Utiliser la page Clients

La page Clients (dans la barre latérale) réunit toutes les personnes qui ont rejoint vos programmes. Servez-vous-en pour retrouver des gens, consulter un client et agir sur un ou plusieurs à la fois.

Retrouver des gens

• Segments : la rangée de pastilles en haut regroupe automatiquement vos membres : Tous les clients, Récompense disponible, Inactifs (7+ jours), Clients actifs, Nouveaux clients, Utilisés, et d'autres. Cliquez sur une pastille pour filtrer la liste sur ce groupe. Les nombres à côté de chaque pastille se mettent à jour en direct.
• Recherche : saisissez un nom ou un e-mail pour aller droit à un membre.
• Filtrer : affinez par carte/programme et d'autres critères. Si vous avez plusieurs établissements, une ligne Inscrit le vous permet d'en choisir un ou plusieurs pour restreindre la liste : c'est l'endroit où chaque client a rejoint le programme, pas celui où il vient aujourd'hui. Un habitué inscrit dans l'un de vos établissements et qui, depuis, va chaque semaine dans un autre, apparaît donc toujours sous l'établissement où il s'est inscrit. Choisissez Tous les établissements pour effacer le filtre. Une pastille que l'on peut fermer apparaît sous l'en-tête tant qu'un filtre d'établissement est actif.
• Ajouter une condition : construisez votre propre filtre sous les pastilles de segments, une condition à la fois. Par exemple, Progression → Points entre : saisissez De et À (disons 500 et 1 000) et cliquez sur Ajouter une condition ; la liste affiche les clients dont les points sont dans cette plage, bornes comprises. Ensuite, Agir sur ces 23 vous permet de leur écrire (Envoyer un message) ou d'utiliser n'importe quelle autre action groupée, pratique pour un message ponctuel à un groupe, par exemple entre 500 et 1 000 points. Points entre sert aux programmes à points ; sur une carte à tampons, utilisez Tampons au moins.
• Nouveau segment : enregistrez votre propre segment (par exemple « inactifs depuis plus de 30 jours ») pour le réutiliser plus tard ; si vous avez plusieurs établissements, Inscrit le fait partie des champs sur lesquels construire une règle, sous Activité.

Si vous choisissez un établissement dans le sélecteur de la page Analyses puis ouvrez l'une de ses tuiles, la page Clients s'ouvre avec le même filtre Inscrit le déjà appliqué (ainsi que l'indicateur et la période que vous avez explorés).

Chaque ligne affiche le nom du membre, son programme, son statut (par exemple Carte dans Wallet, Installation en attente, Retiré), ses visites, sa progression, sa dernière activité et ses dépenses.

Ce que signifie « Installation en attente »

Installation en attente signifie que le client figure dans votre liste, mais que son Wallet n'a pas encore indiqué à Passtastic que la carte a été ajoutée. Il s'est inscrit, a été importé ou a reçu un code d'invitation, et n'a pas ajouté la carte à Apple Wallet ni à Google Wallet. Le statut passe tout seul à Carte dans Wallet dès que le Wallet le signale.

Un client en attente peut quand même avoir des tampons ou des points. Son solde appartient à sa fiche, pas à la carte sur son téléphone : il peut donc exister avant la carte :

• Vous ou un collègue avez ajouté un tampon ou des points depuis la page Clients. Aucun scan n'est nécessaire, et vous pouvez récompenser un client en attente : le tampon reste sur sa fiche et s'affichera sur la carte dès qu'il l'ajoutera.
• Vous l'avez importé avec un solde de départ. Il reste en attente jusqu'à ce qu'il ouvre son lien d'invitation et ajoute la carte. Voir Importer vos clients existants.
• La carte est sur son téléphone, mais le Wallet ne l'a pas encore signalé. Passtastic n'apprend une installation que lorsque Apple Wallet ou Google Wallet le lui dit : un client qui vient d'ajouter la carte peut donc apparaître en attente pendant un moment.

Vous n'avez rien à corriger, et rien n'est perdu. Si un client reste en attente très longtemps après avoir dit qu'il a ajouté la carte, vérifiez avec lui qu'elle est bien dans son Wallet, et contactez-nous si c'est le cas. Pour les clients que vous avez importés, ouvrez le client, cliquez sur ⋯, puis sur Envoyer une invitation pour renvoyer le lien.

Ouvrir un client

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le panneau du client. Tout ce qui concerne cette personne est au même endroit, quel que soit le canal par lequel elle est arrivée.

