Privacy, voorwaarden en contact: wie verantwoordelijk is voor de gegevens van je klanten

Wie zich aanmeldt voor je kaart wil weten wie zijn gegevens heeft. Bij Privacy, voorwaarden & contact vertel je dat: de juridische naam van je bedrijf, het adres en je privacybeleid. De pagina waar klanten je kaart ophalen toont de bedrijfsnaam en een link naar je privacybeleid; als je e-mailaanbiedingen doet, verschijnen je adres en contact-e-mail alleen onder Details, naast het vinkje voor het e-mailaanbod. Je kunt ze ook laten aanvinken dat ze je voorwaarden accepteren of oud genoeg zijn.

Waar je het vindt

Open Instellingen, ga naar de groep Bedrijf en kies Privacy, voorwaarden & contact. Het staat onder Merkcentrum.

Beheerders en de eigenaar kunnen het wijzigen. De rest van je team kan het lezen en ziet "Alleen beheerders kunnen dit wijzigen".

Je bedrijf toevoegen

Vul onder Je bedrijf in:

• Juridische naam: de officiële naam van je bedrijf, zoals op je eigen facturen.
• Maatschappelijk adres.
• Privacybeleid, een van drie:

- Standaardbeleid: klanten zien een standaard privacybeleid onder de naam van je bedrijf. Voeg je eigen beleid toe als je er een hebt. - Link: plak het volledige adres van je beleid, beginnend met `https://`. - Schrijf het hier: schrijf het beleid in Passtastic. Het krijgt per klantentaal een tab onder Taal, en de tabs verschijnen zodra je bedrijf meer dan één klantentaal heeft, zodat je het kunt schrijven in elke taal die je klanten lezen, tot 20.000 tekens per taal. Een taal die je leeg laat, toont de tekst van je eerste taal.

Klik op Opslaan. Vragen je kaarten al om gegevens en heb je nog geen beleid, dan toont de pagina een melding dat klanten ons standaardbeleid zien, tot je een link toevoegt of je eigen beleid schrijft.

Zolang je geen bedrijf opslaat en geen vinkje aanzet, blijft de pagina waar klanten je kaart ophalen zoals hij was: een korte melding onder de knop met een link naar het standaard privacybeleid.

Je contactgegevens

De pagina toont je E-mail, Telefoon en Website. Je bewerkt ze hier niet: ze komen uit Merkcentrum. Klik op Bewerken in Merkcentrum om ze daar te wijzigen.

De pagina waar klanten je kaart ophalen noemt het verantwoordelijke bedrijf (je bedrijfsnaam tot je er een opslaat). Je adres en contact-e-mail verschijnen onder Details, naast het vinkje voor het e-mailaanbod, als je e-mailaanbiedingen doet. Het standaard privacybeleid toont ze bovenaan, onder Verantwoordelijk voor je gegevens: de bedrijfsnaam, het geregistreerde adres en je contact-e-mail, telkens zodra je ze hebt ingevuld. Je eigen beleid (Link of Schrijf het hier) verschijnt precies zoals je het schreef, dus zet je adres en contactgegevens er zelf in.

Je beleid en hoe Passtastic de kaart beheert

Klanten kunnen twee documenten lezen. Het privacybeleid is van jou: het standaardbeleid op naam van je bedrijf, of je eigen beleid. Hoe Passtastic deze kaart beheert is voor elk bedrijf hetzelfde: het noemt de bedrijven die Passtastic gebruikt om de kaart te laten werken (wallets, sms, e-mail, betalingen, hosting) en hoe de gegevens worden opgeslagen en beveiligd. Het standaardbeleid linkt ernaar. Met je eigen beleid (Link of Schrijf het hier) zien klanten beide links onder de knop, en deze pagina toont "Klanten zien ook een link naar hoe Passtastic je kaart beheert." met Bekijk de Passtastic-pagina.

Meer dan één bedrijf (franchises)

Als verschillende bedrijven onder jouw merk verschillende winkels runnen, klik dan op + Nog een bedrijf toevoegen (voor franchises). De knop verschijnt zodra je hoofdbedrijf is opgeslagen.

• Het eerste bedrijf is het Hoofdbedrijf. Klik bij een ander op Hoofdbedrijf maken om te wisselen.
• Bij elk bedrijf opent Locaties toewijzen een keuzelijst: vink de locaties aan die dat bedrijf runt. Je kunt ook Locaties openen, een locatie kiezen en Bedrijf dat deze locatie runt gebruiken. Die instelling verschijnt alleen als je twee of meer bedrijven hebt.
• Elk bedrijf heeft zijn eigen juridische naam, adres en privacybeleid. Een klant van een winkel ziet het bedrijf dat die winkel runt. Bekijken naast het beleid opent wat klanten lezen.
• Een bedrijf dat nog locaties runt, kun je niet verwijderen: verplaats de locaties eerst naar een ander bedrijf. Het hoofdbedrijf kun je ook niet verwijderen: maak eerst een ander bedrijf hoofdbedrijf.

