Tables et plan de salle pour les réservations

Par défaut, Réservations compte des places : chaque service a un nombre de places, et votre équipe installe les gens là où il y a de la place. Si vous préférez travailler avec les tables que vous avez réellement, passez un établissement sur Utiliser mes tables. Les clients ne voient alors que les horaires où une table convient à leur groupe, chaque réservation a une table, et l'équipe voit la salle dans Aujourd'hui.

Vous choisissez ce mode pour chaque établissement : l'un peut compter des places pendant qu'un autre utilise des tables.

Passer un établissement aux tables

1. Ouvrez Réservations → Paramètres → Tables. (Dans Aujourd'hui, les propriétaires et administrateurs d'un établissement qui compte des places voient aussi une astuce, Donnez une table à chaque réservation, avec Configurer les tables.)
2. Sous Comment décider que vous êtes complet ?, choisissez Utiliser mes tables. Compter les places est l'autre choix, et le choix par défaut.
3. Ajoutez vos tables (voir ci-dessous). Il en faut au moins une pour enregistrer.
4. Lisez l'avis Ce qui change à l'enregistrement. Il indique l'effet sur vos réservations à venir : combien reçoivent une table, et combien ne tiennent encore dans aucune table.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Rien n'est annulé. Les réservations qui ne tiennent dans aucune table restent réservées et affichent Sans table dans Aujourd'hui, pour que vous les placiez vous-même. Si votre équipe avait saisi une note de table sur une réservation, une note qui correspond au nom d'une table, comme « T4 », place la réservation à cette table. Les autres notes, comme « fenêtre », restent sur la réservation telles quelles.

Zones et tables

Les tables se trouvent dans des zones, comme la Salle principale ou une terrasse. Cliquez sur + Ajouter une zone pour en ajouter une et lui donner un nom.

Pour chaque table, vous définissez :

• Nom de la table : court, 12 caractères maximum, comme T1. Chaque table a son propre nom.
• Capacité : le nombre minimum et maximum de personnes qu'elle accueille, par exemple 2–4. Seule une table adaptée à leur groupe est proposée aux clients.
• Qui peut réserver : Clients en ligne et équipe, ou Équipe uniquement. Une table réservée à l'équipe n'apparaît jamais sur votre page de réservation, mais votre équipe peut quand même l'utiliser.
• Peut se joindre à : une autre table de la même zone. Les tables jointes ne sont utilisées que si aucune table seule ne convient au groupe. Par exemple, deux tables de 4 peuvent accueillir une réservation de 6 ou 7.

Pour ajouter des tables rapidement, cliquez sur + Ajouter plusieurs tables de même taille, indiquez combien, puis cliquez sur Ajouter. Utilisez le menu de la ligne d'une table pour la dupliquer ou la supprimer. Si un autre établissement a déjà la disposition qu'il vous faut, cliquez sur Copier les tables d'un autre établissement.

Une zone peut aussi être réglée sur Sans réservation et équipe uniquement. Les clients ne la réservent jamais en ligne, mais l'équipe peut quand même y placer une réservation depuis Aujourd'hui.

Laisser les clients choisir où s'asseoir

Les clients ne voient jamais les numéros de table. Ils peuvent en revanche choisir une zone, si vous les y autorisez.

Quand au moins deux zones sont réservables en ligne, activez Laisser les clients choisir où s'asseoir. Sur votre page de réservation, les clients voient alors Où souhaitez-vous vous installer ? et choisissent Pas de préférence ou l'une des zones. Le nom qu'ils voient est celui que vous saisissez sous Affiché aux clients quand ils choisissent où s'asseoir (par exemple « À l'intérieur, près de la fenêtre »), ou le nom de la zone si vous laissez le champ vide. Deux zones réservables par les clients ne peuvent pas porter le même nom.

Avec une seule zone réservable en ligne, les clients choisissent simplement un horaire et nous choisissons la table.

Si aucune table ne convient au groupe d'un client un jour donné, la page de réservation le dit et propose d'envoyer une demande à la place, pour que vous puissiez quand même accepter.