En haut, vous voyez :

• Joignable par : les moyens de la contacter : E-mail, SMS, WhatsApp et Wallet, chacun marqué Oui, Non, Non renseigné, Installée ou Non installée. Si elle a plusieurs cartes et a dit oui sur certaines mais pas sur d'autres, vous voyez Certains programmes et lesquels.
• Des boutons Répondre et Réserver. Si elle vous a écrit sur WhatsApp, Instagram ou Messenger, Répondre vous mène à cette conversation. Réserver ouvre une réservation à son nom (Réserver à un établissement si vous en avez plusieurs). Ils n'apparaissent que si vous utilisez la boîte de réception ou les réservations.
• Trois tuiles : Prochaine réservation (ou Dernière visite quand rien n'est réservé), Visites et Dépenses (ou Membre depuis quand il n'y a pas encore de dépenses). Avec plusieurs cartes, les tuiles les additionnent, par exemple « les 3 cartes ».
• Une ligne Préfère …, comme « Préfère WhatsApp · a écrit il y a 2 jours », pour savoir comment la joindre.

En dessous, Cartes · 3 liste chacune de ses cartes sous forme de pastille. L'indication Les actions s'appliquent à la carte sélectionnée est la règle : choisissez une carte, et l'ajout de points, l'utilisation d'une récompense ou l'envoi d'un message Wallet ne concernent que cette carte.

Trois onglets couvrent le reste :

• Historique (s'ouvre en premier) : une seule chronologie de tout, toutes cartes confondues : visites, réservations, conversations et messages que vous avez envoyés. Utilisez Afficher pour la restreindre à Activité des cartes (tampons, points, notes et visites), Réservations, Conversations ou Messages envoyés. Ouvrir sur une ligne vous mène à la réservation ou à la conversation. Les propriétaires et administrateurs voient aussi qui a effectué chaque modification : voir Voir qui a modifié quoi.
• Offres : ce qui est inclus avec sa carte et les offres qu'elle a reçues. Voir plus bas.
• À propos : sa progression sur la carte, ses chiffres clés et des actions rapides.

Même personne ?

Il arrive qu'un client réserve avec une adresse e-mail et rejoigne le programme avec une autre. Quand une réservation utilise un e-mail différent mais le même numéro de téléphone qu'un client, les propriétaires et administrateurs voient un encadré Même personne ? sur ce client, par exemple « Quelqu'un a réservé une table pour 4 le 12 nov. avec l'adresse ana@work.com et le même numéro de téléphone qu'Ana. »

• Associer à Ana ajoute cette réservation à l'historique d'Ana. Pas la même personne écarte définitivement la suggestion.
• Rien ne se lie tout seul. Cela n'arrive que lorsque vous cliquez.
• Elle n'est jamais proposée quand les identifiants sur les cartes ne correspondent pas, par exemple une cédula différente ou un identifiant client de caisse différent. Deux personnes différentes peuvent partager un téléphone, et Passtastic ne devine pas.
• Pour annuler, ouvrez Historique, trouvez la réservation (elle indique « avec ana@work.com ») et cliquez sur Dissocier. La réservation redevient un client à part.

Les éditeurs et les lecteurs ne voient pas cet encadré.

L'onglet Aperçu a une ligne Langue : la langue que lit ce client, ou « Pas encore définie (selon son téléphone) ». Les éditeurs et au-dessus peuvent la modifier, et elle détermine la langue de ses écrans, e-mails et notifications. Vous pouvez aussi filtrer la liste par Langue sous Ajouter une condition. Voir Rédiger vos textes en plusieurs langues.

Écrire à un client sur WhatsApp

Les clients qui ont un numéro de téléphone ont une icône WhatsApp verte sur leur ligne dans la liste Clients, et un bouton Message sur WhatsApp dans leur panneau quand vous l'ouvrez. Cliquez dessus et WhatsApp ouvre une conversation avec ce client : l'application sur un téléphone, WhatsApp Web ou l'application de bureau sur un ordinateur. Tapez votre message et envoyez-le depuis votre propre WhatsApp. Passtastic n'envoie rien, et le message n'est pas enregistré dans l'Historique du client.

