Gérer le service depuis votre carnet de réservations

Ouvrez Réservations dans la barre latérale. Elle s'ouvre sur Aujourd'hui. Une rangée de sept jours avec des flèches vous fait avancer dans la semaine, le bouton calendrier (Choisir une date) saute à n'importe quelle date, et le sélecteur Établissement change d'établissement si vous en avez plusieurs. Sous la bande, une ligne donne les totaux du jour, par exemple « 12 réservations · 38 couverts · 2 en attente de réponse » (les couverts sont les personnes).

La journée est regroupée par service, comme Déjeuner et Dîner. Chaque groupe a un indicateur qui affiche, par exemple, « pic d'affluence 24 / 30 places » : le plus grand nombre de places occupées au même moment, par rapport aux places dont vous disposez. Chaque réservation est une carte avec l'heure, le nom et la taille du groupe, et une ligne pour la note du client, son régime alimentaire ou son téléphone. Le liseré coloré à gauche indique l'état d'un coup d'œil : vert confirmée, orange pas encore confirmée, violet à table, rouge en retard ou absent.

Un jour vide propose Partager votre lien, pour que vous puissiez envoyer votre lien à vos clients.

Les demandes passent en premier

Une réservation d'un groupe plus grand que votre limite en ligne, ou toute réservation quand vous avez choisi Je confirme chaque réservation, arrive sous forme de Demande et reste épinglée en haut sous Demandes. Elle garde ses places jusqu'à ce que vous répondiez.

• Accepter la confirme. Le client est prévenu aussitôt.
• Refuser demande confirmation une fois, puis prévient le client.

Entendre les nouvelles réservations

Me notifier ici sur Aujourd'hui affiche une notification sur cet ordinateur ou ce téléphone quand un client réserve, envoie une demande ou annule, pour l'établissement affiché à l'écran, tant que la page est ouverte. Si vous voyez Bloqué dans votre navigateur, autorisez les notifications pour le site dans les paramètres du navigateur. Ce n'est pas proposé dans les navigateurs sans notifications, comme Safari sur iPhone en dehors d'une application installée sur l'écran d'accueil.

Mener le service du soir

Cliquez sur une réservation pour ouvrir le panneau du client, puis utilisez les boutons correspondant à l'étape où elle en est :

1. Installer quand ils s'assoient. Pour un membre, cela enregistre une visite sur sa carte de fidélité, sans scan. Installer deux fois ne compte pas deux fois.
2. Terminer quand ils partent. Cela libère les places.
3. Absent s'ils ne sont jamais venus. C'est ajouté à leur historique, et vous le voyez la prochaine fois.
4. Annuler pour une réservation qui n'aura pas lieu. Cela demande confirmation une fois, puis prévient le client. Rétablir ramène une réservation annulée ou une absence dans la journée.

Si l'établissement utilise des tables, chaque réservation affiche une pastille de table : touchez-la pour changer de table. Une réservation qui ne rentre dans aucune table affiche Sans table, pour que vous puissiez la placer. Si vous choisissez une table déjà prise, touchez Utiliser quand même pour la garder. Sur une demande, le bouton indique Confirmer à T8 (le nom de la table), ce qui accepte et place d'un seul geste. Liste | Salle bascule entre la liste et la salle.

Sur Salle, chaque table indique son état avec des mots (Libre, Arrivée proche, À table, Temps dépassé, En retard, pas encore arrivés). Les pastilles d'heure permettent de voir la salle plus tard dans la soirée, Placer met une réservation sans table sur une table libre, et Installer un client sans réservation ici installe des clients qui viennent d'arriver pendant qu'un service est en cours. Voir Tables et plan de salle.

Les filtres Toutes, Demandes, Confirmées, À table, Terminées et Annulées, absents réduisent la liste, et la zone de recherche trouve un nom, un téléphone, un e-mail ou une référence. Si rien ne correspond pour le jour affiché, elle liste les correspondances des 15 jours précédents et suivants ; touchez-en une pour ouvrir ce jour. Reculez d'un jour avec les flèches de date pour marquer comme Terminer ou Absent toute réservation que vous n'avez pas clôturée.

Appels téléphoniques et clients sans réservation

Cliquez sur Ajouter une réservation. Choisissez Comment elle est arrivée (Téléphone ou Sans réservation), la date, le nombre de personnes et l'heure, puis le nom du client. Une réservation par téléphone demande un numéro de téléphone ; l'e-mail est facultatif ici. Un client sans réservation n'a besoin ni de l'un ni de l'autre. Si l'horaire est complet, vous voyez Cet horaire est complet : cliquez sur L'ajouter quand même pour le garder, ou sur Choisir un autre horaire. Une réservation ajoutée au-delà de la capacité est marquée Capacité dépassée, et elle consomme bien des places pour les clients en ligne qui viennent après.

