Vendre vous-même forfaits, crédit boutique et adhésions
En Europe, vous pouvez aussi les vendre en ligne : voir Vendre des adhésions, des forfaits et du crédit boutique en ligne.
Que sont ces cartes ?
Passtastic vous permet de créer trois types de cartes que vous vendez et remettez vous-même. Vous encaissez comme vous le faites déjà (espèces, votre propre terminal de paiement, une facture) et Passtastic se contente d'émettre le pass numérique et de suivre ce qu'il reste.
- Forfait : par exemple « 10 cafés, un pointé à chaque visite ». Un ensemble de visites ou d'utilisations, utilisées une par une.
- Crédit boutique : par exemple « 50 € de crédit à dépenser », ou « 500 jetons » si vous comptez dans votre propre unité. Un solde que le client dépense au fil du temps.
- Adhésion : par exemple « 3 mois d'accès au studio ». Un accès limité dans le temps, vérifié à chaque visite.
Aucun paiement en ligne n'est impliqué : vous décidez du prix et de la façon de l'encaisser. Passtastic suit seulement le solde et affiche la carte dans l'Apple Wallet ou le Google Wallet du client.
Étape 1 : créer la carte
1. Ouvrez Programmes dans la barre latérale et cliquez sur Nouveau programme.
2. Choisissez un type de carte : Forfait, Crédit boutique ou Adhésion.
3. Définissez ce que le client obtient :
- Forfait : Nombre de visites/utilisations (par exemple 10 cafés, 5 coupes, 20 cours, jusqu'à 50)
- Crédit boutique : Devise et Valeur : la devise du crédit et le montant que le client peut dépenser. Vous vendez quelque chose qui n'est pas de l'argent, comme des jetons d'arcade ou des points de jeu ? Ouvrez Devise, choisissez Autre chose… et saisissez votre propre unité (30 caractères maximum). Elle est comptée en nombres entiers, et c'est ce que les clients voient sur leur carte et que votre équipe voit en la scannant. ← utiliser une devise revient en arrière.
- Les trois : Valable (jours) : combien de temps le pass reste actif une fois émis. Laissez vide pour aucune expiration.
- Ce qui est inclus (ou Ce que les membres obtiennent pour les adhésions) : une courte liste de ce qui est couvert, affichée sur la carte. Pour les adhésions, ce n'est qu'un résumé rapide : pour la liste complète des avantages avec quantités et récurrences, voir Ajouter des avantages inclus ci-dessous.
- Conditions (facultatif) : affichées au verso de la carte
Il n'y a pas de prix en ligne ici : vous encaissez le client à votre propre comptoir, comme vous le faites d'habitude, puis vous émettez la carte. Si vous y vendez des cartes de crédit boutique préchargées, par exemple un solde de 12 € pour 10 €, vous pouvez définir un Prix de vente pour que les totaux du scanner comptent chaque vente : voir Vendre des cartes préchargées dans Le crédit boutique du jour sur le scanner.
4. Personnalisez le design et les établissements, comme pour n'importe quelle autre carte.
5. Publiez.
Étape 2 : la remettre aux clients
La façon de remettre la carte dépend de l'activation ou non de Collecte de données pour cette carte (dans l'onglet Configuration).
Collecte de données activée : générez des codes
Utilisez cette option si vous voulez imprimer ou distribuer des codes sans recueillir vous-même les informations de chaque client : ils saisissent eux-mêmes leur nom en installant la carte.
1. Ouvrez Clients dans la barre latérale et cliquez sur Générer des codes.
2. Réglez Nombre de codes, Les codes expirent après (jours), Longueur du code et, facultativement, un Nom du lot.
3. Cliquez sur Créer les codes, puis sur Télécharger le CSV ou imprimez le lot.
Chaque code est à usage unique. Remettez-les au comptoir, imprimez-les sur des tickets ou des flyers, ou transformez-les en autocollants QR. Quand un client utilise un code, il installe la carte préchargée avec les visites, le crédit ou la durée d'adhésion que vous avez définis.
Collecte de données désactivée : ajoutez les clients directement
1. Ouvrez Clients dans la barre latérale et cliquez sur Inviter un client.
2. Choisissez le programme, puis saisissez le nom et l'e-mail du client (et son téléphone si vous voulez pouvoir lui écrire plus tard).
3. Confirmez : Passtastic émet sa carte immédiatement avec le solde de départ que vous avez défini. Laissez Envoyer l'invitation par e-mail coché et il reçoit un lien par e-mail ; décochez-le et vous obtenez son code d'invitation à lui transmettre vous-même.
Adhésions uniquement : importez une liste existante
Si vos membres sont déjà dans un tableur, inutile de les ajouter un par un. Ouvrez Clients et cliquez sur Importer des clients pour importer un fichier CSV ou Excel : chacun reçoit son adhésion avec la durée de validité que vous avez définie, plus son propre lien d'invitation, qui l'emmène directement vers Ajouter à Wallet et qui, une fois ouvert, continue de fonctionner jusqu'à l'installation de la carte (une invitation que personne n'ouvre expire avec son code : envoyez-en simplement une nouvelle). Voir Importer vos clients existants.
Cela fonctionne pour les adhésions parce qu'elles n'ont aucun solde à reporter, juste une date de début et une date d'expiration. Les Forfaits et le Crédit boutique ne peuvent pas être importés : un tableur ne peut pas dire de façon fiable si « 50 » signifie cinquante visites, cinquante points ou cinquante euros, et deviner distribuerait de la vraie valeur par erreur. Utilisez des codes, ou ajoutez les clients directement, pour ceux-là.