• Numéros sans indicatif de pays. Beaucoup de clients saisissent leur numéro sans indicatif (par exemple 612 345 678). Passtastic ajoute l'indicatif du pays de votre entreprise ou, à défaut, celui du pays depuis lequel vous travaillez. Le bouton affiche alors le numéro complet qu'il va ouvrir, pour que vous le vérifiiez avant d'écrire. Si le numéro d'un client vient d'un autre pays, ouvrez-le, cliquez sur ⋯ → Modifier les informations, et enregistrez le numéro avec son indicatif.
• Pas d'icône ? Le client n'a pas de numéro de téléphone, ou le numéro n'est pas valide. Corrigez-le dans Modifier les informations. Lecteurs : demandez à un collègue qui peut modifier.
• Le numéro n'est pas sur WhatsApp ? WhatsApp vous le dit lui-même.
• Qui peut l'utiliser. Toute personne de votre équipe qui peut voir les numéros de téléphone, lecteurs compris. Les membres du personnel limités à certains établissements ne voient pas les numéros de téléphone, ils n'ont donc ni l'icône ni le bouton.

Les cartes avec plusieurs adhésions

Sur une carte où Les clients peuvent détenir plusieurs adhésions est activé, la liste affiche les numéros de membre de chaque client, et la zone de recherche indique « Rechercher par nom, e-mail ou numéro de membre ». Ouvrez un client pour voir Adhésions, avec Ajouter une adhésion et Retirer (rôle Éditeur ou supérieur). Voir Plusieurs adhésions sur une seule carte.

Les clients avec plusieurs cartes

Quand la même adresse e-mail a rejoint plusieurs de vos programmes (ou deux fois le même), la liste Clients affiche cette personne une seule fois. La colonne Programme indique Coffee card +1 ou Beer for Life ×3 ; survolez-la pour voir toutes les cartes. Un client avec une seule carte s'affiche comme toujours.

• L'ouvrir. Ses cartes apparaissent sous forme de pastilles sous Cartes · N, et le panneau s'ouvre sur la carte sur laquelle vous avez cliqué. Les actions de carte (tampons ou points, utilisation d'une récompense, définition du solde, message Wallet) concernent la carte sélectionnée et n'agissent que sur elle. Historique réunit toutes ses cartes.
• Agir depuis la liste. Si vous choisissez une action de carte pour un client qui a plusieurs cartes, Passtastic demande laquelle. Pour plusieurs personnes à la fois, il demande quel programme, indique combien de personnes l'ont et combien seront ignorées, puis continue. Si une seule des cartes d'un client peut recevoir l'action, cette carte est utilisée automatiquement.
• Pas la même personne. Une famille qui partage une seule adresse e-mail peut se retrouver regroupée. Ouvrez le client, cliquez sur ⋯ → Ce n'est pas la même personne, cochez les cartes qui appartiennent à quelqu'un d'autre et cliquez sur Séparer. Elles deviennent un client à part. Les soldes ne bougent jamais, et rien n'est envoyé au client. Une carte qui rejoint plus tard avec la même adresse e-mail rejoint le client principal. Il faut le rôle Éditeur ou supérieur, et ce n'est pas disponible pour le personnel limité à certains établissements.
• Même e-mail, personne différente. Les cartes ayant la même adresse e-mail restent des clients distincts quand leurs numéros d'identification (comme une cédula ou un identifiant client de caisse) diffèrent. Le panneau l'indique alors sous le nom.
• Modifier les informations. Avec deux cartes ou plus, Modifier les informations se trouve dans le menu ⋯ en haut de la page et s'enregistre sur toutes ses cartes à la fois. Seuls les champs que vous modifiez sont enregistrés. Un numéro de téléphone ou un e-mail ne peut pas être supprimé de toutes les cartes à la fois ; laissez-le tel quel, ou saisissez-en un nouveau.
• Supprimer définitivement propose deux choix : cette carte seulement, ou la personne et toutes ses cartes. Voir Supprimer définitivement un client.
• Exporter. Chaque carte reste une ligne du fichier ; la colonne Person Key permet de les regrouper. Voir Exporter les données de vos clients.

Comment les clients sont comptés

Clients, Accueil, Analyses et l'Aperçu de chaque programme comptent tous de la même façon : une personne compte une fois, quel que soit son nombre de cartes. Accueil applique la même règle de comptage que Clients. Une différence : les membres de l'équipe limités à certains établissements ne voient que les clients de leurs établissements sur Clients, mais toute l'entreprise sur Accueil.