Sur un téléphone, Ajouter une réservation se trouve dans une barre au-dessus de la navigation du bas, pour rester à portée de main.

Sur l'application de scan

Le personnel de porte et de bar peut mener la journée depuis l'application de scan, sans ordinateur portable. L'application affiche les réservations de l'établissement auquel appartient son scanner. Peut répondre aux réservations et en ajouter est activé par défaut pour chaque scanner : un téléphone-scanner peut donc répondre aux demandes, ajouter des réservations par téléphone et installer des clients sans réservation. Pour un téléphone qui doit seulement voir les réservations et installer les clients, désactivez Peut répondre aux réservations et en ajouter pour ce scanner : Établissements → l'établissement → Scanners → l'engrenage (Paramètres du scanner) du scanner, sous Autorisations. Voir Modifier les autorisations d'un scanner.

Pendant le service

• Réservations du jour : sur l'écran d'accueil du scanner, cette carte montre la suite et combien de demandes attendent une réponse. Touchez Ouvrir. Sans l'autorisation de réservations, elle indique à la place « 1 demande en attente du responsable ». Pas de carte ? Le scanner n'est pas rattaché à un établissement, ou les réservations ne sont pas activées pour cet établissement.
• La liste du jour : Réservations affiche Aujourd'hui ou Demain, avec une zone de recherche pour un nom, un téléphone ou une référence. La liste est en sections : À traiter, Arrivent maintenant, Plus tard et À table. Une réservation en retard indique combien de minutes. Les membres affichent « Membre » avec leurs visites, et les allergies figurent sur la ligne.
• Installer et Annuler : touchez Installer quand les clients s'assoient, depuis la liste ou depuis la ligne de réservation de l'écran de scan après avoir scanné la carte d'un membre. Si le client est membre, l'installer compte sa visite (une seule fois, même si vous scannez aussi sa carte). Un client qui n'est pas encore membre n'a pas de carte, donc aucune visite n'est comptée. Une barre apparaît quelques secondes avec Annuler en cas de mauvais geste : Annuler remet la réservation en place, mais ne retire pas la visite. Cela demande que Compter une visite quand le client passe à table soit activé (Réservations → Paramètres → Tailles de groupe, délai de réservation et annulations). Tous les scanners peuvent installer des clients, sans autorisation supplémentaire.
• Scanner la carte d'un membre : si le membre a une réservation aujourd'hui, une ligne de réservation apparaît sous le résultat avec Installer. Une réservation dans un autre établissement, ou encore en attente de réponse, n'a pas de bouton Installer.
• Sans réservation : touchez Sans réservation, choisissez le nombre de personnes, ajoutez un nom si vous voulez, et touchez le bouton Installer … maintenant avec le nombre. Ils prennent des places tout de suite, si bien que votre page de réservation cesse de proposer ces places. S'il n'y a pas assez de place, l'application indique « Seulement 2 libres », et vous pouvez quand même les installer. Les clients ne reçoivent aucun message.

Demandes et réservations par téléphone

• Réservation par téléphone : touchez + Ajouter une réservation, choisissez le jour, le nombre de personnes, une heure, puis le nom. Le téléphone et l'e-mail sont tous deux facultatifs dans l'application ; sur le tableau de bord, une réservation par téléphone demande un numéro de téléphone. Sans e-mail, le client ne reçoit ni confirmation ni rappel. Un horaire complet demande « Réserver quand même ? » ici, là où le tableau de bord indique Cet horaire est complet et L'ajouter quand même.
• Demandes : Accepter ou Refuser…. Sur l'application de scan, quand vous refusez, vous pouvez choisir Nous sommes complets, Groupe trop grand, Événement privé ou Autre motif… et écrire le vôtre ; le client voit le motif dans son e-mail. Sur le tableau de bord, vous refusez sans motif, et le client reçoit un message général. Seul un scanner avec Peut répondre aux réservations et en ajouter peut répondre. Sur les autres, une demande indique En attente du responsable. Si quelqu'un a répondu sur un autre téléphone, vous voyez qui et quand.
• Modifier ou annuler : ouvrez une réservation, puis Modifier l'heure ou le nombre de personnes ou Annuler la réservation…. Un Absent peut être marqué 15 minutes après l'heure de la réservation. Cela demande la même autorisation.