E-mailaanbiedingen zijn de uitzondering. Klanten gaan één keer akkoord met e-mailaanbiedingen, voor het hele bedrijf, dus de voettekst van e-mails en de melding bij aanbiedingen gebruiken je hoofdbedrijf en zijn beleid.

Klanten een vakje laten aanvinken: voorwaarden en leeftijd

Twee schakelaars laten een klant een vakje aanvinken voordat hij de kaart krijgt. Je vindt ze bij een kaart onder Programma's → Instellen → Kaartgegevens.

• Klanten vinken een vakje aan om de voorwaarden te accepteren: klanten accepteren daarmee de voorwaarden van je kaart. Er moeten eerst voorwaarden zijn. Zie je "Schrijf en publiceer eerst de voorwaarden.", schrijf dan je Algemene voorwaarden op hetzelfde tabblad en publiceer de kaart. Deze schakelaar is voor stempel-, spaarpunten-, niveau- en couponkaarten.
• Klanten bevestigen dat ze minstens 18 jaar oud zijn: klanten bevestigen daarmee dat ze oud genoeg zijn. Kies de Minimumleeftijd van 13 tot 21 en controleer welke minimumleeftijd in jouw land geldt. Deze werkt bij stempel-, spaarpunten-, niveau-, coupon- en gratis lidmaatschapskaarten.

Goed om te weten:

• De schakelaars gelden alleen voor kaarten waarvoor klanten zich gratis aanmelden. Betaalde, prepaid- en cadeaukaarten hebben ze niet.
• Ze gelden meteen, zonder op Publiceren te drukken.
• Alleen beheerders en de eigenaar kunnen ze wijzigen. Editors zien ze maar kunnen ze niet omzetten.
• Zolang het vakje voor de voorwaarden aan staat, moet de kaart zijn voorwaarden houden. Wist een editor ze, dan ziet hij: "Vraag een beheerder eerst ‘Klanten vinken een vakje aan om de voorwaarden te accepteren’ uit te zetten, of behoud de voorwaarden."
• Privacy, voorwaarden & contact toont alle kaarten waarbij een vakje aan staat, met een link ernaartoe. Staat er nog geen aan, dan zie je waar je het aanzet.

Wat klanten zien

Op de pagina waar ze je kaart ophalen, begint de melding onder de knop met wie verantwoordelijk is voor hun gegevens. Daarna staat welke gegevens je gebruikt, met een link naar je Privacybeleid. Bijvoorbeeld:

Bij meerdere bedrijven leest een klant die bij elk van je winkels zou kunnen aanmelden: "Je gegevens worden verwerkt door het bedrijf achter de winkel die je bezoekt: …" en de lijst.

Heb je de vakjes aangezet, dan zien ze:

• "Ik ga akkoord met de kaartvoorwaarden van Bean & Co". "Kaartvoorwaarden" is een link naar je voorwaarden.
• "Ik ben minstens 18 jaar oud".

Ze kunnen pas verder als de vakjes zijn aangevinkt: "Vink dit vakje aan om door te gaan." Zonder vakje staat onder de knop een korte melding dat ze met het toevoegen van de kaart akkoord gaan met de kaartvoorwaarden, met een link naar je Privacybeleid.

Je kunt deze regels niet bewerken. Ze zijn voor je geschreven en vertaald, zodat elke klant ze in zijn eigen taal leest. Zie De woorden op je kaart wijzigen.

Waar je het bewijs ziet

Open een klant onder Klanten. De regel Voorwaarden & privacy toont waarmee de klant akkoord ging en wanneer, bijvoorbeeld: "Heeft de kaartvoorwaarden geaccepteerd op 14 nov 2026 · Heeft bevestigd: 15+ · Kreeg het privacybeleid van Bean Group Ltd te zien".

Klanten die zich aanmeldden voordat je de vakjes aanzette, tonen "Geen vastlegging (aangemeld voordat hiernaar werd gevraagd)". Voor hen wordt niets verzonnen.

Vragen

Zie ook: Merkcentrum, Je locaties beheren, Schrijf je teksten in meerdere talen, Hoe klanten kiezen welke aanbiedingen ze krijgen.