Dessiner votre plan de salle

Le plan de salle est facultatif. Tant que vous ne l'avez pas dessiné, Salle dans Aujourd'hui affiche vos tables en rangées.

1. Enregistrez d'abord vos tables.
2. Dans Paramètres → Tables, cliquez sur Dessiner le plan de salle (ensuite, Modifier le plan de salle).
3. Ajoutez ce qui se trouve dans la salle : Table ronde, Table carrée, Table longue, Mur, Comptoir ou bar, Porte.
4. Faites glisser chaque table à son emplacement. Pas besoin d'être exact. Vous pouvez aussi déplacer une table sélectionnée avec les touches fléchées.
5. Touchez une table pour changer son nom, ses places ou sa Forme, ou pour la tourner avec Pivoter de 90°.
6. Cliquez sur Terminé.

Réaligner remet toutes les tables en rangées. Une confirmation vous est demandée, car votre dessin est perdu.

Dessiner est plus simple sur une tablette ou un ordinateur que sur un téléphone. L'emplacement des tables est enregistré au fur et à mesure que vous les déplacez ; les tables nouvelles, renommées ou supprimées sont enregistrées quand vous cliquez sur Terminé.

Gérer le service depuis la salle

Dans Aujourd'hui, basculez Liste | Salle sur Salle. Chaque table affiche son état en toutes lettres :

• Libre
• Arrivée proche
• À table
• Temps dépassé
• En retard, pas encore arrivés
• Demande ( ?) : une demande en attente de votre réponse propose cette table ; la table reste libre tant que vous n'avez pas accepté.

Les pastilles d'horaire sous Afficher la salle à sont Maintenant et les prochains horaires des services du jour ; tous les autres horaires se trouvent sous Autre horaire. La salle s'ouvre toujours sur Maintenant, pour que vous puissiez placer des réservations et installer des clients sans réservation tout de suite ; avant le service, une table libre indique l'heure de sa réservation, par exemple jusqu'à 20:00. Choisissez un horaire plus tardif pour voir qui est installé où à ce moment-là ; Revenir à maintenant montre la salle telle qu'elle est à la minute près. Les demandes en attente de réponse tiennent sur une ligne au-dessus de la salle, par exemple 2 demandes en attente : Afficher les ouvre.

Touchez une table pour y installer une réservation, la terminer ou la déplacer. La liste des réservations aide aussi :

• Placer (ou Touchez pour placer ici) met sur une table libre une réservation Sans table.
• Installer un client sans réservation ici installe des clients qui viennent d'arriver : choisissez le nombre de personnes et confirmez. Cela fonctionne pendant un service. Après le dernier service, ajoutez le client sans réservation depuis l'application de scan.
• Absent peut être marqué 15 minutes après l'heure de la réservation.

Dans la vue Liste, chaque réservation a une pastille de table. Touchez-la pour changer de table. Si vous choisissez une table déjà occupée, la réservation vous le signale, et Utiliser quand même vous laisse continuer. Sur une demande, le bouton indique Confirmer à T8 (avec le nom de la table), pour que vous l'acceptiez et la placiez en un geste. Une demande accompagnée d'une table suggérée affiche Suggérée : T8 ; touchez-la, ou Autre table, pour en choisir une autre.

Plus de détails sur la journée elle-même : Gérer le service depuis votre carnet de réservations.

Qui peut faire quoi

• Les propriétaires et les administrateurs choisissent entre compter des places et utiliser des tables, modifient les tables et les zones, et dessinent le plan de salle.
• Les éditeurs installent les clients, déplacent les réservations d'une table à l'autre et placent les réservations Sans table.
• Les lecteurs peuvent consulter, mais ne peuvent rien modifier.

Dans l'application de scan, toute personne qui a l'autorisation Peut répondre aux réservations et en ajouter peut gérer la journée.

Revenir à Compter les places

Vous pouvez repasser un établissement sur Compter les places à tout moment. Vos tables et votre plan de salle restent enregistrés : repasser sur Utiliser mes tables plus tard les récupère. Les réservations existantes gardent leur table comme étiquette. Les clients voient alors de nouveau des horaires fondés sur vos places par service.

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