Importer vos clients existants
À quoi ça sert
Si vous tenez déjà une liste de clients (dans un tableur, votre système de réservation ou votre ancien logiciel de fidélité), vous pouvez la reprendre dans Passtastic au lieu de repartir de zéro.
Chaque personne importée reçoit sa propre carte et son propre lien d'invitation. Elle touche le lien, sa carte s'installe, et elle continue de cumuler à partir de l'endroit où vous l'avez placée. Une fois que quelqu'un a ouvert son lien, celui-ci continue de fonctionner jusqu'à l'installation effective de la carte : un client qui touche le lien et se fait interrompre peut y revenir plus tard. Le lien d'invitation d'un import n'a pas de limite de durée : il fonctionne jusqu'à ce que la personne ajoute sa carte.
L'import n'installe pas de cartes sur les téléphones à lui seul. Seul le client peut ajouter une carte à son propre Wallet : l'import prépare chaque carte et vous donne un lien à envoyer.
Avant de commencer
Il vous faut un fichier avec une ligne par client et une ligne d'en-tête en haut. Les deux formats fonctionnent :
- CSV (`.csv`)
- Excel (`.xlsx`)
Les anciens fichiers Excel (`.xls`) ne sont pas pris en charge : ouvrez le fichier dans Excel et utilisez File → Save As pour l'enregistrer d'abord en `.xlsx` ou en CSV UTF-8.
Vos colonnes peuvent porter n'importe quel nom raisonnable : Passtastic reconnaît automatiquement les noms courants, et vous pouvez corriger l'association à la main à l'étape suivante. Un fichier type ressemble à ceci :
| Prénom | Nom | Téléphone | |
|---|---|---|---|
| Ana | Novak | ana@example.com | +61 400 000 001 |
| Ben | Carter | ben@example.com | +61 400 000 002 |
Chaque ligne doit avoir au moins une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Les lignes qui n'ont ni l'un ni l'autre sont ignorées, et vous les voyez avant que quoi que ce soit soit enregistré.
Si votre export commence par une ligne de titre ou une date « généré le » au-dessus du véritable en-tête, ce n'est pas un problème pour les fichiers Excel : Passtastic cherche la ligne qui contient réellement vos noms de colonnes.
Étape 1 : importer le fichier
1. Ouvrez Clients dans la barre latérale et cliquez sur Importer des clients.
2. Choisissez le programme que les clients doivent rejoindre.
3. Déposez votre fichier sur la zone d'import, ou cliquez dessus pour le parcourir.
Si le fichier ne peut pas être lu, un message vous en donne la raison (mauvais type de fichier, ancien `.xls`, ou aucune ligne exploitable) et rien n'est importé.
Étape 2 : associer vos colonnes
Passtastic associe automatiquement vos colonnes à Prénom, Nom, E-mail, Téléphone et à une colonne de solde. Vérifiez chacune et corrigez ce qui est faux avec les listes déroulantes.
La colonne de solde dépend de votre type de carte. Pour les cartes à tampons, elle s'appelle Tampons : indiquez le nombre actuel de tampons de chaque client. Si une valeur dépasse l'objectif de tampons de votre carte, elle est ramenée à cet objectif. Pour les cartes à points, la colonne est Points / Solde. Les cartes de membre n'ont pas de colonne de solde à associer.
Il y a deux listes pour le nom : Prénom (ou nom complet) et Nom (facultatif). Si votre fichier a des colonnes séparées pour le prénom et le nom, associez les deux. S'il n'a qu'une colonne de nom complet, associez-la à Prénom (ou nom complet) et laissez le nom sur Ne pas importer : elle est coupée au premier espace (« Ana Novak » devient prénom Ana, nom Novak).
Mettez sur Ne pas importer tout ce que vous ne voulez pas reprendre.
Associez votre colonne de langue, si vous en avez une, à Langue. Des valeurs comme Français, FR ou nl-BE sont reconnues, et chaque invitation part dans la langue de la personne. Les lignes sans langue reçoivent l'invitation dans la langue d'invitation que vous choisissez, et les valeurs non reconnues sont listées avant l'import. Voir Rédiger vos textes en plusieurs langues.
