Mesas y plano de sala para las reservas

Por defecto, Reservas cuenta plazas: cada servicio tiene un número de plazas y tu equipo sienta a la gente donde cabe. Si prefieres trabajar con las mesas que tienes de verdad, cambia un local a Usar mis mesas. Entonces los clientes solo ven horas en las que cabe su grupo en una mesa, cada reserva tiene una mesa y el equipo ve la sala en Hoy.

Lo eliges para cada local, así que un local puede contar plazas mientras otro usa mesas.

Cambia un local a mesas

1. Abre Reservas → Ajustes → Mesas. (En Hoy, los propietarios y administradores de un local que cuenta plazas ven además un consejo, Dale una mesa a cada reserva, con Configurar mesas.)
2. En ¿Cómo decidimos cuándo estás lleno?, elige Usar mis mesas. Contar plazas es la otra opción y la predeterminada.
3. Añade tus mesas (ver más abajo). Necesitas al menos una para poder guardar.
4. Lee el aviso Qué cambia al guardar. Te dice cómo afecta a tus próximas reservas: cuántas reciben una mesa y cuántas todavía no caben en ninguna.
5. Haz clic en Guardar.

No se cancela nada. Las reservas que no caben en ninguna mesa siguen confirmadas y muestran Sin mesa en Hoy, para que las coloques tú. Si tu equipo había escrito una nota de mesa en una reserva y coincide con el nombre de una mesa, como «M4», la reserva pasa a esa mesa. Otras notas, como «ventana», se quedan en la reserva tal como estaban.

Zonas y mesas

Las mesas viven en zonas, como la Sala principal o una terraza. Haz clic en + Añadir zona para añadir una y ponle nombre.

Para cada mesa defines:

• Nombre de la mesa: corto, de hasta 12 caracteres, como M1. Cada mesa necesita su propio nombre.
• Capacidad: el mínimo y el máximo de personas que caben, por ejemplo 2–4. A los clientes solo se les ofrece una mesa en la que quepa su grupo.
• Quién puede reservarla: Clientes online y equipo o Solo el equipo. Una mesa solo para el equipo nunca aparece en tu página de reservas, pero tu equipo puede usarla.
• Se puede unir con: otra mesa de la misma zona. Las mesas unidas se usan solo cuando ninguna mesa sola cabe para el grupo. Por ejemplo, dos mesas para 4 pueden acoger una reserva de 6 o 7.

Para añadir mesas rápido, haz clic en + Añadir varias mesas del mismo tamaño, indica cuántas y haz clic en Añadir. Usa el menú de una fila de mesa para duplicarla o quitarla. Si otro local ya tiene la distribución que necesitas, haz clic en Copiar mesas de otro local.

Una zona también puede ser Solo sin reserva y equipo. Los clientes nunca la reservan online, pero el equipo puede poner una reserva allí desde Hoy.

Deja que los clientes elijan dónde sentarse

Los clientes nunca ven números de mesa. Sí pueden elegir una zona, si les dejas.

Cuando dos o más zonas se pueden reservar online, activa Deja que los clientes elijan dónde sentarse. En tu página de reservas los clientes ven entonces ¿Dónde te gustaría sentarte? y eligen Sin preferencia o una de las zonas. El nombre que ven es el que escribes en Se muestra a los clientes cuando eligen dónde sentarse (por ejemplo «Dentro, junto a la ventana»), o el nombre de la zona si lo dejas vacío. Dos zonas que los clientes pueden reservar no pueden tener el mismo nombre.

Con una sola zona reservable online, los clientes solo eligen una hora y nosotros elegimos la mesa.

Si un día no hay ninguna mesa en la que quepa el grupo de un cliente, la página de reservas lo dice y le ofrece enviar una solicitud, para que tú puedas decir que sí igualmente.

Dibuja tu plano de sala

El plano de sala es opcional. Hasta que lo dibujes, Sala en Hoy muestra tus mesas en filas.

1. Guarda primero tus mesas.
2. En Ajustes → Mesas, haz clic en Dibujar plano de sala (más adelante, Editar plano de sala).
3. Añade lo que hay en la sala: Mesa redonda, Mesa cuadrada, Mesa larga, Pared, Mostrador o barra, Puerta.
4. Arrastra cada mesa a donde está. No hace falta que sea exacto. También puedes mover una mesa seleccionada con las teclas de flecha.
5. Toca una mesa para cambiar su nombre, sus plazas o su Forma, o para girarla con Girar 90°.
6. Haz clic en Listo.

Volver a alinear vuelve a poner todas las mesas en filas. Antes te pregunta, porque pierdes tu dibujo.

Dibujar es más fácil en una tableta o una computadora que en un móvil. Dónde está cada mesa se guarda según la mueves; las mesas nuevas, con otro nombre o quitadas se guardan al hacer clic en Listo.

Lleva el servicio desde la sala

En Hoy, cambia Lista | Sala a Sala. Cada mesa muestra su estado con palabras:

• Libre
• Llegan pronto
• Sentados
• Pasados de hora
• Tarde, aún no han llegado
• Solicitud (?): una solicitud pendiente propone esta mesa; la mesa sigue libre hasta que la aceptes.

Las horas de Ver la sala a las son Ahora y las próximas horas de los servicios de hoy; el resto está en Otra hora. La sala siempre se abre en Ahora, para que puedas colocar reservas y sentar a quien llega sin reserva desde el principio; antes del servicio, una mesa libre muestra cuándo es su reserva, por ejemplo hasta las 20:00. Elige una hora más tarde para ver quién se sienta dónde; Volver a ahora muestra la sala tal como está en este momento. Las solicitudes que esperan respuesta van en una línea encima de la sala, por ejemplo 2 solicitudes pendientes: Ver las abre.

Toca una mesa para sentar, terminar o mover una reserva allí. La lista de reservas también ayuda:

• Colocar (o Toca para colocarla aquí) pone en una mesa libre una reserva que tiene Sin mesa.
• Sentar aquí a un cliente sin reserva sienta a quien acaba de llegar sin reservar: elige cuántas personas y confirma. Funciona mientras hay un servicio en marcha. Después del último turno, añade al cliente sin reserva desde la app Scanner.
• No se presentó se puede marcar a partir de 15 minutos después de la hora de la reserva.

En la vista Lista, cada reserva tiene una etiqueta de mesa. Tócala para cambiar la mesa. Si eliges una mesa que ya está ocupada, la reserva te lo dice, y Usar igualmente te deja seguir adelante. En una solicitud, el botón dice Confirmar en M8 (con el nombre de la mesa), así la aceptas y la colocas con un solo toque. Una solicitud con mesa sugerida muestra Sugerida: M8; tócala, o toca Otra mesa, para elegir otra.

Más sobre el día a día: Lleva el servicio desde tu libro de reservas.

Quién puede hacer qué

• Propietarios y administradores eligen entre contar plazas y usar mesas, cambian mesas y zonas y dibujan el plano de sala.
• Editores sientan a los clientes, mueven reservas entre mesas y colocan las reservas que tienen Sin mesa.
• Lectores pueden mirar, pero no cambiar nada.

En la app Scanner, quien tenga el permiso Puede responder y añadir reservas puede llevar el día.

Volver a Contar plazas

Puedes volver a poner un local en Contar plazas cuando quieras. Tus mesas y tu plano de sala se conservan, así que al volver a Usar mis mesas más adelante reaparecen. Las reservas existentes conservan su mesa como etiqueta. Los clientes vuelven a ver horas basadas en las plazas por servicio.

Preguntas