Supprimer définitivement un client

Ce que fait « Supprimer définitivement »

Supprimer définitivement sert quand un client vous demande d'effacer entièrement ses données, par exemple une demande de « droit à l'effacement » au titre du RGPD.

• Cela supprime définitivement le client et son historique de Passtastic : son profil, ses visites, ses points et ses scans sont effacés pour de bon. Quelques enregistrements sont conservés, mais vidés de tout élément personnel, parce que nous avons l'obligation de les garder : les journaux d'envoi de messages gardent la trace qu'un message est parti, sans son texte, et les enregistrements de paiement gardent la transaction pour des raisons fiscales, sans l'adresse e-mail.
• Cela révoque sa carte Wallet. La carte reste dans son Apple Wallet ou son Google Wallet, mais cesse de fonctionner et passe dans la section des cartes expirées : Apple et Google ne nous permettent pas de supprimer une carte du téléphone de quelqu'un.
• C'est irréversible. Il n'y a pas de bouton Restaurer : une fois l'action faite, les données sont perdues.
• Pour confirmer, vous devez saisir `DELETE` en majuscules. Cette friction est voulue : elle évite qu'un clic accidentel efface la fiche de quelqu'un. La fenêtre indique qui vous êtes sur le point de supprimer ; vérifiez-le d'abord.

N'utilisez cette action que lorsqu'un client veut précisément que ses données disparaissent.

Quand un client le demande depuis sa page

Un membre peut vous demander de supprimer sa carte depuis Mes informations, sur sa page : Supprimer ma carte. On lui montre ce qui serait supprimé (sa carte et son solde, son historique de visites, ainsi que son nom, son e-mail, son téléphone et sa date de naissance), et après confirmation il voit « Votre demande a été envoyée à » le nom de votre établissement. Il doit d'abord saisir le code à 6 chiffres reçu par e-mail, pour qu'un inconnu qui tient le téléphone ne puisse pas en envoyer une.

Rien n'est supprimé à ce stade. La demande place un repère Suppression demandée sur le client dans la liste Clients, et un avis « a demandé la suppression de sa carte » avec deux boutons sur la page du client :

• Effacer ouvre ce même outil, Supprimer définitivement, pour ce client. C'est l'effacement irréversible décrit plus haut ; il met aussi fin aux sessions du client, si bien que sa page ne s'ouvre plus.
• Ignorer retire le repère et rien d'autre : aucune donnée n'est supprimée et la carte continue de fonctionner. Utilisez-le si la demande était une erreur ou si vous avez convenu d'autre chose avec le client.

Si le client a des cartes dans plusieurs de vos programmes, une seule demande les marque toutes. Effacer agit sur une carte à la fois ; Ignorer retire le repère d'une carte à la fois, alors vérifiez les autres cartes.

Toute personne qui peut ouvrir Clients voit le repère. Ignorer demande le rôle Éditeur ou supérieur ; Effacer demande Administrateur ou Propriétaire : un éditeur qui voit une demande la transmet donc à un administrateur.

Pour le ménage courant, utilisez « Marquer comme inactif »

Si vous voulez seulement cesser de récompenser quelqu'un (un membre qui ne vient plus, un doublon, un client qui a déménagé), utilisez plutôt Marquer comme inactif.

• Cela bloque les avantages au Scanner sans toucher à son historique ni à son solde.
• Sa carte affiche un statut grisé « ADHÉSION INACTIVE ».
• C'est entièrement réversible avec Réactiver le client.

Voir Marquer un client comme inactif pour la marche à suivre complète.

Où trouver « Supprimer définitivement »

1. Ouvrez Clients dans la barre latérale et cliquez sur le client pour ouvrir son panneau de détail.

2. Ouvrez le menu ⋯.

3. Choisissez Supprimer définitivement.

4. Si le client a plus d'une carte, choisissez ce qu'il faut supprimer : Supprimer uniquement cette carte (celle que vous avez ouverte) ou Supprimer [nom du client] et toutes ses cartes. La seconde option supprime toutes les cartes que le client détient chez vous. Les deux demandent la même confirmation ci-dessous.

5. Lisez l'avertissement, vérifiez le nom du client qu'il indique, saisissez `DELETE` pour confirmer, puis cliquez sur Supprimer pour toujours.

Supprimer plusieurs clients à la fois

Les administrateurs et les propriétaires peuvent supprimer tout un groupe de clients d'un coup, au lieu d'un par un. Cela fait la même chose que Supprimer définitivement sur un seul client, pour toutes les personnes que vous cochez.

1. Ouvrez Clients et cochez les lignes voulues. Dans la liste des personnes, chaque ligne cochée est une personne et toutes ses cartes partent avec elle. Si votre liste affiche les cartes une à une, chaque ligne cochée est une carte.

2. Dans la barre qui apparaît, cliquez sur Supprimer définitivement. Il se trouve à côté de Actions (sur un téléphone, c'est le bouton corbeille de la barre).

3. Passtastic compte d'abord ce qui va disparaître et vous l'affiche, par exemple : Supprimer 3 personnes et 5 cartes, dont 1 qui n'est plus utilisée. Les cartes qui ne sont plus utilisées sont comptées aussi. L'avertissement répète les mêmes conséquences que pour un seul client : les cartes sur leurs téléphones cesseront de fonctionner, et cette action est irréversible.

4. Saisissez `DELETE` et cliquez sur Supprimer pour toujours.

5. Une barre de progression indique Suppression… 2 sur 3. Arrêter met fin à l'opération en avance : celle en cours se termine, rien d'autre n'est envoyé, et ce qui a déjà été supprimé reste supprimé.

À la fin, vous voyez un récapitulatif du nombre de personnes et de cartes supprimées. Les clients déjà supprimés (par exemple dans un autre onglet) sont comptés comme déjà supprimés et ne provoquent aucune erreur. Tout ce qui n'a pas pu être supprimé est listé pour que vous puissiez réessayer ; si une personne a trop de cartes pour être supprimée en une fois, le récapitulatif vous invite à contacter le support.

Le bouton n'est pas proposé si vous avez choisi d'agir sur tout un segment plutôt que de cocher des lignes, ni aux membres de l'équipe limités à certains établissements.

Qui peut le faire

Supprimer définitivement est réservé aux rôles Administrateur et Propriétaire : pour tous les autres, l'option n'apparaît pas du tout dans le menu ⋯. Marquer comme inactif est disponible à partir du rôle Éditeur.

Voir Rôles et autorisations de l'équipe pour le détail de ce que chaque rôle peut faire.