Étape 3 : vérifier
Vous voyez combien de lignes sont valides et combien posent problème, avec la raison pour chacune. Corrigez le fichier et réimportez-le si vous voulez les corriger, ou continuez : les lignes en erreur sont ignorées, pas importées à moitié.
Étape 4 : importer et inviter
Cochez la confirmation que ce sont bien vos clients existants et que vous avez le droit de leur écrire à propos de leur carte de fidélité. C'est obligatoire : c'est la trace que vous avez une vraie relation avec les personnes de la liste.
Choisissez ensuite comment envoyer :
- Lancer l'import : importe tout le monde et envoie leur invitation tout de suite, par e-mail, par SMS ou les deux, selon les canaux choisis.
- Importer seulement, inviter plus tard : importe tout le monde sans rien envoyer. À utiliser pour vérifier la liste d'abord, ou pour envoyer les invitations à un moment précis.
- Je les enverrai moi-même : importe tout le monde sans rien envoyer, et vous donne un fichier avec le lien d'invitation de chaque personne, à envoyer depuis votre propre outil d'e-mailing. Voir Envoyer les invitations depuis votre propre outil d'e-mailing plus bas.
Vous pouvez inviter plus tard à tout moment depuis la page Clients, soit tous ceux qui n'ont pas encore été invités, soit quelques-uns que vous sélectionnez. Vous pouvez aussi copier le message d'invitation d'un client et l'envoyer par votre propre canal. Dans la zone du message d'invitation, cliquez sur + Prénom pour ajouter `[name]` ; chaque client voit son propre prénom, et un client sans nom reçoit le message sans cette mention.
Cartes avec coupon de bienvenue : par défaut, les clients importés ne reçoivent pas le coupon de bienvenue : ce sont déjà des clients, ils rejoignent donc le programme comme des membres ordinaires avec leurs tampons. Si vous voulez que les clients importés reçoivent aussi le coupon de bienvenue, activez Offrir le coupon de bienvenue aux clients importés à la dernière étape de l'import.
Langue de l'invitation : sans colonne Langue, choisissez la langue de l'e-mail et du SMS d'invitation ; elle démarre sur la langue de votre tableau de bord, et vous pouvez en choisir une autre, dont Français. Avec une colonne Langue, la dernière étape affiche à la place Invitations par langue : combien d'invitations partent dans chaque langue sur les canaux que vous avez cochés, et combien de personnes n'en reçoivent aucune parce qu'elles n'ont ni e-mail ni téléphone. Les personnes sans langue dans votre fichier (cellule vide, Non, n/a, ou une valeur que nous n'avons pas pu lire) sont comptées dans la langue dans laquelle part leur invitation ; cette ligne indique combien d'entre elles n'avaient pas de langue et vous laisse choisir une autre langue pour elles. Elle démarre sur la langue dans laquelle vos textes sont rédigés. Aperçu de l'e-mail a un onglet pour chaque langue qui part. La page où les clients ajoutent leur carte suit la langue de leur téléphone.
Une ligne par adhésion
Certains systèmes exportent une ligne pour chaque adhésion, si bien qu'un membre qui a deux adhésions apparaît deux fois. Pour les reprendre sans les compter en double :
- Associez la colonne qui contient le numéro (par exemple 2215 ou 1212) à Numéro de membre. Plusieurs numéros dans une même cellule sont acceptés.
- Cochez Regrouper les lignes avec le même e-mail. Les lignes qui ont le même e-mail deviennent un seul client.
- Chaque nouveau numéro ajoute un point. Sur une carte à niveaux, les points déterminent le niveau du client. Avec l'exemple ci-dessus, un membre avec les numéros 2215 et 1212 obtient deux points.
- Importez deux fois le même fichier et rien n'est ajouté la seconde fois : les numéros qu'un client a déjà sont ignorés.
- Un import ne retire jamais de points. Les numéros sont enregistrés dans le profil du client, sous Numéros de membre.
Sans colonne Numéro de membre, le regroupement fusionne seulement les lignes et n'ajoute rien. Pour compter chaque ligne comme un point, cochez Ajouter 1 point par ligne. Réimporter le même fichier ajouterait alors à nouveau ces points, et Passtastic vous prévient avant l'import.
