Conecta Odoo POS
Qué hace esto
Conecta tu Odoo Punto de Venta y las cajas que elijas harán el trabajo de fidelidad por ti. Tu equipo cobra como siempre, con una pequeña costumbre añadida: pone al cliente en el ticket. Passtastic ve la venta y actualiza la tarjeta del cliente, normalmente en segundos — sin ningún dispositivo aparte para acumular.
Una recompensa que el cliente ya ha ganado también funciona en el mostrador: una tarjeta de sellos completa, un artículo de tu catálogo de puntos, una ventaja del nivel que tiene. Tu equipo la elige en la venta y se descuenta, sin salir de Odoo.
Dos tiendas, para que se vea claro:
- Rolling Pin, una panadería con tarjeta de sellos. Cada café da un sello. La cajera pone a Marta en el ticket, cobra el flat white, y su tarjeta gana el sello antes de que ella encuentre mesa. En la décima visita, el cruasán gratis ya está en la lista de recompensas de la caja.
- Foglia Verde, una tienda de delicatessen con puntos. Un punto por euro, y el bote de pesto cuesta 300 puntos. Luca lo pide, la cajera lo elige en la venta, el bote sale de la cuenta y un minuto después su tarjeta muestra lo que le queda.
Esta integración está incluida en todos los planes de Passtastic: Single Location, Multi-Location y Groups & Brands.
Qué funciona en la caja — y qué sigue necesitando un escaneo
En la caja tu equipo puede dar:
- la recompensa de una tarjeta de sellos completa,
- un artículo de tu catálogo de puntos,
- una ventaja del nivel del cliente.
Una oferta de campaña no se puede canjear en la caja. Un café gratis de cumpleaños, un detalle de «te echamos de menos», cualquier cosa que envíes como oferta: eso se sigue dando como siempre. Tu equipo abre la app Passtastic Scanner, escanea la tarjeta del cliente y confirma la oferta ahí. Ten la app de escaneo en un móvil detrás del mostrador justo para esto.
Qué tarjetas pueden acumular con las ventas de Odoo
- Las tarjetas de puntos y de niveles acumulan según la regla de puntos asignada a la tarjeta, por ejemplo un punto por euro. Una tarjeta sin regla asignada no acumula nada hasta que configures una.
- Las tarjetas de sellos acumulan un sello por venta cobrada — o uno por artículo que cuente, si lo eliges así al configurar el programa.
- Los cupones, los bonos (sellos prepago / puntos prepago) y las membresías no pueden acumular con las ventas de Odoo, así que no aparecen en la lista de programas que puedes activar.
Antes de empezar
- Odoo con Punto de Venta, versión 17, 18 o 19, y permiso para crear una clave API. Odoo.sh, instalación propia y Community funcionan todos; en un plan de Odoo Online, al conectar sabrás al momento si tu base de datos responde.
- Un acceso a Odoo que pueda crear un usuario y darle permisos.
- Al menos una tarjeta de puntos, de niveles o de sellos publicada en Passtastic. Si aún no tienes ninguna, créala desde Programas → Nuevo programa.
- La app Passtastic Scanner gratuita en un móvil o tablet — la seguirás usando para las ofertas de campaña.
- Opcional: un lector de códigos de barras en la caja, para que tu equipo saque al cliente escaneando su tarjeta en vez de buscarlo por el nombre.
Paso 1 — Crea un usuario en Odoo y obtén su clave API
Dale a Passtastic su propio usuario de Odoo en lugar de usar el tuyo. Así ves lo que ha hecho, y desactivarlo más adelante es un clic.
1. En Odoo, crea un usuario nuevo — llámalo por ejemplo *Passtastic Integration* — y dale el permiso de punto de venta Point of Sale: User y el permiso de agenda Contacts.
2. Entra en Odoo con ese usuario.
3. Haz clic en el avatar de arriba a la derecha y luego en la entrada de ajustes personales Preferences.
4. Abre el apartado de seguridad Account Security y haz clic en New API Key.
5. Cuando Odoo pregunte cuánto debe durar la clave, elige la opción sin caducidad Persistent Key y copia la clave.
Odoo enseña la clave una sola vez y nunca más. Cópiala antes de salir de esa pantalla; si la pierdes, crea otra.
También necesitarás tres datos del mismo Odoo: tu dirección de Odoo (la dirección web con la que abres Odoo, por ejemplo `https://tuempresa.odoo.com`), el nombre de la base de datos (aparece en tu pantalla de acceso a Odoo) y el usuario de ese acceso (el correo con el que inicia sesión).
