Configurer les réservations de table

Réservations permet à vos propres clients de réserver une table depuis un lien que vous maîtrisez : sur votre site, votre profil Google, Instagram ou un QR code sur un flyer. Chaque réservation arrive dans votre tableau de bord et, quand le client est membre, sur sa carte de fidélité. C'est compris dans toutes les formules, sans frais par client ni par réservation.

C'est fait pour les habitués que vous avez déjà. Ce n'est pas une place de marché : vos clients voient votre nom et vos couleurs, ceux de personne d'autre.

Si vous tenez un salon, un cabinet ou un studio, vous cherchez plutôt Configurer les rendez-vous.

Activer les réservations

1. Ouvrez Réservations dans la barre latérale. À votre première visite, vous voyez Prenez les réservations de vos propres clients. Cliquez sur Configurer les réservations.
2. Si vous avez plusieurs établissements, choisissez le vôtre sous Établissement. Chaque établissement a ses propres réservations et son propre lien.
3. Vérifiez le Fuseau horaire. Il est prérempli et marqué comme suggéré pour cet établissement. Les services et les rappels suivent cette horloge.
4. Sous Services, cliquez sur Ajouter un service pour chaque moment de la journée où vous prenez des réservations, par exemple le déjeuner et le dîner. Pour chacun, réglez les Jours, le Premier service, le Dernier service et le nombre de Places. Les places sont des couverts à table en même temps, pas des tables. Les places sont celles que vous donnez aux réservations : gardez-en pour les clients sans réservation, car l'équipe installe ces clients depuis l'application de scan et ils occupent aussi des places. Deux services le même jour ne peuvent pas se chevaucher. Si vous préférez compter des tables plutôt que des places, voir Tables et plan de salle.
5. Sous Tailles de groupe, délai de réservation et annulations, réglez le Plus grand groupe qui réserve en ligne. Les groupes plus grands, jusqu'au Plus grand groupe qui peut faire une demande, envoient une demande à laquelle vous répondez vous-même. Les groupes encore plus grands voient sur la page de réservation un bouton pour appeler votre établissement ; un établissement sans numéro de téléphone ne peut pas les accueillir, et le formulaire le dit. Choisissez Confirmer automatiquement ou Je confirme chaque réservation pour Quand quelqu'un réserve. Une réservation passée à table compte comme une visite sur la carte d'un membre, sauf si vous désactivez Compter une visite quand le client passe à table dans la même section.
6. Sous M'envoyer un e-mail pour les nouvelles réservations, ajoutez l'adresse qui doit être prévenue de chaque nouvelle réservation. Sous Téléphone pour les alertes, ajoutez un numéro de mobile avec l'indicatif du pays si vous voulez un SMS pour les réservations du jour même.
7. Cliquez sur Activer.

Peut répondre aux réservations et en ajouter est activé par défaut pour chaque scanner : un téléphone de scan peut donc répondre aux demandes, ajouter des réservations prises par téléphone et installer des clients sans réservation. Pour un téléphone qui doit seulement voir les réservations et installer les clients, désactivez Peut répondre aux réservations et en ajouter pour ce scanner : Établissements → l'établissement → Scanners → l'engrenage (Paramètres du scanner) du scanner, sous Autorisations. Chaque scanner peut déjà voir les réservations du jour et installer les clients.

La page s'ouvre ensuite sur Aujourd'hui. Les trois onglets, Aujourd'hui, Paramètres et Partager, se trouvent sous le titre, avec un trait sous celui où vous êtes. L'onglet Partager contient votre lien, le code pour votre site et votre carte de table. Une fois les réservations activées, l'interrupteur en haut de Paramètres indique Prise de réservations : désactivez-le pour arrêter les nouvelles réservations, les réservations existantes restent. Vous pouvez revenir dans Paramètres à tout moment et cliquer sur Enregistrer après une modification.

