Je action instellen en live gaan
Je action-app kiezen
Nu Zapier je testgegevens heeft, vertel je het wat het ermee moet doen.
1. Klik in je Zap op het Action-vak.
2. Zoek naar de app die je wilt verbinden — bijvoorbeeld Gmail, Google Sheets, Mailchimp of Slack.
3. Kies wat je wilt laten gebeuren. Enkele populaire voorbeelden:
- Gmail → "Send Email" — stuur een welkomstmail wanneer een klant je kaart toevoegt
- Google Sheets → "Create Spreadsheet Row" — registreer elke stempel- of puntenupdate
- Slack → "Send Channel Message" — ontvang een melding wanneer iemand een beloning verzilvert
De details invullen
1. Zapier vraagt je om velden in te vullen (zoals "To email" of "Message body").
2. Klik in een willekeurig veld en je ziet de gegevens van je testevent — klantnaam, e-mail, kaarttype, eventtype en meer.
3. Kies de velden die je nodig hebt. Om bijvoorbeeld een welkomstmail te sturen, gebruik je het e-mailadres van de klant voor het "To"-veld en de voornaam in de begroeting ("Hoi Maria!"). De volledige naam en de achternaam staan er ook bij.
Testen en publiceren
1. Klik op Test om een echte action uit te voeren (Zapier zal daadwerkelijk de e-mail versturen, de rij toevoegen, enz.).
2. Controleer of alles er goed uitziet.
3. Klik op Publish om je Zap te activeren.
Dat is het. Vanaf nu zal Zapier elke keer als het event plaatsvindt met je klantenkaart, je action automatisch uitvoeren.
Tip: Je kunt meerdere actions toevoegen aan dezelfde Zap. Bijvoorbeeld een welkomstmail sturen en een rij toevoegen aan je spreadsheet — beide geactiveerd door hetzelfde event.
Voorbeeld: Brevo gelijk houden
Brevo is een e-mailtool. Deze Zap zet elk nieuw lid met de juiste status in Brevo en meldt het in Brevo af wanneer het zich in Passtastic afmeldt.
1. Zet in Passtastic voor je kaart Pas toegevoegd en Klant meldt zich aan of af aan. Beide komen in dezelfde Zap binnen.
2. Voeg in Zapier de action Brevo → Create or Update Contact toe.
3. Koppel Email aan het e-mailadres van de klant, en de velden voor voor- en achternaam aan first_name en last_name.
4. Voeg vóór de Brevo-stap Formatter → Utilities → Lookup Table toe. Lookup key: email_marketing status (Zapier toont het als *User Email Marketing Status*). Eén rij: `unsubscribed` → `true`. Fallback value: `false`.
5. Koppel in de Brevo-stap Email blacklisted (zo noemt Brevo "afgemeld") aan de uitkomst van de Lookup Table.
6. Wil je klanten aan een nieuwsbrieflijst toevoegen, voeg dan een Filter toe dat alleen doorgaat als email_marketing status precies `subscribed` is, gevolgd door een Brevo-action die het contact aan die lijst toevoegt.
Klanten met `not_asked` gingen nooit akkoord met marketing. Zet ze niet op een nieuwsbrieflijst. Berichten over hun kaart zijn prima.
Afmeldingen in Brevo komen niet terug in Passtastic. De gegevens gaan maar één kant op: van Passtastic naar Brevo. Meldt een klant zich af via een Brevo-mail, dan weet Passtastic dat niet.
Hulp nodig?
Als iets niet werkt, neem contact met ons op — we helpen je graag bij het instellen.