Paso 2 — Conecta Odoo con Passtastic
1. En tu panel de Passtastic, abre Ajustes y luego Integraciones (dentro de Negocio).
2. Busca Odoo POS y haz clic en Conectar.
3. Rellena la dirección de Odoo, el nombre de la base de datos, el usuario de la integración y la clave API, y haz clic en Conectar Odoo.
Passtastic comprueba los datos contra tu Odoo y trae la lista de tus cajas.
Se empieza a acumular desde aquí, no desde el mes pasado. Las ventas que ya estaban en tu Odoo no se abonan hacia atrás. Todo lo que se cobre a partir de este momento acumula.
Paso 3 — Asigna tus cajas a tus ubicaciones
La página muestra una fila por cada caja de tu Odoo. Para cada una, elige la ubicación de Passtastic en la que está y activa Acumula fidelidad en las cajas que deban contar.
- Las cajas que podemos emparejar por el nombre vienen ya rellenadas. Lo que no podemos emparejar empieza en No usar.
- ¿Todavía no tienes una ubicación para ella? Usa + Nueva ubicación… en la misma lista para crearla sin salir de la página.
- Una caja marcada como Necesita atención no estaba en la última lista que envió tu Odoo. Sigue acumulando y sigue ocupando un punto de escaneo, así que comprueba si todavía quieres que cuente.
Una caja que acumula ocupa un punto de escaneo. Los puntos de escaneo son el mismo cupo del que tiran las apps de escaneo de tu equipo: tres en Single Location, nueve en Multi-Location, treinta en Groups & Brands. El pie de este paso indica cuántos llevas usados. Cada ubicación con una caja que acumula incluye un escáner de equipo gratis, así que apagar una caja no siempre hace bajar ese número.
Paso 4 — ¿Qué programas acumulan?
A continuación verás tus programas de fidelidad. Activa los que deban acumular con las ventas de Odoo y decide para cada uno:
- Acumular en — todas las ventas, o solo las ventas que incluyan un artículo de las categorías de producto de Odoo que elijas.
- Sellos, en una tarjeta de sellos — uno por venta, o uno por artículo que cuente hasta el límite que fijes.
- Recompensas en la caja — si una recompensa de este programa se puede dar desde la caja.
En las tarjetas de puntos y de niveles, comprueba que hay una regla de puntos asignada. Sin ella la tarjeta no acumula nada, por muchas ventas que pasen.
Paso 5 — Dile a Odoo en qué productos se puede usar una recompensa
Cuando activas una tarjeta, creamos en tu Odoo una etiqueta llamada Passtastic: <nombre de tu recompensa>. Una recompensa que regala algo — un croissant gratis, un café gratis — solo puede descontarse de un producto que lleve esa etiqueta, así nunca rebaja toda la cuenta por error.
Pon la etiqueta en los productos que estés dispuesto a regalar: en Odoo abre el producto y añádela en Product Tags. Con un producto basta; añade más si el cliente puede elegir.
Hasta que lo hagas, la recompensa aparece en la pantalla de la caja y no descuenta nada. Las recompensas que son un porcentaje sobre toda la cuenta no necesitan etiqueta.
Paso 6 — Hazlo instantáneo (opcional)
Passtastic le pide a tu Odoo que nos avise en el momento en que se cobra una venta, por eso las ventas suelen llegar en segundos. Si el usuario que creaste no tiene permisos para configurarlo, Passtastic te enseña cinco pasos cortos y la dirección que tienes que pegar tú en Odoo.
En cualquier caso no se pierde nada: también consultamos tu Odoo cada minuto, así que una venta llega dentro del minuto aunque nunca hagas este paso.
Paso 7 — Actualiza cada caja una vez para que aparezcan las recompensas
Una caja guarda su propia copia de tus productos y programas de fidelidad, así que una caja ya abierta todavía no conoce una recompensa que acabas de activar. En cada caja, abre el menú (☰ arriba a la derecha), elige Reload Data y luego Limited. Hazlo después de conectar, y cada vez que actives otra tarjeta o cambies una recompensa. Termina antes cualquier venta en curso: al recargar se pierde un ticket sin cerrar.
Qué hace tu equipo en el mostrador
La única costumbre: poner al cliente en el ticket. Tu equipo busca al cliente por el nombre en Odoo y lo añade a la venta antes de cobrar — el mismo paso que para poner un cliente en cualquier ticket. Eso es lo que da el sello o los puntos. Una venta sin nadie asignado no acumula nada.
Si tienes un lector de códigos de barras en la caja, tu equipo puede escanear la tarjeta del monedero del cliente en vez de escribir el nombre; sale el mismo cliente.
Dar una recompensa. Con el cliente en el ticket, las recompensas que ha ganado están ahí mismo en la caja. Tu equipo elige una y se descuenta de la venta: nada que teclear, nada que recordar. Si el cliente prefiere guardarla, no eligen nada y sigue en su tarjeta.
