Conecta Odoo POS

Qué hace esto

Conecta tu Odoo Punto de Venta y las cajas que elijas harán el trabajo de fidelidad por ti. Tu equipo cobra como siempre, con una pequeña costumbre añadida: pone al cliente en el ticket. Passtastic ve la venta y actualiza la tarjeta del cliente, normalmente en segundos — sin ningún dispositivo aparte para acumular.

Una recompensa que el cliente ya ha ganado también funciona en el mostrador: una tarjeta de sellos completa, un artículo de tu catálogo de puntos, una ventaja del nivel que tiene. Tu equipo la elige en la venta y se descuenta, sin salir de Odoo.

Dos tiendas, para que se vea claro:

• Rolling Pin, una panadería con tarjeta de sellos. Cada café da un sello. La cajera pone a Marta en el ticket, cobra el flat white, y su tarjeta gana el sello antes de que ella encuentre mesa. En la décima visita, el cruasán gratis ya está en la lista de recompensas de la caja.
• Foglia Verde, una tienda de delicatessen con puntos. Un punto por euro, y el bote de pesto cuesta 300 puntos. Luca lo pide, la cajera lo elige en la venta, el bote sale de la cuenta y un minuto después su tarjeta muestra lo que le queda.

La conexión con Odoo forma parte del pack Conecta tu punto de venta. Está activada durante tus 14 días de prueba gratis y se cobra por ubicación; mira Precios. Si quitas el pack, la conexión se pausa: las ventas dejan de sumar sellos o puntos por sí solas, tu equipo escanea como antes y no se borra nada. ¿Sigues en un plan anterior? Tu plan mantiene lo que incluía; mira Planes, límites y cómo mejorar tu suscripción.

Qué funciona en la caja — y qué sigue necesitando un escaneo

En la caja tu equipo puede dar:

• la recompensa de una tarjeta de sellos completa,
• un artículo de tu catálogo de puntos,
• una ventaja del nivel del cliente.

Una oferta de campaña no se puede canjear en la caja. Un café gratis de cumpleaños, un detalle de «te echamos de menos», cualquier cosa que envíes como oferta: eso se sigue dando como siempre. Tu equipo abre la app Passtastic Scanner, escanea la tarjeta del cliente y confirma la oferta ahí. Ten la app de escaneo en un móvil detrás del mostrador justo para esto.

Qué tarjetas pueden acumular con las ventas de Odoo

• Las tarjetas de puntos y de niveles acumulan según la regla de puntos asignada a la tarjeta, por ejemplo un punto por euro. Una tarjeta sin regla asignada no acumula nada hasta que configures una.
• Las tarjetas de sellos acumulan un sello por venta cobrada — o uno por artículo que cuente, si lo eliges así al configurar el programa.
• Los cupones, los bonos (sellos prepago / puntos prepago) y las membresías no pueden acumular con las ventas de Odoo, así que no aparecen en la lista de programas que puedes activar.

Antes de empezar

• Odoo con Punto de Venta, versión 17, 18 o 19, y permiso para crear una clave API. Odoo.sh, instalación propia y Community funcionan todos; en un plan de Odoo Online, al conectar sabrás al momento si tu base de datos responde.
• Un acceso a Odoo que pueda crear un usuario y darle permisos.
• Al menos una tarjeta de puntos, de niveles o de sellos publicada en Passtastic. Si aún no tienes ninguna, créala desde Programas → Nuevo programa.
• La app Passtastic Scanner gratuita en un móvil o tablet — la seguirás usando para las ofertas de campaña.

Paso 1 — Crea un usuario en Odoo y obtén su clave API

Dale a Passtastic su propio usuario de Odoo en lugar de usar el tuyo. Así ves lo que ha hecho, y desactivarlo más adelante es un clic.

