Datenschutz, Bedingungen und Kontakt: Wer für die Daten deiner Kunden verantwortlich ist

Wer deiner Karte beitritt, will wissen, wer seine Daten hat. Unter Datenschutz, Bedingungen & Kontakt sagst du es ihm: rechtlicher Name deines Unternehmens, Adresse und deine Datenschutzerklärung. Auf der Seite, auf der Kunden deine Karte holen, stehen der Unternehmensname und ein Link zu deiner Datenschutzerklärung; wenn du E-Mail-Angebote machst, erscheinen deine Adresse und deine Kontakt-E-Mail nur unter Details neben dem Haken für das E-Mail-Angebot. Du kannst sie außerdem anhaken lassen, dass sie deine Bedingungen akzeptieren oder alt genug sind.

Wo du es findest

Öffne Einstellungen, geh zur Gruppe Geschäft und wähl Datenschutz, Bedingungen & Kontakt. Der Eintrag liegt unter Markenzentrale.

Admins und der Inhaber können ihn ändern. Alle anderen in deinem Team können ihn lesen und sehen „Das können nur Admins ändern“.

Dein Unternehmen eintragen

Unter Dein Unternehmen füllst du aus:

• Rechtlicher Name: der offizielle Name deines Unternehmens, wie auf deinen eigenen Rechnungen.
• Firmensitz.
• Datenschutzerklärung, eine von drei Möglichkeiten:

- Standardrichtlinie: Kunden sehen eine Standard-Datenschutzerklärung unter dem Namen deines Unternehmens. Füge deine eigene hinzu, falls du eine hast. - Link: füge die vollständige Adresse deiner Erklärung ein, beginnend mit `https://`. - Hier schreiben: schreib die Erklärung direkt in Passtastic. Sie bekommt pro Kundensprache einen Tab unter Sprache; die Tabs erscheinen, sobald dein Unternehmen mehr als eine Kundensprache hat, damit du sie in jeder Sprache schreiben kannst, die deine Kunden lesen, bis zu 20.000 Zeichen pro Sprache. Eine Sprache, die du leer lässt, zeigt den Text deiner ersten Sprache.

Klick auf Speichern. Fragen deine Karten schon nach Daten und du hast noch keine Erklärung, zeigt die Seite einen Hinweis, dass Kunden unsere Standardrichtlinie sehen, bis du einen Link hinzufügst oder deine eigene schreibst.

Solange du kein Unternehmen speicherst und kein Häkchen einschaltest, bleibt die Seite, auf der Kunden deine Karte holen, wie bisher: ein kurzer Hinweis unter dem Button mit Link zur Standard-Datenschutzerklärung.

Deine Kontaktdaten

Die Seite zeigt deine E-Mail, dein Telefon und deine Website. Hier bearbeitest du sie nicht: Sie kommen aus der Markenzentrale. Mit In der Markenzentrale bearbeiten änderst du sie dort.

Die Seite, auf der Kunden deine Karte holen, nennt das verantwortliche Unternehmen (bis du eines speicherst, deinen Firmennamen). Deine Adresse und deine Kontakt-E-Mail erscheinen unter Details neben dem Haken für das E-Mail-Angebot, wenn du E-Mail-Angebote machst. Die Standard-Datenschutzerklärung zeigt sie oben unter Verantwortlich für Ihre Daten: den Namen des Unternehmens, seine eingetragene Adresse und deine Kontakt-E-Mail, jeweils sobald du sie eingetragen hast. Deine eigene Erklärung (Link oder Hier schreiben) erscheint genau so, wie du sie geschrieben hast; trag deine Adresse und Kontaktdaten dort selbst ein.

Deine Erklärung und wie Passtastic die Karte betreibt

Kunden können zwei Dokumente lesen. Die Datenschutzerklärung gehört dir: die Standard-Erklärung in deinem Firmennamen oder deine eigene. Wie Passtastic diese Karte betreibt ist für jedes Unternehmen gleich: Es nennt die Unternehmen, die Passtastic für die Karte einsetzt (Wallets, SMS, E-Mail, Zahlungen, Hosting), und beschreibt, wie die Daten gespeichert und geschützt werden. Die Standard-Erklärung verlinkt darauf. Mit deiner eigenen Erklärung (Link oder Hier schreiben) sehen Kunden unter dem Button beide Links, und diese Seite zeigt „Kunden sehen außerdem einen Link dazu, wie Passtastic deine Karte betreibt.“ mit Passtastic-Seite ansehen.

Mehr als ein Unternehmen (Franchises)

Wenn unterschiedliche Unternehmen unter deiner Marke verschiedene Läden betreiben, klick auf + Weiteres Unternehmen hinzufügen (für Franchises). Die Schaltfläche erscheint, sobald dein Hauptunternehmen gespeichert ist.