• Dans chaque programme, une personne compte aussi une fois. Quelqu'un qui a votre carte à tampons et un coupon déjeuner compte dans les deux programmes, vos programmes peuvent donc totaliser plus que votre total général. Deux exemplaires de la même carte comptent une fois.
• Qui est compté : les mêmes personnes que dans votre liste Clients. Seuls les codes d'invitation inutilisés sont exclus. Les cartes retirées d'un Wallet, les cartes invalidées et les coupons utilisés comptent toujours.
• Une carte sans e-mail compte comme une personne à part, faute de pouvoir la rattacher à une autre carte.
• Les visites, tampons, points, récompenses et montants comptent toujours chaque carte. Ils comptent ce qui s'est passé, pas qui.
• Dans Analyses, les Clients fidèles sont les personnes qui ont visité sur 2 jours différents ou plus dans la période, quelle que soit la carte scannée.
• Dans Analyses, Clients à risque liste un client qui a plusieurs cartes seulement si aucune de ses cartes n'a été scannée récemment.

Depuis octobre 2026, ces écrans comptent des personnes plutôt que des cartes, un total peut donc être plus bas qu'avant. Personne n'a été supprimé : un client qui avait deux cartes était compté deux fois auparavant.

Corriger le nom d'un client

Nom mal orthographié, ou coupé au mauvais endroit ? Ouvrez Clients, cliquez sur le client, puis sur ⋯ → Modifier les informations. La fenêtre s'ouvre avec Prénom, Nom, E-mail et Téléphone. Changez ce qu'il faut et cliquez sur Enregistrer. Le prénom ne peut pas rester vide. Si le client a deux cartes ou plus, Modifier les informations se trouve dans le menu ⋯ en haut de la page, pas sous une carte, et s'enregistre sur toutes ses cartes. Modifier les noms demande le rôle Éditeur ou supérieur.

Corriger le solde d'un client

Un tampon ajouté par erreur, ou un compte à rectifier ? Ouvrez Clients, cliquez sur le client et utilisez les boutons en haut de son panneau. Le bouton ⋯ (Plus d'actions) contient le reste.

Chaque correction est enregistrée comme une nouvelle entrée dans l'onglet Historique du client, vous pouvez donc toujours voir ce qui a changé. Les entrées ne peuvent pas être supprimées ; pour en annuler une, faites une autre correction. Les corrections demandent le rôle Éditeur ou supérieur.

Sur une carte Niveaux d'adhésion qui fait monter les clients de niveau selon les visites, Visite compte des visites (1 par défaut, jusqu'à 50 à la fois) et fait monter le client d'un niveau quand il l'atteint. Cela fonctionne dès que le client a la carte (dans son Wallet ou en PDF). ⋯ → Retirer des visites retire des visites ; si le client passe sous un niveau, il redescend. Si la carte cumule aussi des points, ceux que le client a déjà gagnés restent sur la carte : utilisez ⋯ → Retirer des points pour ceux-là. L'étape de vérification montre le changement de niveau avant que vous confirmiez.

L'onglet Offres

Cet onglet comporte deux sections indépendantes. Un client peut avoir l'une, les deux, ou aucune : l'onglet n'affiche que les sections qui s'appliquent.

Avantages inclus liste chaque avantage de l'adhésion ou de la carte de fidélité du client, une ligne chacun, exactement dans l'état que voit votre équipe au scanner :

• Inclus : un avantage toujours inclus, sans rien à compter, comme une remise permanente.
• « 2 sur 3 restants » : un avantage ponctuel ou répétitif qui a encore des utilisations.
• « Utilisé », avec « se renouvelle le {date} » ajouté pour un avantage répétitif qui revient à une échéance.

Cette section n'apparaît que pour les cartes qui ont des avantages inclus configurés. Voir Avantages inclus : ce qui vient avec votre carte pour savoir comment les configurer et comment votre équipe les utilise au comptoir.

Récompenses de campagne liste chaque récompense que vos campagnes ont envoyée à ce client, la plus récente d'abord, chacune avec un badge de statut :

• Disponible : livrée, pas encore récupérée.
• Utilisée : récupérée.
• Expirée : la période de l'offre s'est terminée avant qu'elle soit récupérée.

Chaque ligne indique quand elle a été reçue et, si elle a été récupérée, quand. Les offres annulées avant livraison n'apparaissent jamais ici. Cette section apparaît pour tout client qui a reçu au moins une offre de campagne. Voir Messages et campagnes pour savoir comment les configurer.

Les lignes éligibles dans l'une ou l'autre section, un avantage inclus avec des utilisations restantes ou une récompense de campagne disponible, affichent un petit bouton Utiliser. Cliquez dessus et confirmez dans la fenêtre qui s'ouvre ; l'effet est le même que si vous l'utilisiez au scanner, et la carte du client se met à jour automatiquement.