Las ofertas de campaña siguen usando la app de escaneo. Un café de cumpleaños o un detalle de «vuelve pronto» se confirma escaneando la tarjeta del cliente en la app Passtastic Scanner y se entrega en el mostrador como siempre.
Tus miembros en tus contactos de Odoo
Tus miembros aparecen solos en Odoo. Cuando alguien se apunta a tu programa, Passtastic lo añade a tus contactos de Odoo con su nombre, correo y teléfono, para que tu equipo lo encuentre en el mostrador con una sola búsqueda. Los miembros que se apuntaron antes de conectar se van rellenando durante los días siguientes. A quien Odoo ya tenga con el mismo correo o teléfono lo enlazamos, no lo duplicamos.
Una excepción: un miembro que no dio ni correo ni teléfono no se añade a tus contactos — no hay nada con lo que emparejarlo ni nada que buscar. A esos clientes los atiendes como siempre: escanea su tarjeta con la app Passtastic Scanner.
Los miembros se añaden automáticamente: no hay ningún interruptor para esto. Los contactos ya creados se quedan en Odoo, y quitar un miembro en Passtastic nunca borra su contacto de Odoo.
Devoluciones
Si devuelves una venta en Odoo, Passtastic retira lo que esa venta había dado, en proporción a lo devuelto: devuelve medio ticket y se van la mitad de los puntos. Una tarjeta nunca baja de cero — si el cliente ya gastó esos puntos, se queda en cero. Puedes desactivarlo con Retirar puntos en las devoluciones en la página de Odoo dentro de Passtastic.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que meter yo a mis clientes en Odoo?
¿Qué escribís exactamente en mi Odoo?
¿Las devoluciones retiran sellos y puntos?
¿Mi equipo puede seguir escaneando la tarjeta con la app de Passtastic? ¿No daría puntos dos veces?
¿Y si el cliente no está en el ticket?
Hemos puesto el cliente equivocado en una venta. ¿Podemos cambiarlo?
Hemos devuelto una venta en la que el cliente usó una recompensa. ¿Qué pasa con la recompensa?
¿Y si un miembro nuevo no aparece en la caja?
Resolución de problemas
«Odoo no ha aceptado esa clave.» La clave, el usuario, o los dos, no cuadran. La clave tiene que pertenecer al usuario que escribiste, así que comprueba que copiaste la clave entera y que el usuario es el correo con el que ese usuario inicia sesión. Si dudas, crea una clave nueva en Odoo desde Account Security y pega esa.
«No hemos podido llegar a tu Odoo en esa dirección.» Usa la dirección con la que abres Odoo, incluido `https://` y sin nada después del dominio. Si tu Odoo está en tu propio servidor, comprueba que está encendido y es accesible desde internet.
«No vemos ninguna caja de punto de venta en tu Odoo.» O no hay ninguna caja configurada todavía en Odoo, o el usuario que creaste no la ve. Dale a ese usuario el permiso Point of Sale: User e inténtalo de nuevo.
«Este Odoo ya está conectado a Passtastic.» Esa base de datos está conectada a otro negocio de Passtastic. Desconéctala allí primero y luego conéctala aquí.
«Reconocemos esta base de datos de Odoo, pero responde en otra dirección.» Tu Odoo se ha mudado: un dominio nuevo, o de Odoo Online a tu propio servidor. Desconecta primero la conexión antigua y luego conecta en la dirección nueva. Si esto es una copia de tu Odoo que funciona junto al de verdad, conecta el de verdad.
Un aviso dice que este usuario de Odoo no puede crear contactos. La acumulación sigue funcionando, pero los miembros nuevos no aparecerán en tus contactos de Odoo. Dale al usuario el permiso Contacts en Odoo y vuelve a conectar en la página de Odoo; a partir de ahí se rellenan los miembros.
No han llegado los puntos o los sellos. Casi siempre es que el cliente no estaba en el ticket. También puede ser cuestión de tiempo: dale un minuto. Si sigue sin llegar, comprueba en la página de Odoo que la caja está activada para acumular y apuntada a la ubicación correcta, y que el programa está activado.
La recompensa no aparece en la caja. Cierra esa caja y vuelve a abrirla una vez — Odoo solo recoge las recompensas al abrir una caja. Si sigue sin aparecer, comprueba que Recompensas en la caja está activado para ese programa y que el cliente la ha ganado de verdad.
Para gestionar la fidelidad sin un POS, o conectar otras herramientas, consulta Sistemas POS e integraciones. Tienes un resumen de lo que hacen juntos Odoo y Passtastic en la página de la integración con Odoo.