Vous repérer dans les Paramètres

La barre du haut de Paramètres contient le sélecteur d'Établissement et l'interrupteur Prise de réservations. En dessous, chaque partie est une section que vous ouvrez et fermez : Fuseau horaire, Services, Tables, Durée pendant laquelle une table est gardée, Tailles de groupe, délai de réservation et annulations, Ce que vous demandez aux clients, Carte proposée après la réservation, Jours de fermeture et horaires spéciaux et Messages. Une section fermée affiche une icône et un résumé de deux lignes de ce qui est réglé actuellement, pour que vous puissiez tout vérifier sans ouvrir.

• Les champs liés sont sur une même ligne, avec une phrase d'exemple en dessous, par exemple : « 1–6 réservent en ligne · 7–10 envoient une demande · les groupes plus grands ont un bouton pour vous appeler ». Lisez-la comme vos clients la liront.
• Chaque service est une ligne avec Modifier ; Ajouter un service en ajoute un autre.
• Tables est un choix pour chaque établissement : Compter les places (par défaut) ou Utiliser mes tables. Avec les tables, chaque réservation reçoit une table et vous pouvez dessiner votre plan de salle. Voir Tables et plan de salle.
• Enregistrer se trouve en haut de la page, à côté de l'interrupteur Prise de réservations. Sur un téléphone, il se trouve dans la barre au-dessus de la navigation du bas. Dès que vous changez quelque chose, Modifications non enregistrées apparaît à côté jusqu'à l'enregistrement, et quitter la page demande d'abord confirmation.
• Si un enregistrement échoue, la section concernée s'ouvre toute seule et indique ce qu'il faut corriger.

Voir ce que voient les clients pendant que vous modifiez

Sur un ordinateur, Paramètres affiche la page de réservation que vos clients obtiennent, dans un cadre de téléphone à droite du formulaire et dans la langue de votre tableau de bord. Elle suit vos modifications au fur et à mesure, avant l'enregistrement : services, places et horaires, tailles de groupe, délai de réservation, jours de fermeture et horaires spéciaux, questions posées et conditions de réservation. Tant que des modifications ne sont pas enregistrées, elle indique Aperçu des modifications non enregistrées au-dessus.

• Essayez comme un client : choisissez le nombre de personnes, un jour et un horaire, puis passez aux coordonnées. Les horaires tiennent compte des réservations que vous avez déjà, vous voyez donc ce qu'un client verrait en ce moment.
• Le dernier bouton est grisé, avec « Ceci est un aperçu : vos clients réservent sur votre page ». Rien n'est réservé.
• Zoom l'agrandit.
• Sur un téléphone ou un petit écran, touchez Aperçu en haut du formulaire ; sur un téléphone, Aperçu se trouve aussi à côté de Enregistrer en bas de l'écran, à portée de main pendant que vous modifiez. Il s'ouvre en plein écran ; fermez-le avec ✕.
• Si une modification ne peut pas être enregistrée telle quelle, le formulaire indique le problème sur le champ, et l'aperçu se grise en nommant la section à corriger. Touchez Me l'afficher pour y aller.
• Toute personne qui peut ouvrir Paramètres voit l'aperçu, lecteurs compris.
• Au-dessus de l'aperçu, il est indiqué Utilise votre marque, avec Modifier dans le Centre de marque. Le nom, le logo et les couleurs de la page de réservation viennent du Centre de marque.

Services, places et durée pendant laquelle une table est gardée

Un client peut réserver un horaire quand vos places sont libres pendant toute la durée où sa table est gardée. Sous Durée pendant laquelle une table est gardée, vous listez les tailles de groupe de la plus petite à la plus grande, par exemple jusqu'à 2 personnes pour 90 minutes et tout groupe plus grand pour 2 heures. Intervalle entre les créneaux réservables est de 15 ou 30 minutes. La limite facultative Réservations par créneau évite que tout le monde arrive dans le même quart d'heure.

L'équipe peut toujours ajouter une réservation à la main, même au-delà de la capacité. Seuls les clients en ligne sont soumis à vos limites.