Le vendre en cadeau au comptoir
Quand un client achète une carte pour quelqu'un d'autre, ouvrez Clients, cliquez sur Inviter un client, choisissez le programme et cochez C'est un cadeau. Ajoutez les coordonnées de la personne et un message, choisissez le moment de l'envoi et cliquez sur Envoyer le cadeau. Les adhésions récurrentes ne peuvent pas être offertes. Détails dans Vendre et envoyer des cadeaux.
Étape 3 : suivre l'utilisation
Ouvrez Clients, trouvez le client et ouvrez sa carte. Près du haut, vous voyez ce qu'il reste :
- Forfait : les visites restantes sur le total (par exemple « 3 / 10 tampons »)
- Crédit boutique : le solde restant
- Adhésion : sa date d'expiration, ou « Sans expiration » si vous avez laissé la validité vide
Utiliser une visite ou dépenser du crédit
- Forfait : le bouton d'action principal du client est Utiliser : touchez-le à chaque fois qu'il consomme une visite.
- Crédit boutique : les boutons d'action principaux sont Recharger et Déduire. Recharger : ajoutez le crédit que le client vient de payer ; il est enregistré avec l'établissement sélectionné dans Travaille à. Déduire : touchez-le et saisissez le montant à retirer.
- L'adhésion n'a pas de solde à utiliser : elle est suivie uniquement par sa date d'expiration, il n'y a donc pas de bouton utiliser ou dépenser.
Corriger un solde
Ouvrez le menu du client (⋯) pour plus d'options :
- Déduire : retirer du solde d'un crédit boutique
- Définir le solde : corriger un solde à une valeur exacte
- Réinitialiser le solde : le remettre à zéro
Chaque modification apparaît dans l'onglet Historique du client : vous avez donc toujours une trace de ce qui a été ajouté, utilisé ou corrigé et, pour les propriétaires et les administrateurs, de qui l'a fait.
Prix (crédit boutique uniquement)
Vous vendez plusieurs choses différentes avec une même carte de crédit boutique (des jeux dans une salle d'arcade, des formules de lavage dans une station) au lieu d'un simple solde ? Donnez à la carte une liste de prix : les clients ou l'équipe choisissent ce qu'ils paient, et le bon montant est automatiquement déduit du solde.
1. Ouvrez l'onglet Configuration du programme → Tarifs.
2. Sous Prix, cliquez sur + Ajouter un prix. Cherchez un article existant ou saisissez un nouveau nom : un nouveau nom est ajouté à votre catalogue d'Articles partagé à la publication, comme les récompenses d'une carte à points. Voir Articles et récompenses.
3. Fixez le prix dans l'unité de la carte. Une unité personnalisée (comme « Crédits de jeu ») n'accepte que des nombres entiers ; une devise accepte jusqu'à 2 décimales.
4. Ajoutez autant de prix que la carte en vend, et Supprimez ceux qui ne s'appliquent plus.
5. Afficher les récompenses au verso de la carte (désactivé par défaut) : activez-le pour lister chaque prix au verso du pass Wallet du client. La liste reste à jour à chaque modification d'un prix.
6. Publiez : les prix entrent en vigueur, comme tout autre changement de carte.
Au comptoir : quand des prix sont définis, le scanner affiche la liste des prix au-dessus de la saisie manuelle du montant. L'équipe touche un prix et il est déduit, sans rien taper. Pas assez de crédit pour celui-ci ? Rien n'est déduit.
Limiter les prix proposés par un scanner : ouvrez Établissements → l'établissement → l'icône d'engrenage du scanner → Produits sur ce scanner → Seulement ceux-ci, puis cochez les prix que ce scanner doit proposer, sous Utiliser. Si vous n'en cochez qu'un seul, le scanner remplace la liste par un seul gros bouton. L'équipe a toujours besoin que Peut utiliser les actions de gestion soit activé pour cet appareil afin de saisir son propre montant au lieu de toucher un prix. Voir Modifier les autorisations d'un scanner.
Exemple : une salle d'arcade gère une carte « Arcade Credits » sur toutes ses machines : « 1 Game » pour 3 crédits, « Laser Tag » pour 5 crédits. Le scanner de la zone de laser tag n'a que Laser Tag coché sous Utiliser : l'équipe y voit un seul gros bouton et le touche. Une station de lavage avec une carte de crédit boutique en euros peut faire de même : Basic Wash (8 €) à une piste, Full Detail (25 €) à une autre.
Depuis le tableau de bord : ouvrez Clients, trouvez le client et touchez Déduire (ou Déduire du solde dans le menu). Si la carte a des prix, ils sont listés au choix, plus Autre montant… pour tout ce qui n'est pas dans la liste.
Les membres de l'équipe limités à certains établissements voient « Les prix de cette carte sont définis par le propriétaire du compte » à la place de la liste de prix : gérer les prix demande un propriétaire, un administrateur, ou un membre sans restriction d'établissement.
Ajouter des avantages inclus (adhésions uniquement)
Les adhésions que vous émettez vous-même peuvent aussi comporter des avantages inclus : une liste d'avantages comme « un café offert chaque jour », un nombre défini de pass invité ou une remise permanente. Configurez-les après la publication, depuis l'onglet Configuration du programme → Avantages inclus. Voir Avantages inclus : ce qui accompagne une adhésion ou une carte de fidélité.