Sans réseau

L'application conserve la dernière liste et indique « Hors ligne. Liste datant de 18:40. » Installer et répondre nécessitent une connexion : ces boutons sont donc grisés, avec la mention Connexion requise, jusqu'à ce que le téléphone soit de nouveau en ligne.

Alertes de réservation

Les alertes de réservation arrivent avec la version 2.5.0 de l'application de scan, bientôt sur l'App Store et Google Play. Avec elle, le téléphone peut vibrer quand l'entrée a besoin de savoir :

• Une demande : un client demande une table pour un groupe au-dessus de votre limite en ligne, ou réserve alors que vous confirmez vous-même chaque réservation. Seuls les téléphones avec Peut répondre aux réservations et en ajouter la reçoivent. Touchez l'alerte et la réservation s'ouvre avec Accepter et Refuser….
• Les nouvelles réservations et annulations du jour faites par des clients, sur chaque téléphone de cet établissement.

Les réservations ajoutées par votre équipe, sur le tableau de bord ou dans l'application, ne font pas vibrer. Une alerte n'est envoyée qu'aux téléphones de l'établissement concerné par la réservation. Rien n'est envoyé entre 23 h et 8 h, heure de l'établissement, et rien n'est conservé pour le matin : ouvrez l'application et les réservations sont là.

La première fois que vous ouvrez Réservations dans l'application, elle propose Get a buzz when a guest asks for a table. Touchez Turn on et autorisez les notifications. La cloche en haut de Réservations active ou désactive les alertes pour ce téléphone. Si le téléphone bloque les notifications de l'application, toucher la cloche propose Open phone settings. Se déconnecter de l'application arrête les alertes sur ce téléphone.

Les anciennes versions de l'application ne reçoivent pas d'alertes : utilisez Me notifier ici sur le tableau de bord, ou les e-mails.

Qui est ce client

Le panneau affiche les coordonnées, la note du client et une ligne Fidélité. Un membre montre sa carte, ses visites, sa dernière visite et son niveau. Un client Pas encore membre n'a pas de carte. Il montre aussi l'historique, par exemple « 2 absences sur 9 réservations », et Ouvrir le client vous mène à son profil. Cliquer sur le nom du client fait la même chose, dans le panneau du client et dans la liste Réservations. Vous pouvez saisir le nom d'une table et une Note de l'équipe, et modifier l'heure ou le groupe avec Modifier l'heure ou le nombre de personnes.

« Bloqué en ligne : 2 absences ces 180 derniers jours » s'affiche quand la règle empêcherait ce client de réserver en ligne. Les administrateurs et les propriétaires peuvent utiliser Même client que… pour réunir deux adresses e-mail d'une même personne. Sur le panneau d'un client, la zone Même personne ? suggère de le faire quand une réservation sous une autre adresse e-mail a le même numéro de téléphone, et Dissocier dans Historique annule un rapprochement ; voir Utiliser la page Clients. Leurs réservations et leurs absences comptent alors comme un seul client, et chaque adresse e-mail reçoit toujours ses propres messages. Séparer annule l'opération.

Les clients sont rattachés à leur carte de fidélité par e-mail. Une réservation à table compte comme une visite, une fois par réservation, sauf si vous désactivez Compter une visite quand le client passe à table dans Réservations → Paramètres → Tailles de groupe, délai de réservation et annulations. Sur une carte dont le niveau s'obtient par les visites, la réservation ne fait pas progresser le niveau : c'est le scan à table qui le fait.

Ce que reçoit le client, et quand

• Tout de suite : un e-mail de confirmation avec les détails, un lien vers le plan, un fichier de calendrier et un lien pour modifier ou annuler. Les membres reçoivent aussi une notification Wallet.
• 24 heures avant (seulement s'ils ont réservé plus de 24 heures à l'avance) : un rappel par e-mail et notification Wallet, avec un lien pour annuler.
• 3 heures avant : une notification Wallet pour les membres.
• SMS : seulement si vous avez activé Envoyer un SMS de rappel aux clients et qu'il reste des crédits SMS, et jamais vers les États-Unis. Les numéros belges (+32) ne peuvent pas encore recevoir de SMS.
• Les réservations acceptées, refusées, modifiées et annulées envoient chacune aussi un message.

Vous êtes prévenu des nouvelles réservations à l'adresse indiquée sous M'envoyer un e-mail pour les nouvelles réservations, par SMS pour les réservations du jour si vous avez indiqué un Téléphone pour les alertes, et par un e-mail le matin si vous avez activé M'envoyer chaque matin les réservations du jour par e-mail.

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