• Das erste Unternehmen ist das Hauptunternehmen. Mit Zum Hauptunternehmen machen bei einem anderen wechselst du.
• Bei jedem Unternehmen öffnet Standorte zuweisen eine Auswahl: Hake die Standorte an, die dieses Unternehmen betreibt. Du kannst auch Standorte öffnen, einen Standort wählen und Unternehmen, das diesen Standort betreibt nutzen. Diese Einstellung erscheint nur, wenn du zwei oder mehr Unternehmen hast.
• Jedes Unternehmen hat seinen eigenen rechtlichen Namen, seine Adresse und Datenschutzerklärung. Ein Kunde eines Standorts sieht das Unternehmen, das ihn betreibt. Ansehen neben der Erklärung öffnet, was Kunden lesen.
• Ein Unternehmen, das noch Standorte betreibt, kannst du nicht entfernen: Verschiebe seine Standorte zuerst zu einem anderen Unternehmen. Auch das Hauptunternehmen lässt sich nicht entfernen: Mach zuerst ein anderes zum Hauptunternehmen.

E-Mail-Angebote sind die Ausnahme. Kunden stimmen E-Mail-Angeboten einmal für das ganze Geschäft zu, deshalb nutzen die Fußzeile der E-Mail und der Hinweis zu den Angeboten dein Hauptunternehmen und dessen Erklärung.

Kunden etwas anhaken lassen: Bedingungen und Alter

Zwei Schalter lassen Kunden ein Kästchen anhaken, bevor sie die Karte bekommen. Du findest sie bei einer Karte unter Programme → Einrichtung → Kartendetails.

• Kunden haken an, dass sie die Bedingungen akzeptieren: Kunden akzeptieren damit deine Kartenbedingungen. Dafür müssen zuerst Bedingungen existieren. Siehst du „Schreibe und veröffentliche zuerst die Bedingungen.“, schreib deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf demselben Tab und veröffentliche die Karte. Dieser Schalter gilt für Stempel-, Punkte-, Level- und Coupon-Karten.
• Kunden bestätigen, dass sie mindestens 18 Jahre alt sind: Kunden bestätigen damit, dass sie alt genug sind. Wähl das Mindestalter von 13 bis 21 und prüf, welches Mindestalter in deinem Land gilt. Dieser Schalter funktioniert bei Stempel-, Punkte-, Level-, Coupon- und kostenlosen Mitgliedskarten.

Gut zu wissen:

• Die Schalter gelten nur für Karten, denen Kunden kostenlos beitreten. Bezahl-, Guthaben- und Geschenkkarten haben sie nicht.
• Sie wirken sofort, ohne dass du Veröffentlichen klickst.
• Nur Admins und der Inhaber können sie ändern. Editoren sehen sie, können sie aber nicht umschalten.
• Solange das Häkchen für die Bedingungen aktiv ist, muss die Karte ihre Bedingungen behalten. Löscht ein Editor sie, sieht er: „Bitte einen Admin, zuerst „Kunden haken an, dass sie die Bedingungen akzeptieren“ auszuschalten, oder behalte die Bedingungen.“
• Unter Datenschutz, Bedingungen & Kontakt stehen alle Karten, bei denen ein Häkchen aktiv ist, mit Link. Ist noch keins aktiv, steht dort, wo du es einschaltest.

Was Kunden sehen

Auf der Seite, auf der sie deine Karte holen, beginnt der Hinweis unter dem Button damit, wer für ihre Daten verantwortlich ist. Danach steht, welche Angaben du nutzt, mit Link zu deiner Datenschutzerklärung. Zum Beispiel:

Bei mehreren Unternehmen liest ein Kunde, der bei jedem deiner Läden beitreten könnte: „Deine Daten verarbeitet das Unternehmen, das den Laden betreibt, den du besuchst: …“ und die Liste.

Hast du die Häkchen eingeschaltet, sehen sie:

• „Ich akzeptiere die Kartenbedingungen von Bean & Co“. „Kartenbedingungen“ ist ein Link zu deinen Bedingungen.
• „Ich bin mindestens 18 Jahre alt“.

Ohne Häkchen geht es nicht weiter: „Setze dieses Häkchen, um fortzufahren.“ Ohne Häkchen steht unter dem Button ein kurzer Hinweis, dass man mit dem Hinzufügen der Karte die Kartenbedingungen akzeptiert, mit Link zu deiner Datenschutzerklärung.

Diese Zeilen kannst du nicht bearbeiten. Sie sind für dich geschrieben und übersetzt, damit jeder Kunde sie in seiner eigenen Sprache liest. Siehe Die Wörter auf deiner Karte ändern.

Wo du den Nachweis siehst

Öffne unter Kunden einen Kunden. Die Zeile Bedingungen & Datenschutz zeigt, was er wann zugestimmt hat, zum Beispiel: „Hat die Kartenbedingungen am 14.11.2026 akzeptiert · Hat bestätigt: 15+ · Datenschutzerklärung von Bean Group Ltd angezeigt“.

Bei Kunden, die beigetreten sind, bevor du die Häkchen eingeschaltet hast, steht „Kein Nachweis (beigetreten, bevor danach gefragt wurde)“. Für sie wird nichts erfunden.

Fragen

Siehe auch: Markenzentrale, Deine Standorte verwalten, Deine Texte in mehreren Sprachen schreiben, So wählen Kunden, welche Angebote sie bekommen.