1. En Odoo, crea un usuario nuevo — llámalo por ejemplo Passtastic Integration — y dale el permiso de punto de venta Point of Sale: Administrator y el permiso de agenda Contacts. Hace falta Administrator porque Passtastic crea en tu Odoo tus programas de fidelidad, sus etiquetas de producto y la regla de código de barras de las tarjetas del monedero, y Odoo solo deja crearlos a un administrador de punto de venta. Con Point of Sale: User la conexión falla.

2. Entra en Odoo con ese usuario.

3. Haz clic en el avatar de arriba a la derecha y luego en la entrada de ajustes personales Preferences.

4. Abre el apartado de seguridad Account Security y haz clic en New API Key.

5. Cuando Odoo pregunte cuánto debe durar la clave, elige la opción sin caducidad Persistent Key y copia la clave.

También necesitarás tres datos del mismo Odoo: tu dirección de Odoo (la dirección web con la que abres Odoo, por ejemplo `https://tuempresa.odoo.com`), el nombre de la base de datos (aparece en tu pantalla de acceso a Odoo) y el usuario de ese acceso (el correo con el que inicia sesión).

Paso 2 — Conecta Odoo con Passtastic

1. En tu panel de Passtastic, abre Ajustes y luego Integraciones (dentro de Negocio).

2. Busca Odoo POS y haz clic en Conectar.

3. Rellena la dirección de Odoo, el nombre de la base de datos, el usuario de la integración y la clave API, y haz clic en Conectar Odoo.

Passtastic comprueba los datos contra tu Odoo y trae la lista de tus cajas.

Paso 3 — Asigna tus cajas a tus ubicaciones

La página muestra una fila por cada caja de tu Odoo. Para cada una, elige la ubicación de Passtastic en la que está y activa Acumula fidelidad en las cajas que deban contar.

• Las cajas que podemos emparejar por el nombre vienen ya rellenadas. Lo que no podemos emparejar empieza en No usar.
• ¿Todavía no tienes una ubicación para ella? Usa + Nueva ubicación… en la misma lista para crearla sin salir de la página.
• Una caja marcada como Necesita atención no estaba en la última lista que envió tu Odoo. Sigue acumulando y sigue ocupando un punto de escaneo, así que comprueba si todavía quieres que cuente.

Una caja que acumula ocupa un punto de escaneo. Los puntos de escaneo son el mismo cupo del que tiran las apps de escaneo de tu equipo. Tienes 2 por negocio, más 1 por cada sucursal extra, y puedes añadir más en Packs y extras. El pie de este paso indica cuántos llevas usados. Cada ubicación con una caja que acumula incluye un escáner de equipo gratis, así que apagar una caja no siempre hace bajar ese número.

Paso 4 — ¿Qué programas acumulan?

A continuación verás tus programas de fidelidad. Activa los que deban acumular con las ventas de Odoo y decide para cada uno:

• Acumular en — todas las ventas, o solo las ventas que incluyan un artículo de las categorías de producto de Odoo que elijas.
• Sellos, en una tarjeta de sellos — uno por venta, o uno por artículo que cuente hasta el límite que fijes.
• Lo que devuelve la caja, en una tarjeta de sellos — lo que se descuenta cuando la tarjeta está completa: Descuento (un importe fijo o un porcentaje), Producto gratis o Lo gestiona tu equipo si tu equipo da la recompensa a mano. Las tarjetas de puntos y de niveles no tienen esta opción aquí: en una tarjeta de puntos, las recompensas de caja son los artículos del catálogo puestos en En la caja en Ajustes → Reglas de puntos y recompensas; en una tarjeta de niveles, el % de descuento en caja (opcional) de cada nivel, en la pestaña Configuración del programa.

En las tarjetas de puntos y de niveles, comprueba que hay una regla de puntos asignada. Sin ella la tarjeta no acumula nada, por muchas ventas que pasen.

Si vuelves a poner una tarjeta de sellos en Lo gestiona tu equipo y haces clic en Guardar aquí, o en Publicar en la pestaña Configuración de la tarjeta, quitamos su recompensa de la lista de recompensas de Odoo. Una caja que ya está abierta sigue ofreciendo la recompensa anterior hasta que la actualices: menú (☰ arriba a la derecha) → Reload Data → Limited, como en el paso 7.