Cartes avec plusieurs adhésions
Sur une carte où Les clients peuvent détenir plusieurs adhésions est activé, Numéro de membre est obligatoire, les lignes qui ont le même e-mail sont regroupées automatiquement, et chaque numéro correspond à une adhésion. Une ligne qui n'a qu'un nom et un numéro de membre est importée sans invitation : ajoutez un e-mail avec Modifier les informations ou utilisez Télécharger les liens d'invitation. Les lignes sans numéro de membre, ou sans nom ni e-mail, sont laissées de côté. Elles sont listées avant l'import et de nouveau à la fin, avec le numéro de ligne et la raison. Voir Plusieurs adhésions sur une même carte.
Envoyer les invitations depuis votre propre outil d'e-mailing
Choisissez cette option si vous voulez que l'invitation parte de votre propre adresse et dans votre propre mise en page, par exemple avec Brevo ou Mailchimp. Passtastic n'envoie rien, et chaque personne reçoit quand même son lien personnel.
1. À la dernière étape de l'import, choisissez Je les enverrai moi-même et cliquez sur Lancer l'import.
2. Sur l'écran de résultats, cliquez sur Télécharger les liens d'invitation. Vous obtenez un fichier CSV avec une ligne pour chaque personne qui n'a pas encore ajouté sa carte : First name, Last name, Email, Phone, ses points, tampons ou niveau, les colonnes supplémentaires de votre propre fichier, et Invite link. Les en-têtes de ce fichier restent en anglais, pour que votre outil d'e-mailing associe toujours les colonnes de la même façon.
3. Importez le fichier dans votre outil d'e-mailing comme contacts. Dans Brevo, au moment d'associer les colonnes, créez un nouvel attribut texte pour la colonne Invite link, par exemple `INVITE_LINK`.
4. Dans votre e-mail, ajoutez un bouton et utilisez cet attribut comme lien. Dans Brevo, utilisez le bouton de variable à côté du champ du lien, ou saisissez `{{ contact.INVITE_LINK }}`. Envoyez-vous un e-mail de test et touchez le lien avant de l'envoyer à tout le monde.
Quand quelqu'un touche son lien, sa carte s'ouvre avec les informations de votre fichier déjà remplies. Il n'ajoute que ce que votre carte demande et que votre fichier n'avait pas. Tant qu'il n'a pas ajouté la carte, la page Clients le montre comme restant à installer.
Bon à savoir :
- Les liens n'expirent pas : vous pouvez donc envoyer un rappel plus tard avec le même lien.
- Chaque lien ajoute la carte de cette personne pour quiconque l'ouvre. Gardez le fichier privé et n'envoyez à chacun que son propre lien.
- Télécharger à nouveau le fichier donne les mêmes liens. Les personnes qui ont déjà ajouté leur carte n'y figurent pas. Pour le télécharger de nouveau plus tard, par exemple pour un rappel, sélectionnez les personnes sur la page Clients et choisissez Télécharger les liens d'invitation.
- Si vous utilisez ensuite Envoyer une invitation sur la page Clients pour ces personnes, Passtastic vous prévient d'abord, pour que personne ne reçoive une seconde invitation par erreur.
- Le téléchargement demande la même autorisation que l'export des clients : le rôle Éditeur ou supérieur, sur une formule qui inclut l'export des données.
Quels types de carte peuvent être importés
La plupart des programmes acceptent l'import, y compris les adhésions que vous émettez vous-même.
Les forfaits et le crédit boutique ne peuvent pas être importés. Ces cartes portent un solde (des visites ou de l'argent), et un tableur ne peut pas dire de façon fiable si « 50 » signifie cinquante visites, cinquante points ou cinquante euros. Se tromper reviendrait à distribuer une vraie valeur par erreur : ils sont donc émis avec des codes d'activation. Voir Vendre vous-même des forfaits, du crédit boutique et des adhésions.
Les programmes dans lesquels vous ne pouvez pas importer n'apparaissent simplement pas dans la liste quand vous ouvrez Importer des clients.