Configurer les rendez-vous

Rendez-vous permet à vos clients de réserver un service avec une personne de votre équipe, depuis un lien que vous maîtrisez : votre site, votre profil Google, Instagram ou un QR code au comptoir. Chaque rendez-vous arrive dans votre agenda et, quand le client est membre, sur sa carte de fidélité. C'est pensé pour les salons, les barbiers, les cabinets, les studios et tous ceux qui vendent du temps. Ce n'est pas une place de marché : vos clients voient votre nom et vos couleurs, ceux de personne d'autre.

Découvrez ce que voient vos clients : Rendez-vous.

Activer les rendez-vous

1. Ouvrez Rendez-vous dans la barre latérale et cliquez sur Configurer les rendez-vous.
2. Si vous avez plusieurs établissements, choisissez l'établissement. Chacun a sa propre équipe, ses services et son lien.
3. Ouvrez Équipe et ajoutez les personnes qui prennent des rendez-vous (voir plus bas).
4. Ouvrez Services et ajoutez ce que vos clients peuvent réserver.
5. Ouvrez Comment les clients réservent et vérifiez les règles. Le fuseau horaire est généralement déjà rempli, d'après le pays de votre établissement ou votre appareil : vérifiez que c'est celui de votre établissement.
6. Cliquez sur Activer. Le bouton devient disponible dès que vous avez ajouté une personne et un service.

Votre point de départ dépend de votre activité. Un salon, un cabinet ou un studio voit Rendez-vous dans la barre latérale dès le début, et son premier écran propose Configurer les rendez-vous. Si votre barre latérale s'appelle Réservations, le premier écran demande « Comment vos clients réservent-ils chez vous ? » : choisissez la tuile Rendez-vous, puis cliquez sur Configurer les rendez-vous. Si votre entreprise a été configurée comme un restaurant, le premier écran est celui du restaurant ; à côté de son bouton, vous trouverez « Vous prenez des rendez-vous plutôt que des réservations ? » et Configurer les rendez-vous : cliquez dessus.

Vous pouvez revenir à tout moment dans Paramètres pour tout modifier. La page s'ouvre alors sur Aujourd'hui, avec Aujourd'hui, Paramètres et Partager comme trois onglets. L'interrupteur en haut de Paramètres indique Prise de rendez-vous : désactivez-le pour arrêter les nouveaux rendez-vous ; ceux que vous avez déjà restent.

Votre équipe

Sous Équipe, cliquez sur Ajouter une personne. Une personne est un nom dans votre agenda, pas un identifiant de connexion : elle n'a pas besoin de compte et ne voit rien dans Passtastic, sauf si vous l'invitez comme membre de l'équipe.

• Semaine de travail : pour chaque personne et chaque établissement, définissez les jours travaillés, les horaires et les pauses (Ajouter une pause).
• Jours de repos : Ajouter un jour de repos pour les congés et les arrêts maladie. Les jours de repos s'appliquent dans tous les établissements.
• Une personne peut travailler dans plusieurs établissements. Ajoutez-la à l'autre établissement depuis la liste des personnes qui travaillent dans vos autres établissements.

Heures en ligne à côté d'un autre outil de réservation

Vous remplissez certaines heures avec un autre outil de réservation, par téléphone ou avec des clients sans rendez-vous ? Alors n'ouvrez pas toutes les heures de travail à vos clients. Sous Équipe, réglez Ouvert en ligne pour la personne :

• Toutes les heures de travail : les clients peuvent réserver n'importe quel moment libre.
• Certaines heures seulement : vous ajoutez une ou plusieurs plages, par exemple de 10 h 00 à 14 h 00. Les clients ne peuvent réserver qu'à l'intérieur. Le reste de la journée reste dans votre agenda pour l'autre outil, et l'agenda le marque « pas en ligne ».

Pour une fois seulement, utilisez plutôt Bloquer un créneau : cela retire le temps d'une personne de l'agenda, pour un déjeuner ou un Réservé ailleurs. Ouvrez-le depuis Ajouter un rendez-vous dans Aujourd'hui. Un blocage peut être retiré avec Retirer le blocage.

Services

Sous Services, cliquez sur Ajouter un service. Pour chacun, renseignez :

• Nom et Durée.
• Prix (facultatif). Cochez Afficher « à partir de » si le prix final dépend du travail.
• Qui le réalise : choisissez les personnes. Les clients ne voient que les personnes qui réalisent le service. Si une seule personne travaille dans l'établissement, elle est déjà cochée.
• Temps supplémentaire après : le temps dont vous avez besoin pour ranger ou remettre en place. Il bloque l'agenda de la personne, et les clients ne le voient pas.
• Revenir après : le nombre de jours ou de semaines au bout duquel on rappelle aux clients de réserver de nouveau (voir plus bas). Laissez vide pour ne pas envoyer de rappel.