Al desactivar un programa también quitamos su recompensa de la lista de Odoo, así que tu equipo no puede elegirla en la caja. Vuelve a activarlo y haz clic en Guardar para recuperarla. En una caja que ya esté abierta, haz Reload Data → Limited (paso 7).

Paso 5 — Dile a Odoo en qué productos se puede usar una recompensa

Cuando haces clic en Guardar en un programa con una recompensa — Lo que devuelve la caja en una tarjeta de sellos, o un artículo del catálogo puesto en En la caja en una tarjeta de puntos —, creamos en tu Odoo una etiqueta llamada Passtastic: <nombre de tu recompensa> (en una tarjeta de sellos, la fila del programa en la página de Odoo muestra el nombre exacto). Un programa sin recompensa no recibe etiqueta. Cada una de estas recompensas, tanto un producto gratis como un descuento, solo se descuenta de productos que lleven esa etiqueta, así nunca rebaja toda la cuenta por error: «10 % de descuento» es un 10 % sobre los productos etiquetados.

Pon la etiqueta en los productos a los que debe aplicarse la recompensa: en Odoo abre el producto y añádela en Product Tags. Con un producto basta; añade más si el cliente puede elegir.

Da a cada producto una sola etiqueta de Passtastic. Si un producto lleva dos recompensas de Passtastic (por ejemplo un Paquete y el café gratis de una membresía), la caja de Odoo no puede aplicar ninguna de las dos a ese producto: al tocar Reward solo se añaden más artículos de pago al ticket. Usa un producto distinto para cada recompensa, por ejemplo Café (Paquete) y Café (miembro).

Hasta que lo hagas, la recompensa aparece en la pantalla de la caja y no descuenta nada. La única recompensa que no necesita etiqueta es el % de descuento en caja de una tarjeta de niveles: se descuenta de toda la venta.

Paso 6 — Hazlo instantáneo (opcional)

Passtastic le pide a tu Odoo que nos avise en el momento en que se cobra una venta, por eso las ventas suelen llegar en segundos. Si el usuario que creaste no tiene permisos para configurarlo, Passtastic te enseña cinco pasos cortos y la dirección que tienes que pegar tú en Odoo.

En cualquier caso no se pierde nada: también consultamos tu Odoo cada minuto, así que una venta llega dentro del minuto aunque nunca hagas este paso.

Paso 7 — Actualiza cada caja una vez para que aparezcan las recompensas

Una caja guarda su propia copia de tus productos y programas de fidelidad, así que una caja ya abierta todavía no conoce una recompensa que acabas de activar. En cada caja, abre el menú (☰ arriba a la derecha), elige Reload Data y luego Limited. Hazlo después de conectar, y cada vez que actives otra tarjeta o cambies una recompensa. Termina antes cualquier venta en curso: al recargar se pierde un ticket sin cerrar.

Qué hace tu equipo en el mostrador

La única costumbre: poner al cliente en el ticket. Tu equipo busca al cliente por el nombre, el correo o el teléfono en Odoo y lo añade a la venta antes de cobrar — el mismo paso que para poner un cliente en cualquier ticket. Eso es lo que da el sello o los puntos. Una venta sin nadie asignado no acumula nada.

Tu equipo escanea la tarjeta del monedero del cliente en la caja de Odoo (con un lector de códigos de barras en la caja) y Odoo lo pone en la venta, o lo busca por nombre, correo o teléfono. Un límite: Odoo guarda un solo código de barras por cliente, así que si un cliente tiene dos de tus tarjetas, solo la que más usa lo trae. Si al escanear la otra tarjeta Odoo muestra «Unknown Barcode», pide la otra tarjeta o busca por nombre. Los puntos, sellos y premios de ambas tarjetas funcionan con normalidad una vez que el cliente está en la venta.