Si un client n'a pas encore d'avantages inclus ni de récompenses de campagne, l'onglet affiche un court état vide.

Agir sur plusieurs clients à la fois (actions groupées)

1. Cochez la case de chaque ligne voulue (ou utilisez Tout sélectionner), ou ouvrez un segment pour agir sur tous ses membres.

2. Dans la barre qui apparaît, cliquez sur Actions.

3. Choisissez ce que vous voulez faire :

• Récompense : ajouter des tampons ou des points aux membres sélectionnés.
• Envoyer un message : envoyer une notification ponctuelle à la sélection.
• Ajouter une note : enregistrer une note interne sur les membres sélectionnés.
• Plus des actions propres au type de carte (corriger un solde, définir un solde) selon la sélection.

Quand tous les membres sélectionnés sont sur une carte Niveaux d'adhésion qui fait monter de niveau selon les visites, la liste d'actions propose Ajouter des visites à la place de Récompense (jusqu'à 50 visites par client). Les clients qui n'ont pas encore ajouté la carte à leur Wallet sont ignorés.

Si tous les membres sélectionnés sont sur un programme dont la règle de points a Limiter le scanner à la saisie du montant activé, Récompense n'est pas proposé : les points n'y viennent que du montant saisi au comptoir. Dans une sélection mixte, les autres sont récompensés et ces membres sont ignorés ; le récapitulatif final indique combien.

Les administrateurs et propriétaires voient aussi Supprimer définitivement dans la barre quand des lignes sont cochées. Voir Supprimer définitivement un client.

Les actions en haut de la page

Tout en haut de la page :

• Inviter un client : faites entrer une personne. Choisissez le programme, et elle reçoit soit un code d'invitation personnel (programme réservé aux membres), soit un lien d'inscription (programme ouvert).
• Générer des codes : créez un lot de codes d'invitation pour un programme réservé aux membres.
• Historique des messages : voyez ce que vous avez envoyé.
• Exporter : téléchargez vos données clients (voir Exporter les données de vos clients).

Si vous avez plusieurs établissements, un sélecteur Travaille à apparaît aussi ici, au-dessus de votre liste de clients : choisissez l'établissement où vous êtes, et chaque tampon, point ou note que vous ajoutez y est enregistré. Avec un seul établissement, il n'y a rien à choisir : tout y est enregistré automatiquement. Il démarre sur votre établissement par défaut, vérifiez-le donc avant votre première action de la journée. Voir Gérer vos établissements pour l'explication complète.

Envoyer un nouveau lien membre à un client

Chaque client d'un programme présent dans votre portail client a sur le dos de sa carte un lien « Mes récompenses » qui ouvre sa propre page. Si un client a perdu son téléphone, a transféré le lien à quelqu'un ou ne l'a jamais reçu, ouvrez le client et cliquez sur Envoyer un nouveau lien membre dans la carte Lien membre :

• Envoyer par e-mail ou Envoyer par SMS livre le nouveau lien à l'adresse ou au numéro de la carte. Envoyer par SMS apparaît quand votre entreprise envoie des SMS et que le client a un numéro de téléphone. Si le client n'a pas d'e-mail, copiez le lien et envoyez-le vous-même.
• Copier le lien le place dans votre presse-papiers pour le coller dans une conversation. Si l'envoi n'est pas configuré pour votre entreprise, la fenêtre affiche le lien à copier au lieu de dire qu'il a été envoyé.

L'ancien lien cesse de fonctionner dès que le nouveau existe : un lien transféré ne peut plus ouvrir la page du client, et le client est déconnecté de la page sur son propre téléphone jusqu'à ce qu'il ouvre le nouveau lien. La carte Wallet du client récupère le nouveau lien à sa prochaine mise à jour.

Les éditeurs, administrateurs et propriétaires peuvent le faire ; les lecteurs non. L'historique de visites et les messages du client ne font jamais partie du lien.

Quand un client demande la suppression de sa carte

Un client qui demande la suppression de sa carte depuis sa propre page affiche une étiquette Suppression demandée dans la liste, et la même demande apparaît en haut de sa page avec Effacer et Ignorer. Rien n'est supprimé tant que vous n'agissez pas. Effacer est l'effacement irréversible décrit dans Supprimer définitivement un client ; Ignorer retire l'étiquette et rien d'autre. Les éditeurs peuvent ignorer ; effacer est réservé aux administrateurs et propriétaires.

Questions fréquentes