vender paquetes, saldo a favor y membresías tú mismo.
Los programas en los que no se puede importar simplemente no aparecen en la lista cuando abres Importar clientes.