Dar una recompensa. Tu equipo marca primero el artículo, luego pone al cliente en el ticket, toca Reward y elige la recompensa. Para un artículo gratis, Odoo suele añadir un segundo artículo igual y descontarlo por completo, así que el ticket muestra dos: uno de pago y uno gratis. Si el cliente solo quiere el gratis, se selecciona la línea de pago, se toca Qty y se escribe 1: la línea gratis se queda y el total baja a cero. Si el cliente prefiere guardar la recompensa, no eligen nada y sigue en su tarjeta.

Las ofertas de campaña siguen usando la app de escaneo. Un café de cumpleaños o un detalle de «vuelve pronto» se confirma escaneando la tarjeta del cliente en la app Passtastic Scanner y se entrega en el mostrador como siempre.

Tus miembros en tus contactos de Odoo

Tus miembros aparecen solos en Odoo. Cuando alguien se apunta a tu programa, Passtastic lo añade a tus contactos de Odoo con su nombre, correo y teléfono, para que tu equipo lo encuentre en el mostrador con una sola búsqueda. Los miembros que se apuntaron antes de conectar se van rellenando durante los días siguientes. A quien Odoo ya tenga con el mismo correo o teléfono lo enlazamos, no lo duplicamos.

Una excepción: un miembro que no dio ni correo ni teléfono no se añade a tus contactos — no hay nada con lo que emparejarlo ni nada que buscar. A esos clientes los atiendes como siempre: escanea su tarjeta con la app Passtastic Scanner.

Los miembros se añaden automáticamente: no hay ningún interruptor para esto. Los contactos ya creados se quedan en Odoo, y quitar un miembro en Passtastic nunca borra su contacto de Odoo.

Paquetes y membresías en la caja

Los clientes también pueden usar un Paquete o un beneficio de una Membresía en la caja de Odoo: un café prepago, o la cata gratis que incluye la membresía.

Actívalo. En la página de Odoo, en ¿Qué programas acumulan?, busca la tarjeta de Paquete o de Membresía y activa Canjear en la caja. Después, en Odoo, pon la etiqueta que aparece en esa fila en los productos que el Paquete o cada beneficio da gratis, en Product Tags, igual que en el paso 5. Por último, actualiza cada caja: menú (☰ arriba a la derecha) → Reload Data → Limited, como en el paso 7.

En la caja. Tu equipo marca el artículo, pone al cliente en la venta buscándolo por nombre, correo o teléfono, toca Reward y elige el Paquete o el beneficio. Como con cualquier artículo gratis, Odoo suele añadir un segundo artículo y descontarlo por completo; si el cliente solo quiere el gratis, se vuelve a dejar la línea de pago en 1 (Qty, luego 1). El uso del Paquete o el beneficio se descuenta de la cuenta, y el pase se actualiza en aproximadamente un minuto. Cada producto debe llevar una sola etiqueta de Passtastic (mira el paso 5), o la caja no podrá aplicar ninguna de las dos recompensas. También se puede usar un Paquete que el cliente aún no ha instalado en su móvil. Tu equipo debe dar un solo beneficio por ticket; Odoo no impide dar un segundo.

Devoluciones. Devuelve la venta en Odoo y el uso vuelve al pase. Solo se recupera un uso que realmente se descontó.

Si un cliente usa más de lo que tiene. Pasa cuando una caja estaba sin conexión o se usaron dos cajas a la vez. La venta nunca se rechaza: el cliente se queda con lo que se le dio, no se quita nada de sus otras tarjetas, el uso de más queda registrado en el historial del cliente y recibes una notificación en la campana de tu panel.

El saldo prepago todavía no se puede canjear en la caja de Odoo. Por ahora, tu equipo lo canjea con la app Passtastic Scanner.

Devoluciones

Si devuelves una venta en Odoo, Passtastic retira lo que esa venta había dado, en proporción a lo devuelto: devuelve medio ticket y se van la mitad de los puntos. Una tarjeta nunca baja de cero — si el cliente ya gastó esos puntos, se queda en cero. Puedes desactivarlo con Retirar puntos en las devoluciones en la página de Odoo dentro de Passtastic.