Ce que vous demandez aux clients

Sous Ce que vous demandez aux clients, le nom et le nombre de personnes sont toujours demandés, et un e-mail est toujours obligatoire pour les réservations en ligne, car c'est là que part la confirmation et c'est ce qui permet de rattacher un client à sa carte de fidélité. Le numéro de téléphone est votre choix : activez-le et il devient obligatoire, décochez Obligatoire pour le rendre facultatif, ou désactivez-le pour ne pas l'afficher du tout dans le formulaire. Vous pouvez aussi demander l'occasion, la date de naissance et les besoins alimentaires. Moins de questions, plus de réservations. Juste en dessous, Carte proposée après la réservation détermine quelle carte de fidélité est proposée aux clients une fois qu'ils ont réservé : elle s'affiche sur l'écran de confirmation et dans l'e-mail, et un client qui possède déjà l'une de vos cartes y est rattaché, de sorte que son historique de visites et ses absences arrivent sur la bonne carte. Automatique choisit la carte qui a un lien d'inscription dans cet établissement, sinon votre plus ancienne carte à tampons, à points ou à niveaux. Choisissez une autre carte dans la liste pour changer. Les coupons, les cartes de membre, les cartes prépayées et les cartes qui demandent un code d'inscription ne sont jamais proposés, et si la carte que vous avez choisie est dépubliée plus tard, la page revient discrètement sur Automatique.

Le lien vers votre application sur la page de réservation et dans les e-mails

Quand votre application client est activée, l'écran de confirmation, la page où un client gère sa réservation et chaque e-mail de réservation portent un lien Ouvrir l'application de {nom de votre entreprise}. Si la réservation est rattachée à l'une de vos cartes, le lien ouvre la carte du client, qui arrive donc sur son solde. Sinon, il ouvre la page d'accueil de votre application. Le logo et le nom en haut de la page de réservation renvoient aussi vers votre application. Si votre application est désactivée, aucun de ces liens n'apparaît.

Messages et jours de fermeture

• Messages : les clients reçoivent toujours un e-mail de réservation. Activez Envoyer un SMS de rappel aux clients seulement si vous voulez dépenser des crédits SMS pour cela (comment fonctionnent les SMS) ; il n'atteint jamais les États-Unis, et les numéros belges (+32) ne peuvent pas encore recevoir de SMS. Les rappels Wallet et par e-mail sont gratuits.
• Conditions de réservation : une phrase affichée aux clients pendant qu'ils réservent, comme votre règle en cas d'absence.
• Jours de fermeture et horaires spéciaux : jours fériés, événements privés et jours avec leurs propres horaires. Les clients ne peuvent pas réserver un jour fermé, et un jour spécial ils ne voient que les horaires que vous avez fixés (voir ci-dessous).

Jours fériés et horaires spéciaux

Dans Jours de fermeture et horaires spéciaux, Ajouter un jour spécial fixe une date avec ses propres horaires. Cochez les services qui ont lieu, modifiez leur Premier service, Dernier service ou Places, et ajoutez une note comme « Réveillon du Nouvel An ». Un jour sans aucun service coché est fermé. Les clients ne voient que ces horaires, et Aujourd'hui affiche « Horaires spéciaux aujourd'hui » à cette date. Les réservations existantes restent telles quelles.

Absences répétées

Sous Tailles de groupe, délai de réservation et annulations, Bloquer la réservation en ligne après des absences répétées empêche de réserver en ligne un client qui a 2, 3 ou 5 absences au cours des 90, 180 ou 365 derniers jours. Le client a à la place un bouton pour vous appeler (un établissement sans numéro de téléphone lui dit qu'il ne peut pas réserver en ligne) et on ne lui en dit jamais la raison. L'équipe peut toujours ajouter la réservation. Pour lever le blocage, rétablissez l'absence sur sa réservation.

Ce qui n'est pas dans cette version

Il n'y a ni acompte ni garantie par carte, et par défaut vous gardez des places, pas des tables nommées. Pour donner une table à chaque réservation, passez l'établissement sur Utiliser mes tables sous Paramètres → Tables. Voir Tables et plan de salle.

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