Comment les clients réservent

Sous Comment les clients réservent :

• Quand quelqu'un réserve : Confirmation immédiate envoie tout de suite une confirmation au client. Je confirme chaque demande transforme chaque réservation en demande qui attend votre réponse, avec les boutons Confirmer et Refuser.
• Horaires proposés aux clients : toutes les 15 ou toutes les 30 minutes.
• Réservation au plus tôt et Réservation la plus lointaine : jusqu'à quelle distance à l'avance les clients peuvent réserver, en heures et en jours.
• Les clients peuvent modifier ou annuler jusqu'à : le nombre d'heures avant le rendez-vous, passé lequel vous seul pouvez le modifier.
• Ce que vous demandez aux clients : le nom et l'e-mail sont toujours demandés. Nous ne demandons jamais d'informations médicales.
• Bloquer la réservation en ligne après des absences répétées : les clients qui manquent plusieurs rendez-vous ne peuvent plus réserver en ligne et sont invités à vous contacter. Si vous n'avez pas encore de numéro de téléphone, un message indique Ajoutez un numéro de téléphone dans le Centre de marque ; ajoutez-le là.

Gérer la journée

Aujourd'hui est votre agenda de la journée, avec une colonne par personne. Les demandes en attente de réponse sont en haut. Touchez un rendez-vous pour l'ouvrir :

• Terminé clôt le rendez-vous. Pour un membre, il compte comme une visite sur sa carte.
• Absent marque un client qui n'est pas venu. Annuler l'action remet le rendez-vous en place.
• Modifier le déplace vers un autre service, une autre personne ou un autre horaire, et le client en est informé. Annuler l'annule et prévient le client.
• Si des rendez-vous d'hier n'ont jamais été clôturés, un bandeau en haut vous demande de les marquer Terminé ou Absent.

Sur téléphone, l'agenda affiche une personne à la fois, avec Tous pour voir tout le monde.

L'équipe peut toujours scanner la carte du client au comptoir. La visite est comptée une seule fois, qu'elle vienne de Terminé ou du scan, jamais deux fois. Les points d'une carte à points viennent toujours du scan.

Ajouter un rendez-vous ou bloquer un créneau

Cliquez sur Ajouter un rendez-vous pour un appel téléphonique ou un client sans rendez-vous : choisissez le service, la personne, le jour et un horaire, puis cherchez le client ou ajoutez un prénom. Si l'horaire est en dehors des heures de la personne ou chevauche un autre rendez-vous, vous êtes prévenu et pouvez quand même l'ajouter. Le menu à côté propose Bloquer un créneau.

Ce que voient les clients

Sur votre page de réservation, les clients passent par quatre étapes : « Que souhaitez-vous ? », « Avec qui ? », « Quand ? » et « Vos informations ». Ils peuvent choisir Peu importe, et toute personne libre peut prendre le rendez-vous. Seuls les horaires que vous avez laissés ouverts en ligne sont proposés. Les membres qui ont déjà votre carte sont reconnus quand ils réservent, et le rendez-vous y est rattaché. Les autres peuvent réserver aussi, et votre carte leur est proposée ensuite.

Quand votre application client est activée, l'écran de confirmation, la page où un client gère son rendez-vous et chaque e-mail de réservation portent un lien Ouvrir l'application de {nom de votre entreprise}. Si le rendez-vous est rattaché à l'une de vos cartes, il ouvre la carte du client ; sinon, il ouvre la page d'accueil de votre application. Le logo et le nom en haut de la page de réservation mènent aussi à votre application. Si votre application est désactivée, aucun lien n'apparaît.

Rappels avant la visite

Chaque client reçoit un e-mail la veille. Les clients qui ont votre carte dans leur Wallet reçoivent aussi une notification sur la carte la veille et quelques heures avant. Si vous activez Envoyer un SMS de rappel aux clients, ils reçoivent aussi un SMS la veille, ce qui utilise des crédits SMS.

Le rappel pour revenir

Quand vous réglez Revenir après sur un service et marquez le rendez-vous Terminé, le client reçoit un rappel au moment de réserver de nouveau :

• Une notification Wallet sur son téléphone. L'écran verrouillé ne nomme jamais le service, pour que personne qui regarde par-dessus son épaule ne sache ce qu'il a fait.
• Un e-mail, uniquement aux clients qui ont accepté les e-mails.
• Si le client réserve de nouveau avant, le rappel est annulé.

Cela suppose un client qui a votre carte : la notification va sur sa carte, l'e-mail seulement s'il a accepté les e-mails, et un client sans carte ne reçoit rien. Le rappel part à 10 h 00, heure de l'établissement, le jour prévu, et jamais par SMS.

À côté de Revenir après, vous voyez un aperçu des deux messages, tels que le client les reçoit.

Partager votre lien

Ouvrez l'onglet Partager pour votre Lien de réservation, prêt à copier. Mettez-le là où vos clients regardent déjà :

• Google : ajoutez-le comme lien de réservation sur votre profil Google, et un bouton Réserver apparaît sur votre fiche.
• Instagram : mettez-le dans le champ de lien de votre profil.
• Votre site, WhatsApp, votre signature d'e-mail et votre page Facebook.
• L'Affiche QR code : imprimez-la pour le comptoir, le miroir ou la porte. Les clients la scannent et arrivent sur votre page de réservation.

Qui peut faire quoi

Les propriétaires et les administrateurs configurent les rendez-vous et modifient les Paramètres. Les éditeurs gèrent la journée : ils confirment les demandes, ajoutent des rendez-vous, bloquent des créneaux et marquent Terminé ou Absent. Les lecteurs peuvent consulter, sans rien modifier. Voir les rôles et autorisations de l'équipe.