Preguntas frecuentes

Resolución de problemas

«Odoo no ha aceptado esa clave.» La clave, el usuario, o los dos, no cuadran. La clave tiene que pertenecer al usuario que escribiste, así que comprueba que copiaste la clave entera y que el usuario es el correo con el que ese usuario inicia sesión. Si dudas, crea una clave nueva en Odoo desde Account Security y pega esa.

«No hemos podido llegar a tu Odoo en esa dirección.» Usa la dirección con la que abres Odoo, incluido `https://` y sin nada después del dominio. Si tu Odoo está en tu propio servidor, comprueba que está encendido y es accesible desde internet. Si la dirección es correcta, comprueba que el usuario que creaste tiene el permiso Point of Sale: Administrator (paso 1): Odoo rechaza a un usuario con menos, y por ahora eso se ve como este mensaje.

«No vemos ninguna caja de punto de venta en tu Odoo.» O no hay ninguna caja configurada todavía en Odoo, o el usuario que creaste no la ve. Dale a ese usuario el permiso Point of Sale: Administrator e inténtalo de nuevo.

«Este Odoo ya está conectado a Passtastic.» Esa base de datos está conectada a otro negocio de Passtastic. Desconéctala allí primero y luego conéctala aquí.

«Reconocemos esta base de datos de Odoo, pero responde en otra dirección.» Tu Odoo se ha mudado: un dominio nuevo, o de Odoo Online a tu propio servidor. Desconecta primero la conexión antigua y luego conecta en la dirección nueva. Si esto es una copia de tu Odoo que funciona junto al de verdad, conecta el de verdad.

Un aviso dice que este usuario de Odoo no puede crear contactos. La acumulación sigue funcionando, pero los miembros nuevos no aparecerán en tus contactos de Odoo. Dale al usuario el permiso Contacts en Odoo y vuelve a conectar en la página de Odoo; a partir de ahí se rellenan los miembros.

No han llegado los puntos o los sellos. Casi siempre es que el cliente no estaba en el ticket. También puede ser cuestión de tiempo: dale un minuto. Si sigue sin llegar, comprueba en la página de Odoo que la caja está activada para acumular y apuntada a la ubicación correcta, y que el programa está activado.

La recompensa no aparece en la caja. Actualiza esa caja: menú (☰ arriba a la derecha) → Reload Data → Limited, como en el paso 7. Cerrarla y volver a abrirla no basta — una caja guarda su propia copia de tus programas de fidelidad. Si la recompensa sigue sin aparecer, comprueba que el programa tiene una recompensa (Lo que devuelve la caja en una tarjeta de sellos, un artículo del catálogo en En la caja en una tarjeta de puntos, un % de descuento en caja (opcional) en un nivel), que después hiciste clic en Guardar en la página de Odoo y que el cliente la ha ganado de verdad.

El programa dice que Odoo no pudo crear la recompensa. Odoo rechazó la recompensa al guardar, y el mensaje muestra el motivo que da Odoo. Comprueba que Odoo sigue conectado y vuelve a hacer clic en Guardar en ese programa. Si en su lugar dice que la recompensa no está completa, completa Lo que devuelve la caja en esa fila y guarda otra vez.

El programa dice: «No pudimos quitar esta recompensa de Odoo, así que tu equipo todavía puede elegirla en la caja.» Hasta que se arregle, tu equipo todavía puede elegir la recompensa anterior en la caja. Comprueba que Odoo sigue conectado y vuelve a hacer clic en Guardar en ese programa. Después, actualiza cualquier caja que ya esté abierta: menú (☰ arriba a la derecha) → Reload Data → Limited, como en el paso 7.

Para gestionar la fidelidad sin un POS, o conectar otras herramientas, consulta Sistemas POS e integraciones. Tienes un resumen de lo que hacen juntos Odoo y Passtastic en la página de la integración con Odoo.